建立簡單的選取查詢

使用查詢的優點

查詢可讓您：

• 只檢視您有興趣檢視之欄位的資料。 當您開啟資料表時，您會看見所有欄位。 查詢是儲存所選欄位的實用方法。

  附註: 查詢只會指向資料，不會儲存資料。 當您儲存查詢時，並不會儲存資料複本。

• 合併多個資料來源的資料。 資料表通常只會顯示它儲存的資料。 查詢可讓您挑選及選擇各種來源的欄位，並且指定應如何合併資訊。

• 以欄位的形式使用運算式。 例如，您能以欄位的形式使用 Date 函數，或者也可以將 Format 函數用於欄位，以控制欄位的資料在查詢結果中的格式設定方式。

• 檢視符合您指定之準則的記錄。 當您開啟資料表時，您會看見所有記錄。 查詢是儲存所選記錄的實用方法。

建立選取查詢的基本步驟

您可以使用 [查詢精靈] 或在 [設計檢視] 中建立選取查詢。 您無法在使用精靈時使用某些設計元素，但您可以稍後使用 [設計檢視] 來新增這些元素。 雖然兩種方法彼此稍有不同，但實質上基本步驟是相同的：

1. 選擇您要用來做為資料來源的資料表或查詢。

2. 指定您要從資料來源包含的欄位。

3. 或者，您也可以指定準則以限制查詢傳回的記錄。

建立選取查詢之後，您可以執行選取查詢來查看結果。 若要執行選取查詢，請在 [資料工作表檢視] 中開啟選取查詢。 如果您儲存查詢，您可以隨時視需要重複使用，例如做為表單、報表或另一個查詢的資料來源。

開始之前

如果您使用彼此不相關之資料來源的欄位，[查詢精靈] 會詢問您是否要建立關聯。 精靈會開啟 [資料庫關聯圖] 視窗，但如果您編輯任何關聯，則必須重新啟動精靈。 因此，執行精靈之前，請考慮先建立查詢需要的任何關聯。

如需有關建立資料表關聯的詳細資訊，請參閱資料表關聯指南一文。

使用查詢精靈

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [查詢] 群組中的 [查詢精靈]。 

   

2. 在 [新增查詢] 對話方塊中，按一下 [簡單查詢精靈] ，然後按一下 [確定]。

3. 接下來，新增欄位。 您可以從最多 32 個資料表或查詢新增最多 255 個欄位。

   針對每個欄位，執行下列這兩個步驟：

   1. 在 [資料表/查詢] 底下，按一下包含欄位的資料表或查詢。

   2. 在 [可用的欄位] 底下，按兩下欄位以將它新增到 [已選取的欄位] 清單。 若要將所有欄位新增到查詢，請按一下具有向右雙箭號 (>>) 的按鈕。

   3. 新增完所有您想要的欄位後，請按一下 [下一步]。

      

4. 如果您沒有新增任何數字欄位 (包含數值資料的欄位)，請跳到步驟 9。 如果您新增了任何數字欄位，精靈會詢問您是要讓查詢傳回詳細資料還是摘要資料。

   請執行下列其中一項操作：

   1. 若要查看個別記錄，請按一下 [詳細資料]，然後按一下 [下一步]。 繼續跳到步驟 9。

   2. 若要查看摘要的數值資料 (例如平均值)，請按一下 [摘要]，然後按一下 [摘要選項]。

      

5. 在 [摘要選項] 對話方塊中，指定您想要進行摘要的欄位，以及想要的資料摘要方式。 系統只會列出數字欄位。

   針對每個數字欄位，選擇下列其中一個函數：

   1. 和    查詢會傳回欄位所有值的總和。

   2. Avg     查詢會傳回欄位值的平均值。

   3. Min    查詢會傳回欄位的最小值。

   4. Max    查詢會傳回欄位的最大值。

   

6. 如果您想要讓查詢結果包含資料來源中的記錄計數，請選取適用的 [計算在資料來源名稱中的記錄] 核取方塊。

7. 按一下 [確定] 以關閉 [摘要選項] 對話方塊。

8. 如果您未將日期/時間欄位新增到查詢，請跳到步驟 9。 如果您已將日期/時間欄位新增到查詢，[查詢精靈] 會詢問您想要的日期值分組方式。 例如，假設您在查詢中新增了數字欄位 (「價格」) 和日期/時間欄位 (「交易時間」)，然後在 [摘要選項] 對話方塊中指定您想要查看「價格」數字欄位的平均值。 由於您包含了日期/時間欄位，因此您可以針對每個獨特的日期/時間值，計算每日、每月、每季或每年的摘要值。

   

   選取您想要用來將日期/時間值分組的時間週期，然後按一下 [下一步]。

   附註: 在 [設計檢視] 中，您可以使用運算式依據您想要的任何時間週期進行分組，但精靈只會提供這些選擇。

9. 在精靈的最後一頁，輸入查詢標題、指定您是否要開啟或修改查詢，然後按一下 [完成]。

   如果您選擇開啟查詢，查詢會在 [資料工作表檢視] 中顯示所選資料。 如果您選擇修改查詢，查詢會以 [設計檢視] 開啟。

頁面頂端

自動聯結

當您新增資料來源時，如果來源之間已經有定義的關聯，這些關聯會自動以聯結的形式新增到查詢。 聯結指定應如何合併相關來源的資料。 如果資料表有具有相容資料類型的欄位，而且一個欄位為主索引鍵，Access 也會在兩個資料表之間自動建立聯結。

建議您調整 Access 建立的聯結。 Access 會根據聯結代表的關聯決定建立何種聯結類型。 如果 Access 建立聯結但沒有定義的關聯，Access 會建立內部聯結。

如果 Access 在您新增資料來源時自動建立正確聯結，您可以跳到步驟 3：新增輸出欄位。

多次使用相同的資料來源

在某些情況下，您想要聯結同一個數據表或查詢的兩個複本，稱為 自我聯結，當聯結字段中有相符的值時，會合併來自同一個數據表的記錄。 例如，假設您有一個 [員工] 數據表，其中每一個員工記錄的 [ReportsTo] 字段會顯示其經理的標識符，而非名稱。 您可以改用自我加入，在每個員工的記錄中顯示經理的名稱。

當您第二次新增資料來源時，Access 會在第二個執行個體的名稱中附加 _1。 例如，如果您新增了兩次「員工」資料表，第二個執行個體則會命名為「員工_1」。

新增聯結

• 若要新增聯結，請從一個資料來源，將某個欄位拖曳到另一個資料來源上的對應欄位。

  Access 會在兩個欄位之間顯示一條線，表示已建立聯結。

  

變更聯結

1. 按兩下您要變更的聯結。

   [連接屬性] 對話方塊即會出現。

   

2. 在 [連接屬性] 對話方塊中，檢閱三個選項。

3. 按一下您要使用的選項，然後按一下 [確定]。

準備好聯結後，則新增輸出欄位 (含有查詢結果中您想要之資料的欄位)。

使用運算式做為輸出欄位

若要執行計算或使用函數來產生查詢輸出，您可以使用運算式做為輸出欄位。 運算式可以使用來自任何查詢資料來源的資料以及函數 (例如 Format 或 InStr)，而且也可以包含常數和算術運算子。

1. 在查詢設計格線的空白資料行中，以滑鼠右鍵按一下 [欄位] 資料列，然後按一下捷徑功能表上的 [顯示比例]。

2. 在 [顯示比例] 方塊中，輸入或貼上您的運算式。 在您運算式的前面加上要用於運算式輸出的名稱，後面再加上冒號。 例如，若要在運算式加上「Last updated」標籤，請以 Last updated: 字串做為運算式的開頭。

   附註: 您可以使用運算式執行各種工作。 本文不包含運算式的詳盡說明。 如需有關建立運算式的詳細資訊，請參閱建立運算式一文。

指定輸出欄位的準則

1. 在查詢設計格線中，於具有您要限制值之欄位的 [準則] 資料列中，輸入欄位值必須滿足才能包含在結果中的運算式。 例如，若要將查詢限制為只有「城市」欄位值為「拉斯維加斯」的記錄，請在該欄位底下的 [準則] 資料列輸入拉斯維加斯。

   如需各種資料類型的查詢準則的眾多範例，請參閱查詢準則的範例一文。

2. 在 [準則] 列底下的 [Or] 列中，指定任何替代準則。

   如果您指定替代準則，欄位值可以符合任何列出的準則，並且包含在查詢結果中。

多個欄位準則

您可以將準則用於多個欄位。 當您這麼做時，指定的 [準則] 或 [或] 資料列中的所有準則都必須是 True 才能包含記錄。

使用您不想要輸出的欄位指定準則

您可以將欄位新增到查詢設計，並且不在查詢輸出中包含欄位的資料。 如果您想要使用欄位值來限制查詢結果但不想要看見欄位值，您則會這麼做。

1. 將欄位新增到設計格線。

2. 清除欄位的 [顯示] 資料列中的核取方塊。

3. 像對輸出欄位一樣指定準則。