資料收集電子郵件選項

自動處理回覆並將資料新增至資料庫

此選項允許 Access 在回覆到達您的 Microsoft Office Outlook 2007 或Microsoft Outlook 2010收件匣後立即處理回覆。 Access 2007/2010 和 Outlook 2007/2010 會一起運作，將每個回覆的表單內容匯出至 Access 中的目的地資料表。 如果未選取此核取方塊，您必須手動處理回覆。

進一步瞭解自動和手動處理回覆

如果回覆到達 Outlook 信箱時符合下列條件，則會自動將回覆從 Outlook 匯出至 Access：

• Outlook 2007 或 Outlook 2010     您的電腦上必須安裝 Outlook 2007 或 Outlook 2010。 如果回覆到達時程式未執行，則處理將在您下次啟動 Outlook 時開始。

• Access 2007 或 Access 2010     您的電腦上必須安裝 Access 2007 或 Access 2010。

• Database     資料庫不得受密碼保護，且不應以獨佔模式開啟。 資料庫的名稱或位置自您傳送電子郵件訊息以來不得變更。

• 資料表和查詢     您指定的資料表或查詢名稱，以及基礎欄位的屬性，自從您傳送電子郵件訊息以來，不得變更。 例如，如果您在傳送訊息後，將欄位的資料類型從「數字」變更為「自動編號」，則匯出會失敗。

• 權限    您必須具有必要的許可權，才能新增或更新基礎資料表和查詢的內容。

如果不符合一或多個條件，則自動處理將會失敗。 修正問題，然後手動匯出失敗的回覆。 解決問題後到達您信箱的任何回覆都會繼續自動處理。

手動處理     如果您想要控制要處理的回覆和處理時間，請選擇手動處理。 在這種情況下，回覆將到達您的 Outlook 收件匣，但不會匯出到資料庫，直到您手動選擇並右鍵單擊 Outlook 中的每個回覆，然後按一下每個回覆的 將資料匯出到 Microsoft Office Access 。

您可能還需要手動處理任何無法自動處理的回覆。 解決導致失敗的問題之後，您必須手動匯出每個回覆。

在開始匯出作業之前，請記住下列考量：

• Access 2007 或 Access 2010     您的電腦上必須安裝 Access 2007 或 Access 2010。

• Database     如果資料庫受密碼保護，則在開始匯出作業時，系統會提示您輸入密碼。 此外，資料庫不應以獨佔模式開啟，而且自從您傳送電子郵件訊息以來，資料庫的名稱或位置都無法變更。

• 表格和查詢    自從您傳送電子郵件訊息以來，您指定的資料表和查詢名稱或基礎欄位的屬性都無法變更。

• 權限    您必須具有必要的許可權，才能新增或更新基礎資料表和查詢的內容。

捨棄您未傳送訊息之人的回覆

此選項只允許自動處理訊息原始收件者所傳送的回覆。 來自任何其他收件者的回覆將儲存在 Outlook 的目標資料夾中，但不會自動處理。 如有需要，您可以手動處理這些回覆。

接受每個收件者的多個回覆

此選項可讓收件者傳送多個回覆至同一封電子郵件。 如果您選取此選項，則每個收件者都可以多次回覆訊息，而且每個回覆都會自動處理。 如果您未選取此選項，則每個收件者仍可傳送多個回覆，但只會自動處理每個收件者的第一個回覆。 來自該收件者的任何後續回覆都將儲存在 Outlook 的目標資料夾中，然後您可以手動處理它們或刪除它們。

允許每個回覆多列

當您使用 InfoPath 表單傳送資料時，收件者可以按一下電子郵件底部的 [插入資料列 ]，以新增更多記錄。 如果您只想為每個回覆處理一筆記錄，請清除此核取方塊。

只允許更新現有資料

當您使用 InfoPath 表單更新資料時，除了現有記錄的更新之外，收件者還可以傳送新記錄給您。 若要防止收件者使用 InfoPath 表單新增記錄，請選取此核取方塊。

要處理的回覆數量

輸入所有收件者 (的回覆總數，) 您要自動處理。 如果您想要自動處理所有回覆，請在文字方塊中輸入較大的值。 達到指定值後收到的回覆將儲存在目的地資料夾中，但不會自動處理。

停止日期和時間

指定此電子郵件訊息應停止自動處理回覆的日期和時間。 在此日期和時間之後收到的回覆將儲存在 Outlook 的目標資料夾中，但不會自動處理。

頁面頂端