準備您的 Excel 資料來源以進行 Word 合併列印

你已經建立了一份聯絡人和其他資料清單，想用來做 Word 郵件合併。 如果你的資料來源是現有的 Excel 試算表，那你只需要準備郵件合併的資料。 但如果你的資料來源是分隔表的 (.txt) 或逗號分隔的值 (.csv) 檔案，你首先需要將資料匯入 Excel，然後準備郵件合併。

步驟 1：在 Excel 中設定您的資料來源

如果你用 Excel 試算表作為 Word 郵件合併的資料來源，可以跳過這個步驟。 如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案，請匯入 Excel。

成功匯入 .txt 或 .csv 檔案之後，請移至步驟 2。

如果你正在使用 Microsoft 365 Excel

1. 開啟 Excel。
2. 請前往文字/CSV資料>。
   
3. 選擇 .csv 或 .txt 檔案。
4. 在匯入預覽中，將郵遞區號欄位設為 文字。
5. 要完成匯入，請在匯入預覽中選擇 「載入 (」或 「匯入) 」。 接著 Excel 將資料插入工作表。
6. 請使用此表作為郵件合併的資料來源。

如果您使用的是 Excel 2016

1. 開啟 Excel。

2. Excel 2016 前往資料>從文字取得外部資料>。
   

3. 選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案，然後選取 [匯入]。

4. 在 [文字匯入精靈] 中的 [原始資料類型] 窗格，選擇 [分隔符號]。
   

5. 如果檔案有標題，請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題]，然後選擇 [下一步]。

6. 在 [分隔符號] 窗格中，選取符合資料所使用之分隔符號 (例如定位字元或逗號) 的核取方塊，然後選擇 [下一步]。
   

7. 在 [資料預覽] 底下，選擇包含郵遞區號的欄，然後在 [欄資料格式] 底下，選擇 [文字]。
   

   注意

   每次您將資料格式 (一般、文字或日期) 套用到欄時，格式的名稱會顯示在該欄的表格標題中。

8. 視需要重複步驟 7，選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

9. 選擇 [完成]。

10. 在 [匯入資料] 對話方塊中，接受 [已經存在的工作表] 的預設設定和儲存格位址，然後選擇 [確定]。
    

    注意

    [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前已選取的儲存格。 資料會從指定的儲存格位址開始匯入。

11. 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

步驟 2：準備您的資料來源

在你用來做 Word 郵件合併郵件列表的 Excel 資料來源中，務必正確格式化數字資料欄位。 例如，格式化含有數字的欄位以符合特定類別，例如貨幣。

如果您選擇百分比類別，請特別小心百分比格式會將儲存格的值乘以 100。 如果您想要避免乘法係數，請將百分比欄位格式化為文字。

郵遞區號必須格式化為文字，以便在合併列印期間保留資料。 如果在匯入時未完成，請立即格式化。 郵遞區號中前置字元為零 (例如 00399)，如果沒有格式化為文字，則會在合併列印期間遭到捨棄。

1. 選擇包含郵遞區號或其他資料的欄以進行格式化。
2. 到 首頁，在 數字 群組中，選擇 數字格式 選項，然後在清單 (中選擇像文字) 這樣的選項。
   

請確定您在合併功能變數之前或之後新增適當的符號。 例如，以下是如果您省略符號，貨幣和百分比值的外觀。

如果您包含符號，則數字會更具意義。

在您的合併列印文件中，您會在合併功能變數之前或之後新增符號，如下：

另請參閱

• 使用合併列印建立並傳送大宗郵件、標籤和信封

如果你在 Excel 試算表中建立了聯絡人清單，重要的是將任何郵遞區號或郵遞區號格式化為文字，以避免資料遺失。 如果您是從文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案將連絡人匯入新的試算表，文字匯入精靈能協助您匯入並設定資料的格式。

步驟 1：在 Excel 中設定您的資料來源

如果您已經使用 Excel 試算表做為在 Word​​ 中合併列印的資料來源，請移至本主題中的步驟 2。 如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案，請使用文字匯入精靈在 Excel 中設定資料。

1. 開啟 Excel。
2. 在 資料 標籤中，選擇 「從文字中 (舊有) 。
   
3. 選擇 .csv 或 .txt 檔案。
4. 在文字匯入精靈中：
   步驟1：選擇 限定。
   步驟二：選擇正確的分隔符 (例如 逗號) 。
   步驟 3：選擇郵遞區號欄位，並將 欄位資料格式 設為 文字。
5. 按一下 [完成]。
6. 在 匯入資料 對話框中，選擇你想讓 Excel 放資料的位置，然後選擇 確定。
7. 用新檔名儲存試算表。
8. 請使用此表作為郵件合併的資料來源。

步驟 2：格式化 Excel 試算表中的數值資料

為了確保您的郵遞區號在合併列印的過程中不會遺失任何的「0」，請將包含郵遞區號欄的格式設定為文字。

1. 開啟您的試算表，然後選擇包含郵遞區號的欄。
2. 在 主頁 標籤的 格式 框中，選擇 文字。
   

現在，您可以將這份資料用於合併列印了。