@mention在註解中使用來標記某人以取得其意見反應

Office @mention 功能可讓您在共同建立文件、簡報和試算表時，更輕鬆地與同事聯繫以及所需的資源。

  1. 使用您的公司或學校帳戶登入 Microsoft 365，並開啟儲存在 SharePoint 文件庫或公司或學校用 OneDrive 的文件。

  2. 注意

    若要使用這項功能，您必須登入電腦上的 Outlook。

  3. 從操作功能表或 [檢閱 > 新註解] 新增註解。

    在操作功能表中選擇 [新增註解]

  4. 輸入 @ 及人員名字或姓氏的前幾個字母，然後選取您想要的名稱 (如果他們沒有開啟文件的權限，系統會要求您提供該) 。

秘訣

若要較為隨意，您可以刪除該 @mention人員中除了名字以外的所有項目。 若要包含更多人，請再輸入 @ 再提及其他人。

指派工作： @mentions

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中，您可以在@mentions張貼註解或回覆時，將工作指派給其他使用者。 當您建立工作時，系統會透過所有互動和重新指派來追蹤它，因此您可以查看其記錄。  您仍然可以回覆指派為工作的註解、解決註解以解決工作，以及重新開啟註解對話以重新開啟工作。

若要建立工作：

  1. 新增註解或回覆現有的註解。

  2. 在註解中使用。@mention 選項隨即會顯示，以將註解以工作形式指派給提及的人員。

  3. 選取 [指派給] 核取方塊。

    使用 @提及指派工作

  4. 張貼註解或回覆。 獲指派工作的人員會收到一封電子郵件，通知他們已獲指派工作。 在註解中，他們會看到指派給他們的工作。

    指派給其他使用者的工作

若要重新指派工作：

  1. 在回應欄位中使用 。@mention

  2. 選取 [重新指派給] 核取方塊。

    重新指派工作

  3. 張貼回覆。 獲重新指派工作的人員會收到一封電子郵件，通知他們已獲指派工作。

若要解決指派給您的工作：

  1. 在註解頂端，將游標停留在 [已指派給您] 旁的圓圈上。 圓圈中會出現一個核取記號。

    按一下以解決問題

  2. 按一下具有核取記號的圓圈以解決該工作。

若要重新開啟已解決的工作：

  1. 開啟註解窗格。
  2. 在已解決註解的頂端，按一下 [重新開啟] 箭號。
    提及以重新開啟工作螢幕擷取畫面

快速尋找並回應 @mentions

在 Word、Excel 和 PowerPoint 中，當有人在註解中提及您時，您會收到一封電子郵件通知，其中包含一個可帶您前往檔案中註解的連結。

此外，電子郵件通知也會向您顯示與註解相關聯的文字和註解對話預覽，您可以直接從電子郵件通知回應註解。

註解電子郵件通知的螢幕擷取畫面

如果您多次被提及，您可能會在一封電子郵件中收到多個提及連結。

注意

此功能不適用於 GCC/GCC High/DoD) (政府租用戶或使用 由世紀互聯提供的 Microsoft 365 的客戶。

需求

若要從通知電子郵件中回覆註解，您必須使用 Windows 版 Outlook、Outlook 網頁版或 Outlook Mobile。

如何關閉內容預覽

系統管理員可以使用 SharePoint PowerShell Cmdlet 來關閉內容預覽：

  1. 安裝適用於 Windows PowerShell 的最新版本的 SharePoint Online Services 模組。

  2. 使用 Connect-SPOService 連線到您的租用戶。

  3. 執行下列 Cmdlet： Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false

    注意

    在受權限保護或透過 DLP 規則標示為機密檔案中的註解之 Email 通知將不會包含內容預覽或內嵌回覆，無論該功能是開啟還是關閉。

如何在 OneDrive 和 SharePoint 中關閉註解通知

依預設，每當有人建立或更新註解對話，原始文件建立者和註解對話的任何參與者都會收到通知。 如果您不想收到評論通知，可以將其關閉。

沒有用於關閉註解通知的全域設定。 對話中的參與者必須在 OneDrive 中自行執行此動作。 OneDrive 中的設定會影響 OneDrive 和 SharePoint 中的檔案。 若要關閉註解的通知，請執行下列動作：

  1. 在 Microsoft Edge 瀏覽器的新索引標籤中，選取 [應用程式啟動器]，然後選取 [OneDrive]。

    開啟 OneDrive 應用程式

  2. 移至 [設定>] [OneDrive 設定]。

    選取 OneDrive 設定

  3. 在 [通知設定] 下，關閉 [當其他人回覆您的註解時發出電子郵件通知] 和 [當其他人對我的文件註解時，使用電子郵件通知]。

    OneDrive 通知設定

如何在 Outlook 中關閉通知

您在 Outlook 中收到的通知電子郵件的底部是一項設定，可讓您關閉由原始文件建立者或任何參與者在檔案中的註解對話，所進行的任何進一步註解或更新的通知。

開啟或關閉通知

此設定僅適用一個檔案。 如果您收到多個檔案中註解的通知，則必須針對每個檔案關閉此檔案的通知。

註解資料的安全性

Microsoft 不會在內部儲存任何註解資料。 對話中參與者之間的所有註解只會儲存在您這端。 Microsoft 沒有存取權可查看您的任何意見。

在組織外部提及

提及僅限組織內部的人員。 提及會排除多租用戶設定中其他租用戶的來賓和使用者。