以下事項可能會影響隱私權，可能是讓潛在的敏感性資訊暴露給第三方，或是讓您能控制哪些資訊可供存取。
使用 Office.com 範本
[新增] 索引標籤 (按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [新增]) 可為您提供從 Office.com 下載以範本為基礎的活頁簿之最新協助。 您也可以傳送關於範本的意見反應，並為您下載的每一個範本提供數值評分。
當您開啟以範本為基礎的範本或檔案時，Excel (會根據您的線上 [說明] 設定) 連絡 Office.com。 它會將該範本的識別碼、您目前使用的程式和版本，連同標準電腦資訊一起傳送。
範本識別碼是用來識別從 Office.com 下載或包含在 Excel 安裝中的原始範本。 它不會唯一識別您的活頁簿。 相同範本的所有使用者的識別碼皆相同。
連結至圖片和其他文件
如果您選擇建立連結到硬碟或伺服器上的圖像、檔案、資料來源或其他文件，該檔案的路徑會儲存在活頁簿中。 在某些情況下，連結可能會包含您的使用者名稱或網路上伺服器的相關資訊。 若是資料連線，您可選擇在資料連線連結內儲存使用者名稱或密碼。
同樣地，當您將 XML 結構描述套用到活頁簿時，您建立之 XML 結構描述的路徑會儲存到活頁簿中。 在某些情況下，該路徑可能包括您的使用者名稱。
工作表資料函數和樞紐分析表
當您從外部資料來源建立工作表資料函數或樞紐分析表時，您向該來源要求的資料會儲存為工作表的一部分，並附上資料來源的唯一識別碼。 最後重新整理快取的人員使用者名稱也會一併儲存。
視您設定活頁簿或樞紐分析表的方式而定，只會顯示儲存資料的子集。 若要移除所有儲存的資料，請從工作表資料函數移除與資料來源的連線，並移除參照資料的所有樞紐分析。
圖表
您在 Excel 中建立圖表時，可以針對您為圖表選取的資料進行篩選，以只顯示部分資料。 不過，所有選取的資料都會與圖表一併儲存。 若要防止其他人變更圖表或檢視其資料，當您將圖表複製到 Microsoft 程式時，請以點陣圖形式貼上圖表。 如果圖表中的資料來自外部資料來源，您可以以密碼保護圖表，協助防止其他人使用來自外部來源的最新資料來更新圖表。 如果您的圖表是以活頁簿中的資料為基礎，以密碼保護的圖表可協助防止其他人修改圖表中顯示的資料。
列印
當您列印 Excel 活頁簿，然後儲存該活頁簿時，Excel 會將路徑和文件儲存到您的印表機。 在某些情況下，路徑可能包含使用者名稱或電腦名稱。
替代文字
Excel 可讓您新增及編輯資料表、圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形及活頁簿中其他物件的替代文字。 替代文字會與活頁簿一起儲存，而且可能包含任何簡報參與者所新增的個人資訊。 針對某些物件，例如您插入活頁簿中的圖片，預設的替代文字會包含您插入之物件的檔案路徑。
螢幕助讀程式等協助工具功能可使用替代文字。 具有您檔案存取權的任何人，都能使用替代文字。
文件工作區網站
Excel 可讓您存取 SharePoint 上的文件工作區。 文件工作區是共用空間，您可以在其中與其他小組成員在一或多個活頁簿上共同作業。
當您存取文件工作區時，Excel 會從文件工作區網站下載資料，以便為您提供該網站的相關資訊。 此資料包含:
- 網站的名稱
- 網站的 URL 或位址
- 網站使用者的名稱、電子郵件地址和權限層級
- 文件、工作及其他可從網站取得的資訊之清單
Excel 也會以 Cookie 的形式儲存您曾在電腦上瀏覽過的文件工作區網站的清單。 此清單可用以讓您快速存取您之前瀏覽過的網站。 Microsoft 不會存取您瀏覽過的網站清單，該清單也不會公開在網際網路上，除非您選擇將此清單公開提供給更多人使用。
傳真服務
傳真服務可讓您透過網際網路傳送傳真，並整理您在 Microsoft Outlook 中傳送過的傳真。 若要使用傳真服務，您必須向傳真服務提供者註冊 (此提供者與 Microsoft 無關)，其會處理傳真並透過網際網路傳送傳真。 Microsoft 不會透過傳真服務功能收集任何資料。
當您註冊傳真服務時，傳真服務提供者會建立由傳真服務提供者和 Excel 儲存的註冊套件。 套件包含傳真服務提供者網站的位址，以及確認您存取傳真服務提供者的「權杖」。 當您從 Excel 傳送傳真時，此註冊套件會附加到文件中。
您也可以使用傳真服務來計算傳真價格，而不需要實際傳送傳真。 如果您選擇計算傳真的價格，Excel 會使用加密連線來傳送您的註冊權杖、要傳送傳真的電話號碼，以及傳真給傳真服務提供者的頁數。 Microsoft 不會收到或儲存此資訊。
參考資料服務
Excel 可讓您向許多付費內容提供者要求特定字詞或片語的資訊。 當您要求搜尋特定單字或片語時，Excel 會使用網際網路傳送您要求的文字、您目前使用的軟體產品、系統設定的區域設定，以及授權資訊，指出您有權下載參考資料資訊 (如果協力廠商需要)。
Excel 會將此資訊傳送至 Microsoft 或您所選取的協力廠商提供者所提供的服務。 此服務會傳回您所要求之單字或片語的相關資訊。
通常您所收到的資訊包含來自服務網站的其他資訊連結。 如果按一下這個連結，服務提供者可能會在系統中加入 Cookie 來進行識別，以供未來交易使用。 Microsoft 對於協力廠商網站和服務的隱私權作法不負任何責任。 除非您查詢的是 Microsoft 擁有的服務，否則 Microsoft 不會接收或儲存任何此類資訊。
您可以執行下列動作，來關閉參考資料和參考:
此設定可能被您的管理員限制。如果是這樣，你將無法自行啟用或停用它。
按一下 [檔案] 索引標籤。
按一下 [帳戶]。
在 [帳戶隱私權] 底下，按一下 [管理設定]。
在 [選擇性連線服務] 底下，清除 [啟用選擇性連線體驗] 核取方塊。
重要
這會停用所有選擇性連線服務，而不只是參考資料和參考。
翻譯服務
Excel 允許您使用雙語字典或機器翻譯，來翻譯全部或部分文件。 您可以選擇您想要的文件翻譯方式。
您可以選取或輸入您要翻譯的單字或片語，或是選擇翻譯整份文件，這兩個動作都可以藉由選取 [參考資料和參考] 窗格中適用的翻譯選項來完成。
如果您選取或輸入要翻譯的單字或片語，您所輸入的片語會與雙語字典進行比較。 有些雙語字典隨附於您的軟體中，其他則可從 Office.com 取得。 如果您的軟體隨附的雙語字典中沒有您想要翻譯的單字或片語，系統會以不加密的方式將該單字或片語傳送至 Microsoft 或第三方翻譯服務。
如果您想要翻譯整份活頁簿，系統會以不加密的方式將整份活頁簿傳送至 Microsoft 或第三方翻譯服務。 如同任何以未加密形式在網際網路上傳送的資訊，其他人可能會看到您要翻譯的單字、片語或活頁簿。
如果您選擇使用 Office.com 或第三方翻譯服務上提供的其中一個字典，Excel 會使用網際網路傳送您要求的文字、您所擁有的軟體類型，以及系統設定的區域設定和語言。 針對第三方翻譯服務，Excel 可能還會傳送之前快取的授權資訊，指示您之前已經註冊存取該網站。
SharePoint
Microsoft SharePoint 會提供共用的 Web 式工作區網站，讓您針對其中的文件或會議進行共同作業。
當您使用網頁瀏覽器或任何 Office 程式存取 SharePoint 網站時，如果您有權限在該網站建立新子網站，網站會在您電腦上儲存 Cookie。 這些 Cookie 會共同組成您擁有權限之網站的清單。 此清單會由數個 Office 程式所使用，好讓您能夠快速存取您之前瀏覽過的網站。
Microsoft 不會存取您瀏覽過的網站清單，該清單也不會公開在網際網路上，除非您選擇將此清單公開提供給更多人使用。
在 SharePoint，當您建立新網站或清單，或是當您新增或邀請人員到現有網站或清單時，該網站會儲存每個人 (包括您) 的下列資訊:
- 全名
- 電子郵件地址
您或是網站的其他使用者在網站上所新增或修改的每個項目中，都會加入使用者識別碼。 如同 SharePoint 網站上所有的內容，只有系統管理員及網站本身的成員才應具有此資訊的存取權限。
SharePoint 網站的所有元素包括下列兩個欄位: [建立者] 和 [修改者]。 [建立者] 欄位會填入原本建立元件之人員的使用者名稱以及建立日期。 [修改者] 欄位會填入上次修改活頁簿之人員的使用者名稱以及上次修改日期。
裝載 SharePoint 網站之伺服器的系統管理員可以存取這些網站的部分資料，這些資料是用來分析網站的使用模式，以及提高網站可用時間的百分比。 這些資料只會提供給伺服器管理員，並不會與 Microsoft 分享 (除非 Microsoft 負責代管此 SharePoint 網站)。 特別擷取的資料包括可存取網站之每個人的名稱、電子郵件地址及權限。
凡是擁有特定 SharePoint 網站存取權的使用者，都可以在該網站上搜尋和檢視所有可用內容。
稽核
Microsoft SharePoint 所提供的稽核功能可讓系統管理員針對使用者對特定內容的使用方式保留一份可靠的稽核記錄。
當 SharePoint 系統管理員啟用稽核功能時，伺服器就會自動在 SharePoint 內容資料庫中記錄使用者所執行的特定動作。 這些操作包括檢視、編輯、簽到和簽出。對於每個記錄的動作，伺服器會記錄關於檔案、該動作及使用者 SharePoint ID 的識別資訊。 使用此功能的過程中，系統不會將任何資料傳送至 Microsoft。
此功能預設為關閉，而且僅適用於儲存內容之 SharePoint 網站的系統管理員。
傳送即時訊息和通知
Excel 可讓您從程式本身內傳送即時訊息，並讓您能夠在人員上線時，或對共用工作簿或工作區進行某些變更時收到警示。
Excel 可以使用傳送即時訊息用戶端，讓您能夠查看其他人的在線狀態，並傳送訊息給他們。 Excel 包含可讓即時訊息狀態顯示在網頁內的 Web 控制項。 Microsoft SharePoint 頁面可使用此控制項。 這些頁面不會將目前狀態資料傳回 Web 伺服器。
這個 Web 控制項可用來將目前狀態資料從傳送即時訊息程式傳送至 Web 伺服器。 根據預設，目前狀態資料只能傳送至內部網路網站、信任的網站，以及本機電腦上的網站。
新的檔案格式
Excel 會使用以 XML 為基礎的檔案格式。 這些 XML 檔案格式可以擴充，表示使用者可以在檔案中指定更多的結構描述或標籤。 增益集或其他協力廠商程式碼也可以將其他無法在 Excel 中檢視的中繼資料資訊附加至這些 XML 檔案格式。
您可以在文字檢視器中檢視 XML 檔案，以驗證與檔案關聯的中繼資料。
註解
根據預設，如果您將註解儲存到檔案，Excel 會在每個註解中加入您的姓名縮寫。 具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。
您也可以執行下列動作，以從這些註解中移除您的個人資訊:
- 按一下 [檔案] 索引標籤。
- 按一下 [資訊]。
- 按一下 [查看問題]，然後按一下 [檢查文件]。
追蹤修訂
根據預設，當您在已開啟 [追蹤修訂] 功能的檔案中進行變更時，系統會將您的使用者名稱和/或姓名縮寫儲存在活頁簿中，並與您所做的變更建立關聯。 之後，凡是具有您檔案存取權的人都可以使用此資訊 (包括原始及修改過的文字)。
接受或拒絕這些變更之後，便會移除您的名稱。 您也可以執行下列動作，以從這些變更中移除您的個人資訊:
- 按一下 [檔案] 索引標籤。
- 按一下 [資訊]。
- 按一下 [查看問題]，然後按一下 [檢查文件]。
您名稱可能的儲存位置
在某些情況下，Excel 會儲存您的名稱，以便在使用某些功能時為您提供更好的體驗。 例如，您的名稱會儲存在下列位置:
- 作者 欄位
- AuthorName 檔案屬性
您可以執行下列動作，以這些欄位和屬性中移除您的名稱:
- 按一下 [檔案] 索引標籤。
- 按一下 [資訊]。
- 按一下 [查看問題]，然後按一下 [檢查文件]。
由其他公司建立的 Microsoft Office 解決方案可能也會在與您的檔案相關聯的自訂屬性中包含您的名稱或其他個人資訊。
如果您使用 Microsoft Office Web 控制項、Microsoft Excel 資料存取、DataCalc 或其他可讓您直接連接至其他資料來源的功能，您的授權資訊 (使用者識別碼和密碼) 可能會儲存在活頁簿中。 若要變更或刪除此授權資訊，您必須使用連線方法的特定方法來變更連線的屬性。
其他隱藏資料和中繼資料
根據預設，Excel 儲存的每個檔案都包含下列檔案屬性:
- 作者
- 主管
- 公司
- 上次存檔者
- 活頁簿檢閱者的名稱
此外，視您使用的功能或協力廠商解決方案，其他屬性可能也會儲存到檔案中。 例如，如果您的活頁簿是文件工作流程的一部分，則會儲存其他的檔案屬性來追蹤工作流程。
具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。
您可以執行下列動作，以從這些屬性中移除您的名稱:
- 按一下 [檔案] 索引標籤。
- 按一下 [資訊]。
- 按一下 [查看問題]，然後按一下 [檢查文件]。
[檢查文件] 功能也可以用來移除可能無法在所有檢視中使用的其他資料類型，例如註解和修訂。 Microsoft 建議您在計劃公開使用的任何活頁簿上執行 [檢查文件] 功能。
您也可以使用 Microsoft Office 物件模型將隱藏的資料和中繼資料包含在 Microsoft Office 檔案中。 例如，您可以在 Microsoft Office 物件模型中隱藏圖片，這表示當您開啟檔案時，不會顯示圖片，但圖片會儲存在檔案中，且稍後可設為顯示。
錄製巨集
巨集錄製功能可讓您錄製一連串的動作，以便稍後重現這些動作。 如果您選擇錄製巨集，當巨集最初建立時，您的使用者名稱會儲存為程式碼中的註解。 您可以從這個位置手動移除使用者名稱。
數位簽章
數位簽章是選用功能，可協助您驗證傳送活頁簿給您的人員的身分識別。 數位簽章是您所簽署的活頁簿中資料的唯一加密值。 當您傳送含有數位簽章的活頁簿時，簽章會連同活頁簿中的資料，以及來自您 (寄件者) 的信任的數位憑證一併傳送給收件者。 數位憑證由憑證授權單位發行，例如 VeriSign，其中包含驗證寄件者的資訊，並可確認活頁簿的原始內容並未遭到變更。 Excel 可能會在線上自動連絡憑證授權單位，以驗證數位簽章。
當你簽署工作簿時，你會看到一個對話框，顯示數位簽章中包含的資訊，例如你的系統日期與時間、作業系統版本號、Microsoft Office 版本號以及 Excel 版本號。
資訊版權管理
資訊版權管理 (IRM) 可讓您給予特定使用者或群組存取和修改活頁簿的權利。 雖然有些相似之處，但 IRM 與文件保護並不相同。 IRM 可讓您為整個活頁簿設定特定動作的權限，例如列印文件或將文件轉寄給其他人，以及閱讀或編輯活頁簿。
當您儲存啟用 IRM 的活頁簿時，Excel 會將每位擁有該活頁簿權限的使用者及其權限內容的清單儲存到活頁簿。 這項資訊會經過加密，只有活頁簿擁有者才能存取這項資訊。
此外，啟用 IRM 的活頁簿包含內容授權。 內容授權包含電子郵件地址、權限和驗證資訊。 每當有人嘗試開啟啟用 IRM 的活頁簿時，Excel 就會根據使用者的身分識別來檢查儲存在活頁簿中的內容授權。 如果使用者從未開啟過活頁簿，Excel 會連絡 IRM 伺服器、驗證使用者的身分識別、下載使用者的新內容授權 (前提是該使用者擁有必要的權限)，並將該內容授權儲存到活頁簿。
活頁簿擁有者可以選擇避免將內容授權儲存到活頁簿。 不過，如果未將此內容授權儲存到活頁簿，Excel 必須在每次開啟活頁簿時連絡 IRM 伺服器。 如果 Excel 未連接至網路或無法連絡 IRM 伺服器，則無法開啟該活頁簿。
活頁簿保護
活頁簿保護可讓您以各種方式保護 Excel 活頁簿，例如只提供特定使用者編輯、加上註解或讀取活頁簿的權限。
當您使用活頁簿保護時，系統會要求您輸入使用者識別碼。 這些使用者 ID 可能是Windows NT網域帳號 (例如 DOMAIN\user name) 或 Windows Live ID 電子郵件地址 (someone@example.com 例如) 。 每當您給予使用者讀取或變更文字範圍的權限時，系統就會儲存這些使用者識別碼。
您可以在不使用密碼的情況下保護 Excel 活頁簿。 如果您選擇不使用密碼來保護活頁簿，任何讀取活頁簿的人都能看到已獲得存取權的使用者的使用者識別碼。 此外，如果活頁簿儲存為 XML 或 HTML 格式，任何讀取該檔案的人都能看到使用者識別碼。
如果您想要進一步限制使用者識別碼的存取權，您可以選擇使用密碼或資訊版權管理 (IRM) 來儲存此檔案。 只有您和其他獲授予存取權的人員才能看到這些使用者識別碼。
Office 檔案驗證失敗
當您在 Microsoft Office 中開啟某些舊版 Excel 檔案時，Office 檔案驗證會檢查該檔案的結構是否符合 Microsoft 對該檔案格式的規範。 如果檔案無法通過此驗證，Microsoft Office 會以 [受保護的檢視] 開啟該檔案。
在您結束 Excel 之後，每一個未通過 Office 檔案驗證的檔案複本都會儲存在您的電腦上。 Microsoft 錯誤報告會定期詢問您是否同意傳送這些檔案的複本給 Microsoft。 欲了解更多關於 Microsoft 錯誤回報的資訊，包括完整的隱私聲明，請參閱 Microsoft 錯誤回報隱私聲明。
Office 自動修訂
Excel 會在您編輯活頁簿時自動儲存活頁簿的複本。 如果您在未儲存變更的情況下，不小心關閉活頁簿，這可協助您復原活頁簿。 您可以執行下列動作，以選擇不自動儲存活頁簿複本:
- 按一下 [檔案] 索引標籤。
- 按一下 [選項]。
- 按一下 [儲存]。
- 在 [儲存活頁簿] 底下，清除 [如果未儲存就關閉，保留上一個自動復原版本] 核取方塊。
您可以按一下 [檔案] 索引標籤、[資訊]，然後在 [版本] 底下按一下您要的活頁簿，來存取和刪除先前儲存的活頁簿的上次儲存版本。 您可以依序按一下 [檔案] 索引標籤、[資訊]、[管理版本]，然後按一下 [復原未儲存的活頁簿]，以存取及刪除新建立活頁簿的上次自動儲存版本。 如果您未開啟並使用自動儲存的活頁簿，Excel 會定期刪除這些活頁簿。 如需詳細資訊，請參閱 復原您的 Office 檔案。