在 Outlook for Windows 中建立排程投票

主辦方可以透過排程投票發送多個時間選項，減少來回郵件的排程問題。

在 Outlook 中建立投票

1. 選擇會議設定。

   1. 查看所有投票：點擊此連結以查看並管理您所建立的所有投票。

   2. 時區：選擇時區下拉選單以更改會議時區。

      注意

      所使用的時區會從你的組織者設定中取得，但你可以從列表中選擇新的時區。 會考慮夏令時間，且每年切換後的會議會顯示正確時間。

   3. 持續時間：從列表中選擇會議時長。

   4. 會議時間：請檢查建議的會議時間僅限於工作日及工作時間。

      注意

      預設的工作時間要麼從你的組織者設定中取得， (如果) 有的話;要麼就使用你的 Exchange 設定。 如果找不到設定，預設時間是早上8點到下午5點。

   5. 日期選擇器：該選擇器允許你選擇不同日期以查看時間可用性。 你可以將不同日期的時間加入投票。 或者，你也可以用左右箭頭按鈕跳到前一天或隔天，並 (箭頭按鈕之間的日曆圖示) 跳回今天。

2. 排程投票會查看與會者的行程 (若有) ，並建議合適的會議時間清單。 用來判斷最佳選擇的因素包括有多少參加者有空、有多少必須與可選有空的參加者，以及有衝突的參加者是否有暫定或繁忙的行程。

   注意

   排程投票會使用您的 Microsoft 365 商業帳號來存取您的行事曆以及組織內參加者的行事曆，以判斷是否有人可用。 未與 Microsoft 365 帳號關聯的行事曆會顯示參加者的可用時間 為未知。

   1. People 圖示：將滑鼠移到個人圖示上方，會顯示參與者的可參與時間，以及這些活動是必須還是可選。

      1. 底線：組織者
      2. 綠色：可用
      3. 紅色：忙碌
      4. 紫色：離職
      5. 格雷：未知

   2. 展開/摺疊按鈕：可讓您查看詳細的參與者可用時間清單，以及該時間建議中參與者是必須還是可選。

3. 選擇幾個合適的會議時間。 如果你選擇一個或多個選項， 下一步 按鈕就會啟用。

4. 選取 [下一步]。 在完成投票建立前，您將看到已選定的時間清單及投票設定。

   

   1. 你現在可以透過點擊 已選定時間 清單中的刪除圖示刪除任何已選定的會議時間。

   2. 你可以選擇新增會議地點。

   3. 線上會議預設已啟用。 選擇線上會議勾選框以停用它。 設定名稱會根據你組織選擇的預設會議提供者而更新。 你可以在 Outlook 設定中更改會議提供者。

   4. 使用展開/摺疊按鈕查看 「管理投票設定」中的選項。

      1. 當與會者達成共識時安排：若所有必要參加者都投票支持特定時間選項，該行事曆活動會自動排定。 若有多種選項，則會排定最早的選項。
      2. 在我的行事曆上保留選定時間：你提出的每個時間選項都會在你的行事曆上放置一個暫定活動。 當會議安排或投票取消時，所有保留名單都會被解除。
      3. 通知我投票更新：每次有參加者投票時，你都會收到一封電子郵件。 訊息包含目前的投票狀態及排程選項。
      4. 要求參加者驗證身份：為防止匿名投票，參加者投票前需進行認證。

1. 參加者投票鎖定：參加者無法建議新時間或編輯其他參加者。

   注意

   租戶管理員也可以透過適當的指令重程式（cmdlet）在組織層級更新部分設定。 欲了解更多資訊，請在以下設定中查詢
   Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell) ：
   FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled、FindTimeAutoScheduleDisabled、FindTimeLockPollForAttendeesEnabled，以及FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled。

2. 選擇 建立投票。 排程投票會將投票詳情插入您的電子郵件主體，其中包含投票頁面連結及您迄今為止建立的所有投票連結。

3. 選擇 「發送 」以發送電子郵件並開始投票程序。