你可以在原生清單或函式庫中新增一種特殊的欄位，稱為外部資料欄位。 此欄位允許你將外部資料來源的資料欄位與原生清單或函式庫中其他欄位合併。 由於外部資料欄位被加入原生清單或函式庫，所有相關的清單或函式庫功能皆可正常運作，包括版本控制、核准、簽入與結出及檔案附件。
如需詳細資訊，請參閱尋找外部資料的相關內容。
您想要做什麼？
開始之前
若要使用外部資料，必須先執行幾個必要工作，以便安全地存取資料。 下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。 此外，如果您在使用外部資料時發生問題，這些資訊也可以幫助您找出問題所在。 若要存取外部資料，您或系統管理員必須執行下列作業：
準備外部資料來源 管理員可能需要建立帳號並授權資料來源，以確保正確的人能取得資料，且資料不會落入錯誤之手。 在外部資料庫中，管理員也可能想建立特定的資料表、檢視、查詢等，以限制結果僅需所需，並協助提升效能。
配置 SharePoint 服務與帳號 管理員必須啟用商業資料連接服務與安全儲存服務。
配置安全商店服務 管理員必須完成以下任務：確定外部資料來源的最佳存取模式、建立目標應用程式，並設定目標應用程式的憑證。
配置商業資料連接服務 管理員必須確保建立外部內容類型的使用者擁有商業資料連接性（Business Data Connectivity）元資料儲存的權限，且適當的使用者能存取該外部清單所依據的外部內容類型。
建立外部內容類型 使用者必須定義一個外部內容類型，其中包含關於連接、存取、操作方法、欄位、過濾器及其他用於從外部資料來源檢索資料的元資料資訊。
了解使用外部資料欄位的範例
以下章節將說明在清單或函式庫中新增外部資料欄位的一些實際用途。
客戶合約與聯絡資訊 你有一個包含客戶合約的文件庫。 然而，所有客戶資訊都保存在像 SAP 或 Microsoft CRM) 這類企業的業務線應用程式 (中，這些應用程式的資料來源是 SharePoint 產品之外的。 你希望在文件庫中追蹤客戶的合約，但同時確保相關客戶資訊是最新的，且不會不必要重複。 你可以透過在圖書館中新增一個或多個外部資料欄位，將適當的客戶姓名和電話號碼與每份存放在圖書館的合約關聯起來來達成。 外部資料欄位讓輸入或更新正確資訊變得簡單，並能自動從外部資料來源取得客戶資訊。 在這種情況下，你也可以建立一個結構化的 Word 文件，將外部資料欄位的值提升到 Word 文件，這樣你就可以在文件資訊面板或使用 Word 內容控制項來編輯這些值。
基本產品資料附圖片 你建立了一個圖片庫，裡面包含了你組織所銷售產品的照片。 你在函式庫中新增一個外部資料欄位，從外部資料庫存取產品名稱、產品代碼和當前價格。 然而，你要確保在建立外部內容類型時，外部資料是唯讀的。 貴公司的規則和流程要求任何產品資訊的變更都必須透過資料庫系統進行。 但現在你組織中有更多人能輕鬆在同一個資料庫檢視中看到所有共同的產品資訊。
在清單或函式庫中建立外部資料欄位
注意
建立外部資料欄位需要在列表或函式庫中獲得 貢獻 權限或更高的權限。
先導到SharePoint網站，然後再進入清單或函式庫。
注意
你無法將外部資料欄位加入外部清單。
點擊 清單 或 圖書館>清單設定 ，或圖書館 設定。
在 欄位 區塊，點擊 建立欄位。
輸入欄位名稱，例如 客戶，然後在 欄位類型中點選 外部資料。
在外部內容類型中，點選外部內容類型選擇器，然後從外部內容類型列表中選擇適當的項目，例如客戶CRM
決定你想如何處理外部內容類型定義的動作，請執行以下一項或多項：
- 若要顯示一個或多個動作的選單，請點擊 「顯示動作選單」。
- 要讓外部資料欄位在選擇時執行預設動作，請點擊「 連結此欄位」至外部內容類型的預設動作。
在新增欄位 以顯示這些額外欄位時，點選 「選擇所有欄位 」或選擇一個或多個特定欄位名稱，例如「客戶名稱」和「電話號碼」。
秘訣
預設情況下，每個欄位名稱會根據外部資料欄位名稱加上一個前綴。 定義一個簡短的欄位名稱是個好主意，例如 CustID，尤其是當你新增許多欄位時。 如果清單或資料庫啟用 快速編輯 ，你可以用 快速編輯 來更改欄位名稱。
更新外部資料欄位
注意
更新外部資料欄位需要在列表或函式庫中取得 貢獻 權限或更高權限。
- 先導到SharePoint網站，然後再進入清單或函式庫。
- 新增或編輯清單中的項目，或文件函式庫的屬性。
- 在外部資料欄文字框中，例如客戶名稱，點擊 外部資料項目選擇器。
外部內容類型的作者需要透過選擇適當的身份欄位並建立一個或多個篩選器來定義外部 資料項目選擇器的 運作方式，以便你能快速找到正確的值。 若非如此，請聯繫外部內容類型的作者或您的管理員尋求協助。 - 在對話框中，選擇適當的項目，例如 南希·達沃利奧，然後點擊 確定。
資料會更新於外部清單及外部資料來源。
刷新外部資料欄位
出於效能考量，外部資料欄位的資料會快取在伺服器或服務上，可能不會顯示來自外部資料系統的最新值。 為了確保顯示的外部資料是最新的，你可以重新整理外部資料欄位。 不過，做重新整理操作要小心，因為根據外部資料的設定方式，可能需要很長時間。
注意
刷新外部資料欄位需在列表或函式庫中獲得貢獻權限或更高權限。
- 先導到SharePoint網站，然後再進入清單或函式庫。
- 在外部資料欄的欄頭，點擊 「重新整理」。
- 在「重新整理」頁面，決定你是只刷新目前的資料夾，還是目前的資料夾及其所有子資料夾。
- 按一下 [確定]。