建立簡易報表

你可以在 Access 中建立多種報表，從簡單到複雜的都有。 首先思考報告的 資料來源。 無論你的報告是簡單的紀錄清單，還是按地區分組的銷售摘要，首先決定哪些欄位包含你想顯示的資料，以及哪些表格或查詢包含這些欄位。

選擇紀錄來源後，通常最簡單的方法是使用報告精靈建立報告。 報告精靈會引導你完成一系列問題，然後根據你的回答建立一份報告。

您想要做什麼？

• 選擇記錄來源
• 使用 [報表] 工具建立報表
• 使用 [報表精靈] 建立報表
• 使用 [標籤精靈] 建立標籤
• 使用 [空白報表] 工具建立報表
• 了解報表區段
• 了解控制項
• 在 [版面配置檢視] 中微調報表
• 在 [設計檢視] 中微調報表
• 將控制項新增到報表
• 儲存工作
• 查看、列印或以電子郵件形式傳送報告
• 檢視報表
• 列印報表
• 請將您的報告寄出電子郵件

選擇記錄來源

報表包含從資料表或查詢擷取的資訊，以及與報表設計一併儲存的資訊，例如標籤、標題和圖形。 提供基準資料的資料表或查詢也稱為報表的記錄來源。 如果您想要包含的欄位全部都存在於單一資料表中，請使用該資料表做為記錄來源。 如果欄位包含在多個資料表中，您必須使用一或多個查詢做為記錄來源。 這些查詢可能已經存在於您的資料庫中，或者您可能必須建立新查詢，以符合您報表的特定需求。

使用 [報表] 工具建立報表

舉報工具是最快建立檢舉的方式，因為它能立即產生，無需詢問更多資訊。 報表顯示來自基準資料表或查詢的所有欄位。 它可能無法產生你想要的最終報告，但對於快速檢視底層資料非常有用。 接著你可以儲存報告，並在版面檢視或設計檢視中修改。

1. 在 [瀏覽窗格] 中，按一下您要做為報表基準的資料表或查詢。
2. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [報表]。 Access 隨即建立報表，並在 [版面配置檢視] 中顯示報表。
3. 欲了解更多關於查看及列印報告的資訊，請參閱 查看、列印或以電子郵件形式發送報告。

檢視完報表後，您可以儲存報表，然後關閉報表以及您用來做為記錄來源的基準資料表或查詢。 下次開啟報表時，Access 會顯示來自記錄來源的最新資料。

使用 [報表精靈] 建立報表

您可以使用 [報表精靈]，以更方便選取要在報表上顯示哪些欄位。 假設您已事先指定資料表和查詢之間的關聯，您也可以指定資料分組和排序的方式，而且可以使用來自多個資料表或查詢的欄位。

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [報表精靈]。
2. 按照 [報表精靈] 頁面上的指示進行。 在最後一頁上，按一下 [完成]。 當你預覽報告時，你會看到它在印刷品上呈現的樣子。 您也可以提高縮放比例以放大細部。 欲了解更多關於查看及列印報告的資訊，請參閱 查看、列印或以電子郵件形式發送報告。

使用 [標籤精靈] 建立標籤

使用 [標籤精靈] 輕鬆建立各式各樣標準標籤大小的標籤。

1. 在 [瀏覽窗格] 中，按兩下以開啟將做為標籤之記錄來源的資料表或查詢。
2. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。
3. 按照 [標籤精靈] 頁面上的指示進行。 在最後一頁上，按一下 [完成]。

Access 會以列印預覽顯示你的標籤，讓你看到列印後的樣子。 你可以用 Access 狀態列上的滑桿放大細節。 欲了解更多關於查看及列印報告的資訊，請參閱 查看、列印或以電子郵件形式發送報告。

使用 [空白報表] 工具建立報表

如果你不想使用報表工具或報表精靈，可以使用空白報表工具從零開始建立報表。 這可以是一個快速建立報告的方法，尤其是當你只打算在報告上放置幾個欄位時。

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [空白報表]。 在版面檢視中會出現空白報告，存取視窗右側會出現 欄位清單 窗格。
2. 在 欄位清單 窗格中，點擊包含你想在報告中顯示欄位的表格旁的加號。
3. 一次拖曳每個欄位到報表上，或按住 Ctrl 選擇多個欄位。 然後同時把它們拖到報告上。
4. 使用報告設計標籤頁的頁頭/頁尾群組工具，為報告新增標誌、標題、頁碼或日期與時間。

了解報表區段

在 Access 中，報表設計分為多個區段。 您可以在 [設計檢視] 中檢視報表以查看其區段。 若要建立實用的報表，您必須了解每個區段的運作方式。 例如，您選擇置放計算控制項的區段會決定 Access 如何計算結果。 下列清單摘要列出區段類型及其用法：

• 報告標頭：此區塊僅列印一次，位於報告開頭。 使用它來呈現通常會出現在封面頁上的資訊，例如標誌、標題或日期。 當你在報表標頭放置使用 Sum 彙總函數的計算控制時，計算出的總和是整個報告的。 報表標頭會印在頁面標頭之前。

• 頁首：此區塊會印在每頁頂端。 例如，使用頁面標題在每頁重複報告標題。

• 群組標題：此區塊會在每組新紀錄的開頭印出。 用它來列印群組名稱。 例如，在依產品分組的報表中，使用群組標頭列印產品名稱。 當你在群組標頭放置使用 Sum 彙總函數的計算控制時，總和就是目前群組的。

• 詳細資料：本區段對記錄來源的每一列列印一次。 將構成報告主體的控制項放在這裡。

• 群組頁尾：此區塊印在每組紀錄的末尾。 用它來列印群組的摘要資訊。

• 頁尾：此區塊印在每頁末尾。 用它來列印頁碼或每頁資訊。

• 報告頁尾：此區塊僅列印一次，位於報告末尾。 用它來列印整份報告的總數或其他摘要資訊。

  注意

  在 [設計檢視] 中，報表尾會顯示在頁尾下方。 不過，列印或預覽報表時，報表尾會顯示在頁尾的「上方」，緊跟在最後一個群組尾或最後一頁的詳細資料行後。

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了解控制項

控制項是顯示資料、執行動作，以及讓您檢視及處理可提升使用者介面之資訊 (例如標籤和影像) 的物件。 Access 支援三種控制項：繫結、未繫結和計算：

• 綁定控制：資料來源為資料表或查詢欄位的控制項。 你可以使用綁定控制項來顯示資料庫中欄位的數值。 這些值可以是文字、日期、數字、是/否值、圖片或圖形。 文字框是最常見的綁定控制類型。 例如，表單上的文字框顯示員工姓氏，可能會從員工表格中的姓氏欄位取得這些資訊。
• 無綁定控制項：沒有資料來源的控制項，例如欄位或表達式。 你使用未綁定的控制項來顯示資訊、線條、矩形和圖片。 例如，顯示報告標題的標籤即為未綁定控制項。
• 計算控制：其資料來源為表達式而非欄位的控制。 你透過定義一個 表達 式作為控制項的資料來源，來指定你想要的控制值。 表達式是由運算子 = 如 和 +、控制名稱、欄位名稱、回傳單一值的函式，以及常數值組成的組合。 例如，這個表達式 =[Unit Price] * 0.75 是將單價欄位中的價值乘以固定值 (0.75) ，計算出一個商品有25%折扣的價格。 運算式可以使用報表的基準資料表或查詢中的欄位資料，或報表中的控制項資料。

當您建立報表時，最有效率的方式可能是先新增及排列所有繫結控制項，尤其當它們佔報表上的控制項的大多數時。 接著你可以使用「報告設計」標籤中控制組的工具，加入未綁定且已計算的控制項，完成設計。

您識別控制項取得其資料的欄位，以將控制項繫結到欄位。 您可以將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表，以建立繫結到選定欄位的控制項。 [欄位清單] 窗格會顯示報表之基準資料表或查詢的欄位。 要顯示欄位清單窗格，在工具群組的報表設計標籤中，點擊新增現有欄位。

或者，你也可以在控制項本身或控制項屬性表的欄位 ControlSource 欄位輸入欄位名稱，來綁定欄位與控制項。 屬性表定義控制點的特性，例如名稱、資料來源及格式。

基於下列兩項原因，使用 [欄位清單] 窗格是建立控制項的最佳方式：

• 綁定控制項會附帶標籤，標籤預設使用欄位名稱，或底層表格或查詢中該欄位定義的標題。 這表示你不必自己打出標題。
• 綁定控制項繼承了許多與底層表格或查詢欄位相同的設定，例如 Format、 、 DecimalPlaces和 InputMask 屬性。 因此，只要你建立綁定到該欄位的控制項，這些屬性設定就會保持不變。

如果你已經建立了未綁定的控制項，想要綁定到欄位，請將 ControlSource 控制項的屬性設為欄位名稱。 欲了解該ControlSource物業的詳細資訊，請搜尋 Help。ControlSource

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在 [版面配置檢視] 中微調報表

建立報表後，您可以使用 [版面配置檢視] 輕鬆微調其設計。 使用實際報表資料做為指引，您可以調整資料欄寬度、重新排列資料欄，以及新增群組層級和合計。 您可以將新欄位置放於報表設計上，並設定報表屬性及其控制項。

若要切換到 [版面配置檢視]，請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱，然後按一下 [版面配置檢視] 。

Access 隨即在 [版面配置檢視] 中顯示報表。

您可以使用屬性表來修改報表屬性及其控制項和區段。 要顯示屬性表，請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格，以從基準資料表或查詢新增欄位到報表設計。 若要顯示 [欄位清單] 窗格，請執行下列其中一項操作：

• 在工具群組的報表版面設計標籤中，點選新增現有欄位。
• 按Alt F8+。

接著，您可以將它們從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表來新增欄位。

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在 [設計檢視] 中微調報表

您也可以使用 [設計檢視] 來微調報表設計。 您可以將新控制項和欄位新增到設計格線，以將它們新增到報表。 屬性表可讓您存取可加以設定來自訂報表的眾多屬性。

若要切換到 [設計檢視]，請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱，然後按一下 [設計檢視] 。

Access 隨即在 [設計檢視] 中顯示報表。

您可以使用屬性表來修改報表本身的屬性，以及報表包含的控制項和區段。 要顯示屬性表，請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格，以從基準資料表或查詢新增欄位到報表設計。 若要顯示 [欄位清單] 窗格，請執行下列其中一項操作：

• 在工具群組的報表設計標籤中，點選新增現有欄位。
• 按Alt F8+。

接著，您可以將它們從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表來新增欄位。

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從 [欄位清單] 窗格新增欄位

• 若要新增單一欄位，請將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到您要在報表上顯示該欄位的區段。
• 要同時新增多個欄位，按住 Ctrl 並點擊你想要的欄位。 然後將選取的欄位拖曳到報告上。

當您將欄位放到報表區段上時，Access 會為每個欄位建立繫結文字方塊控制項，並自動在每個欄位旁邊置放一個標籤控制項。

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將控制項新增到報表

某些控制項會自動建立，例如當您從 [欄位清單] 窗格新增欄位到報表時所建立的繫結文字方塊控制項。 在設計檢視中，還可透過「報告設計」標籤中控制群組的工具建立許多其他控制項。

判斷工具名稱

• 將滑鼠游標置於工具上方。 Access 會顯示工具名稱。

使用 [控制項] 群組中的工具來建立控制項

1. 按一下您要新增之控制項類型的工具。 例如，要建立勾選框，請點擊 「勾選框 」工具。

2. 在報表設計格線中，按一下您要置放控制項左上角的位置。 按一次以建立預設大小的控制項，或按一下工具，然後在報表設計格線中拖曳以建立您想要的大小的控制項。

3. 如果您初次嘗試時未將控制項準確定位，您可以使用下列程序移動控制項：

   1. 按一下控制項以將它選取。
   2. 將滑鼠指標移到控制鍵邊緣，直到指標變成四頭箭頭 移動 。
   3. 將控制項拖曳到您想要的位置。

此程序會產生一個無綁定控制。 如果控制項能顯示資料，例如文字框或勾選框，你需要在屬性中輸入欄位名稱或表達式 ControlSource ，才能顯示任何資料。 欲了解更多資訊，請參閱「了解控制」。

顯示屬性表

若要在 [設計檢視] 中顯示屬性表，請執行下列其中一項操作：

1. 在工具群組的報表設計標籤中，點選屬性表。
2. 按 F4。

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儲存工作

儲存報表設計後，您可以隨時視需要執行報表。 報表設計會保持相同，但您會在每次列印或檢視報表時取得目前的資料。 如果報表需要變更，您可以修改報表設計，或根據原始報表建立新的類似報表。

儲存報表設計

1. 點擊 檔案>儲存 或按 Ctrl+S。 或者，在快速存取工具列點擊儲存。
2. 如果報表未命名，請在 [報表名稱] 方塊中輸入名稱，然後按一下 [確定]。

使用新名稱儲存報表設計

1. 點選檔案>另存為>另存物件另存。
2. 在 「另存為」 對話框中，輸入新報告的「 另存報告」 框中一個名稱，然後點擊 確定。

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查看、列印或以電子郵件形式傳送報告

儲存報表設計後，您可以不斷重複地使用它。 報表設計會保持相同，但您會在每次檢視或列印報表時取得目前的資料。 如果報表需要變更，您可以修改報表設計，或根據原始報表建立新的類似報表。

檢視報表

有多種方法可以檢視報表。 您選擇的方法取決於您想要對報表及其資料執行什麼動作：

• 如果你想在列印報告前暫時 更改顯示的資料 ，或想將報告中的資料複製到剪貼簿，請使用報告檢視。
• 如果你想在查看資料時更改報表 的設計 ，請使用版面檢視。
• 如果你想看到報告列印後的樣子，可以使用列印預覽。

在 [報表檢視] 中檢視報表

[報表檢視] 是在 [瀏覽窗格] 中按兩下報表時所使用的預設檢視。 如果報表未開啟，請在 [瀏覽窗格] 中按兩下報表以在 [報表檢視] 中查看報表。

如果報表已經開啟，請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱，然後按一下 [報表檢視]。

在 [報表檢視] 中處理資料

在 [報表檢視] 中，您可以選取文字並將文字複製到剪貼簿。 若要選取整列，請按一下並拖曳您要選取的列旁邊的邊界。 接著，您可以執行下列其中一項操作，將這些列複製到剪貼簿：

1. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中，按一下 [複製] 。
2. 以滑鼠右鍵按一下選定的列，然後按一下 [複製]。
3. 按下 Ctrl+C。

使用篩選只顯示您想要的列

您可以直接將篩選套用到報表，而不需要離開 [報表檢視]。 例如，如果您有「國家/地區」資料欄，而且只想要查看國家/地區為「加拿大」的這些資料列，請執行下列操作：

1. 尋找報表中的「加拿大」文字，然後以滑鼠右鍵按一下它。
2. 按一下 [等於「加拿大」]。

Access 會建立並套用篩選。

將篩選切換為開啟或關閉

您可以按一下 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中的 [切換篩選]，以在篩選和未篩選的顯示之間切換。這不會移除篩選，只會開啟或關閉篩選。

移除篩選

1. 以滑鼠右鍵按一下您要移除篩選的欄位。
2. 從 欄位名稱中點選清除過濾器。 (你的實際領域會被列在 fieldname上 )

一旦移除篩選後，您就無法使用 [切換篩選] 命令將篩選切換回開啟。 您必須先重新建立篩選。

使用 [預覽列印] 預覽報表

在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表，然後按一下捷徑功能表上的 [預覽列印]。

您可以使用瀏覽按鈕依序檢視報表的各個頁面，或跳到報表中的任何頁面。

1. 點擊顯示首頁。
2. 點擊顯示上一頁。
3. 點擊顯示下一頁。
4. 點擊顯示最後一頁。
5. 在這個方框輸入頁碼，然後按 Enter 鍵跳到特定頁面。

在列印預覽中，你可以放大查看細節，或縮小檢視資料在頁面上的位置。 游標放在報告上，點擊一次。 要逆轉縮放效果，請再點擊一次。 你也可以使用存取狀態列的縮放控制來進一步放大或縮小。

若要關閉 [預覽列印]，請執行下列其中一項操作：

• 在 [預覽列印] 索引標籤上，按一下 [關閉預覽列印]。
• 在導覽窗格中右鍵點擊報表，然後在捷徑選單中點選版 面檢視 或 設計檢視 。

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列印報表

在任何檢視中開啟報表時或甚至在報表關閉時，均可列印報表。 列印之前，請務必檢查頁面設定，例如邊界或頁面方向。 Access 會將頁面設定與報表一併儲存，因此您只需設定一次。 如果列印需要變更，您可以稍後再次設定。

變更頁面設定

1. 在 [預覽列印] 中開啟報表。 您可以在任何檢視中變更頁面設定，但 [預覽列印] 是最好的選項，因為您可以立即查看任何變更的效果。
2. 在 列印預覽 標籤的頁面版 面配置 與 頁面大小 群組中，點選直 式 或 橫向 設定頁面 方向， 點選尺寸調整紙張尺寸，調整邊 距 ，依此類推。
3. 變更設定後，請使用瀏覽按鈕來檢視數個頁面，確保您沒有在後續頁面上產生任何格式設定問題。

將報表傳送到印表機

1. 在任何檢視中開啟報表，或在 [瀏覽窗格] 中選取報表。
2. 點擊 檔案>列印>列印。 Access 會顯示 [列印] 對話方塊。
3. 輸入您選擇的選項，例如印表機、列印範圍及列印份數。
4. 按一下 [確定]。

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請將您的報告寄出電子郵件

您可以將報告以電子郵件形式寄給收件人，而非列印紙本：

1. 在 [瀏覽窗格] 中，按一下報表以將它選取。 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中，按一下 [電子郵件]。
2. 在 [傳送物件為] 對話方塊的 [選取輸出格式] 清單中，按一下您要使用的檔案格式。
3. 完成任何其餘的對話方塊。
4. 在你的電子郵件申請中，輸入訊息細節並發送。

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