本文簡單介紹資料庫——它們是什麼、為什麼你可能想使用，以及資料庫的不同部分的功能。 這些術語主要針對 MicrosoftAccess 資料庫，但概念適用於所有資料庫產品。
本文內容
什麼是資料庫？
資料庫是一種用來收集和組織資訊的工具。 資料庫可以儲存關於人物、產品、訂單或其他任何事物的資訊。 許多資料庫最初是文字處理軟體或試算表中的清單。 隨著清單變大，資料中開始出現冗餘和不一致之處。 以清單形式呈現資料變得難以理解，且搜尋或擷取資料子集以供審查的方式有限。 一旦這些問題開始出現，建議將資料轉移到由資料庫管理系統 (DBMS) 建立的資料庫，例如 Access。
電腦化資料庫是一個物件容器。 一個資料庫可以包含多個資料表。 例如，使用三個資料表的庫存追蹤系統，不是三個資料庫，而是包含三個資料表的一個資料庫。 除非 Access 資料庫特別設計用於使用其他來源的資料或程式碼，否則 Access 資料庫會將資料表與其他物件（如表單、報告、巨集和模組）一同儲存在單一檔案中。 以 Access 2007-2016 格式 (建立的資料庫，該格式同時被 Microsoft 365 Access、Access 2024、Access 2021 及 Access 2019 使用，) 檔案副檔名為 .accdb，而早期 Access 格式建立的資料庫則副檔名為 .mdb。
使用 Access，您可以：
- 新增資料至資料庫，例如存貨中的新項目
- 編輯資料庫中的現有資料，例如變更某個項目的現在位置
- 刪除資訊，例如在某個項目已售出或捨棄時
- 以不同方式組織及檢視資料
- 透過報表、電子郵件訊息、內部網路或網際網路與他人共用資料
Access 資料庫的各個部分
以下各節將簡短介紹典型 Access 資料庫的各個部分。
資料表
資料庫資料表在外觀上類似試算表，資料以列和欄的形式儲存。 因此，通常可以相當輕易地將試算表匯入資料庫資料表。 將資料儲存在試算表中與儲存在資料庫中的主要差異，在於資料的組織方式。
為了讓資料庫發揮最大彈性，資料需要被組織成表格，避免重複。 舉例來說，如果你要儲存員工資訊，每個員工在一個專門用來存放員工資料的資料表中，應該只需要輸入一次。 產品資料會儲存在獨立資料表，分公司資料則存放在另一個資料表。 這個過程稱為 正規化。
資料表中的每一列稱為記錄。 記錄是儲存個別資訊的地方。 每筆記錄包含一個或多個欄位。 欄位會對應到資料表中的資料行。 例如，您可能會有名為「員工」的資料表，其中每筆記錄 (資料列) 包含不同員工的相關資訊，且每個欄位 (資料行) 包含不同類型的資訊，例如，名字、姓氏、地址等等。 欄位必須指定為特定的資料類型，如文字、日期或時間、數字，或是其他類型。
另一種描述紀錄與欄位的方式是視覺化圖書館的舊式卡片目錄。 櫃子裡的每張卡片對應資料庫中的 一個記錄 。 每張卡片上的每一項資訊， (作者、標題等) 對應資料庫中的 一個欄位 。
如需資料表的詳細資訊，請參閱資料表簡介一文。
表單
表單讓你能建立使用者介面，輸入並編輯你的資料。 表單通常包含命令按鈕及可執行各種工作的其他控制項。 您可以不使用表單建立資料庫，只要在資料表資料工作表中編輯資料即可。 不過，大部分的資料庫使用者偏好使用表單檢視、輸入及編輯資料表中的資料。
您能設定命令按鈕，以決定要顯示在表單上的資料、開啟其他表單或報表，或執行各種其他工作。 例如，您可能會有名為「客戶表單」的表單，可以在其中使用客戶資料。 客戶表單中可包含一個按鈕，按下該按鈕會開啟訂購表單，讓您輸入該客戶的新訂單。
表單也允許您控制其他使用者與資料庫中資料的互動方式。 例如，您可以建立只顯示特定欄位的表單，並且只允許執行特定作業。 這有助於保護資料並確保正確輸入資料。
如需表單的詳細資訊，請參閱表單簡介一文。
報表
報告是用來格式化、摘要和呈現資料的工具。 報告通常會回答特定問題，例如「今年我們從每位客戶那裡收到了多少錢？」或「我們的客戶位於哪些城市？」每份報告都可以以最易讀的方式呈現資訊。
您可以隨時執行報表，且報表一律會反映資料庫中的目前資料。 報表通常會格式化為可供列印，不過也可以在螢幕上檢視、匯出至其他程式，或是以電子郵件訊息附件的形式傳送。
欲了解更多報告資訊，請參閱 Access 中的「報告簡介」一文。
查詢
查詢可以在資料庫中執行許多不同的功能。 它們最常見的功能是從資料表中擷取特定資料。 你想看到的資料通常分布在多個資料表中，查詢時可以讓你在單一資料表中查看。 另外，因為你通常不想一次看到所有紀錄，查詢可以加入條件，將資料「篩選」到只剩你想要的紀錄。
某些查詢是「可更新的」，也就是可以透過查詢資料工作表編輯基準資料表中的資料。 如果使用可更新的查詢，請記得實際上是對資料表執行變更，而不只是變更查詢資料工作表而已。
查詢有兩種基本類型：選取查詢與巨集指令查詢。 選取查詢只會擷取資料並使資料可供使用。 您可以在螢幕上檢視查詢結果、將結果列印出來，或是複製到剪貼簿中。 或者，也可以使用查詢的輸出做為表單或報表的記錄來源。
一如其名，巨集指令查詢會使用資料執行工作。 巨集指令查詢可用於建立新資料表、新增資料至現有資料表、更新資料或刪除資料。
如需查詢的詳細資訊，請參閱查詢簡介一文。
巨集
Access 中的巨集可以被視為一種簡化的程式語言，你可以用它來為資料庫增添功能。 例如，您可以將巨集附加至表單上的命令按鈕，如此一來，每按一下按鈕便會執行巨集。 巨集包含執行工作 (例如開啟報表、執行查詢或關閉資料庫) 的巨集指令。 大部分手動執行的資料庫作業都可使用巨集自動化，因此巨集是可為您節省大量時間的有用工具。
如需巨集的詳細資訊，請參閱 Access 程式設計簡介一文。
模組
模組和巨集一樣，是你可以用來為資料庫新增功能的物件。 不同之處在於，在 Access 中建立巨集的方法是從巨集指令清單中選擇，而模組則必須以 Visual Basic for Applications (VBA) 程式語言撰寫。 模組是一系列宣告、陳述與程序的集合，它們儲存在一起形成一個單位。 模組分為類別模組與標準模組兩種。 類別模組附加在表單或報表上，通常包含專屬於所附加之表單或報表的程序。 標準模組則包含與其他物件不相關聯的一般程序。 標準模組會列在瀏覽窗格的 [模組] 底下，類別模組則不會。
如需模組的詳細資訊，請參閱 Access 程式設計簡介一文。