設定欄位或控制項的預設值

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本文說明如何為 Access 資料庫中的資料表欄位或表單控制項設定預設值。 每當您在資料庫中建立新記錄時，您設定的預設值都會顯示在欄位或控制項中。

本文內容

了解預設值

當您想要 Access 自動在新記錄中輸入值時，您可以將預設值新增至資料表欄位或表單控制項。 例如，您可以讓 Access 一律將目前日期新增至新的委刊單。

一般而言，您會在資料表欄位中新增預設值。 如需新增值，即可在 [設計檢視 ] 中開啟資料表，然後在欄位的 [預設值] 屬性中輸入值。 如果您為資料表欄位設定預設值，Access 會將您的值套用至您根據該欄位做為基礎的任何控制項。 如果您未將控制項繫結至資料表欄位，或連結至其他資料表中的資料，則需為表單控制項本身設定預設值。

您可以為使用 [短文字]、[長文字]、[數字]、[日期/時間]、[貨幣]、[是/否] 和 [超連結] 資料類型的資料表欄位設定預設值。 如果您沒有提供值，則欄位會保持 null (空白) 直到您輸入值。 定義預設值之後，Access 會將該值套用至您新增的任何記錄。 如有需要，您可以將記錄中的值從預設值變更為另一個值，除非驗證規則禁止這樣做。

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設定資料表欄位的預設值

當您為資料表欄位設定預設值時，您繫結至該欄位的任何控制項都會顯示預設值。

設定預設值

  1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下要變更的資料表，然後按一下 [設計檢視]。
  2. 選取要變更的欄位。
  3. 在 [ 一般 ] 索引標籤中，在 [ 預設值 ] 屬性方塊中輸入值。 您可以輸入的值視為欄位設定的資料類型而定。 例如，您可以在 =Date() [日期/時間] 欄位中輸入以插入目前日期。 如需預設值的範例，請參閱本文稍後的 預設值範例 。
  4. 儲存變更。

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設定控制項的預設值

一般而言，只有在您未將控制項繫結至資料表欄位，或是連結至其他資料表中的資料時，才會設定控制項的預設值。

設定預設值

  1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的表單，然後按一下 [設計檢視]。
  2. 以滑鼠右鍵按一下要變更的控制項，然後按一下 [ 內容] 或按 F4。
  3. 按一下屬性工作表中的 [ 全部 ] 索引標籤，找到 [ 預設值] 屬性，然後輸入您的預設值。
  4. 按 Ctrl+S 儲存您的變更。

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設定清單方塊或下拉式方塊的預設列

根據預設，清單方塊和下拉式方塊控制項會顯示兩種類型的清單：值清單和查閱清單。 值清單是位於清單方塊或下拉式方塊控制項之 [資料列來源 ] 屬性中的硬式編碼項目清單。 相反地，查閱清單會從查閱欄位取得其資料，而查閱欄位會使用查詢從另一個資料表擷取資料，然後將該資料載入到下拉式方塊控制項中。

針對值清單和查閱清單，您可以指定預設顯示的清單項目，但每種清單類型須遵循不同的程序。 下列步驟說明如何設定值清單和查閱清單的預設值。

設定值清單的預設值

  1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的表單，然後按一下 [設計檢視]。
  2. 以滑鼠右鍵按一下清單方塊或文字方塊控制項，然後按一下 [內容] 或按 F4。
  3. 請確定 [資料列來源] 屬性包含值清單。 值清單中的項目會以雙引號括住，並以分號分隔。 例如，您可能會看到類似這樣的清單： "Good";"Fair";"Poor"。
  4. 如果 [資料列來源 ] 屬性包含查詢，這是一串以 開頭 SELECT的文字，請移至下一組步驟。
  5. 在 [預設值] 屬性方塊中輸入。[control_name].ItemData(n) 在此情況下， control_name 是清單方塊或下拉式方塊控制項的名稱，以及 n 您要設為預設的清單項目編號。 如果您不知道控制項的名稱，請查看位於屬性工作表頂端 [ 名稱 ] 屬性中的值。 例如，假設您有名為 Owner 的下拉式方塊控制項，而您想要使用清單中的第三個值做為預設值。 在 [預設值] 屬性方塊中輸入[Owner].ItemData(2)。 您輸入而非3因為2ItemData是從零開始計算，這表示它從零開始計算，而不是從一開始計算。
  6. 儲存您的變更，然後切換回 [表單檢視]。 當您將記錄新增到資料庫時，選取的預設值應該會顯示在清單或下拉式方塊中。

設定查閱清單的預設值

  1. 在 [資料工作表檢視] 中，開啟提供查閱欄位來源資料的資料表。

  2. 記下與您要設為預設值之項目相關聯的機碼值。

    注意

    根據預設，Access 會隱藏主索引鍵和外部索引鍵欄位。 如果您沒看到索引欄位，請以滑鼠右鍵按一下表格標題列中的任何儲存格，按一下 [ 取消隱藏欄]，然後在 [ 取消隱藏欄 ] 對話方塊中選取您的索引欄位，然後按一下 [ 關閉]。

  3. 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下包含查閱欄位的資料表，然後按一下 [設計檢視]。

  4. 選取查閱欄位。 在 [ 一般 ] 索引標籤中，在 [ 預設值 ] 屬性方塊中輸入您在步驟 1 和 2 中記下的機碼值。 這是對應至您要設為預設值之清單項目的值。 例如，假設您有 10 個供應商，而且您希望預設顯示最常用供應商的名稱。 若要這樣做，請找出唯一識別供應商的機碼值，然後在外部索引鍵欄位的 [預設值 ] 屬性方塊中輸入該機碼值。

  5. 儲存您的變更，切換到 [資料工作表檢視]，然後輸入新的記錄。 當您新增記錄時，您的預設值會顯示在查閱欄位中。

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預設值的範例

下表列出並說明一些預設值。 您可以調整這些範例以用於您自己的資料。

運算式 預設欄位值
1 1
"MT" MT
"New York, N.Y." New York， N.Y. (請注意，如果值包含標點符號) ，則必須以引號括住
"" 零長度字串
Date() 今天的日期
=Yes 「是」會以電腦的當地語言顯示

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