設定欄位或控制項的預設值

本文說明如何在 Access 資料庫中設定表單欄位或控制項的預設值。 你設定的預設值會在資料庫中建立新紀錄時，顯示在欄位或控制中。

本文內容

• 了解預設值
• 設定資料表欄位的預設值
• 設定一個控制項的預設值
• 設定預設的列作為列表框或組合盒
• 預設值範例

了解預設值

當你希望 Access 自動在新紀錄中輸入值時，可以在表格欄位或表單控制中加入預設值。 例如，你可以讓 Access 總是在新訂單中加入當前日期。

通常你會在表格欄位加入預設值。 你可以在 設計檢視 中開啟表格，然後在欄位的 預設值 屬性中輸入一個值來加入這個值。 如果你為某個表格欄位設定預設值，Access 會將你的值套用到你基於該欄位的任何控制項上。 如果你沒有將控制項綁定到表格欄位，或是連結到其他表格的資料，你就設定表單控制項本身的預設值。

你可以為使用短文字、長文字、數字、日期/時間、貨幣、是/否和超連結資料類型的表格欄位設定預設值。 如果你沒有提供值，欄位會保持空 (空白) 直到你輸入值。 在你定義預設值後，Access 會將該值套用到你新增的任何紀錄上。 如果你願意，可以將紀錄中的預設值改成另一個值，除非驗證規則禁止這樣做。

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設定資料表欄位的預設值

當你設定表格欄位的預設值時，綁定到該欄位的任何控制項都會顯示預設值。

設定預設值

1. 在導航窗格中，右鍵點擊你想更改的資料表，然後點選 「設計檢視」。
2. 選取要變更的欄位。
3. 在 「一般 」標籤中，輸入「 預設值 屬性」欄位的值。 你能輸入的值取決於欄位設定的資料類型。 例如，你可以在日期/時間欄位輸入 =Date() 當前日期。 關於預設值的範例，請參見本文後面的 預設值範例 。
4. 儲存變更。

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設定一個控制項的預設值

通常，只有當你沒有將該控制項綁定到資料表欄位，或連結到其他資料表時，才會設定該控制項的預設值。

設定預設值

1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的表單，然後按一下 [設計檢視]。
2. 右鍵點擊你想更改的控制項，然後點 選屬性 或按 F4。
3. 點擊屬性表中的 「全部 」標籤，找到 預設值 屬性，然後輸入你的預設值。
4. 按 Ctrl+S 以儲存你的更改。

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設定預設的列作為列表框或組合盒

預設情況下，清單框與組合框控制顯示兩種類型的清單：值列表與查找列表。 值清單是一種硬編碼的項目清單，位於清單框或組合框控制項的 列來源 屬性中。 相較之下，查找清單是從查詢欄位取得資料，該查詢欄位會從另一個資料表取得資料，然後將資料載入組合框控制項中。

對於值清單和查詢清單，你可以預設指定哪個清單項目，但每種清單會遵循不同的程序。 以下步驟說明如何設定值列表和查找清單的預設值。

設定值清單的預設值

1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的表單，然後按一下 [設計檢視]。
2. 右鍵點擊清單框或文字框控制，然後點選 屬性 或按 F4。
3. 確保 Row Source 屬性包含值清單。 值清單中的項目被雙引號包圍，並以分號分隔。 例如，你可能會看到這樣的清單： "Good";"Fair";"Poor"。
4. 如果 Row Source 屬性包含一個以 開頭 SELECT的文字字串查詢，則進入下一組步驟。
5. 在 預設值 屬性框中，輸入 [control_name].ItemData(n)。 在這種情況下， control_name 是列表框或組合框控制項的名稱，是 n 你想設為預設的列表項目編號。 如果你不知道控制點的名稱，可以查看屬性表頂端的 名稱 屬性中的值。 舉例來說，假設你有一個名為 Owner 的組合盒控制項，你想用列表中的第三個值作為預設值。 [Owner].ItemData(2) 輸入預設值屬性框。 你打23的是 因為 ItemData 是零基，意思是從零開始計數，而不是一。
6. 儲存你的更改，然後切回 表單檢視。 當你將紀錄加入資料庫時，你選擇的預設值應該會出現在清單或組合框中。

設定查詢清單的預設值

1. 在 Datasheet View 中開啟提供查詢欄位來源資料的表格。

2. 注意你想設為預設值的項目所關聯的鍵值。

   注意

   預設情況下，Access 會隱藏主鍵與外鍵欄位。 如果你沒看到金鑰欄位，請右鍵點擊表格標頭列中的任一儲存格，點選 「Unhide Columns」，然後在 「Unhide Columns 」對話框中選取你的金鑰欄位並點擊 關閉。

3. 在導航窗格中，右鍵點擊包含你查詢欄位的表格，然後點選 「設計檢視」。

4. 選擇查詢欄位。 在 一般 標籤中，輸入你在第 1 和第 2 步中提到的鍵值，並輸入預設 值 屬性框。 這是對應你想預設的清單項目的值。 舉例來說，假設你有 10 家供應商，且你希望預設顯示你最常用供應商的名稱。 為此，找到唯一識別供應商的鍵值，並在外鍵欄位的 預設值 屬性框中輸入該鍵值。

5. 儲存你的變更，切換到 資料表檢視，然後輸入新的紀錄。 當你加入紀錄時，預設值會出現在查詢欄位。

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預設值範例

下表列出並描述了一些預設值。 你可以將這些範例改編成用於自己的資料。

運算式	預設欄位值
1	1
"MT"	MT
"New York, N.Y."	紐約，紐約州 (請注意，若數值包含標點符號，必須以引號包)
""	零長度的字串
Date()	今天的日期
=Yes	「是」以電腦的本地語言顯示

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