使用合併列印將 Access 資料傳送到 Word

郵件合併是運用 Access 資料的好方法。 這支影片示範如何從 Access 中的 Word 合併指令開始，在 Microsoft Word 中建立典型的格式信函。 或者如果你願意，也可以看看影片下方的基本步驟。

影片內容

以下是從 Access 內部建立 Word 郵件合併的一般流程：

1. 打開包含你想與 Word 合併的地址的 Access 資料庫。
2. 如果導航窗格未開啟，按 F11 即可開啟。
3. 選擇包含這些位址的表格或查詢。 如果地址欄位分散在多個資料表上， 請建立一個簡單的選擇查詢 ，包含你需要的欄位，然後選取該查詢進行合併操作。
4. 在外部資料標籤的匯出群組中，點選 Word 合併。
5. Microsoft Word 郵件合併精靈對話框會打開。
   
6. 請選擇你要讓精靈將你的地址資料連結到現有的 Word 文件，或是從新的空白文件開始。
7. 按一下 [確定]。

Word 會啟動並顯示「郵件」標籤和「郵件合併」面板。

1. 點擊郵件合併窗格底部的 「下一 頁」和 「上一 頁」連結，完成精靈步驟。

2. 在精靈的第三步，你不需要選擇收件人清單。 這是你在 Access 裡選擇時決定的。 不過，你可能想透過點擊 編輯收件人列表來微調清單。 在開啟的方框中，你可以從合併中移除個別收件人、套用篩選器、排序清單等等。

3. 在嚮導的第四步，除非你正在使用已有的文件) ，否則 (寫信。

4. 將游標放在文件中你希望地址資料出現的位置，然後在郵件合併面板中點選 地址區塊、問 候行或 更多項目 ，將存取資料插入文件中。 在出現的方框中，選擇你想要的格式，然後點選 「匹配欄位 」以確保欄位正確匹配。

5. 在精靈的第 5 步，點擊下一步 (>>) 和上一頁 (<<) 按鈕，預覽列印文件後合併資料的樣貌。

6. 在精靈的第 6 步 ，點選 列印，選擇你想要的列印選項。

7. 儲存並關閉 Word 文件。

   注意

   • 如果你完成精靈後需要回來調整合併設定，所有操作都在 Word 的 Mailings 標籤中。
   • 如果你在 Access 資料庫中做了設計變更，可能需要調整 Word 中的合併設定，才能讓合併功能正常運作。
   • 郵件合併精靈的設計目標是處理郵寄地址資料。 不過，你可以使用郵件合併功能，將任何類型的資料與 Word 合併，例如庫存紀錄、任務，或你儲存在 Access 裡的其他資料。

欲了解更多 Word 郵件合併功能的詳細資訊，請參閱以下文章：

• 使用郵件合併來個人化文件
• 用郵件合併建立標籤
• Word 中的 Email 合併