使用資料工作表

當您開啟資料表或檢視查詢結果時，Access 會在 [資料工作表檢視] 中顯示資料表或查詢結果。 [資料工作表檢視] 中顯示的資料表資料或查詢結果通常稱為資料工作表。 您可以自訂資料工作表的外觀，以顯示特定資料，做為簡單報表使用。

您想要做什麼？

• 了解資料工作表
• 透過修改和移動欄或列來組織資料
• 變更格線樣式和背景色彩
• 變更文字格式
• 藉由新增合計列來摘要資料
• 套用排序和篩選
• 儲存您的版面配置變更

了解資料工作表

資料工作表是資料表所包含資料或查詢所傳回結果的視覺呈現。 它會以表格式 (列和欄) 格式顯示資料表、表單或查詢結果中每筆記錄的欄位，如下所示。

根據預設，資料表和查詢會在 [資料工作表檢視] 中開啟。 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下資料表或查詢，然後按一下捷徑功能表上的 [開啟 ]，以資料工作表的形式開啟資料表或查詢。

當您將特定格式套用至資料列和資料行，或新增合計資料列時，資料工作表也可以當成簡單的報表。

透過修改和移動欄或列來組織資料

您可以組織資料，讓資料工作表更易於檢視，或在特定時間只顯示必要的資料。 本節說明您可以用來完成這項作業的幾種方式。

調整欄或列大小

有時候，並非資料工作表中的所有欄都適合您的螢幕或列印成品，或個別欄可能佔用的空間超過其內容所需的空間。 此外，您可能想要變更列高，讓無法放入欄的文字可以在新的一行中繼續。

在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表、查詢或表單之後，您可以手動調整個別欄的大小，或自動調整欄的大小以符合其內容。

手動調整欄大小

1. 將指標放置在您要調整大小的資料行邊緣。
2. 當指標變成雙箭號時，拖曳欄的邊緣，直到它變成您想要的大小。
   

自動調整欄大小

1. 若要調整欄大小以最適合其內容，請將指標置於您要調整大小的欄邊緣。
2. 當指標變成雙箭號時，按兩下欄的邊緣。
   

調整多個欄的大小

• 若要同時調整多欄大小，請按住 SHIFT 鍵，選取多個相鄰的欄，然後調整選取的欄大小。 您也可以選取整份資料工作表，並調整所有欄的大小。

調整列大小

• 若要調整列大小，請將指標放在資料工作表中任意兩個記錄選取器之間，然後拖曳，直到列變成您想要的大小。

您無法個別調整每一列的大小 - 當您調整列大小時，會調整所有列的大小。

將列大小調整為預設高度

1. 若要將列大小調整為預設高度，請以滑鼠右鍵按一下記錄選取器，然後按一下捷徑功能表上的 [ 列高 ]。
   
   
2. 在 [列高] 對話方塊中，選取 [Standard Height] 核取方塊，然後按一下 [確定]。

移動欄

您可以將資料行拖曳到資料工作表內的不同位置，以快速變更資料工作表中的欄順序。 例如，您可以這樣做以確保特定資料行一律保留在檢視中。

• 按一下欄標題以選取資料行，或按住 SHIFT 鍵以選取多個相鄰的資料行，然後將該資料行拖曳至新的位置。
  

重新命名資料行

有時候您可能會想要重新命名欄，以便更好地描述它所包含的資料。 例如，如果包含電子郵件地址的資料行名稱為 EMAdd，您可以將資料行標題變更為 [電子郵件地址]，讓該資料行標題更易於理解。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下欄位的標題，按一下捷徑功能表上的 [重新命名欄位] ，然後輸入新名稱。 例如，輸入 E-Mail Address。

顯示或隱藏欄

如果您只想要顯示或列印資料工作表的特定欄，可以隱藏您不想要顯示的欄。 例如，如果您正在使用連絡人資訊資料庫，您可能只想要查看每個連絡人的全名和電子郵件地址。 您可以隱藏所有其他資料欄位來建立此檢視。

隱藏欄

1. 按一下您要隱藏之欄的標題。
   若要選取相鄰的資料行，請按住 SHIFT，然後按一下其他資料行標題。

   注意

   您無法選取不相鄰的欄。 選取任何其他資料欄位，然後分別隱藏這些資料欄位。

2. 以滑鼠右鍵按一下欄標題，然後按一下捷徑功能表上的 [隱藏欄位 ]。

顯示欄

1. 以滑鼠右鍵按一下任何欄標題，然後按一下捷徑功能表上的 [取消隱藏欄位 ]。
2. 在 [取消隱藏欄] 對話方塊中，選取您要顯示之各個欄旁的核取方塊，然後按一下 [關閉]。

變更格線樣式和背景色彩

使用資料工作表時，您可以變更格式 （例如格線樣式或背景色彩） 或為交替列建立不同的色彩來增強資料的外觀。

設定格線樣式

1. 在 [常用 ] 索引標籤的 [文字格式設定 ] 群組中，按一下 [格線 ] 按鈕旁的箭號。
2. 按一下您想要的格線樣式。

設定背景色彩

1. 在 [常用 ] 索引標籤的 [ 文字格式設定 ] 群組中，按一下 [ 背景色彩 ] 按鈕旁的箭號。
2. 按一下您想要的背景色彩。

變更交替列的背景色彩

您可以設定與預設背景色彩無關的資料工作表中交替列的背景色彩。 透過設定交替的背景顏色，您可以更輕鬆地區分相鄰的行。

1. 在 [常用 ] 索引標籤的 [文字格式設定 ] 群組中，按一下 [替代列色彩 ] 按鈕旁的箭號。
2. 按一下您想要套用的背景色彩。

變更文字格式

在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表、查詢或表單之後，您可以變更文字的外觀，包括格式設定。 請注意，您的變更會套用至整個資料工作表。 如果您想要在下次開啟資料工作表時自動顯示您的變更，請記得在關閉資料工作表並出現儲存對版面配置之變更的提示時，按一下 [是 ]。

您可以使用 [常用] 索引標籤上 [文字格式設定] 群組中的其他命令，來變更資料工作表中的字型特性。

1. 按一下資料工作表中的任何儲存格。

2. 在 [常用 ] 索引標籤的 [ 文字格式設定 ] 群組中，執行下列一或多個步驟：

   • 若要變更字型，請在 [字型 ] 方塊中輸入或按一下字型。
   • 若要變更字型大小，請在 [字型大小 ] 方塊中輸入或按一下字型大小。
   • 若要變更字型樣式，請按一下 [ 粗體]、[ 斜體] 或 [ 底線 ] 按鈕 (或這三種) 的任意組合。
   • 若要變更字型色彩，請按一下 [字型色彩 ] 按鈕旁的箭號，然後從調色盤中選取色彩。

藉由新增合計列來摘要資料

藉由在資料工作表中新增 [合計] 資料列，您可以快速查看某欄的計算總計。 除了加總一欄的資料之外，您還可以使用 [合計] 列來執行其他計算，例如尋找平均值、計算欄中的項目數，以及尋找一欄資料中的最小值或最大值。

若要顯示 [合計] 資料列，請執行下列動作：

1. 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。
   資料工作表底部隨即出現新列，第一欄中含有「 合計 」一詞。
2. 按一下與含有 Total 一字的儲存格同列的任何儲存格。
3. 按一下出現的箭號，然後按一下您要在該儲存格中顯示的計算類型。
   可用的函數或計算類型的清單取決於資料行的資料類型。 例如，如果欄中包含貨幣值，您會看到適用於貨幣計算的函數清單，例如 [最小值] 和 [最大值]。
   

如需使用 [合計列] 功能的詳細資訊，請參閱 使用合計列顯示資料工作表中的資料行總數一文。

套用排序和篩選

還有一些額外的快速變更，可讓您的資料工作表更易於檢視或列印。 例如，下圖中公司名稱是依字母順序排序。

• 若要套用排序，請以滑鼠右鍵按一下欄 (，或按一下欄標題) 中的箭號，然後按一下您想要的排序選項。
• 若要套用篩選，請按一下欄標題中的箭號，然後選取要顯示之值的核取方塊。 或者，您可以按一下 [文字篩選器] 或 [數字篩選器] 以建立更詳細的篩選器。

儲存您的版面配置變更

變更資料工作表的版面配置和外觀之後，如果想要在下次開啟資料工作表時保留變更，就必須儲存變更。 當您在變更資料工作表的版面配置後關閉資料工作表時，系統會提示您儲存這些變更。 如果您按一下 [是]，則變更會儲存並在您下次開啟資料工作表時套用。 如果您按一下 [否]，則會捨棄變更，而下次開啟資料工作表時，會以預設版面配置設定 (或上次儲存的設定) 開啟資料工作表。

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