使用資料表

當您開啟資料表或查看查詢結果時，Access 會以資料表檢視顯示該表格或查詢結果。 在資料表檢視中顯示的表格資料或查詢結果通常稱為資料表。 你可以自訂資料表的外觀，顯示特定資料，作為簡單的報告使用。

您想要做什麼？

• 了解資料表
• 透過修改和移動欄位或列來組織資料
• 更改格線的樣式和背景顏色
• 更改文字格式
• 透過新增一列總數來彙總資料
• 套用排序與篩選
• 儲存你的版面變更

了解資料表

資料表是表格中資料或查詢結果的視覺化呈現。 它以表格、表單或查詢結果的欄位，以表格 (列與欄) 格式顯示，如下所示。

預設情況下，資料表和查詢會在資料表檢視中開啟。 在導航面板中，右鍵點擊資料表或查詢，然後在捷徑選單中點 選「開啟 」，即可以資料表形式開啟該資料表或查詢。

當你對列和欄套用特定格式或新增總列時，資料表也可以作為簡單的報告。

透過修改和移動欄位或列來組織資料

你可以組織資料，使資料表更易查看，或只顯示特定時間所需的資料。 本節將展示幾種達成此目標的方法。

調整欄位或列大小

有時候，資料表中的所有欄位都無法完全顯示在螢幕或列印品上，或是單欄佔用的空間可能超過其內容所需。 此外，你可能想改變列的高度，讓無法放入欄位的文字能在新行繼續。

在資料表檢視中開啟表格、查詢或表單後，你可以手動調整欄位大小，或自動調整欄位大小以符合其內容。

手動調整欄位大小

1. 把指標放在你想調整大小的欄位邊緣。
2. 當指標變成雙頭箭頭時，拖動欄邊直到達到你想要的大小。
   

自動調整欄位大小

1. 要調整欄位大小以最適合其內容，請將指標放在你想調整大小的欄位邊緣。
2. 當指標變成雙頭箭頭時，雙擊該欄的邊緣。
   

調整多欄大小

• 要同時調整多欄大小，按住 SHIFT 鍵，選取多個相鄰欄位，然後調整選取欄位大小。 你也可以選擇整份資料表，並調整所有欄位大小。

調整列大小

• 要調整列大小，請將指標放在資料表中任意兩個記錄選擇器之間，拖曳直到列大小符合你的需求。

你不能逐列調整大小——當你調整一列時，所有列都會被調整大小。

將列調整到預設高度

1. 要將列調整到預設高度，請右鍵點擊記錄選擇器，然後在快捷鍵選單點選「 列高 」。
   
   
2. 在列高對話框中，選擇「Standard Height」勾選框，然後點擊確定。

移動欄

你可以快速改變資料表中欄位的順序，方法是將欄位拖到資料表的不同位置。 例如，你可以這麼做以確保某一欄始終在視野中。

• 點擊欄位標頭可選取欄位，或長按 SHIFT 鍵選取多個相鄰欄位，然後將欄位或欄位拖曳到新位置。
  

重新命名資料行

有時你可能會想重新命名欄位，以便更好地描述其所包含的資料。 例如，如果一欄包含電子郵件地址，名稱為 EMAdd，你可能想將欄位標題改為 E-Mail Address，讓它更容易理解。 操作方法是右鍵點擊該欄的標題，在捷徑選單中點選「 重新命名欄位 」，然後輸入新名稱。 例如，輸入電子郵件 地址。

顯示或隱藏欄

如果你只想顯示或列印資料表中的特定欄位，可以隱藏不希望顯示的欄位。 例如，如果你正在使用一個聯絡資訊資料庫，你可能只想看到每個聯絡人的全名和電子郵件地址。 你可以透過隱藏其他欄位來建立這個檢視。

隱藏欄

1. 點擊你想隱藏的欄位標題。
   要選取相鄰欄位，按住 SHIFT 並點選其他欄位標頭。

   注意

   你不能選擇不相鄰的欄位。 選取其他欄位並分別隱藏。

2. 右鍵點擊欄位標頭，然後在捷徑選單中點選「 隱藏欄位 」。

節目專欄

1. 右鍵點擊任一欄頭，然後在捷徑選單中點選「 Unhide Fields 」。
2. 在 「取消隱藏欄位」 對話框中，選擇你想顯示的欄位旁的勾選框，然後點擊 關閉。

更改格線的樣式和背景顏色

使用資料表時，可以透過改變格式（如格線風格或背景色），或為交替列創建不同顏色來增強資料的外觀。

以格線風格設定

1. 在 「主頁 」標籤，文字 格式 群組中，點擊格 線 按鈕旁的箭頭。
2. 點擊你想要的格線風格。

設定背景色

1. 在 「主頁 」分頁，文字 格式 組中，點擊背景 色 按鈕旁的箭頭。
2. 點擊你想要的背景色。

改變交替列的背景顏色

你可以在資料表中設定交替列的背景色，獨立於預設背景色之外。 透過設定交替的背景色，可以讓你更容易區分相鄰的列。

1. 在 主頁 分頁的 文字格式群組 中，點擊「 替代列顏色 」按鈕旁的箭頭。
2. 點擊你想套用的背景色。

更改文字格式

在 Datasheet 檢視中開啟表格、查詢或表單後，你可以更改文字的外觀，包括格式。 請注意，你的變更適用於整個資料表。 如果你希望下次打開資料表時能自動顯示變更，請記得關閉資料表並提示將變更儲存到版面時，請點擊 「是 」。

你可以在 Home 標籤的 Text Formatting 群組裡使用額外指令，來修改資料表中的字型特性。

1. 點擊資料表中的任意格子。

2. 在 主頁 標籤的 文字格式群組 中，請執行以下一項或多項：

   • 要更改字型，請在 字型 框中輸入或點擊字型。
   • 要更改字體大小，請在 字體大小 框中輸入或點擊字型大小。
   • 要更改字型樣式，請點擊 粗體、 斜體或 底線 按鈕 (或這三個) 的任意組合。
   • 要更改字型顏色，請點擊字 型顏色 按鈕旁的箭頭，然後從調色盤中選擇顏色。

透過新增一列總數來彙總資料

只要在資料表中新增總數列，你可以快速看到欄位的計算總數。 除了將資料欄加總外，你還可以利用總數列進行其他計算，例如尋找平均值、計算欄位中項目數量，以及找出資料欄位的最小值或最大值。

要顯示總數列，請執行以下操作：

1. 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。
   資料表底部會出現一列新資料，第一欄有 「Total 」一詞。
2. 點擊與包含 「Total」一詞同一列的儲存格。
3. 點擊出現的箭頭，然後點選你想在該儲存格中顯示的計算類型。
   可用的函數或計算類型清單取決於欄位的資料類型。 例如，如果欄位包含貨幣值，你會看到一串適用於貨幣計算的函式，例如 最小 值和 最大值。
   

欲了解更多使用總列功能，請參閱文章 《使用總數列顯示資料表中的欄位總數》。

套用排序與篩選

還有一些額外的快速修改，可以讓你的數據表更方便查看或列印。 例如，在下圖中，公司名稱依字母順序排列。

• 要套用排序，請右鍵點擊欄位 (或點擊欄位標題) 中的箭頭，然後點擊你想要的排序選項。
• 要套用篩選器，請點擊欄位標頭中的箭頭，並勾選你想顯示的數值的勾選框。 或者，您也可以點擊 文字篩選 器或 數字篩選 器來建立更詳細的篩選條件。

儲存你的版面變更

在你更改資料表的版面和外觀後，如果想在下次打開資料表時保留這些變更，就必須先儲存這些變更。 當你在修改版面後關閉資料表，系統會提示你儲存這些變更。 如果你點 選「是」，變更就會被儲存並套用，等你下次打開資料表時再用。 如果你點 選「否」，這些變更會被丟棄，下次打開資料表時會以預設配置設定 (或最後儲存的設定開啟) 。

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