使用合約管理團隊網站範本

SharePoint 合約管理團隊網站範本是一個由 Microsoft 365 文件處理驅動的 團隊網站 ，附帶數個預先填充與格式化的範例頁面，讓您的合約管理團隊有良好的起點，並作為他們的內部首頁。 該範本還附有預建教學及一些既有模型，旨在幫助你的團隊開始使用 Microsoft 365 的文件處理。

使用合約管理網站範本，讓員工知道近期協議或政策的更新，讓各部門能輕鬆申請合約，並提供一個安全的地方來保存組織的合約範本。

本文將分享合約管理團隊網站範本中的元素，並討論如何自訂網站使其成為自己的風格。

網站特色

• 可自訂的網站，預先填充圖片、網頁部分及內容，旨在激勵網站編輯者在客製化時符合團隊需求。
• 利用預建或自訂 AI 模型，透過文件處理，從文件中提取元資料並分類資訊。 包含一個教學，提供一些關於如何使用網站與文件處理的想法。
• 您可以輸入並追蹤現有合約申請、服務協議及其狀態，使用 提供的清單 ，或使用 Microsoft 清單 建立您自己的清單。

步驟 1：新增合約管理團隊網站範本

首先，依照指示將網站 範本加入新建或現有的 SharePoint 網站。

步驟二：檢視已填寫的網站內容

探索預先填充的網站內容、網站部分與頁面，並決定哪些網站客製化是必要的，以符合您組織的品牌、聲音及整體業務目標。

預先填充的網站頁面：

• 首頁 - 提供訪客瀏覽持續危機新聞、應對更新、政策與程序資訊及有用資源的平台。
• 客戶 - 此頁面在一個方便的地點提供客戶資訊。
• 確認信 ——記錄正式化客戶與公司協議條款的信件。
• 合約範本 – 選擇適合合約類型的範本，如保密協議、服務協議及工作說明書。
• 合約請求 - 使用預建清單來追蹤已請求的合約及其狀態，或直接將請求寄給你的團隊。 可透過編輯清單文字欄位來自訂此清單範本。
• 模型 - 儲存模型庫以提取中繼資料並分類文件中的資訊。 附帶兩種預先格式化的合約模型。
• 區域 - 使用此預設函式庫依地理區域、國家或地區分類合約文件。
• 服務協議 - 提供預先建構的清單，協助追蹤服務協議狀態，並提供合約細節概覽。
• 工作說明書 - 提供自訂預設清單，幫助你以板狀檢視方式組織工作說明書。
• 回收桶 - 提供最近丟棄的隊伍內容存取權。

步驟三：自訂你的網站

一旦你加入了合約管理團隊的網站範本，就可以自訂它，打造屬於你自己的風格。

步驟	截圖參考
請使用提供的教學——展示它如何驅動你的合約管理網站，讓你學習如何使用並建立自己的文件模型。 利用文字與圖片網頁部分提供吸引人的內容，並可編輯或刪除。 展示重要新聞與公告 -利用 Hero 網頁部分來強調重要政策、更新及其他有用資源。 給連結一個按鈕，讓它們更突出 ——利用按鈕網頁部分幫助重要連結在你的網站上突出。 提供輕鬆存取文件的便利性——使用文件庫網頁部分，快速取得合約範本與文件。 檢視近期團隊網站活動——使用網站活動部分查看其他團隊成員最近存取的內容。 標示常用資源連結 ——使用快速連結網頁部分，方便存取資源。 提供關鍵聯絡人存取權限——利用 People 網頁部分列出合約管理團隊的重要聯絡人。

客製化網站 外觀、 導覽、 網站內容，以符合訪客及組織的需求。 在進行自訂時，請在網站右上角選擇「 編輯 」，確保網站處於編輯模式。 在工作過程中，請 儲存為草稿，或 重新發布 修改，讓編輯內容對觀眾可見。

1. 利用文字與圖片網頁部分提供引人入勝的內容

1. 首先選擇文字網頁部分，並選擇編輯圖示中的 「編輯屬性 」 ) 。
2. 直接在網頁部分編輯你的文字。
3. 選擇圖片網頁部分，並選擇編輯圖示中的 「編輯屬性 」 ) 。
4. 選擇 變更 並選擇影像來源。
5. 選定圖片後，選擇 插入。

了解更多關於編輯 文字 與 圖片 網頁部分的資訊。

2. 利用 Hero 網頁部分來強調重要政策、更新及其他有用資源

1. 首先選擇英雄網頁部分，並選擇編輯圖示中的 「編輯屬性 」 ) 。
2. 接著，選擇最適合組織需求的 圖層 與 磁磚 選項。

看看不同的版面配置，並了解更多關於編輯 英雄網頁部分的資訊。

3. 使用按鈕網頁部分，幫助重要連結在你的網站上突出

1. 選擇按鈕網頁部分，並選擇 編輯圖示中的「編輯屬性 」 ) 。
2. 對按鈕標籤、連結和對齊做修改。

了解更多關於使用 Button 網頁部分的資訊。

4. 使用文件庫網頁部分，提供快速存取合約範本與文件的存取

1. 若要更改文件函式庫網頁部分的檢視或資料夾來源，請選擇編輯 Edit properties** ( ) 。
2. 要編輯文件庫資料夾、標籤、內容，請在 網站內容中進入圖書館，進行編輯，然後你會看到網頁部分的內容更新。

了解更多關於編輯 文件庫網頁部分的資訊。

5. 使用網站活動網頁部分以隨時掌握團隊動態

1. 首先選擇網站活動網頁部分，並選擇 編輯 ( ) 。
2. 在工具箱中「 一次顯示這麼多項目」輸入一個數字。

了解更多關於使用 網站活動部分的資訊。

6. 使用快速連結網頁部分，方便存取資源

1. 導覽至快速連結網頁部分，選擇連結，然後選擇編輯 (圖示中的 「編輯屬性 」 ) 。
2. 如有需要，請編輯連結、標題、圖示和描述。
3. 要新增連結，請選擇 + 新增連結。

查看不同的版面並了解更多關於編輯 快速連結網頁部分的資訊。

7. 使用 People 網頁部分列出合約管理團隊的關鍵聯絡人

1. 先刪除佔位的 People 網頁部分。
2. 在右側內容窗格 ) 中找到工具 箱 ( 。 選擇「查看所有網頁零件」，然後從網頁零件列表中選擇或拖放「People」。
3. 選擇編輯屬性** ( ) 。
4. 調整版面並輸入個人或團體名稱，然後選擇 儲存。

了解更多關於 People 網站部分的資訊。

在網站上自訂以下頁面

• 客戶 - 保留一份客戶資訊清單，方便查閱。 透過 編輯清單範本來自訂此清單。
• 確認信 ——整理客戶與組織間的重要文件。 透過 更新資料夾名稱 和 上傳資源來編輯文件庫。
• 合約範本 - 使用提供的合約範本，或儲存合約管理團隊容易取得的自訂範本。 透過 更新資料夾名稱 和 上傳資源來編輯文件庫。
• 合約請求 - 使用預建清單來追蹤已請求的合約及其狀態。 透過 編輯清單範本來自訂此清單。
• 模型 - 使用預先設定的範例模型從文件中提取與分類資訊。 附帶兩種預先格式化的合約模型。 了解更多關於使用 文件處理模型的方法。
• 區域 - 依 地理區域、國家或地區儲存合約文件。 透過 更新資料夾名稱 和 上傳資源來編輯文件庫。
• 服務協議 - 提供預先建構的清單，協助追蹤服務協議狀態，並提供合約細節概覽。 透過 編輯清單範本來自訂此清單。
• 工作清單 - 提供自訂的預設清單，幫助你以板狀視圖組織工作清單。 透過 編輯清單範本來自訂此清單。

自訂外觀與網站導航

在你與他人分享網站之前，先做最後的修飾，確保使用者能找到網站、輕鬆瀏覽連結和頁面，並快速取得網站上的內容。

• 透過 更新資料夾名稱 和 上傳資源來編輯文件庫。
• 編輯並 自訂網站導覽。
• 透過自訂主題、標誌、頁首版面以及 網站外觀來改變網站的外觀。
• 新增或移除本網站或網站導覽頁面，以容納現有內容。
• 選擇將 此網站與組織內的樞紐網站關聯 ，或如有需要， 將此網站加入現有的樞紐網站導覽 中。

步驟四：與他人分享你的網站

在您自訂網站、檢閱網站並發佈最終草稿之後，與其他人共用您的網站。

1. 選擇 設定 ，然後 選擇網站權限。

   

2. 選擇 新增成員 ，然後選擇 加入群組。

   

3. 選擇 新增成員 ，然後輸入你想授權所有使用者) (姓名，這些使用者是你想要完整存取團隊網站內容、共享資源（如團隊 Outlook 行事曆）以及網站編輯權限的。

4. 完成新增成員和設定權限後，選擇 儲存 。

深入瞭解 管理團隊網站設定、網站資訊和權限。

步驟五：維護您的網站

在建立並上線網站後，下一個重要階段是維護網站內容。 確保你有計畫保持內容和內容的更新。

場地維護最佳實務：

• 規劃網站維護 - 建立時間表，隨時檢視網站內容，確保內容仍準確且相關。
• 定期發布新聞 - 將最新公告、資訊與狀態分發至組織各處。 學習如何在團隊網站或溝通網站上新增新聞貼文，並向將要發布公告的人展示如何使用 SharePoint 新聞。
• 檢查連結與網站內容 - 保持連結與網站內容更新，確保您充分利用網站的價值。
• 利用分析提升互動度 - 透過內建 使用數據報告 查看網站使用情況，獲取熱門內容、網站訪問等資訊。
• 定期檢視你的網站設定 ——在 SharePoint 建立網站後，你可以 修改該網站的設定、網站資訊和權限 。

更多自訂資源

了解更多關於 規劃、 建置與 維護 SharePoint 網站的資訊。

查看更多 SharePoint 網站範本。