身為學校的 Microsoft 365 全域或使用者管理系統管理員，您可處理學生的 Microsoft 365 授權需求。 當學生離開或畢業時，您可以將他們的授權重新指派回您的授權池或新生。 您還可以選擇幫助即將畢業的學生管理他們的舊電子郵件、聯繫人和文件。 例如，您可以為即將畢業的學生指派免費的 Exchange Online 校友授權，讓他們可以終身保留學校電子郵件。 將校友授權指派給即將畢業的學生，將為新入生的班級釋出更多 Microsoft 365 教育版授權，而不需要訂購更多授權。
秘訣
深入了解如何以 IT 管理員身分指派授權給學生
在 Microsoft 365 中重新指派學生授權時會發生什麼情況
在 Microsoft 365 教育版中，使用者需要授權才能使用 Exchange Online、公司或學校用 OneDrive、商務用 Skype Online 和其他線上服務，以及 Microsoft 365 Apps 企業版應用程式，例如 Outlook、PowerPoint、Excel 和裝置上的 Word。
當您將 Microsoft 365 教育版授權重新指派回授權集區以回收該授權時，學生會失去 Exchange Online、OneDrive 和所有其他 M365 應用程式的存取權。 也就是說：
- 與該學生信箱相關聯的所有資料都會保留 30 天，但使用法定保存措施保留的資料除外，該資料將在保留期間保留。
- 過了 30 天寬限期後，信箱資料就會遭到刪除，無法復原。
- 將不會刪除使用者的 OneDrive。 如需詳細資訊，請參閱： OneDrive 保留與刪除。
將 Microsoft 365 教育版授權重新指派回您的授權集區時：
- 裝置上安裝 Microsoft 365 Apps 企業版的學生將會遇到功能減少的問題。
- 未授權的產品通知會隨即顯示，直到他們啟用 Microsoft 365 訂閱為止。
建議動作
如果您的學校要將免費的 Exchange Online for Alumni 授權指派給即將畢業的學生，學生不需要對其電子郵件採取進一步動作。 但是，對於其文件和桌面應用程序，建議執行以下步驟：
- 讓學生知道，畢業後，他們將失去與學校帳戶關聯並儲存在公司或學校用 OneDrive 的任何線上服務和個人文件的存取權。
- 為學生提供逐步指南，以將個人文件從學校提供的公司或學校用 OneDrive 移至他們管理的位置，例如本機磁碟機、USB 磁碟機或其他 OneDrive。 如需取得 OneDrive 方式的詳細資訊，請參閱： 在您的裝置上取得 OneDrive。
- 告知學生，即使離開學校，他們仍然可以使用免費的 Microsoft 365 網頁版，存取和編輯從學校 OneDrive 移動的文件。
- 在正常的學後系統維護過程中，將即將畢業的學生許可證重新分配回您的許可證池。
- 使用 PowerShell 中的 Remove-SPOSite 和 Remove-SPODeletedSite 來移除 OneDrive。 如需詳細資訊，請參閱： Remove-SPOSite 和 Remove-SPODeletedSite。