智慧文件是像 Excel 工作簿這類程式設計的檔案，讓你在處理時能獲得協助。 幾種類型的 Excel 檔案，如表單和範本，也能作為智慧文件使用。
了解更多關於智慧文件的資訊
智慧文件為兩個常見的商業問題提供解決方案：控制業務流程工作流程，以及資訊的重複使用與共享。 你可以將 XML 擴充包加入 Excel 工作簿，來建立這些智慧文件解決方案。 這些解決方案可以下載，或使用智慧文件軟體開發套件來開發。
注意
智慧文件無法在 Excel 網頁版中開啟。
控制業務流程工作流程
智慧文件對於屬於工作流程的活頁簿特別有效。 工作流程是文件或項目在特定行動序列中自動移動，與業務流程相關的操作或任務。 工作流程可用來持續管理常見的業務流程，例如文件審核或審查。 例如，你的公司可能有填寫年度員工費用表格的流程，而你可能已經使用Excel範本來達成這個目的。 如果該範本被轉換成智慧文件，它可以連接到一個資料庫，資料庫會自動填寫部分所需資訊，例如員工姓名、員工編號和經理姓名。 當你完成報銷報表時，智慧文件會顯示一個按鈕，讓你可以將它送往工作流程的下一步驟。 因為智慧文件「知道」你的主管是誰，它能自動導向那個人。 而且，無論誰擁有這份文件，智慧文件都能知道它在費用審查流程中的位置，以及接下來需要採取的步驟。
資訊重用與分享
你可以使用智慧文件來協助分享和重複使用現有內容。 例如，律師在撰寫合約時可以使用現有的範本，記者則可以插入署名及其他常用文字。 智慧文件也能讓資訊分享更方便，甚至能與其他 Microsoft Office 程式互動。 例如，你可以用智慧文件透過 Outlook 發送電子郵件，完全不需要離開文件或啟動 Outlook。
透過使用 XML 擴充包加入智慧文件解決方案
當你新增智慧文件解決方案時，它會出現在你開啟新智慧文件時可用的解決方案清單中。 要使用解決方案，你必須先將 XML 擴充包附加到文件中，將 Excel 工作簿轉換成智慧文件。 XML 擴充包包含多個元件，包含 XML 檔案及參考這些元件的清單。 當你打開附加到擴充包的文件時，Excel 也會開啟文件 動作 工作窗格。 該工作窗格可以包含完成任務的工具以及使用智慧文件的協助。 智慧文件所提供的具體功能取決於其創作者——開發者或 IT 專業人員——所實作的設計。 如有需要，請聯絡您的資訊科技 (IT) 專業人員，了解您的智慧文件解決方案所在位置及詳情。
注意
當你第一次使用 Smart Documents 時，可能會看到訊息說你需要安裝通用語言執行時元件，或是需要不同版本的元件。 如果你看到這類訊息，請聯絡你的系統管理員。
下載或開發智慧文件
如果你沒有開發或資訊科技資源，可以下載第三方建立的智慧文件。 如果你是開發者，想了解更多如何製作智慧文件，請參閱 Microsoft 開發者網絡 (MSDN) 網站上的智慧文件軟體開發套件。
新增並附加智慧文件解決方案
如果開發 者 標籤看不到，請按以下步驟顯示：
- 在 檔案 標籤中，點選 選項>自訂功能區。
- 在「自訂功能區」對話框的右側，從「自訂功能區」下拉選單中選擇「主要分頁」，然後勾選「開發者」方框。
- 按一下 [確定]。
在 XML 群組的開發者標籤中，點選擴充包。
按一下 [新增]。
在 「安裝 XML 擴充包 」對話框中，找到你想新增解決方案清單的位置。
按一下 [開啟]。
在 「可用的 XML 擴充包 」清單中，點選你想附加到文件中的解決方案，然後點擊 「附加」。
更改附加在智慧文件上的 XML 擴充包
如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用，請執行下列操作加以顯示：
- 在 檔案 標籤中，點選 選項>自訂功能區。
- 在「自訂功能區」對話框的右側，從「自訂功能區」下拉選單中選擇「主要分頁」，然後勾選「開發者」方框。
- 按一下 [確定]。
在 XML 群組的開發者標籤中，點選擴充包。
執行下列任何一個動作：
- 若要從文件中移除 XML 擴充包的名稱與網址屬性，請點擊 刪除。 XML 擴充包仍可在 可用 XML 擴充包 列表中取得。
- 若要將現有的 XML 擴充包替換為新的 XML 擴充包，請在 可用的 XML 擴充包 列表中選擇不同的 XML 擴充包，然後點擊 附加。
- XML 擴充包可設定為在特定間隔自動更新。 若要查看這些區間外的更新，請點擊 更新。 若有更新的 XML 擴充包，將下載新元件。
刪除智慧文件解決方案
如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用，請執行下列操作加以顯示：
- 在 檔案 標籤中，點選 選項>自訂功能區。
- 在「自訂功能區」對話框的右側，從「自訂功能區」下拉選單中選擇「主要分頁」，然後勾選「開發者」方框。
- 按一下 [確定]。
在 XML 群組的開發者標籤中，點選擴充包。
在 「可用的 XML 擴充包 」清單中，點選你想刪除的解決方案，然後點擊 「刪除」。
注意
刪除智慧文件解決方案會移除該解決方案的登錄資訊。 刪除解決方案並不會移除 XML 擴充包安裝在你電腦上的檔案，因為其他智慧文件可能會使用這些檔案。