注意
Microsoft Access 不支援使用套用的敏感度標籤匯入 Excel 資料。 作為因應措施，您可以先移除標籤再匯入，然後在匯入後重新套用標籤。 如需詳細資訊，請參閱在 Office 中將敏感度標籤套用至您的檔案和電子郵件。
Access 與 Microsoft Excel 有許多相似之處，這會讓人難以決定該使用哪個程式。 例如，這兩個程式都能儲存大量資料，執行強大的查詢和分析工具來切割資料，並執行複雜的計算，回傳所需的資料。
然而，每個程式都有明顯的優勢，取決於你管理的資料類型以及你想如何運用這些資料。 例如，如果你的目標是維持資料完整性，格式允許多位使用者存取，Access 是最佳選擇，而 Excel 則更適合處理需要深入分析的複雜數值資料。
在許多情況下，你可以同時使用這兩個方案，並依照其最合適的目的使用。 一般來說，Access 在管理資料方面表現更好：幫助你保持資料有條理、易於搜尋，並且同時可供多個使用者使用。 Excel 通常更適合分析資料：執行複雜計算、探索可能結果，以及製作高品質圖表。 如果你用 Access 來儲存資料，用 Excel 來分析，就能同時享受這兩個軟體的好處。
在決定使用哪個程式之前，你可能想比較每個方案的效益，了解何時最適合使用其中一種，並了解如何同時搭配兩種方案，以達成你想要的效果。
注意
所有 Microsoft Office 套件都包含 Excel，但並非所有套件都包含 Access。
比較各方案的效益
選擇合適的程式至關重要，若你想以最佳效能與準確度存取並更新你的資訊。 為了了解哪個程式最適合你想完成的任務，比較各程式在資料儲存、資料分析、多用戶協作及安全性方面的優勢，可能會有幫助。
資料儲存
平面資料與關聯資料 為了幫助決定哪個程式最適合儲存你的資料，請問自己：資料是關聯式的還是不是？ 能夠有效包含在單一表格或工作表中的資料稱為 平面 資料或 非關聯 資料。 例如，如果你想建立一份簡單的客戶名單，每個客戶只有一個地址和聯絡人，Excel 可能是更好的選擇。 然而，如果您想儲存包含每位客戶帳單與運送地址的複雜客戶名單，或為每位客戶提供多個聯絡人，Access 是更好的解決方案。
在關聯式資料庫中，你會將資訊組織到多個資料表中。 在設計良好的關聯式資料庫中，每個資料表都是平面的，且只包含一種資料類型的資訊。 舉例來說，如果你建立一個客戶資料庫，客戶的名稱應該存放在一個表格中，而這些客戶的帳單和運送地址則應該存放在另一個表格中。 將地址與姓名分開儲存是個好主意，因為每位客戶可以擁有多個地址，你希望能為每個客戶輸入多個地址，而不必重複輸入每個地址的客戶姓名。
本地資料與外部資料 你可以使用 Access 連接來自多種外部資料來源的資料，這樣就能查看、查詢和編輯這些資料，而不必匯入資料。 例如，Access 提供指令連接 Microsoft SQL Server 資料庫、dBASE 檔案或 Outlook 資料夾中的現有資料，以及許多其他資料來源。 你可以使用 Excel 連接多種資料來源，包括 Access、SQL Server 與 Analysis Services 資料庫、文字與 XML 檔案，以及 ODBC 和 OLE DB 資料來源。 不過，你無法透過 Excel 使用者介面編輯資料來更改來源資料。
Access 和 Excel 都提供連接 Windows SharePoint Services 清單資料的指令。 然而，Excel 僅提供唯讀連接 SharePoint 清單;而 Access 則允許你從 SharePoint 清單讀取和寫入資料。
資料完整性與彈性 唯一識別碼有助於維護資料的完整性，並確保沒有兩筆資料 (或紀錄) 包含完全相同的資料。 唯一識別碼也是你搜尋或排序資料時，最快速取得資料的方式。 在 Access 中，你可以使用 AutoNumber 資料型別自動為每筆紀錄產生唯一識別碼。 接著你可以利用這些識別碼，將一個資料表中的紀錄與另一個資料表中的一個或多個紀錄關聯起來。
Access 套用於資料的結構有助於確保資料的完整性。 存取權限可能要求一個資料表中的新紀錄必須有另一個資料表中已有的對應值，因此你無法建立「孤兒」紀錄。 例如，你不會希望訂單沒有包含顧客資訊。 存取權限可能需要你訂單表中的每個新紀錄，客戶表中必須有對應的客戶值。 這種所需的值對應稱為參照完整性。
你也可以自訂限制和規則，進一步確保資料輸入正確。 Excel 允許你以較自由的方式輸入資料，但因為 Excel 不支援關聯式資料，因此無法支援參考完整性。 不過，你可以使用 資料驗證 指令來控制 Excel 中的資料輸入。
資料分析
查詢 如果你經常需要根據變化的條件或事件以多種方式查看資料，Access 可能是儲存和處理資料的更好選擇。 Access 讓你可以使用結構化查詢語言 (SQL) (SQL) 查詢，快速取得你想要的資料列和欄，無論資料包含在一個資料表中還是多個資料表中。 你也可以在查詢中使用表達式來建立計算欄位。 在 Access 中使用表達式類似於在 Excel 中使用公式來計算數值。 你也可以使用 Access 查詢來摘要資料，並呈現彙總值，如總和、平均值和計數。
建模 在 Excel 中，你可以使用假設分析工具來預測工作表模型的結果。 假設分析讓你能在資料上執行不同的情境，例如最佳情境與最壞情境，並在摘要報告中比較多個情境的結果資料。 Access 則沒有類似功能。
樞軸與圖表 在這兩個程式中，你都可以建立樞紐分析表報告和樞紐分析表圖表。 然而，Excel 提供比 Access 更進階的樞紐分析表報告與圖表功能。 如果你打算建立詳盡的樞紐分析表報告或定期提供專業風格的圖表，建議使用樞紐分析表報告或 Excel 中的樞紐分析圖表，而非 Access 中的相同功能。
多使用者協作
Access 與 Excel 皆可用於協作環境，如 Windows SharePoint Services 與網路檔案分享，但在多位使用者存取資料的方式上有所不同。
多用戶存取資料 在正常運作下，Access 允許多個使用者同時開啟單一資料庫;這點運作良好，因為 Access 只鎖定正在編輯的資料;因此，其他使用者可以編輯不同的紀錄而不衝突。 在 Excel 中，你可以與其他使用者共用工作簿，但多用戶協作在不同時間處理該工作簿資料時效果最佳，而非同時進行。 實際上，Access 資料庫的使用者在一 組資料上協作，Excel 工作簿的使用者則在 文件上協作。
使用 Windows SharePoint Services 進行協作 這兩個程式都能整合 Microsoft Windows SharePoint Services 技術，如 SharePoint 清單與文件函式庫。
Access 提供多種方式，讓 SharePoint 網站上的多位使用者能協作。 例如，你可以將完整資料庫上傳到 Windows SharePoint Services 文件庫，讓表單和報告以 Windows SharePoint Services 視圖形式提供，並將資料庫連結到儲存在 SharePoint 清單中的資料。
Excel 僅提供一種方式，能在 SharePoint Services 網站上與多位使用者協作。 你可以將工作簿上傳到 Windows SharePoint Services 的文件庫，個別使用者可以借閱工作簿進行修改，防止其他使用者同時修改工作簿。 使用者可以在不從文件庫借出工作簿的情況下編輯工作簿，此時必須與其他使用者協調以避免資料衝突。
使用網路資料夾進行協作 如果你將 Access 資料庫儲存在共享網路資料夾中，多個使用者可以同時開啟資料庫並處理其資料。 使用者編輯個別紀錄時會被鎖定。 如果你把 Excel 工作簿存放在共用網路資料夾裡，一次只能有一個使用者編輯工作簿。 為了查看，多位使用者可在另一位使用者編輯時開啟工作簿，但這些使用者在編輯工作簿的使用者關閉工作簿前，無法對資料進行任何變更。
安全性
這兩個程式都提供類似的功能——密碼和加密——能幫助你防止資料遺失並防止未經授權的存取。 然而，Access 與 Excel 在使用者層級資料保護的運作方式上存在一些差異。
資料遺失防範 在 Access 中，你的工作會持續被保存，因此即使發生意外失敗，你也不太可能損失太多工作 (甚至) 。 然而，由於 Access 會持續儲存你的作品，你也可以做出後來決定不投入的變更。 為了確保你能以理想方式還原資料庫，你應該依照自己的需求建立資料庫檔案的備份副本。 你可以從備份中恢復整個資料庫，或只還原你需要的表格或其他資料庫物件。 如果你使用檔案系統備份工具，也可以從檔案系統備份中複製資料庫來還原資料。 在 Excel 中，你可以在更新資料的同時，在設定間隔時儲存自動恢復資訊。
使用者層級資料保護 在 Excel 中，你可以透過隱藏欄位和列資料來移除關鍵或私人資料，並保護整個工作表以控制使用者對隱藏資料的存取。 除了保護工作表及其元素外，你還可以鎖定或解鎖工作表中的儲存格，以防止其他使用者無意中修改重要資料。
檔案層級安全性 在檔案層級，你可以在兩個程式中使用加密，防止未經授權的使用者看到資料。 你也可以要求輸入密碼才能開啟資料庫檔案或工作簿。 此外，你還可以透過數位簽章來協助保護資料庫檔案或工作簿的安全。
資料存取受限 在 Excel 中，你可以設定使用者權限來存取資料，或設定唯讀權限，防止其他使用者對他們有權限的資料進行更改。 Access 不提供使用者層級的安全功能，但 Access 支援其連接的任何資料庫伺服器的使用者安全模型。 例如，如果你連結到 SharePoint 清單，Access 會遵守該 SharePoint 清單的使用者權限。 如果你想阻止未經授權的使用者接觸你的 Access 資料，可以透過設定密碼來加密資料庫。 使用者必須輸入密碼才能從資料庫讀取資料，即使他們是透過其他程式（如 Excel）存取資料。
欲了解更多如何協助保護您的資料的資訊，請參閱「 在 Access 2007 或更高版本設定或變更 Access 2003 使用者層級安全 」以及「 Excel 中的保護與安全」。
何時使用 Access
一般來說，當你需要定期追蹤和記錄資料，然後顯示、匯出或列印這些資料的子集時，Access 是最佳選擇。 存取表單提供比 Excel 工作表更方便的介面，方便處理你的資料。 你可以使用 Access 自動化經常執行的動作，Access 報告則能讓你以印刷或電子形式摘要資料。 Access 為您的資料提供了更多結構;例如，你可以控制可以輸入哪些類型的資料、可以輸入哪些值，並且可以指定一個資料表中資料如何與其他資料表中的資料相關聯。 這種結構有助於確保只輸入正確類型的資料。
Access 將資料儲存在看起來與工作表相似的表格中，但 Access 表格設計用於與其他資料表中資料的複雜查詢。
當您：
- 預期資料庫中會有許多人參與，因此您需要安全處理資料更新的強大選項，例如記錄鎖定與衝突解決。
- 預期需要在原本為平面或非關聯式資料表的資料集中新增更多資料表。
- 想執行複雜的查詢。
- 想要製作各種報告或郵寄標籤。
使用 Access 的常見情境
- 管理聯絡人你可以管理聯絡人和郵寄地址，然後在 Access 中建立報表，或與 Microsoft Office Word 合併資料，列印範本信件、信封或郵寄標籤。
- 庫存與資產追蹤 你可以建立家中或商業場所物品的清單，並將照片或其他相關文件與資料一同儲存。
- 訂單追蹤 你可以輸入產品、顧客和訂單的資訊，然後建立按員工、地區、時間段或其他數值顯示銷售的報表。
- 任務追蹤 你可以追蹤一群人的任務，並在其他人更新現有任務時同時輸入新任務。
- 組織借閱圖書館 你可以使用 Access 來儲存關於你的書籍和 CD 的資料，並追蹤你借給了誰。
- 活動策劃 您可以輸入活動日期、地點及參與者資訊，並列印活動行程表或摘要。
- 營養追蹤 記錄食譜，並記錄飲食和運動活動。
何時使用 Excel
作為試算表程式，Excel 可以將大量資料儲存在包含一個或多個工作表的活頁簿中。 然而，Excel 並非像 Access 那樣作為資料庫管理系統，而是針對資料分析與計算進行優化。 你可以利用這個靈活的程式建立分析模型，撰寫簡單與複雜的公式來計算資料，隨意調整資料的樞紐，並以各種專業風格的圖表呈現資料。 Microsoft Create 有多種 Excel 設計範本 可供選擇
當你：
- 要求資料呈現扁平或非關聯式視圖，而不是使用多重資料表的關聯式資料庫，且資料大多是數值。
- 經常對你的資料進行計算和統計比較。
- 想使用樞紐分析表報告，以緊湊且靈活的版面檢視階層式資料。
- 計劃定期製作圖表，並希望使用Excel中可用的新圖表格式。
- 想透過條件格式圖示、資料欄和色彩縮放來強調你的資料。
- 想要對你的資料進行複雜的假設分析操作，例如統計分析、工程分析和迴歸分析。
- 想要以簡單的清單來記錄項目，無論是個人使用還是有限的協作目的。
使用 Excel 的常見情境
- 會計 你可以在許多財務會計報表中使用 Excel 強大的計算功能——例如現金流量表、 損益表或損益表。
- 預算編制 無論你的需求是個人還是商業相關，你都可以在 Excel 中建立任何類型的預算——例如行銷預算計畫、活動預算或退休預算。
- 帳單與銷售 Excel 也適合管理帳單和銷售資料，你可以輕鬆建立所需的表單——例如銷售發票、包裝單或採購單。
- 報導 你可以在 Excel 中建立各種報告，反映你的資料分析或資料摘要——例如，衡量專案績效的報告、預測資料、資料摘要或呈現變異數資料的報告。
- 規劃 Excel 是建立專業計畫或實用規劃本的絕佳工具——例如每週課程計畫、市場調查計畫、年終稅務計畫，或幫助你規劃每週餐點、派對或度假的計畫本。
- 追蹤 你可以用 Excel 來追蹤工時表或清單中的資料——例如用來追蹤工作的時間表，或是用來追蹤設備的庫存清單。
- 使用曆法 由於其網格式結構，Excel 非常適合製作任何類型的行事曆——例如，用來追蹤學年活動的學年行事曆，或用來追蹤商業事件和里程碑的財政年度行事曆。
關於這些類別中任一的實用 Excel 範本，請參見 Microsoft Office Online 上的 Excel 範本 。
同時使用 Access 與 Excel
有時你可能會想利用兩個計畫所提供的福利。 舉例來說，你在 Excel 裡建立了一份工作表，可以計算和分析資料，但工作表變得過於龐大且複雜，許多其他使用者需要存取這些資料。 這時，你可能想把工作表匯入或連結到 Access，當作資料庫使用，而不是直接用 Excel。 或者，你可能有 Access 資料庫中的資料，想要建立一些詳細的 Excel 樞紐分析表報告和專業外觀的 Excel 圖表。
不管你先用哪個程式，你都可以把資料從一個程式轉移到另一個程式，然後繼續使用。 有沒有資料連線，你都可以從 Excel (將資料帶到 Access，反之亦然，) 透過複製、匯入或匯出。
欲了解更多如何在兩個程式間交換資料，請參閱 「將資料從 Excel 移至 Access」。