使用 InfoPath 和 Excel 建立資產追蹤解決方案

Microsoft Office InfoPath 允許你建立用於資料輸入與收集的表單範本。 Microsoft Office Excel 2007 讓使用者能夠計算、繪製圖表並分析資料。 透過同時使用這兩個程式和 XML，你可以輕鬆打造一個簡單但有效的無程式碼商業解決方案，用於追蹤公司資產。

本文內容

• 資產追蹤解決方案的建立簡介
• 步驟 1：自訂資產追蹤表單範本
• 步驟 2：映射結構檔案並在 Excel 中自訂表格佈局
• 步驟 3：建立樞紐分析表與樞紐分析圖表摘要報告
• 步驟四：收集用戶的資產資訊
• 步驟五：將表單匯入 Excel
• 最後建議：考慮使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫

資產追蹤解決方案的建立簡介

你可以在 InfoPath 和 Excel 之間交換 XML 資料。 雖然 Infopath 匯出 指令是將表單資料傳送到 Excel 的簡單直接方式，但你還可以採取另一種方式，提供更多彈性。 透過在 Excel 中明確映射 InfoPath XML 結構檔 (.xsd) ，然後將 InfoPath 表單檔案 (.xml) 匯入 Excel，您可以自訂資料的版面，並更好地利用 Excel 的功能，幫助你更有效率地管理和分析資料。

本文將使用InfoPath資產追蹤器範例表單範本，說明如何讓InfoPath、XML和Excel協同運作。 想像一下，每年你的組織都會盤點每位員工辦公室的資產。 接著會執行一份 Excel 報告，協助決定明年設備預算的分配方式。 下圖概述了您如何收集、追蹤及報告部門內的資產資料。

1. 資產追蹤表單範本會被建立。

2. 結構檔案會映射到 Excel 表格，並自訂表格的版面配置。

3. 會建立一個空白的樞透分析表與樞紐分析圖表摘要報告。

4. 資產追蹤表單用於收集用戶資料。

5。 所有表單資料都會匯出到 Excel 表格，並且樞紐分析表和樞紐分析圖的報表會重新整理。

此解決方案包含以下使用者角色與產品：

= 必修 = 非必要

	軟體需求
角色	Office InfoPath 2007	Office Outlook 2007	Office Excel 2007
解決方案 Designer
決策者
員工

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步驟 1：自訂資產追蹤表單範本

InfoPath 內建的資產追蹤表單範本，讓您能收集員工辦公室中每個資產的資訊、員工所屬部門、資產類別及資產細節。 在此解決方案中，表單設計師會透過 Office Outlook 2007 將表單範本提交到決策者的電子郵件帳號。

任務一：開啟並自訂資產追蹤表單範本

由於若表單範本包含包含連結圖片的富文字框控制，就無法將範本發佈給電子郵件收件人列表，因此你需要對資產追蹤器範例範本表單做些小調整。

1. 在 檔案 選單中，點選 「設計表單範本」。
2. 在 「設計表單範本 」對話框中，「 開啟表單範本」下方，點擊 「自訂範例」。
3. 在使用者入門對話框中，點選範例 - 資產追蹤器，然後在表單任務下方點選「設計此表單」。
4. 右鍵點選 assetNotes ，指向 富文字框 屬性，點選 顯示 標籤，然後在 可用格式中清除 連結圖片 的勾選框。

任務二：定義提交選項

接下來的任務是定義提交選項，讓員工能將唯一命名的表單檔案 (.xml) 提交到決策者的電子郵件帳號，作為附加檔案。

1. 在 工具 選單中，點擊 提交選項。

2. 在 「提交選項 」對話框中，選擇 「允許使用者提交此表單 」的勾選框。

3. 點選 「將表單資料傳送到單一目的地」，然後在列表中點選 「電子郵件」。

4. 按一下 [新增]。
   資料連線精靈出現了。

5. 在 「收件人 」欄位輸入決策者的別名，該決策者將接收所有提交的表格。

6. 若要指定唯一主旨行，請在 主旨 框中：

   • 點擊 插入公式 。
   • 輸入以下公式：

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

• 點選 「驗證公式」，然後再按兩次 確定 。

• 在 介紹 框中，輸入適當的訊息或加入此解答的重要指示。

• 按一下 [下一步]。

• 在嚮導的下一頁，點選 「將表單資料作為附件」，然後選擇 「附加表單範本」，以確保使用者能開啟表單 勾選框。
  這有助於確保員工在無法從網路位置存取表單範本檔 (.xsn) 時，能取得該檔案。

• 要為附件 名稱 框中的每個表單檔案指定唯一檔名 (.xml) ：

  1. 點擊 插入公式 。
  2. 輸入與 主旨 行相同的公式：

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

1. 點選 「驗證公式」，然後再按兩次 確定 。

• 按一下 [下一步]。
• 在精靈的下一頁，在「 輸入此資料連線名稱 」欄位，輸入一個描述性名稱以表示此提交資料連線。
• 請在 摘要 區確認資訊正確，然後點擊 完成。
• 將表單儲存到一個公開的網路資料夾，讓決策者及所有員工都能存取。

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步驟 2：映射結構檔案並在 Excel 中自訂表格佈局

建立 InfoPath 與 Excel 之間的連線需要三項任務：擷取資產追蹤表單範本的結構檔案、將此結構檔案映射到 Excel 中，以及自訂 Excel 表格的預設佈局，該表格將包含所有匯入的 XML 表單資料檔案。

任務 1：從 InfoPath 擷取結構檔案

1. 在 InfoPath 中，開啟資產追蹤表單範本檔。
2. 在 工具 選單中，點選 「設計此表單」。
3. 在檔案選單中，點選「另存為原始碼 Files」。
4. 在「 瀏覽資料夾 」對話框中，選擇一個資料夾或建立一個新資料夾，讓你想要存放結構檔案。

請注意儲存所有原始檔案的資料夾位置，以及結構檔案的名稱，在此例中為 myschema.xsd，該檔案包含 XML 資料表單的結構定義。

任務二：在 Excel 中映射 InfoPath 架構檔案

1. 建立一個新的 Excel 檔案，然後儲存到決策者可存取的位置。

2. 在 Excel 中，如果開發 者 標籤看不到，請執行以下操作：

   1. 點擊 Microsoft Office 按鈕的 ，然後點選 Excel 選項。

   2. 在 熱門 類別中，Excel 工作頂尖選項中，選擇功能區選取框中的 「顯示開發者」標籤 ，然後點擊 確定。

      注意

      功能區是 Microsoft Office Fluent 使用者介面的一個組成部分。

3. 在 [開發人員] 索引標籤上，按一下 [XML] 群組中的 [來源]。
   
   XML 原始碼 工作窗格會被顯示出來。

4. 點選 XML 地圖，然後在 XML 地圖 對話框中點選 新增。

5. 在一台運行 Windows Vista 的電腦上 

   1. 在地址列，點擊你在第 2 步「任務 1：從 InfoPath 解壓 schema 檔案」中建立的 myschema.xsd 檔案的磁碟或資料夾。
      在一台運行 Microsoft Windows XP 的電腦上 
   2. 在 「查找」 清單中，點擊包含你在步驟 2 中建立的 myschema.xsd 檔案的磁碟或資料夾，該檔案是「 任務 1：從 InfoPath 中擷取 schema 檔案」。

6. 按一下檔案，然後按一下 [開啟]。

7. 當出現 多重根 對話框時，點選 myschema.xsd 檔案中定義的 assetTracking 根節點，然後點擊 確定。
   XML 映射顯示在 XML 原始碼 工作窗格中。

8. 將 ns1：asset 節點元素（重複的 XML 元素）拖曳到你想顯示 Excel 表格的工作表位置。
   

任務三：自訂 Excel 表格的版面

預設情況下，Excel 會使用 XML 元素名稱作為表格的欄標題。 不過，你可以透過編輯欄位標頭的儲存格來更改欄位標題。

1. 若要修改預設欄位標頭，請保持選取 Excel 表格，找到以下字串前綴 ns1：asset，並移除它。 例如，你可以把 ns1：assetID 改成 ID。
   
2. 要調整欄位寬度，請點擊 「全部選擇 」按鈕，然後雙擊任一欄位標題邊界。

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步驟 3：建立樞紐分析表與樞紐分析圖表摘要報告

決策者使用樞紐分析表與樞紐分析圖報告，分析、探索並視覺化摘要資料。 事先設定好你想在此情境中使用的樞紐分析表和樞紐分析圖報告，讓決策者日後能輕鬆執行完成的資料報告。

1. 在 Excel 表格中選擇一個儲存格。
2. 在 「插入 」標籤， 表格群組中 點選「 樞紐分析表」，然後點選 「樞紐分析表」。
   
   隨後 Excel 會顯示 [建立樞紐分析表] 對話方塊。
3. 要將樞紐分析表報告放入從 A1 儲存格開始的新工作表中，點選 新工作表，然後點擊 確定。
   Excel 會在指定位置新增一個空的樞透分析表報告，並顯示樞紐分析表 欄位清單 ，方便你新增欄位、建立版面配置，以及自訂樞紐分析表報告。
4. 若要建立跨表格式的資料報告，將 ID 欄位拖曳到 Values 區域， 部門欄位拖 到 Column labels 區域， Category 欄位拖到 Row labels 區域， AssignedTo 欄位拖到 Report Filter 區域。
5. 按一下樞紐分析表。
6. 在圖表群組的「插入」標籤中，點擊長條圖類型。
   
7. 在 2-D 條中，選擇 Clustered Bar。
8. 請依照您的喜好調整樞紐分析圖報告的大小與位置。

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步驟四：收集用戶的資產資訊

現在，表單範本已準備好供所有員工填寫，您需要發布表單並寄送給每位員工。 當每位員工提交填妥的表單時，該表單會以XML資料檔形式傳送， (.xml) 附在電子郵件中至決策者的電子郵件帳號。 決策者接著可以將所有訊息移至Outlook中的專用InfoPath資料夾。 在此情況下，建議為所有使用者設定特定時間段完成表單，讓決策者在資料收集截止日抵達時能與所有表單一同執行報告。

1. 在 InfoPath 中，打開你在步驟 1：設計資產追蹤器範例範本時儲存的表單範本 (.xsn)
2. 在 工具 選單中，點選 「設計此表單」。
3. 在 檔案 選單中，點擊 發佈。
4. 在發佈精靈中，點選 電子郵件收件人列表，然後點擊 「下一頁」。
5. 在精靈的下一頁，在 表單範本名稱 框中輸入表單範本名稱，然後點擊 「下一步」。 表單範本名稱會出現在寄給你電子郵件收件人的郵件主旨標題中。
6. 在嚮導的下一頁，你可以選擇建立欄位，這些欄位會出現在你的 Outlook 資料夾中，幫助你整理電子郵件。
7. 按一下 [下一步]。
8. 按一下 [發佈]。
9. 發佈精靈完成表單範本發布後，會開啟包含表單的電子郵件訊息。
10. 填寫訊息，輸入員工姓名或使用分發名單，然後發送訊息。

在 Outlook 中，決策者可以以兩種方式之一組織所有提交的 XML 表單：

• 如果訊息第一次開啟時出現 InfoPath 表單資料夾的 訊息框，請點擊 建立表單資料夾。
• 在 Outlook 中建立一條規則，將所有相關的 InfoPath 表單移到 InfoPath 資料夾。
  欲了解更多資訊，請參閱 「使用規則管理訊息」。

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步驟五：將表單匯入 Excel

因為你已經建立了 Excel 工作簿的第 2 和第 3 步，決策者匯出並檢視表單資料變得簡單。 決策者只需將 XML 檔案 (.xml) 從 Outlook 匯出，將所有表單檔案匯入 Excel 工作簿，然後重新整理資料 (.xml) 。

任務一：將表單從 Outlook 匯出到 Windows 資料夾

1. 在 Outlook 中，選擇包含你從員工那裡收到的所有表單的資料夾，然後按 CTRL+A 選取所有表單的電子郵件訊息。
2. 右鍵點擊選取區，指向 InfoPath 動作，然後點 選匯出表單。
3. 在 匯出表單 對話框中，選擇一個資料夾，然後按下 確定鍵。

任務二：將表單匯入 Excel

1. 在你在步驟 2 建立的 Excel 工作簿 中：映射結構檔案並在 Excel 中自訂表格版面，選擇 Excel 表格中映射的儲存格之一。

2. 在 開發者 標籤的 XML 群組中，點選 匯入。
   
   會顯示匯 入 XML 對話框。

3. 在一台運行 Windows Vista 的電腦上 

   • 在 地址列中，點選包含在任務 1 中建立的 XML 資料檔案資料夾 ：從 Outlook 匯出表單到 Windows 資料夾 (.xml) 資料夾。
     在一台運行 Microsoft Windows XP 的電腦上 
   • 在 「查找」 清單中，點選包含在任務 1 中建立 (.xml) XML 資料檔案的資料夾 ：將表單從 Outlook 匯出到 Windows 資料夾。

4. 執行下列其中一個動作：

   • 如果檔案是連續的，按下 SHIFT，然後點選列表中的第一和最後一個檔案。
   • 如果檔案不連續，按 CTRL，然後點擊清單中你想匯入的每個檔案。

5. 按一下 [匯入]。
   

預設情況下，Excel 會覆蓋映射儲存格中現有的資料，這也是此商業解決方案期望的最終結果。 然而，決策者例如可以多次匯入資料，以在預定截止日前評估進度。

欲了解更多資訊，請參閱 連接至XML檔案。

任務三：刷新樞紐分析表與樞紐分析圖報告

• 點擊樞紐分析表報告中的一個儲存格。
• 在 選項 標籤中， 資料 群組中，點選「 全部重新整理」旁邊的箭頭，然後點 選「重新整理」。
  

Excel 工作簿現在包含了所有資料和摘要報告，幫助你分配明年的設備預算。 當然，如果需要，你也可以在 Excel 工作簿中進行進一步分析，例如排序、篩選或條件格式化資料。

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最後建議：考慮使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫

作為替代方案，建議使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫，而非 XML，來在 InfoPath 與 Excel 之間傳輸資料。

使用 SharePoint 清單

從 InfoPath 中，你可以輕鬆使用 SharePoint 清單作為唯讀資料來源。 你可以做以下兩種方法之一：

• 從 SharePoint 清單中，將資料匯出到 Excel，Excel 會自動建立 Excel 中的資料連線。
• 從 Excel 中，明確建立一個與 SharePoint 清單的資料連結。

一旦建立資料連線，你可以在 Excel 中重新整理資料，取得最新的資料。

你可以使用 SharePoint 清單來新增和更新資料，使用 InfoPath 表單顯示清單中的項目， (例如複雜或較長且最適合) 垂直顯示的項目，然後再用 Excel 進一步分析資料。

1. 顯示單一項目以便於 InfoPath 快速檢視。

2. 在 SharePoint 清單中新增並更新資料。

3. 用 Excel 重新整理並報告最新。

欲了解更多資訊，請參閱 新增資料連線至 SharePoint 文件庫或清單

使用 Access 資料庫

從 InfoPath 可以建立與 Access 資料庫的讀寫連線。 從 Excel 中，你可以明確建立一個資料連線到 Access 資料庫，並重新整理以取得最新資料。 你甚至可以設定連線，讓工作簿開啟時自動刷新，或定期刷新一次，例如每 5 分鐘一次。

你可以用 Access 資料庫作為 InfoPath 和 Excel 之間的中介。 當你向 Access 提交 InfoPath 表單時，你會更新 Access 資料庫。 當你在 Excel 中刷新資料連線時，你會從 Access 取得更新的資料。 實際上，你是在間接將 InfoPath 的資料提交到 Excel 工作簿。

1. 顯示並提交表單至Access資料庫。

2. 將資料儲存在 Access 資料庫中。

3. 用 Excel 重新整理並報告最新。

欲了解更多資訊，請參閱 設計基於 Microsoft Access 資料庫的表單範本。

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