本文討論組織可能使用 Microsoft Office InfoPath 及 InfoPath Forms Services 來改善業務流程的情境，例如費用報銷或保險理賠報告。
本文討論的情境與公司均屬虛構，僅供說明之用。 想了解 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 在真實商業環境中的應用，可以參考實際案例研究。 在 「參見」 部分找到更多案例研究資訊的連結。
本文內容
情境一：費用報告
A. Datum Corporation 是一家全國性的電腦設備與資訊科技服務供應商，銷售電腦、網路硬體及資訊科技服務合約。
A. Datum Corporation 內的許多團隊——包括行銷、銷售及支援顧問——會產生並報告與工作相關的費用。
A. Datum Corporation 的 IT 專業人員希望使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 來簡化公司內的費用申報流程。 特別是，他們希望避免資料輸入錯誤，並避免行政人員將費用報告資料重新輸入到另一個獨立資料庫。 A. Datum Corporation 也希望提供員工線上查看報銷狀態的方式。
InfoPath 之前
雖然 A. Datum 公司使用 Microsoft Office Excel 工作簿產生費用報表，但員工仍需手動提交報銷流程。 例如，一名員工在Excel工作簿中輸入了她的支出，然後列印了工作簿。 她在印刷報告上附上紙本路由單，然後透過內部郵件寄給她的經理。
批准報告後，經理核對了路由單上她的名字，然後透過內部郵件將報告寄給會計部門。 如果會計經理批准報告，則會發放報銷支票。 對於區域辦公室來說，從提交初次報告到員工收到報銷支票之間，可能會過了數週。
InfoPath 之後
由於從紙本流程轉換為使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 的自動化流程，A. Datum Corporation 減少了處理員工費用報表的時間與金錢。 員工現在可以在線上填寫表格，並以電子方式提交給主管。 經理批准報告後，可以電子方式將報告送交會計部門，進行最終核准與報銷。
轉換為基於 InfoPath 的系統的好處包括：
- 線上便利性 安裝 InfoPath 的員工可利用 InfoPath 填寫並提交費用報表表。 未安裝 InfoPath 的員工可透過網頁瀏覽器填寫並提交報銷單。
- 離線支援 如果員工在 InfoPath 填寫報銷表，他們可以將部分填寫的表單儲存到電腦，離線處理表單，然後在重新連線後將完成的表單提交到公司網路。 這對於對網路資源或網路存取間歇性或有限的員工尤其有用，例如經常出差的員工。
- 精度提升 由於表單範本設計用以協助確保資料完整性，因此無效條目較少發生。 例如，員工使用下拉選單框從標準化的費用類別列表中選擇，而不必記得並在表單中手動輸入費用類別。
- 效率員工可透過 Microsoft Windows SharePoint Services 網站上的頁面查看核准流程狀態。
情境二：保險理賠
Humongous Insurance 是一家大型跨國公司，向船隻、汽車及住宅業主銷售保險產品。 這些產品銷售給消費者和企業客戶。
Humongous Insurance 擁有超過一萬名流動員工，包括銷售人員、理賠調查員、律師、資訊科技人員、人力資源人員及財務人員。
Humongous Insurance 希望使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services，讓客戶、保險代理人及相關企業能使用線上表單處理保險理賠。
InfoPath 之前
在使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 之前，Humongous Insurance 的員工採用手動紙本理賠流程。 訪談完客戶後，客服人員會手動填寫理賠表格，然後將理賠表傳真給理賠員。 理賠員審查資料後，通常需要打電話給代理人確認，視傳真列印品質而定。
InfoPath 之後
從紙本理賠流程轉向 InfoPath 及 InfoPath Forms Services，使 Humongous Insurance 能夠線上連結客戶、業務員與理算師。
例如，Humongous Insurance 的客戶現在可以透過網路填寫瀏覽器啟用的表格提出理賠申請。 客戶可以前往 Humongous Insurance 網站，建立帳戶，登入並提出理賠申請。 客戶提交表格後，表格會以電子郵件形式寄給理賠員，電子郵件副本再寄給代理人。 如需要補充資訊，理賠員會將表格退回給代理人。 自動化系統降低了處理成本，縮短了理賠處理時間，並提升了整體客戶滿意度。
轉換為基於 InfoPath 的系統的好處包括：
- 便利性 除了透過電話提交理賠外，客戶還可透過網路填寫表單提交理賠。 這讓客戶能在方便的時間提交表單，而非僅限於標準營業時間內。
- 精度提升 由於表單範本設計用以協助確保資料完整性，因此無效條目較少發生。 例如，客戶或客服人員使用下拉選單框，從標準理賠類型列表中選擇，而不必在表單中手動查找理賠類型。
- 效率 此外，整合的核准流程讓代理人或理賠員能快速查看其他處理理賠方的狀態。 雖然 Humongous Insurance 的員工過去使用明確定義的工作流程，但他們的流程仍以紙本為主。 因此，代理人和理算員無法在不打電話的情況下迅速判斷理賠狀態。 例如，代理人可以在存放表單的 SharePoint 網站上的工作流程狀態頁面查看理賠員是否完成了審核流程。
情境三：許可申請
建築檢查部門是斯普林菲爾德市政府轄下的一個由100人組成的機構。
該機構負責審查電氣承包商提交的許可申請，並負責核准或拒絕這些申請。
建築檢查部門希望承包商能在網頁瀏覽器中填寫許可申請，讓許可流程更簡單方便。
InfoPath 之前
在使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 之前，建築檢查部採用手動紙本申請流程，導致資料輸入重複。 承包商在政府辦公室填寫紙本表格。 櫃檯人員將手寫表格送交接待員，後者將資料輸入資料庫系統。 資料輸入後，所得條目會與紙本表格進行比對以確保準確性。 若發現無效或難以理解的資料，該表格會以郵寄方式退還給承包商，並附上第二份包含更正錯誤條目指示的表格。
承包商提交修訂後的表格後，更新資料會被輸入資料庫，並對新條目與原始及第二份表格的準確性進行核對。 資料被認定有效後，審核程序隨即展開。 在核准階段，檢查員會根據各種標準批准或拒絕許可申請。 核准流程完成後，承包商會收到郵件通知決定。
InfoPath 之後
透過從紙本許可流程轉向使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 的自動化流程，建築檢查部門能夠線上連結承包商、職員和檢查員。
例如，當承包商在建築檢查部網站提交許可申請時，表格資料會被提交到位於建築檢查部網路上的資料庫。 申請提交後，新的許可申請會自動出現在 SharePoint 網站，接收代理人會檢查資訊完整性，並在申請表上以數位方式簽名以確認收到。
轉換為基於 InfoPath 的系統的好處包括：
- 線上便利性 承包商不再需要親自前往政府辦公室申請許可。 承包商現在可以透過網頁提交許可申請，透過瀏覽器（如 Firefox、Safari 或 Internet Explorer）填寫啟用的表單。
- 精度提升 由於許可表單範本設計用以協助確保資料完整性，因此無效條目較少發生。 例如，承包商在選擇申請許可類型時，會使用下拉選單框從標準類別列表中選擇，而不必在表單中手動查詢許可類型。
- 更佳的使用者體驗 資料提交後，建築檢查部內聯網網站會自動顯示一份新的許可申請表。 當職員打開表格時，他會看到承包商的公司資料和許可申請資料。
情境四：庫存管理
Wide World Importers 是一家總部位於馬里蘭州巴爾的摩的國際公司。 該公司進口紡織品、手工藝品及消耗品，特別重視來自北非的商品。
Wide World Importers 向分布於 12 個國家/地區的 70 多家供應商採購。 由於這些供應商持有的庫存具有相當動態且季節性，Wide World Importers 希望設計 InfoPath 表單範本，讓他們能輕鬆且有效地向供應商查詢庫存資訊。
InfoPath 之前
在使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 之前，Wide World Importers 採用手動紙本調查流程，導致資料輸入重複。 買家透過全球快遞保證郵寄問卷給海外供應商。 供應商會寄回填妥的調查表或傳真。 偶爾，他們會致電 Wide World Importers 詢問回應。 在極少數情況下，銷售人員會親自向供應商收集調查結果。 一般來說，Wide World Importers 可能會過好幾個月才會收到最終調查結果。
幾乎每項調查都導致重複的資料輸入。 這些紙本調查由Wide World Importers的秘書輸入資料庫。 所得資料庫紀錄與紙本表格進行比對以確保準確性。 若有任何無效或難以理解的資訊，會透過電話與供應商進行後續訪談。 若無法確認，則透過郵寄或傳真提出澄清請求。 在 Wide World Importers 收到更正資訊後，數據才得以最終確定。
InfoPath 之後
廠商不再以郵寄方式向全球進口商提交調查，而是透過網頁瀏覽器表單提交調查。 供應商在表單中輸入的資料會立即被輸入庫存資料庫。 由於轉換為 InfoPath 及 InfoPath Forms Services，Wide World Importers 現在享有以下好處：
- 線上便利性 透過基於 InfoPath 的系統，廠商可透過瀏覽器完成調查。 供應商不再需要將調查卷寄回或傳真給 Wide World Importers。
- 時效性在先前的紙本系統中，供應商填寫問卷到其回答輸入 Wide Word Importer 資料庫之間常有相當大的延遲。 因此，庫存估算常常過時。 透過啟用 InfoPath 瀏覽器的表單範本，廠商輸入表單的資料會立即填入庫存資料庫。
- 精度提升 由於表單範本設計用以協助確保資料完整性，因此無效條目較少發生。 例如，供應商在選擇產品類型時，會使用下拉選單框從標準類別列表中選擇，而不必在表單中手動查找商品類型。
情境五：市場調查
Proseware， Inc. 是一家總部位於加拿大的軟體公司，專門為印刷出版產業開發產品。
Proseware， Inc. 正在啟動其旗艦產品下一版的開發週期。 開發團隊決定使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services 來協助市場調查工作。 在與客戶的會議中，開發團隊計劃使用表單範本來收集並記錄客戶回饋。 此表單的目的是記錄所有與客戶的互動，以更深入了解客戶需求，並確保所收集的資料易於被發現並可重複使用。
表單範本會直接將資料提交到資料庫，讓員工能檢索並分析來自多個會議收集的資料。 Proseware， Inc. 希望將已完成的表單儲存在 SharePoint 網站上的函式庫中。
InfoPath 之前
雖然開發團隊成員過去在收集客戶與合作夥伴回饋時會使用 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 來做筆記，但分析與發布這些資料常導致重複的資料輸入。 團隊成員會自由撰寫筆記，相關資訊往往散落在文件內部或文件間。 當團隊成員想將他們收集的資訊納入技術規格時，他們花了很多時間在非標準文件中搜尋所需資料。
InfoPath 之後
改用標準資料收集流程，使用 InfoPath 及 InfoPath Forms Services，使 Proseware， Inc. 的開發團隊能減少內部收集、分析及發布資料的時間與金錢。
在與現有及潛在客戶會面時，開發團隊成員現在會使用 InfoPath 表單來收集客戶需求與想法的資料。 團隊使用SharePoint網站上的函式庫來儲存和分享表單。 從此函式庫中，團隊成員可填寫新的客戶資料表單、檢視現有表單中的資料、將已完成的表單匯出至Microsoft Office Excel 2003或Microsoft Office Excel 2007，或將多個表單的資料合併成一個表單。
轉換為基於 InfoPath 的系統的好處包括：
- 一致的資訊 表單範本旨在確保資訊的組織一致與形式化。 表單中出現在清單中的資料來自標準化的 SharePoint 清單和 .xml 檔案。 例如， 企業類型 清單中的條目直接來自 Proseware， Inc. 用來標準化各系統間商業資料交換的預先定義 XML 架構。
- 與現有系統的整合 當表單提交時，會自動儲存在 SharePoint 網站的函式庫中。 每個表單內的資料會顯示在表單外，也就是資料庫的欄位中。 這讓團隊成員能輕鬆找到並分類資料庫中的表單資料，無需逐個打開表單。
- 多重視角 客戶資料表單包含針對不同需求的檢視，包括用於記錄客戶資訊的獨立檢視、團隊發現、研究方法論及額外資源。 表單還包含專用的列印檢視，將其他檢視的資料彙整成一個方便且易於列印的格式。