使用記錄來歸檔或管理就地記錄

在 SharePoint 您可以管理檔案中的記錄，或管理與使用中檔相同的檔存放庫中的記錄。 使用就 SharePoint 就地方式，當您宣告檔已變成記錄時，記錄會維持在就地， SharePoint 以記錄的方式管理。 例如，當檔宣告為記錄時，可能會取得不同的保留原則，或使用者可能無法編輯。

混合式方法也是可能的。 例如，您可以使用使用中檔保留記錄兩年，然後在專案完成時將記錄移至記錄存檔。

當您考慮是否要在個別的記錄中心網站或建立檔的同一個共同合作網站記錄管理時，請考慮下列問題：

• 共同管理網站的管理是否適合記錄管理？ 您的產業是否受法規要求，要求記錄與使用中檔分開？ 應該信任共同協作網站的系統管理員來管理包含記錄的網站嗎？ 您可能會想要將記錄儲存在使用比共同作業網站更受限制存取的網站，或以其他排程備份的網站。

• 共同合作網站會使用多久？ 如果記錄必須保留超過專案進行中的時間，請選取就地記錄管理原則，表示您即使不再使用共同網站，也得維護共同網站。

• 檔成為記錄後，專案成員是否需要經常存取檔？ 如果您使用就地方法，無論檔是使用中或記錄，專案成員都能以相同的方式存取檔。

• 貴組織的記錄管理員是否只負責記錄，或負責所有資訊，無論資訊是使用中還是記錄？ 如果記錄管理員只負責正式記錄，則擁有另一個記錄中心網站可能比較容易。

下表說明您可以對記錄中心中的記錄執行哪些操作，以及共同處理網站中就地管理的記錄之間的差異。 這些差異會從記錄管理員和員工在專案小組共同合作的角度來呈現。

下表說明這兩種記錄管理方法之間的差異，這些方法可能會影響您管理 IT 資源的方式。