使用 Conversation Clean Up 刪除 Outlook 中的重複訊息

何謂交談？

你可能以電子郵件串這個詞來認識對話。 「交談」是一連串完整的電子郵件，從第一封郵件到所有回覆都包括在內。 「交談」的郵件都具有相同的主旨。

例如，當您傳送郵件給某人，然後他們會回覆「交談」結果。 在許多「交談」中，可能有許多往返的回覆。 許多人可能會在「交談」中回覆不同的訊息。

「交談清理」的功能為何？

「交談清理」會評估「交談」中每封郵件的內容。 如果某封郵件完全包含在其中一個回覆中，就會刪除前一封郵件。 請試想下例。

亞力將訊息傳送給庭亭和安東。 Anne 回覆了 Jeff 和 Tim， Outlook 訊息內容中包含了 Jeff 完整的原始訊息。 現在，提姆看到安妮的訊息，並回覆了傑夫和安妮。 提姆的回覆包含了對話中之前所有的訊息。 「交談清理」可以刪除所有的郵件，只剩下最後一封來自安東的郵件，因為該郵件內有所有先前郵件的複本。

「交談清理」最適合用於有許多往返回覆、特別是有許多收件者的「交談」。

移除多餘的郵件

1. (經典色帶) 在 主頁 標籤的 刪除 群組中，選擇 清理。

   

   (簡化色帶) 在 主頁 籤中，選擇 刪除旁邊的箭頭。

   

2. 選取下列其中一個選項：

   • 清理對話    目前的對話會被審查，重複的訊息也會被刪除。

   • 清理資料夾    所選資料夾中的所有對話都會被檢視，重複的訊息也會被刪除。

   • 清理資料夾 & 子資料夾    所選資料夾內的所有對話及其包含的資料夾都會被審查，並刪除多餘的訊息。

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變更交談清理選項

您可以指定哪些郵件可免於「清理」，以及要將刪除的郵件移至哪個位置。

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [選項]。

3. 選取 [郵件]。

4. 在 [交談清理] 底下，執行下列其中一項操作：

   • 要更改物品移動位置，在「清理」中，物品會進入此資料夾，選擇瀏覽，然後選擇 Outlook 資料夾。 根據預設，郵件會移到 [刪除的郵件] 資料夾。 如果您的 Outlook 設定檔中有多個電子郵件帳戶，每個帳戶都會有自己的 [刪除的郵件] 資料夾。 郵件會移到對應至各電子郵件帳戶的 [刪除的郵件] 資料夾。

   • 若要複製 [清理] 所刪除的項目資料夾結構 (當使用 [清理資料夾及子資料夾] 命令時)，請選取 [清理子資料夾時，會在目標資料夾中重建資料夾階層]。

     附註: 如果目的地是 [刪除的郵件] 資料夾，則無法使用這個選項。

   • 要永遠保留未讀訊息，請勾選「 勿移動未讀訊息 」的選項。 我們建議您不要選擇這個選項。 剩餘的「交談」郵件會包含刪除的郵件，包括您可能尚未讀取的郵件。

   • 若要永遠保留任何分類郵件，請勾選「 請勿移動分類郵件 」的勾選框。 建議您選取此選項。 分類會套用至特定的郵件，而刪除已分類郵件會造成已分類郵件遺失。

   • 要永遠保留任何被標記的訊息，請勾選「 勿移動被標記 訊息」的勾選框。 建議您選取此選項。 標幟會套用至特定的郵件，而刪除已標幟郵件會造成已標幟郵件遺失。

   • 若要永遠保留任何數位簽章訊息，請勾選「 勿移動數位簽章訊息 」勾選框。 建議您選取此選項。

   • 若有人在回覆中修改訊息，請選擇「 當回覆修改訊息時，請勿移動原始 勾選框」以保持原始訊息。 建議您選取此選項。 這可讓您擁有「交談」中所有內容的完整記錄，以免有人變更包含在回覆內的郵件。

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