使用 Outlook 行事曆時適用於組織的最佳做法

在管理員/代理人情境中操作

如果您的組織允許，請使用 [快取 Exchange 模式] 設定 Outlook 連線到您的 Exchange 信箱。此方法可提供最佳效能。

較新版本的 Microsoft Outlook、Microsoft Entourage、iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook 和 Mac 版 Microsoft Outlook 包含許多委派功能的改良功能。

對於 REST (新的模型共用案例) 建議我們簡化的許可權等級， (可以編輯、檢視標題和位置等 ) ，而不是自定義代理人的許可權。新模型共用不支援自定義許可權等級，並可能導致非預期的結果。從技術上來說，多位同一位管理員的代理人可以同時使用舊的模型 (MAPI) 和新的模型， (REST) 共用。我們建議在新的模型共享中設定所有管理員/代理人關係。

限制代理人的人數

Outlook 不會限制您能夠新增的代理人人數。然而，建議您僅授與 [編輯者] 權限給一 (1) 位代理人。此方法可讓您追蹤會議的處理時間及方式。由於代理人可以使用多部裝置存取您的資料，授與多位代理人 [編輯者] 權限將會讓您更難以判斷會議遺失或過期的原因。

即使您只授與 [編輯者] 權限給單一代理人，也請避免新增大量具有 [檢閱者] 或 [投稿者] 權限的代理人。這是因為新增大量代理人可能會耗用其他資源。例如，可能會達到規則數據的大小限制。當您新增代理人時，會進行各項變更：

Outlook 會套用權限到相關資料夾。
PublicDelegates Active Directory 屬性會更新，為代理人新增 [代理傳送者] 權限。
Outlook 會新增代理人到管理員信箱的轉寄規則中。如此會轉寄會議要求給代理人。
Outlook 會在管理員信箱中儲存額外的代理資訊。

每一個元件區域的限制有所不同。接近這些限制可能會影響效能與穩定性。

附註：

在產品開發與測試期間，Microsoft 最多使用四 (4) 位代理人。此外，代理人僅使用 Outlook。裝置並不包括在測試之中。
如果您需暫時或永久替換掉具有 [編輯者] 權限的代理人，請將他的權限從 [編輯者] 變更為 [檢閱者] 或 [無]。然後，將 [編輯者] 權限授與新的或備選代理人。

附註: 不支援將安全組設為代理人;相反地，個別用戶應設定為代理人。

處理週期性會議

設定週期性要事的結束時間與限制其發生次數

Outlook 讓排程具有多個定期週期性要事的會議變得更容易。建議您一律設定結束日期，並將週期性系列限制為特定次數。通常，週期性會議在某個時間點需要修改。例如，出席者會新增到單一專案或從中移除，或會議地點或時間會因假期日期或無法預料的情況而變更。 Outlook 會將這些特殊變更逐一儲存為會議例外。有大量例外的會議會導致會議系列難以管理。此外，還可能引發非預期的系統行為。當目前會議系列結束後，您隨時都可以建立新的會議系列。設定發生次數時，請將頻率納入考量。在一年期間，每周兩次的會議會比同一期間的每月會議多出約 90 次。

在原訂結束日期前結束週期性會議

雖然您可以取消週期性會議，但更好的選項是變更系列的結束日期。這可讓您和與會者保留過去會議的記錄。如果您取消所有週期性會議，則該歷程記錄都會遺失。最佳選項是設定新的結束日期，然後傳送更新給所有與會者。這樣會提早結束會議系列，但同時會保留先前會議的記錄。

附註:

如果您提早結束會議系列，與週期性會議相關聯的例外狀況會遺失。若要深入瞭解例外狀況，請參閱上方的。
當您需要變更現有會議系列的主旨時，也適用此最佳作法。提早結束會議系列，並使用不同的主旨建立新的週期性會議。

如需取消會議系列未來所有會議的詳細資訊，請參閱：取消系列中所有未來的會議

變更召集人

Outlook 未提供變更會議召集人的方式。若要變更週期性會議的會議召集人，請結束週期性會議。若要這麼做，請設定較早的結束日期並傳送更新給所有與會者。完成此步驟後，新的召集人應該建立新的週期性會議。

如需有關設定較早結束日期的詳細資訊，請參閱取消會議。

請避免使用週期性會議來共用附件

附件會使週期性會議的例外狀況變得更加複雜。每個例外均包含其本身的附件複本。當您新增例外到週期性會議時，系統會建立新的附件複本。如果您對其中一組附件進行變更，這些變更不會散佈到其他例外。如果您要求所有出席者都擁有任何指定會議的最新變更複本，建議您盡可能將附件儲存到 SharePoint 或 OneDrive，並使用連結共用。

附註: 在獨立、非週期性會議中新增和移除附件的動作完全受到支援。

處理所有會議要求與取消通知

雖然您可以直接從收件匣刪除會議要求，但最好的方式是選擇接受或拒絕，以正確地處理會議要求。一律使用 [從行事曆移除] 命令來處理收件匣中的會議取消。請避免直接從行事曆模組處理會議。

避免複製會議

根據設計， Outlook 移除複製的會議和原始會議之間的任何連結。這有助於避免不一致。較新版本的 Outlook 在主旨中新增文字字串「複製：」。這可讓您更容易識別會議版本。

不再支援從 Outlook 版本 2311 開始複製會議。這是為了避免複製會議的刻意變更。與複製的會議相關的動作會產生非預期的結果，因此建議您避免複製會議。這是長久以來所記錄的最佳作法。為了限制非預期的結果， Outlook 小組實作封鎖複製會議。

如需有關封鎖複製會議之最近更新的詳細資訊，請參閱：

Outlook 會使用「不支援複製會議」來封鎖複製會議。

轉寄會議要求

當您使用 Outlook 將會議轉寄給原本未受邀參加會議的人時， Outlook 傳送會議轉寄通知給會議召集人。當召集人收到會議通知時，新的出席者會新增至召集人的會議。如果現有的與會者需要知道會議多了一個與會者，則召集人必須開啟該會議，並傳送會議更新給所有的與會者。

附註:

不建議召集人轉寄自己的行事曆活動，可能會發生非預期的行為。相反地，召集人應使用 [必要]/[選用] 字段來新增或移除出席者。這也適用於代表召集人管理行事曆的代理人。
如果您想要讓他人知道有該會議，但不要透過邀請方式，您可以直接從行事曆拖曳會議邀請至 Outlook 左下角的 [郵件] 圖示。如此可開啟內含您所能傳送之會議相關資訊的電子郵件。請注意，這封電子郵件不會將收件者 () 新增至會議，而且它只包含日期、時間、主旨和議程等會議資訊。

對於 Microsoft Exchange 使用者

Microsoft Exchange Server 2007 同樣也引進「會議轉寄通知」作為行事曆參與功能的一部分。如果您使用 Outlook 連線到 Exchange Server 組織上的信箱，如果 Exchange 系統管理員設定了會議轉寄通知行為，可能會受到 Exchange 設定的 Exchange 設定所影響。例如，Exchange 系統管理員可能會禁止將會議轉寄通知傳送到遠端網域。

如果與會者位於與召集人不同的 Exchange 組織中，我們通常不建議與會者轉寄會議，除非滿足以下所有條件：

與會者使用 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。
出席者的 Exchange 系統管理員允許將會議轉寄通知傳送到遠端網域。
召集人使用Microsoft Outlook 用戶端。

如果出席者使用的是非 Exchange 郵件系統，我們通常建議不要轉寄會議，除非下列所有條件皆為 True：

與會者使用 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。
召集人使用Microsoft Outlook 用戶端。

如果召集人因任何原因沒有收到會議轉寄通知，會議出席者就不會新增到召集人的會議。如果召集人之後變更會議並傳送更新，只有原始受邀者會收到更新。先前收到會議轉寄復本的出席者不會收到更新。

如果上述限制使您無法順利且一致地轉寄會議邀請，建議您直接要求會議召集人新增所需的出席者。如果您不確定您和所要的出席者環境是否符合上述條件，請務必要求會議召集人新增所需的出席者。

附註: Outlook 代理人不會收到會議轉寄通知。

給 Microsoft Exchange 使用者的其他建議

維護連線到您行事曆的裝置

請確定連線到您行事曆的裝置已安裝所有最新更新。部分裝置會使用 Exchange ActiveSync 將行事曆與其他資料夾同步。這些裝置包括 iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook、Apple iOS 和 Android 裝置。 Research In Motion (RIM) BlackBerry 裝置及其他裝置也可以與行事曆同步。

附註: 在某些情況下，多個 Outlook 用戶端與裝置可能會同時修改項目，因而導致衝突。若要將此可能性降到最低，請不要在相當短的時間內處理兩個或多個用戶端或裝置上的相同專案。

維護與 Outlook整合的載入巨集

大部分，如果不是全部， Outlook 載入巨集會存取 Outlook 數據。不論是在 Outlook 還是在其他裝置上，載入巨集都可能會變更您正在同時編輯的 Outlook 專案。而這可能導致衝突。若要將此可能性降到最低，請務必為任何與 Outlook整合的載入巨集或程式安裝最新的更新。卸載或停用您不使用或不需要與 Outlook整合的任何程式和載入巨集。