你可以使用 Microsoft Query 從外部來源檢索資料。 透過使用 Microsoft Query 從企業資料庫和檔案中擷取資料，你不必在 Excel 中重新輸入想分析的資料。 你也可以在原始資料庫更新新資訊時，自動刷新 Excel 報告和摘要。
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使用 Microsoft Query，你可以連接外部資料來源，從這些外部來源選擇資料，匯入工作表，並視需要重新整理資料，以保持工作表資料與外部資料同步。
你可以存取的資料庫類型你可以從多種資料庫取得資料，包括 Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server 以及 Microsoft SQL Server OLAP 服務。 你也可以從 Excel 工作簿和文字檔中取得資料。
Microsoft Office 提供驅動程式，供您從以下資料來源擷取資料：
- Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP 提供者)
- Microsoft Office Access
- dBASE
- Microsoft FoxPro
- Microsoft Office Excel
- Oracle
- 悖論
- 文字檔案資料庫
你也可以使用 ODBC 驅動程式或其他廠商的資料來源驅動程式，從未列出的資料來源（包括其他類型的 OLAP 資料庫）中擷取資訊。 如需安裝此處未列出的 ODBC 驅動程式或資料來源驅動程式，請查閱資料庫文件，或聯絡您的資料庫供應商。
從資料庫中選擇資料 你透過建立查詢從資料庫取得資料，查詢是針對外部資料庫中儲存的資料提出的問題。 例如，如果你的資料儲存在 Access 資料庫中，你可能會想知道特定產品的銷售數據，按地區分類。 你可以只選擇你想分析的產品和區域的資料，來取得部分資料。
使用 Microsoft Query，你可以選擇想要的資料欄位，並只將該資料匯入 Excel。
一次更新你的工作表 一旦你在 Excel 工作簿中取得外部資料，當資料庫有變動時，你可以重新整理資料以更新分析——無需重新建立摘要報告和圖表。 例如，你可以建立每月銷售摘要，並在新的銷售數據到來時每月更新。
Microsoft Query 如何使用資料來源 在你為特定資料庫設定資料來源後，隨時可以使用它來建立查詢，從該資料庫中選取並檢索資料——而不必重新輸入所有連線資訊。 Microsoft Query 利用資料來源連接外部資料庫，並顯示可用的資料。 當你建立查詢並將資料回傳到 Excel 後，Microsoft Query 會同時提供查詢與資料來源資訊，讓你在想要刷新資料時重新連接資料庫。
使用 Microsoft Query 匯入資料 再將外部資料匯入 Excel 並使用 Microsoft Query 時，請遵循以下基本步驟，每項步驟將在後續章節中詳細說明。
連接到資料來源
什麼是資料來源？ 資料來源是一組儲存的資訊，讓 Excel 和 Microsoft Query 能夠連接到外部資料庫。 當你使用 Microsoft Query 設定資料來源時，你會給資料來源一個名稱，然後提供資料庫或伺服器的名稱、資料庫類型，以及你的登入和密碼資訊。 這些資訊還包括 OBDC 驅動程式或資料來源驅動程式的名稱，後者是連接特定類型資料庫的程式。
使用 Microsoft Query 建立資料來源：
在 「資料 」標籤中，「 取得外部資料 」群組，點選 「來自其他來源」，然後點選 「來自 Microsoft 查詢」。
注意
Excel 365 已將 Microsoft Query 移至 Legacy Wizards 選單群組。 此選單預設不會顯示。 要啟用，請點到 檔案、 選項、 資料，並在 「顯示舊有資料匯入精靈 」區段啟用。
執行下列其中一個動作：
- 若要指定資料庫、文字檔或 Excel 工作簿的資料來源，請點擊「 資料庫」 標籤。
- 若要指定 OLAP 立方體資料來源，請點擊 OLAP 立方體 標籤。這個分頁只有在你從 Excel 執行 Microsoft Query 時才會開啟。
雙擊 <「新資料來源>」。
-或-
點選 <新資料來源>，然後再點擊 確定。
會顯示「 建立新資料來源 」對話框。在第一步，輸入名稱以識別資料來源。
在步驟 2 中，點選你所使用的資料庫類型的驅動程式。
注意
- 如果你想存取的外部資料庫不被 Microsoft Query 安裝的 ODBC 驅動程式支援，那麼你需要從第三方廠商（例如資料庫製造商）取得並安裝一個 Microsoft Office 相容的 ODBC 驅動程式。 請聯絡資料庫供應商以取得安裝說明。
- OLAP 資料庫不需要 ODBC 驅動程式。 安裝 Microsoft Query 時，會安裝使用 Microsoft SQL Server Analysis Services 建立的資料庫驅動程式。 要連接其他 OLAP 資料庫，你需要安裝資料來源驅動程式和用戶端軟體。
點選 「連接」，然後提供連接資料來源所需的資訊。 對於資料庫、Excel 工作簿和文字檔案，你提供的資訊取決於你選擇的資料來源類型。 您可能會被要求提供登入名稱、密碼、所使用的資料庫版本、資料庫位置，或其他與該資料庫類型相關的資訊。
重要
- 請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 弱式密碼未結合這些元素。 強式密碼：Y6dh!et5。 弱式密碼：House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。
- 您必須記住密碼。 若忘記了密碼，Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處，不要將所保護的資訊存放在同一處。
輸入所需資訊後，點擊 確定 或 完成 ，返回 建立新資料來源 對話框。
如果你的資料庫有資料表，且你希望某個特定資料表能自動在查詢精靈中顯示，請點選步驟 4，然後點選你想要的表格。
如果你不想在使用資料來源時輸入登入名稱和密碼，請在資料來源定義框中選擇 「儲存我的使用者 ID 和密碼 」。 儲存的密碼並未加密。 如果該勾選框無法使用，請向你的資料庫管理員查詢是否能啟用此選項。
注意
連接資料來源時避免儲存登入資訊。 這些資訊可能以純文字形式儲存，惡意使用者可能會存取這些資訊，從而危害資料來源的安全。
完成這些步驟後，你的資料來源名稱會出現在 「選擇資料來源 」對話框中。
使用查詢嚮導來定義查詢
大多數查詢都可以使用查詢精靈查詢嚮導讓你輕鬆選取並整合資料庫中不同資料表和欄位的資料。 你可以透過查詢精靈選擇想要包含的資料表和欄位。 內部連接 (一種查詢操作，指定兩個資料表的列會根據相同的欄位值合併) 當嚮導在一個資料表中辨識到主鍵欄位，在另一個資料表中辨識同名欄位時，會自動建立。
你也可以用精靈來排序結果集並做簡單的篩選。 在精靈的最後一步，你可以選擇將資料回傳到 Excel，或在 Microsoft Query 中進一步細化查詢。 建立查詢後，你可以在 Excel 或 Microsoft Query 中執行。
啟動查詢精靈，請執行以下步驟。
- 在 「資料 」標籤中，「 取得外部資料 」群組，點選 「來自其他來源」，然後點選 「來自 Microsoft 查詢」。
- 在 「選擇資料來源 」對話框中，請確認已勾選「 使用查詢嚮導建立/編輯查詢 」的勾選框。
- 雙擊你想使用的資料來源。
-或-
點選你想使用的資料來源，然後點 確定。
直接在 Microsoft Query 中處理其他類型的查詢 如果你想建立比查詢嚮導更複雜的查詢，可以直接在 Microsoft Query 中操作。 你可以使用 Microsoft Query 來查看並更改你在查詢嚮導中開始建立的查詢，或者你可以在不使用嚮導的情況下建立新的查詢。 當你想建立以下任務的查詢時，可以直接在 Microsoft Query 中操作：
- 從欄位中選擇特定資料 在大型資料庫中，你可能會想選擇欄位中的一部分資料，省略不必要的資料。 例如，如果你需要在包含多個產品資訊的欄位中，針對兩個產品的資料，你可以使用條件只選擇你想要的兩個產品的資料。
- 每次執行查詢時，根據不同的條件檢索資料 如果你需要為多個區域建立相同的 Excel 報告或摘要，且資料相同，例如每個區域的銷售報告，你可以建立參數查詢。 當你執行參數查詢時，會被提示輸入一個值作為查詢選擇記錄時的準則。 例如，參數查詢可能會提示你輸入特定區域，你可以重複使用這個查詢來建立每個區域銷售報告。
- 以不同方式連結資料 查詢嚮導所建立的內部連接是建立查詢時最常見的連接類型。 不過有時候，你會想用不同類型的接合方式。 例如，如果你有一個產品銷售資訊表和一個客戶資訊表，查詢嚮導建立的內部連接 () 會阻止尚未購買的客戶紀錄被檢索。 透過 Microsoft Query，你可以將這些資料表連結起來，取得所有客戶紀錄，以及已購買客戶的銷售資料。
要啟動 Microsoft Query，請執行以下步驟。
- 在 「資料 」標籤中，「 取得外部資料 」群組，點選 「來自其他來源」，然後點選 「來自 Microsoft 查詢」。
- 在 「選擇資料來源 」對話框中，請確認 「使用查詢嚮導建立/編輯查詢 」勾選框是清晰的。
- 雙擊你想使用的資料來源。
-或-
點選你想使用的資料來源，然後點 確定。
重複使用與分享查詢 在查詢嚮導和 Microsoft Query 中，你都可以將查詢儲存為 .dqy 檔案，方便修改、重用和分享。 Excel 可以直接開啟 .dqy 檔案，讓你或其他使用者能從同一查詢中建立額外的外部資料範圍。
要從 Excel 開啟已儲存的查詢：
- 在 「資料 」標籤中，「 取得外部資料 」群組，點選 「來自其他來源」，然後點選 「來自 Microsoft 查詢」。 會顯示「 選擇資料來源 」對話框。
- 在 「選擇資料來源 」對話框中，點擊「 查詢 」標籤。
- 雙擊你想開啟的已儲存查詢。 查詢會顯示在 Microsoft Query 中。
如果你想開啟已儲存的查詢，而 Microsoft Query 已經開啟，請點擊 Microsoft 查詢 檔案 選單，然後點 選「開啟」。
如果你雙擊 .dqy 檔案，Excel 會打開、執行查詢，然後把結果插入新的工作表。
如果你想分享基於外部資料的 Excel 摘要或報告，可以給其他使用者一本包含外部資料範圍的工作簿，或者建立範本。 範本可以讓你儲存摘要或報告，而不儲存外部資料，檔案會變小。 當使用者開啟報告範本時，外部資料會被取得。
在 Excel 中處理資料
在查詢嚮導或 Microsoft Query 建立查詢後，你可以將資料回傳到 Excel 工作表。 資料接著會變成外部資料範圍或樞紐分析表報告，你可以格式化和刷新。
格式化擷取資料 在 Excel 中，您可以使用圖表或自動子計等工具來呈現並總結 Microsoft Query 取得的資料。 你可以格式化資料，且格式會在刷新外部資料時保留。 你可以用自己的欄位標籤取代欄位名稱，並自動加入列號。
Excel 可以自動格式化你在範圍末尾輸入的新資料，使其與前一列相符。 Excel 也能自動複製前一列重複的公式，並將其擴展到其他列。
注意
為了擴展到該範圍的新列，格式與公式必須出現在前五列中至少三個。
你可以隨時 (或) 開啟此選項：
- 點選 「檔案>選項>進階」。
- 在 編輯選項 區塊中，選擇 「擴展資料範圍格式與公式 」勾選。 若要再次關閉自動資料範圍格式化，請勾選此勾選框。
刷新外部資料 當你刷新外部資料時，你會執行查詢，取得符合你規格的任何新資料或變更資料。 你可以在 Microsoft Query 和 Excel 中重新整理查詢。 Excel 提供多種查詢刷新選項，包括每次開啟工作簿時刷新資料，以及在定時間隔自動刷新。 你可以在資料更新時繼續用 Excel 工作，也可以在資料更新時查看狀態。 欲了解更多資訊，請參閱 「在 Excel 中刷新外部資料連線」。