共用 SharePoint 檔案或資料夾

套用到
SharePoint Server 2019 Office 365 商務基本版 Microsoft 365 系統管理員 由 21Vianet 提供的 Office 365 - 小型企業系統管理員

您儲存在 SharePoint 網站上的檔案通常可供擁有網站權限的每個人使用，但您可能會想要與沒有網站存取權的使用者共用特定檔案或資料夾。 當您共用檔案和資料夾時，您可以決定是否允許其他人編輯或只檢視。 您可以 隨時查看 SharePoint 檔案的共用對象，以及 停止共用 SharePoint 檔案或資料夾，或變更權限。

注意

  • 若要共用 OneDrive 檔案和資料夾，請參閱 共用 OneDrive 檔案和資料夾。
  • 您也可以 共用整個網站。
  • 您的共用體驗看起來可能會與下列步驟和螢幕擷取畫面稍有不同，但本資訊仍可協助您共用檔案和資料夾。
  • 從新式體驗共用檔案或資料夾會中斷清單/文件庫層級的繼承。 

選取要共用的檔案或資料夾

  1. 在您的 SharePoint 網站上，前往您要共用檔案的文件庫。

  2. 選取您要共用的檔案或資料夾，方法是選取其圓形圖示。

    注意

    無法同時共用多個項目。 相反地，您可以將要共用的內容新增至資料夾，然後共用資料夾。

    1. 如果您使用的是清單檢視，請選取項目左側的圓圈。
    2. 如果您使用的是並排檢視，請選取項目右上角的圓圈。

  3. 選取頁面頂端的 [ 共用] 圖示[共用 ]。

    注意

    • 如果選取的檔案或資料夾已與某人共用，底部會有一個 [共用對象] 清單。 每個影像都是個人的個人檔案相片，或檔案已共用之群組的縮寫。 如果您想要編輯個人或群組的存取層級，請選取相片或群組縮寫以開啟 [管理存取]。
    • 如果選取的檔案或資料夾目前未與某人共用，就不會有 [共用對象] 清單。 

    與清單共用的螢幕擷取畫面

  4. 接下來，您可以選擇與特定人員共用，或使用「複製連結」共用。

與特定人員共用

如果您想要傳送電子郵件邀請給人員或群組，並追蹤記錄您邀請的人員，則請選擇此選項。 這也可以讓您之後視需要移除特定個人或群組的權限。

您可以透過指定與特定人員共用：

(A) 收件者

(B) 其與檔案或資料夾相關的權限
與特定人員共用的螢幕擷取畫面

  1. 新增收件者：在 [名稱]、[群組] 或 [電子郵件 ] 欄位中，開始輸入您要共用檔案或資料夾之收件者的電子郵件地址或連絡人名稱。 當您開始在方塊中輸入資訊時，您也可以從出現的清單中選擇連絡人。
  2. 指定權限：使用 [名稱]、[群組] 或 [電子郵件 ] 欄位右邊的鉛筆圖示來指定權限： 可以編輯、可以檢視或 無法下載。 然後按照以下的相同步驟，與您列出的特定人員共用。 針對 Word 文件，您可以使用 [可以檢閱] 選項，讓其他人新增註解和建議，但防止他們進行編輯。
  3. 如果您想要的話，在名稱、群組或電子郵件 欄位下方包含 訊息。
  4. 選取 [傳送]。 

注意

請尊重著作權，並留意您在線上共用的內容。 複製或共用未獲授權的內容將違反 Microsoft 服務合約。

選取此選項與多人 (甚至是您可能不認識的人) 共用項目。 例如，您可以將這些文章連結發佈至 Facebook、Twitter 或 LinkedIn，或在電子郵件或訊息中共用。 視您設定的權限而定，任何取得連結的人員都可以檢視或編輯項目。 擁有連結的使用者無法上傳新項目。 請注意，連結也可以轉寄而且不需要登入。

  1. 在 [複製連結] 旁邊，選取 [連結] 設定齒輪以開啟連結設定。

    注意

    視系統管理員所設定之設定的不同，您可能有不同的預設設定。 例如，此按鈕可以顯示 [您的組織People可以<編輯]。>

  2. 若要變更連結權限，請選取您想要授與連結存取權的選項：

    複製連結設定的螢幕擷取畫面

    注意

    如果共用選項呈現灰色停用狀態，則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如，他們可能會選擇移除 [任何人] 選項，以避免將可用的連結轉寄給組織外部的其他人。

    • 任何人都可以 存取收到此連結的任何人，無論是您直接傳送還是有人轉寄。 這可能包括組織外部的人員。 除非絕對必要，否則建議您避免使用此選項。

    • 具有連結的組織中的<>People可讓貴組織中擁有連結的任何人存取檔案，無論他們是直接從您接收，還是從其他人轉寄檔案。

    • 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 它不會變更任何權限，也不會共用連結。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員，請使用這個選項。 

    • 您選擇的 People 僅提供您指定的人員存取權，儘管其他人可能已經具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請，則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

      注意

      為了追蹤存取並確保安全性，您只可以與貴組織或擁有 Microsoft 帳戶的人共用。

  3. 在 [其他設定] 底下，您可以設定下列任一選項：

    • [可以編輯 ] 可讓使用 Microsoft 帳戶登入的人員編輯他們有權存取的檔案或資料夾。 如果您正在共用資料夾，擁有 [編輯] 權限的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除資料夾中其可存取的任何項目。

      注意

      • [可以編輯 ] 預設為開啟。
      • 有些連結的選項有限，而且只是匿名連結。

    • 可以檢閱 ：限制人員在檔案上留下註解及提出建議。 

      注意

      • 只有 Word 文件具有此權限選項。
      • 如果某人已經擁有文件的編輯權限，選取 [可以檢閱 ] 並不會阻止他們進行編輯。 對他們來說，文件會在編輯模式中開啟。

    • 可以檢視 表示其他人不需登入就能檢視、複製或下載您的項目。 連結也可以轉寄給其他人。 不過，他們不能在您的 SharePoint 版本上進行變更。 

    • [無法下載 ] 會防止使用者下載其有權存取的檔案或資料夾。 

    • [設定到期日] 可讓您設定連結到期的日期。 在您設定的日期之後，連結將不再有效，您必須為需要存取您檔案或資料夾的使用者建立新連結。 僅在匿名連結上設定到期日。

      注意

      設定到期日僅在它是任何人連結時可用。

    • [設定密碼] 可讓您設定密碼來存取檔案。 當使用者按一下連結，他們將收到輸入密碼的提示之後才能存取檔案。 您必須將這個密碼分別提供給任何您想要共用檔案的人。 設定密碼日期僅適用於匿名連結。

      注意

       設定密碼日期只有在是 [任何人] 連結時才能使用。

  4. 設定所有連結設定和權限後，選取 [套用]。 

  5. 選取 複製連結。

  6. 貼上連結，然後以電子郵件、訊息或貼文傳送。

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