Microsoft Office Excel 有許多可輕鬆管理和分析數據的功能。 若要充分利用這些功能，請務必依照下列指導方針整理及格式化 工作表 中的數據。
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數據組織指導方針
將類似的專案放在同一欄 設計數據，讓所有列在同一欄中有類似的專案。
將數據範圍分開 在工作表上的相關數據範圍與其他數據之間，至少保留一個空白欄和一個空白列。 當您排序、篩選或插入自動小計時，Excel 就能更輕鬆地偵測和選取範圍。
將重要數據置於範圍上方或下方的位置 避免將重要數據置於範圍的左方或右側，因為當您篩選範圍時，數據可能會隱藏。
避免範圍中的空白列和欄 避免在數據範圍內放置空白列和欄。 這樣做可確保 Excel 能夠更輕鬆地偵測及選取相關數據範圍。
顯示範圍內的所有列和欄 在您變更數據範圍之前，請先確認已顯示任何隱藏的列或欄。 當範圍中的列和欄未顯示時，可能會不慎刪除數據。 如需詳細資訊，請參閱 隱藏或顯示列和欄。
數據格式指導方針
使用欄標籤識別數據 藉由對數據套用不同的格式，在數據範圍的第一列中建立欄卷標。 Excel 接著可以使用這些標籤來建立報表，以及尋找及組織數據。 針對與您指定給範圍內數據的格式不同的欄卷標，使用字型、對齊方式、格式、圖樣、框線或大寫樣式。 在輸入欄標籤之前，請將儲存格格式化為文字。 如需詳細資訊，請參閱 設定工作表格式的方法。
使用儲存格框線來區分數據 當您想要分隔標籤與數據時，請使用儲存格框線，而非空白列或虛線，在標籤下方插入線條。 如需詳細資訊，請參閱在工作表中套用或移除儲存格框線。
避免前置或結尾空格以避免錯誤 避免在儲存格開頭或結尾插入空格來縮排數據。 這些額外的空格可能會影響排序、搜尋，以及套用至儲存格格式。 您可以使用儲存格內的 [增加縮排 ] 命令，而不是輸入空格來縮排數據。 如需詳細資訊，請參閱 調整儲存格中的數據位置。
延伸數據格式和公式 當您新增數據列至數據範圍的結尾時，Excel 會延伸一致的格式設定和公式。 前五個儲存格中的三個必須使用相同的格式，才能延伸該格式。 上述所有公式都必須一致，才能延伸公式。 如需詳細資訊，請參閱 在工作表單元格中自動填入數據。
使用 Excel 表格格式處理相關數據 您可以將工作表上的連續儲存格範圍變成 Excel 表格。 表格定義的數據可以不受表格外部數據的操作，而且您可以使用特定表格功能來快速排序、篩選、合計或計算表格中的數據。 您也可以使用數據表功能，在單一工作表的多個數據表中組織該數據，藉此將相關數據集分組。 如需詳細資訊，請參 閱 Excel 表格概觀。
