建立使用 InfoPath 和 Excel 資產追蹤器解決方案

Microsoft Office InfoPath 可讓您建立資料輸入與集合的表單範本。 Microsoft Office Excel 2007 可以讓使用者計算、圖表及分析資料。 您可以同時使用這兩個程式和 XML,輕鬆建立一個簡單但有效且無程式碼的商務方案,以追蹤公司中的資產。

追蹤資產的解決方案概觀

本文內容

建立資產追蹤器解決方案簡介

您可以在 InfoPath 和 Excel 之間交換 XML 資料。 雖然 Infopath匯出命令是一種簡單且直接的方式,可將表單資料傳送至 Excel,但是您也可以使用另一個方法來提供更大的彈性。 透過在 Excel 中明確對應 InfoPath XML 架構檔案(.xsd),然後將 InfoPath 表單檔案(.xml)匯入 Excel,您就可以自訂資料的版面配置,以及更好地利用 Excel 中的功能,協助您更有效率地管理及分析資料。

在本文中,我們將使用 InfoPath 資產追蹤器範例表單範本來示範如何讓 InfoPath、XML 及 Excel 共同作業。 設想每年,您的組織都會在每個員工的每個辦公室中清點資產。 接著,系統會執行 Excel 報表,以協助您決定如何為下一年的裝置預算進行配置。 下圖簡要說明您可以如何在您的部門中收集、追蹤及報告資產資料。

a

1. 已建立資產追蹤器表單範本。

2. 架構檔案會對應至 Excel 表格,而表格版面配置則是自訂的。

3. 已建立空白的樞紐分析表和樞紐分析圖摘要報表。

4. 資產追蹤器表單可用來收集使用者的資料。

5. 將所有表單資料匯出至 Excel 表格,並重新整理樞紐分析表和樞紐分析圖報表。

這個方案涉及下列使用者角色和產品:

完整支援圖示 = 必要 不支援圖示 = 不必要

軟體需求

[角色]

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

解決方案設計工具

完整支援圖示

完整支援圖示

完整支援圖示

決策人

完整支援圖示

完整支援圖示

完整支援圖示

員工

完整支援圖示

完整支援圖示

不支援圖示

頁面頂端

步驟1:自訂資產追蹤器表單範本

[資產追蹤器] 表單範本包含在 InfoPath 中,可讓您收集員工辦公室、員工所屬的部門、資產類別的相關資訊,以及每個資產的詳細資料。 在這個方案中,表單設計工具會使用 Office Outlook 2007,將表單範本提交至決策提供者的電子郵件帳戶。

資產追蹤器範本

任務1:開啟並自訂資產追蹤器表單範本

由於您無法將表單範本發佈至電子郵件收件者清單(如果它有包含連結影像的 rtf 文字方塊控制項),因此您必須對資產追蹤器範例範本表單進行較小的變更。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [設計表單範本]。

  2. 在 [設計表單範本] 對話方塊的 [開啟表單範本] 底下,按一下 [自訂範例]。

  3. 在 [快速入門] 對話方塊中,按一下 [範例資產追蹤器],然後在 [表單工作] 底下,按一下 [設計此表單]。

  4. 以滑鼠右鍵按一下 assetNotes控制項,指向[rtf 文字方塊內容],按一下 [顯示] 索引標籤,然後在 [可用的格式設定] 下,清除 [連結的影像] 核取方塊。

任務2:定義提交選項

下一個工作是定義 [提交] 選項,讓員工能將唯一命名的表單檔案(.xml)提交至決策製作者的電子郵件帳戶做為附加檔案。

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [提交選項]。

  2. 在 [提交選項] 對話方塊中,選取 [允許使用者提交此表單] 核取方塊。

  3. 按一下 [傳送表單資料至單一目的地],然後在清單中按一下 [電子郵件]。

  4. 按一下 [新增]。

    [資料連線嚮導]隨即出現。

  5. 在 [收件者] 方塊中,輸入要接收所有已提交表單之決策者的別名。

  6. 若要指定唯一的主題行,請在 [主旨] 方塊中:

    • 按一下 [插入公式 按鈕圖像 ]。

    • 輸入下列公式:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • 按一下 [驗證公式],然後按一下[確定]兩次。

  • 在 [簡介] 方塊中,輸入適當的訊息,或為此方案新增重要指示。

  • 按一下 [下一步]。

  • 在嚮導的下一個頁面上,按一下 [以附件形式傳送表單資料],然後選取 [附加表單範本以確保使用者可以開啟表單] 核取方塊。

    這有助於確保員工無法從它的網路位置存取表單範本檔案(.xsn)。

  • 若要在 [附件名稱] 方塊中為每個表單檔案(.xml)指定唯一的檔案名,請執行下列動作:

    1. 按一下 [插入公式 按鈕圖像 ]。

    2. 輸入與主旨行中的公式相同的公式:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. 按一下 [驗證公式],然後按一下[確定]兩次。

  • 按一下 [下一步]。

  • 在嚮導的下一個頁面上,于 [輸入此資料連線的名稱] 方塊中,輸入此提交資料連線的描述性名稱。

  • 確認 [摘要] 區段中的資訊正確無誤,然後按一下[完成]

  • 將表單儲存至 [決策者] 和 [所有員工] 都可存取的公用網路資料夾。

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步驟2:在 Excel 中映射架構檔案並自訂表格格版面配置

在 InfoPath 與 Excel 之間設定連線需要三項工作:提取資產追蹤器表單範本的架構檔案、在 Excel 中對應這個架構檔案,以及自訂 Excel 表格的預設版面配置(將包含所有匯入的 XML)表單資料檔案。

任務1:從 InfoPath 提取架構檔案

  1. 在 InfoPath 中,開啟資產追蹤器表單範本檔。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [設計此表單]。

  3. 按一下 [檔案] 功能表上的 [另存成來源檔案]。

  4. 在 [流覽資料夾] 對話方塊中,選取要儲存架構檔案的資料夾或建立新資料夾。

請注意,儲存所有來源檔案的資料夾位置,以及架構檔案的名稱(在此例中為myschema),其中包含表單 XML 資料的架構定義。

任務2:在 Excel 中對應 InfoPath 架構檔案

  1. 建立新的 Excel 檔案,然後將其儲存到決策者可存取的位置。

  2. 在 Excel 中,如果看不到 [開發人員] 索引標籤,請執行下列動作:

    1. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項]。

    2. 在 [常用] 類別中,在 [使用 Excel 時使用的最佳選項] 底下,選取 [在功能區顯示開發人員索引標籤] 核取方塊,然後按一下[確定]

      附註: 功能區是 Microsoft Office Fluent 使用者介面的元件。

  3. 在 [開發人員] 索引標籤上,按一下 [XML] 群組中的 [來源]。

    功能區中的 XML 群組

    [ XML 來源] 工作窗格隨即顯示。

  4. 按一下 [ Xml 對應],然後在 [ xml 對應] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  5. 在執行 Windows Vista 的電腦上    

    1. 網址列中,按一下包含您在節的步驟2中建立的myschema檔案所在的磁片磁碟機或資料夾(任務1:從 InfoPath 提取架構檔案)。

      在執行 Microsoft Windows XP 的電腦上    

    2. 在 [查詢] 清單中,按一下包含您在節的步驟2中建立的myschema檔案所在的磁片磁碟機或資料夾(任務1:從 InfoPath 提取架構檔案)。

  6. 按一下檔案,然後按一下 [開啟]

  7. 當 [多重根] 對話方塊出現時,請按一下 myschema 檔案中定義的assetTracking根節點,然後按一下[確定]

    XML 對應隨即顯示在 [ XML 來源] 工作窗格中。

  8. 將「 ns1:資產節點」元素(這是重複的 XML 元素)拖曳到您想要顯示 Excel 表格的工作表位置。

    將 InfoPath 結構描述檔案對應至 Excel

任務3:自訂 Excel 表格的版面配置

根據預設,Excel 會使用 XML 元素名稱做為表格的欄標題。 不過,您可以編輯欄標題儲存格來變更欄標題。

  1. 若要修改預設的欄標題,請將 Excel 表格保持在選取狀態,找出下列字串首碼、 ns1:資產,然後將它移除。 例如,您會將ns1 變更:並 assetid 所to ID

    自訂 Excel 表格標題

  2. 若要調整欄寬,請按一下 [全選] 按鈕,然後按兩下任何欄標題界限。

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步驟3:建立樞紐分析表和樞紐分析圖摘要報表

決策者使用樞紐分析表和樞紐分析圖報表來分析、探索及視覺化摘要資料。 您可以在此案例中提前設定您想要使用的樞紐分析表和樞紐分析圖報表,這將是一種簡單的決策提示式作業,讓您在稍後執行報表並提供已完成的資料。

  1. 選取 Excel 表格中的儲存格。

  2. 按一下 [插入] 索引標籤上 [表格]群組中的 [樞紐分析表],然後按一下 [樞紐分析表]

    Excel 功能區影像

    隨後 Excel 會顯示 [建立樞紐分析表] 對話方塊。

  3. 若要將樞紐分析表置於以儲存格 A1 開頭的新工作表中,請按一下 [新工作表],然後按一下[確定]

    Excel 會將空白的樞紐分析表新增至指定位置,並顯示 [樞紐分析表欄位清單],以便您新增欄位、建立版面配置,以及自訂樞紐分析表。

  4. 若要建立資料的交叉表格式報表,請將識別碼欄位拖曳到 [值] 區域、[部門] 欄位,移至 [欄標籤] 區域、[類別] 欄位、[列標籤] 區域,以及 [分配給] 欄位至 [報表篩選區域]。

  5. 按一下樞紐分析表。

  6. 在 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖表] 群組中的 [條形圖] 圖表類型。

    Excel 功能區影像

  7. 在 [二維橫條圖] 底下,選取 [群組橫條圖]。

  8. 根據您的喜好調整樞紐分析表的大小和位置。

空白的樞紐分析表和樞紐分析圖報表

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步驟4:從使用者收集資產資訊

現在,表單範本已準備好供所有員工填寫,您必須發佈表單,並將其傳送給每個員工。 當每個員工提交完整的表單時,會以電子郵件訊息中附加的 XML 資料檔(.xml)傳送至決策提供者的電子郵件帳戶。 然後,決策製作者可以將所有郵件移至 Outlook 的專用 InfoPath 資料夾中。 在這種情況下,建議您指派特定的時間週期供所有使用者完成表單,讓決策製作者在達到資料收集期限之後,就能執行含所有已完成表單的報表。

在資產追蹤器表單中輸入資料

  1. 在 InfoPath 中,開啟您在步驟1中儲存的表單範本(.xsn) :設計資產追蹤器範例表單範本

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [設計此表單]。

  3. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

  4. 在 [發佈嚮導] 中,按一下至電子郵件收件者清單,然後按一下[下一步]

  5. 在嚮導的下一頁上,于 [表單範本名稱] 方塊中,輸入表單範本的名稱,然後按[下一步]。 表單範本名稱會出現在傳送給電子郵件收件者之郵件的 [主旨] 標題中。

  6. 您也可以選擇在嚮導的下一頁,建立將出現在 Outlook 資料夾中的欄,以協助組織您的電子郵件訊息。

  7. 按一下 [下一步]。

  8. 按一下 [發佈]。

  9. 發佈嚮導完成發佈表單範本之後,就會開啟一封含有該表單的電子郵件訊息。

  10. 填寫郵件、輸入員工名稱或使用通訊群組清單,然後傳送郵件。

在 Outlook 中,決策者可以採用下列兩種方式之一來組織提交的所有 XML 表單:

  • 如果第一次開啟郵件時出現 [ InfoPath 表單資料夾] 訊息框,請按一下 [建立表單檔案夾]。

  • 在 Outlook 中建立規則,將所有相關的 InfoPath 表單移至 [InfoPath] 資料夾。

    如需詳細資訊,請參閱使用規則管理訊息

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步驟5:匯入表單至 Excel

因為您已經建立 Excel 活頁簿步驟2和3,所以決定制作者匯出及審閱表單資料很簡單。 決策者只需要從 Outlook 匯出 xml 檔案(.xml),將所有的表單檔案(.xml)匯入 Excel 活頁簿,然後重新整理資料。

任務1:將 Outlook 中的表單匯出至 Windows 資料夾

  1. 在 Outlook 中,選取包含您從員工收到的所有表單的資料夾,然後按下 CTRL + A 以選取所有的表單電子郵件訊息。

  2. 以滑鼠右鍵按一下選取範圍,指向 [ InfoPath 動作],然後按一下 [匯出表單]。

  3. 在 [匯出表單] 對話方塊中,選取一個資料夾,然後按[確定]

任務2:匯入表單至 Excel

  1. 在您于步驟2中建立的 Excel 活頁簿中:在 excel 中對應架構檔案並自訂表格格版面配置,請選取 excel 表格中的其中一個對應儲存格。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [ XML ] 群組中,按一下 [匯]。

    功能區中的 XML 群組

    [匯入 XML ] 對話方塊隨即顯示。

  3. 在執行 Windows Vista 的電腦上    

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 如果檔案連續,請按 SHIFT,然後按一下清單中的第一個和最後一個檔案。

    • 如果檔案不連續,請按 CTRL 鍵,然後按一下您要匯入清單中的每個檔案。

  5. 按一下 [匯入]。

    匯入資料的 Excel 表格

根據預設,Excel 會覆寫對應儲存格中任何現有的資料,這是此商務方案的預期最終結果。 不過,您可以使用決策製造商在排定的期限前數次匯入資料來估量進度。

附註: 在 Excel 中,您也可以使用 [新增資料至現有的 XML 表格] 選項(在 [開發人員] 索引標籤上,按一下 [ XML ] 群組中的 [地圖屬性])附加資料,這可能適用于其他解決方案。

如需詳細資訊,請參閱連接至 XML檔案。

任務3:重新整理樞紐分析表和樞紐分析圖報表

  • 按一下樞紐分析表中的儲存格。

  • 在 [選項] 索引標籤上的 [資料] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [重新整理]。

    Outlook 功能區影像

最後的樞紐分析表和樞紐分析圖報表

Excel 活頁簿現在包含您所需的所有資料和摘要報告,協助您為下一年的裝置預算進行分派。 當然,如有必要,您可以在 Excel 活頁簿中進行進一步分析,例如排序、篩選或設定資料的格式化條件。

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最終想法:考慮使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫

或者,您可以考慮使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫(而不是 XML),在 InfoPath 和 Excel 之間傳送資料。

使用 SharePoint 清單

您可以從 InfoPath 輕鬆地使用 SharePoint 清單做為唯讀的資料來源。 您可以執行下列其中一項操作:

  • 從 SharePoint 清單中,將資料匯出至 Excel,這會自動在 Excel 中建立資料連線。

  • 從 Excel 中,明確建立與 SharePoint 清單的資料連線。

建立資料連線之後,您就可以重新整理 Excel 中的資料,以取得最新的資料。

您可以使用 SharePoint 清單來新增和更新資料,使用 InfoPath 表單來顯示清單中的專案(例如,垂直顯示的複雜或較長專案),然後使用 Excel 進一步分析資料。

結合 InfoPath、SharePoint 清單和 Excel

1. 顯示單一專案,便於在 InfoPath 中查看。

2. 新增及更新 SharePoint 清單中的資料。

3. 重新整理並報告 Excel 的最新版本。

如需詳細資訊,請參閱新增資料連線至 SharePoint 文件庫或清單

使用 Access 資料庫

您可以從 InfoPath 建立 Access 資料庫的讀/寫連線。 您可以從 Excel 中明確建立資料連線至 Access 資料庫,您可以重新整理來檢索最新的資料。 您甚至可以定義連線,在開啟活頁簿時自動重新整理,或定期重新整理(例如每5分鐘)。

您可以在 InfoPath 和 Excel 之間使用 Access 資料庫作為中間人。 當您提交 InfoPath 表單以進行存取時,您會更新 Access 資料庫。 當您在 Excel 中重新整理資料連線時,您會從 Access 中取得更新的資料。 實際上,您是從 InfoPath 中將資料直接提交至 Excel 活頁簿。

結合 InfoPath、Access 及 Excel

1. 顯示並提交表單至 Access 資料庫。

2. 將資料儲存在 Access 資料庫。

3. 重新整理並報告 Excel 的最新版本。

如需詳細資訊,請參閱設計以 Microsoft Access 資料庫為基礎的表單範本

提示: 您知道您可以直接從 Access 建立 InfoPath 表單嗎? 如果您的使用者在電腦上安裝 Outlook 2007 或2010以及 InfoPath 2007 或2010,您可以使用 [從電子郵件收集資料] 嚮導,直接從 Access 中收集資料。 如需詳細資訊,請參閱 Access 說明主題,將透過電子郵件收集的資料新增至 Access 資料庫

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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