將協助工具標籤新增至 PDF 檔案，以確保使用螢幕助讀程式和其他輔助技術的人可以閱讀和導覽包含目錄、超連結、書籤、替代文字等的文件。 協助工具標籤讓不同裝置上的資訊也可以朗讀，例如大型顯示器、個人數位助理 (PDA) 以及行動電話。 在 Windows、 Mac 版 Microsoft 365和 Office 網頁版的 Microsoft 365中，您可以在以 PDF 格式儲存檔案時自動新增標籤。
準備您的來源檔案
確保 PDF 可存取的最快、最簡單的方法是在產生文件或儲存為 PDF 之前執行協助工具檢查器 。 解決協助工具檢查程式發現的任何問題後， Microsoft 365會使用該資訊在 PDF 中建立協助工具標籤。
在 Microsoft 365中儲存可存取的 PDF
Microsoft 365, Office 2021, Office 2019, Office 2016
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在產生 PDF 之前，請在文件中執行輔助功能檢查器，以確保每個人都可以存取它。 如需操作說明，請參閱「使用無障礙檢查工具改善無障礙功能」。
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解決協助工具問題後，請選取 [檔案 ] > [ 另存新檔] 或 [ 檔案 ]> [ 儲存複本]。
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執行下列其中一個動作：
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若要將 PDF 儲存到與原始檔案相同的位置，請展開檔案名稱下方的檔案類型下拉式清單，選取 [PDF (*.pdf) ]，然後選取 [ 更多選項...]。 [另存新檔] 對話方塊隨即開啟。
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若要瀏覽儲存位置，請選取 [瀏覽]。[另存新檔] 對話方塊隨即開啟。 流覽至您要儲存檔案的位置，然後在 另存為類型 清單中選取 PDF。
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在「另存新檔」對話方塊中，選取「選項」。
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請確定已選取 [協助工具的文件結構標籤] 核取方塊選項，然後選取 [確定]。
另請參閱
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在產生 PDF 之前，請執行 「協助工具檢查器 」，以確保所有能力的人都能輕鬆存取和編輯您的文件。
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按 Command + Shift + S 並在 名稱 文本框中鍵入文件名，然後選擇 位置.
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在「檔案格式」中，使用向下箭頭瀏覽檔案類型，然後選取「 PDF」。
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選取 最適合電子發佈和協助工具 (使用Microsoft線上服務) 。 這可確保 PDF 已標記。
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選取 [匯出]。
附註: macOS 版 PowerPoint 只會在您選取 [ 最適合電子發佈和協助工具] 時，才會保留 PDF 中物件上的超連結 (使用Microsoft線上服務) 。
附註: 在 Microsoft，我們非常注重您的安全與隱私。 若要將 Word、Excel 或 PowerPoint 文件轉換為 PDF，並具有最適合電子分發和可訪問性的 PDF， (使用Microsoft線上服務) 選項，我們會透過網際網路將文件傳送到安全的Microsoft服務進行轉換。 轉換後的檔案接著會立即傳回您的裝置。 Microsoft 線上服務不會在我們的伺服器上儲存您的任何檔案內容。 您可以將轉換後的檔案儲存在您偏好的位置。 如需詳細資訊，請參閱 為什麼 Microsoft 線上服務需要轉換某些 Office 檔案？
附註: 具有資訊權限管理或密碼保護以開啟的檔案無法使用 Excel 和 PowerPoint 中的 [ 最佳電子發佈和協助工具 (使用Microsoft線上服務) 選項來儲存。 在 Word 中，這些檔案會移除保護來儲存。
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在產生 PDF 之前，請執行 「協助工具檢查器 」，以確保所有能力的人都能輕鬆存取和編輯您的文件。
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在功能區上，選取 [檔案] 按鈕。
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選取 [另存新檔] 選項。
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在 另存新檔 窗格中，選取下載 為 PDF 以開啟Microsoft Word 網頁版 對話方塊。 您會看到該 PDF 文件的下載連結。
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選取 [按一下這裡以檢視您文件的 PDF]，然後按 Enter。
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在通知窗格的 [目前的下載] 底下，找到您文件的名稱，然後執行下列其中一個動作：
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若要儲存在預設位置，請選擇 [儲存]。
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若要儲存在不同的位置，請按 [另存新檔]。 在「 另存新檔」 對話方塊中，您可以鍵入新檔案名稱並選擇所需的資料夾。 按一下 [儲存] 按鈕。
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如果您想要開啟文件或資料夾，請在通知列中選擇您要的選項。
