建立檔案計畫來記錄管理

檔案計畫是 SharePoint中的主要記錄管理規劃#x0。雖然各個組織的檔案計畫可能會有所不同，但通常：

描述組織確認為記錄的專案類型。
描述專案所屬的較廣記錄類別。
指出記錄儲存的位置。
描述記錄的保留期間。
描述負責管理各種記錄的人。

本文將說明檔案計畫的內容，並摘要說明如何為貴組織建立檔案計畫。本文也會將您引導至可記錄檔案計畫的工作表。

識別記錄類型

判斷貴組織中哪些使用中的檔案可宣告為記錄，需要記錄管理員、律師、合規性人員及內容管理員共同合作。請注意，即使您的企業不是高度規範的產業，也有一般法律可能會強制要求企業保留記錄。除了一般商務法規，您也必須評估企業特有的法律要求。

本文不提供如何判斷貴組織中記錄之記錄的一般資訊。最有可能的是，您的企業已經執行某種形式的記錄管理，而且已填入您所需的大部分記錄管理角色，而且您可能已經有記錄的分類法。

一般而言，若要判斷貴組織中哪些是記錄：

瞭解企業的法律義務和業務需求。
在貴組織各個部門共同合作時，分析使用中檔的方式。
建立應成為記錄的檔案類型清單。例如，您可能會決定下列專案應保留為記錄：
- 租公司空間的合約。
- 與員工福利相關的檔。
- 與產品研發相關的檔。
將記錄分類。同一類別中的記錄通常都有相同的保留期間，可能需要以其他方式進行類似的處理。

記錄您收集的資訊。記錄記錄類型、這類記錄所屬的類別，以及記錄類型的簡短描述。

以下是範例工作表：

記錄類型	記錄類別	說明
福利方案、保險方案、退休計畫	員工福利描述	所有員工福利方案的描述。
薪資時表、補充薪資資訊	薪資記錄	工時、加班和已付薪資的摘要。
廠商發票	發票	從廠商購買之產品或服務的記錄。
產品問卷、問卷、訓練手冊、訓練影片	訓練教材	提供內部或外部訓練。
出貨表單、出貨報表	出貨記錄	記錄材料出貨。
電子報、報紙文章	電子報	產品與服務的公關資訊。
緊急連絡人工作表、醫療計畫註冊表單、履歷表、福利狀態報表	人事記錄	個人雇用記錄和相關人事動作的記錄。

完成檔案計畫

在您決定要保留哪些檔做為記錄，以及建立一組記錄類別之後，請提供有關每一種記錄的其他資訊，以完成您的檔案計畫。指出下列專案：

每一種記錄應該保留多久。
保留期間到期時應如何處理記錄。
神秘是這類記錄的主要記錄管理員。
儲存于這類記錄中的媒體類型。

以下是已完成的範例檔案計畫：

記錄	說明	媒體	記錄類別	保留	配置	連絡人
401k 方案	員工福利計畫的描述。	網頁	員工福利計畫	X 年	無	加西泛洪
保險方案	員工保險方案描述。	列印	員工福利計畫	X 年	無	Reshma Patel
撫恤金方案	員工退休計畫的描述。	列印	員工福利計畫	X 年	無	Reshma Patel
薪資時表	工時、加班和薪資的摘要。	電子檔	薪資記錄	X 年	摧毀	Reshma Patel
補充薪資資訊	病假、休假時間及其他非薪資薪資專案的摘要。	電子檔	薪資記錄	X 年	摧毀	Reshma Patel
廠商發票	從廠商購買之產品或服務的記錄。	列印	發票	X 年	摧毀	Eric Lang
產品問卷	客戶滿意度問卷。	網頁	問卷資料	X 年	封存	Molly Dempsey
問卷	問卷以判斷客戶人口統計資料。	列印	問卷資料	X 年	封存	Molly Dempsey
訓練手冊	硬複製訓練內容。	列印	訓練教材	X 年	摧毀	Molly Dempsey
訓練影片	影片訓練內容。	視訊	訓練教材	X 年	摧毀	Molly Dempsey
出貨表單	材料出貨的組組	列印	出貨材料	X 年	摧毀	Eric Lang
出貨報告	運送材料的檔。	電子試算表	出貨材料	X 年	摧毀	Eric Lang
電子報	關於產品和服務的發行。	電子檔	公關資訊	X 年	封存	Molly Dempsey
報紙文章	關於產品和服務的新聞。	列印	公關資訊	X 年	封存	Molly Dempsey
緊急連絡人工作表	員工資訊。	電子檔	人事記錄	X 年	摧毀	Reshma Patel
醫療計畫註冊表單	員工的健康計畫註冊表單。	電子檔	人事記錄	X 年	摧毀	Reshma Patel
履歷表	收到的履歷表。	混合	人事記錄	X 年	摧毀	Reshma Patel

附註: 本節稍早的範例是範例。這不是任何特定檔案方案設定的建議。為了強調這是範例，而非任何記錄管理政策的建議，系統不會提供保留期間。

識別記錄類型

完成檔案計畫

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