手動封存項目

套用到
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您的 Outlook 信箱就這麼大，而電子郵件卻不停地傳入。 為了防止信箱爆掉，您可以把您要保留的舊項目移到「封存」，這是一個獨立的 Outlook 資料檔 (.pst)，可以根據需要隨時從 Outlook 開啟。

注意

如果你有Exchange Server帳號，且組織使用 Microsoft Exchange Server 線上封存，Outlook 個人檔案中的任何帳號都不會顯示 封存 指令和功能。 你的網路管理員也可以停用這個功能。

在預設情況下，Outlook 會使用 [自動封存] 定期封存項目。 若要深入了解，請參閱自動封存較舊的項目。

您也可以隨時手動封存項目。 如此一來，可以控制要封存哪些項目、要將其儲存在何處，以及項目要過多久才封存。

  1. 在 Outlook 中：點擊 檔案>資訊>工具>清理舊項目

    • 清理舊項目

    秘訣

    如果郵件設定檔是連線到 Exchange Server，您可能就無法使用 [封存] 與 [自動封存]。 此外，您的組織可能會有郵件保留原則來覆寫 [自動封存]。 詳細資訊請詢問您的系統管理員。

  2. 按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項，然後選擇您要封存的資料夾。

  3. 在 [封存郵件早於] 下，輸入日期。
    [封存] 對話方塊

  4. 如果您要使用不同的設定來封存一些資料夾，可以建立多個 .pst 檔案。 例如，您希望 [寄件備份] 資料夾保留項目的時間久於 [收件匣] 資料夾項目保留的時間。

  5. 選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 方塊，來封存那些排除在自動封存之外的個別項目。 這個選項並不會移除那些項目的排除設定，而是僅針對這次的封存忽略 [不自動封存] 設定。

  6. 按一下 [確定]。

關閉 [自動封存]

若只要在需要時封存，請關閉 [自動封存]。

  1. 點選 「檔案>選項>進階」。
  2. 在 [自動封存] 下，按一下 [自動封存設定]。
  3. 清除 [每 n 天自動封存] 方塊。