手動封存專案

您的 Outlook 信箱就這麼大,而電子郵件卻不停地傳入。 為了防止信箱爆掉,您可以把您要保留的舊項目移到「封存」,這是一個獨立的 Outlook 資料檔 (.pst),可以根據需要隨時從 Outlook 開啟。

附註: 如果您包含 Exchange Server 帳戶,且您的組織使用 Microsoft Exchange Server Online 封存,您的 Outlook 設定檔中的任何帳戶都不會出現 [封存] 命令和功能。 您的網路系統管理員也可以停用這項功能。

在預設情況下,Outlook 會使用 [自動封存] 定期封存項目。 若要深入了解,請參閱自動封存較舊的項目

您也可以隨時手動封存項目。 如此一來,可以控制要封存哪些項目、要將其儲存在何處,以及項目要過多久才封存。

  1. 執行下列其中一項操作:

    • Outlook 2013:按一下[檔案>資訊] > [清理工具] > [封存]。


      封存

    • Outlook 2016 中:按一下 [檔案] > [資訊] > [工具] > [清理舊項目]

      清理舊項目

    提示: 如果郵件設定檔是連線到 Exchange Server,您可能就無法使用 [封存] 與 [自動封存]。 此外,您的組織可能會有郵件保留原則來覆寫 [自動封存]。 詳細資訊請詢問您的系統管理員。

  2. 按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後選擇您要封存的資料夾。

  3. 在 [封存郵件早於] 下,輸入日期。

    [封存] 對話方塊

  4. 如果您要使用不同的設定來封存一些資料夾,可以建立多個 .pst 檔案。 例如,您希望 [寄件備份] 資料夾保留項目的時間久於 [收件匣] 資料夾項目保留的時間。

  5. 選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 方塊,來封存那些排除在自動封存之外的個別項目。 這個選項並不會移除那些項目的排除設定,而是僅針對這次的封存忽略 [不自動封存] 設定。

  6. 按一下 [確定]。

關閉 [自動封存]

若只要在需要時封存,請關閉 [自動封存]。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

  2. 在 [自動封存] 下,按一下 [自動封存設定]。

  3. 清除 [每 n 天自動封存] 方塊。

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根據預設,較舊的 Outlook 專案會在固定的時間間隔自動封存。 若要深入瞭解自動封存,請參閱使用自動封存來備份或刪除專案

除了 [自動封存] 或 [取代] 以外,您也可以手動備份及封存專案。 手動封存提供靈活性,並可讓您指定要納入封存的資料夾,以及使用哪個封存 Outlook 資料檔(.pst)。

若要手動封存 Outlook 專案,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [清理工具]。

  3. 按一下[封存]。

  4. 按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後按一下您要封存的資料夾。 您所選取之資料夾的任何子資料夾都包含在此手動存檔中。

  5. 在 [封存郵件早於] 下,輸入日期。

    [封存] 對話方塊

  6. 如果您不想使用預設檔案或位置,請在 [封存檔案] 底下,按一下[流覽]以指定新的檔案或位置。 流覽以找出您想要的檔案,或輸入檔案名,然後按一下[確定]。 目的地檔案位置會出現在 [封存檔案] 方塊中。

  7. 選取 [包含具有「不要自動封存」的專案]核取方塊,以包含任何可能要從自動封存中排除的專案。 這個選項不會從這些專案中移除該排除,而只會忽略此封存的 [不自動封存] 核取方塊。

關閉 [自動封存]

如果您只想手動封存,您必須關閉 [自動封存]。 請執行下列操作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]。

  3. 在 [高級] 索引標籤的 [自動封存] 下,按一下 [自動封存設定]

  4. 清除 [每 n 天自動封存] 核取方塊。

[自動封存] 預設為開啟狀態,會依排程的時間間隔自動將舊專案移到封存位置。 不過,您可以手動將專案備份及封存至您指定的位置。

附註: [ Microsoft Office Outlook 2007 自動封存] 設定可自訂。 您可能會發現自動封存能滿足您的需求,而不是手動備份或封存您的專案。 如需詳細資訊,請參閱使用自動封存來備份或刪除專案

  1. 按一下 [ 檔案] 功能表上的 [封存]。

  2. 選取 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後指定 [封存超過以下時間的專案] 下的日期。

    資料夾清單中封存的資料夾

  3. 如果您不想使用預設檔案或位置,請按一下 [封存檔案] 底下的[流覽]以指定新的檔案或位置。

  4. 如果您想要覆寫先前的設定,不會自動封存特定專案,請選取 [包含具有 "請勿自動封存的專案]核取方塊。 如果您選擇在此程式中手動封存這些專案,這些專案將會再次受到 [不自動封存] 設定的制約,除非您在將來手動覆寫該設定。

  5. 按一下 [確定]。

附註: Outlook 會自動為資料夾中的專案建立另一個封存檔案,並指定位置。

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