收集簽章工作流程的所有相關資訊

SharePoint 產品內建的工作流程是你可以用來自動化業務流程的功能，讓流程更加一致且更有效率。 你可以使用 SharePoint Collect Signatures 工作流程，將 Excel、Word 或 InfoPath 建立的文件轉發給一位或多人以供簽名。

欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint 內建工作流程概述。

如果你只需要完成一個收集簽名的工作流程任務 只要到 「完整 」區段並展開即可。 您目前可能不需要任何其他區段了。

SharePoint 工作流程：

• 高效且一致 收集簽名工作流程會自動路由文件、指派簽名任務並追蹤進度。 工作流程中的活動可從中央狀態頁面監控與調整，且工作流程執行中的事件歷史會在完成後維持 60 天。
• 這樣你就比較省事了收集簽名的工作流程能為您和同事節省時間與麻煩，同時簡化並標準化您的簽名流程。

這裡有一個非常簡單的 Collect Signatures 工作流程示意圖。

本文的使用祕訣

本文中的資訊以可展開的段落呈現。

如果你只需要完成一個收集簽名的工作流程任務 只要到 「完整 」區段並展開即可。 您目前可能不需要任何其他區段了。

如果你想新增、啟動、監控並維護工作流程 如果你還不熟悉這些任務，或許可以從這篇文章中逐段來學習，這是你第一次設計並新增工作流程時的經驗。 當您熟悉資訊和文件版面配置時，就可以在回頭造訪時直接移至您所需的區段。

關於圖像的說明 本系列工作流程文章中的螢幕圖片與概念圖通常基於核准工作流程類型。 然而，為了概念或教學上的清晰度，本文中的圖片與圖表已針對收集簽名工作流程進行客製化。

關於本文的印刷說明 這是一篇很長的文章。 如果您想要僅列印所選的區段，請在列印時確定只將要所選區段展開。 (此外，如果您想要在列印的複本中包含完整圖形，請使用橫向列印，而非直向列印。)

搜尋本文的相關提醒：在搜尋本文中的任何文字或字詞之前，務請確定已展開所有您想要搜尋的區段。

了解更多關於 Collect Signatures 工作流程

收集簽名工作流程是一種 SharePoint 產品功能，將用 Word、Excel 或 InfoPath 建立的文件或表單導向一位或多人簽名。 工作流程會自動化、簡化與標準化整個程序。

SharePoint 產品內建的基本 Collect Signatures 工作流程，功能是作為範本。 利用此範本，你可以為網站新增一個或多個「收集簽名」工作流程。 你新增的每個工作流程都是基本 Collect Signatures 工作流程的獨特 版本 ，每個都有其專門的運作方式，依據你新增時所指定的設定。

收集簽名的工作流程能為我做什麼？

• 當您首次將收集簽名工作流程加入清單、圖書館或網站收藏時，可以指定要包含多少參與者，並指示他們的任務是連續) (分配，還是一次性 (平行) 分配。 你甚至可以決定是否將參與者的任務分成兩個或更多獨立階段。 每次你 手動 啟動文件工作流程時，都可以修改這些設定。
• 工作流程會將工作指定給每位指定的參與者。 每位參與者可從多種可能的回應中選擇：簽署 (或不) 簽署文件、重新指派簽名任務，或刪除任務。
• 當工作流程正在執行時，您可以在單一且集中的 [工作流程狀態] 頁面中監控進度並視需要調整。
• 工作流程此次執行 (或「執行個體」) 中發生之所有工作流程事件的清單，在工作流程完成後的 60 天內，仍可在 [工作流程狀態] 頁面上取得，做為非正式參考資料。

收集簽名工作流程 做不到 什麼？

Collect Signatures 工作流程並非設計用來收集文件的批准與拒絕，或控制網站網頁的發布。 如果你想新增一個工作流程，讓參與者批准或拒絕他們審閱的文件，請參閱文章《 關於核准工作流程》。

另外，Collect Signatures 的工作流程並不是設計來收集回饋的。 如果你想用工作流程來收集文件的回饋，請參考文章《 關於收集回饋工作流程》。

你也可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2013，進一步自訂 SharePoint 產品中包含的任何工作流程。

誰可以使用此類型的工作流程？

加入工作流程預設情況下，您必須擁有「管理清單」權限才能 新增 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

啟動工作流程另外，預設情況下，你必須擁有「編輯項目」權限，才能 啟動 已經新增的工作流程。 (依預設，[成員] 及 [擁有者] 群組都具有編輯項目權限，[訪客] 群組則沒有。)

此外，擁有者可以選擇設定特定的工作流程，使得只有擁有者群組的成員才能開始這些工作流程。 (若要這麼做，請在關聯表單第一頁上選取 [需要管理清單權限以開始這個工作流程] 核取方塊。)

使用數位簽章有哪些好處？

越來越多的商業交易以電子方式進行。 因此，數位簽章越來越多地被用來法律約束依賴方於其交易。 數位簽章用來驗證簽署文件者的身份，並確認在數位簽章後內容未被修改。 數位簽章提供基於加密技術的安全性，並有助於降低電子商業交易相關風險。 隨著數位簽約技術的改進，Office 旨在滿足全球企業及公共部門的資訊安全需求。

要建立數位簽章，您必須擁有數位憑證，該憑證能向依賴方證明您的身份，且應從加州) (信譽良好的憑證機構取得。 如果你沒有數位憑證，Microsoft 也有合作夥伴提供數位憑證以及其他進階簽章。

如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程？

基本階段如下：

• 在工作流程開始之前，計畫、新增、開始 ()
  在新增工作流程之前，先規劃好要在哪裡 (單一清單或圖書館，或整個網站收藏) ，以及其運作細節。 在你新增並設定完工作流程後，任何擁有必要權限的人都可以在特定文件上啟動工作流程。 工作流程也可以設定為「自動」執行。 自動執行可根據兩個觸發事件之一或兩者啟動：當任何文件被 加入 或 建立於 清單或資料庫中，或是清單或資料庫中的任何文件被 更改時。
• 當工作流程 (完成時，監控並調整)
  在工作流程執行的同時，個別參與者會完成分配的任務。 同時，工作流程的進度可以從中央 [工作流程狀態] 頁面針對該特定工作流程執行個體監控。 工作流程執行時若需要調整，則可以從相同頁面進行，且若有必要，也可以從該處取消或終止工作流程。
• 工作流程執行後 (審查、報告、變更)
  當工作流程完成後，該執行 (或 實例) 的完整歷史可在工作流程狀態頁面上檢視長達 60 天。 如果你想改變工作流程的運作方式，可以打開並編輯你剛加入工作流程時完成的關聯表單。

下列流程圖是從新增工作流程之人員的角度來說明這些階段。

規劃新的 Collect Signatures 工作流程

在本單元中，我們將說明您需要做出的決策，以及在新增 Collect Signatures 工作流程版本前，需要整理的資訊。

如果您已熟悉如何新增此類型的工作流程，並且只需要特定步驟的提醒，您就可以直接前往本文中適用的「新增」區段 (清單/文件庫或網站集合)。

範本與版本

SharePoint 產品隨附的工作流程是做為主要「範本」之用，您新增至清單、文件庫及網站集合的特定個別工作流程都以其做為基礎。

例如，每次新增 Collect Signatures 工作流程時，其實你是在新增一般 Collect Signatures 工作流程範本的 版本 。 您在新增該特定版本時，會在關聯表單中提供各版本的專屬名稱及設定。 這樣你就可以新增多個工作流程，每個都是基於 Collect Signatures 工作流程主範本的版本，但每個版本都會根據你具體的使用方式命名和量身打造。

在此圖例中，已新增以核准工作流程範本為基礎的三個工作流程，一個用於單一文件庫的所有內容類型，一個用於單一文件庫的單一內容類型，一個用於整個網站集合的單一內容類型。

簡介關聯表單

每當您新增一個以其中一個隨附工作流程範本為基礎的工作流程版本時，會填寫關聯表單來指定新版本的運作方式。

在下節中，您會看到一份問題清單，這些問題可協助您完成關聯表單。 不過，請先花一點時間瀏覽表單及其欄位。

關聯表單的第一頁

關聯表單的第二頁

第二頁的欄位也會出現在啟動 表單中，每次手動啟動工作流程時會呈現，且該時可編輯該次執行。

九個問題待回答

一旦您能夠回答本節中所有的問題，您就可以準備新增您的工作流程。

這是正確的工作流程類型嗎？

本文討論選單中出現的工作流程範本「 收集簽名 – SharePoint 2010」。 如果不確定此工作流程類型是否為您的最佳選擇，請往回參閱本文中的了解區段。 欲了解更多關於其他可用工作流程範本的資訊，請參閱文章《 關於 SharePoint 包含的工作流程》。

重要的是要知道，我們這裡討論的簽名行只能插入在 Word、Excel 或 InfoPath 中建立的文件中。

一個清單或文件庫，或是整個網站集合？ (以及) 一種內容類型或所有內容類型？

什麼是內容類型？

每個文件或儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的其他項目都會屬於其中一個「內容類型」。 內容類型可以是基本一般的「文件」或「Excel 試算表」，或是高度專門的「法律合約」或「產品設計規格」。 某些內容類型在 SharePoint 產品中預設會提供，但您可以自訂這些內容類型，以及新增您自己建立的其他內容類型。

你可以將新版的 Collect Signatures 工作流程設於單一清單或函式庫中，或是整個網站收藏中皆可使用。

• 如果您新增適用於單一清單或文件庫的工作流程，您可以將其設定為在「所有內容類型」上執行或「只在單一內容類型」上執行。
• 不過，如果您新增適用於整個網站集合的工作流程，您「必須」將其設定為只在單一網站內容類型上執行。
• 在所有情況下，執行 Collect Signatures 工作流程的文件必須是 Word、Excel 或 InfoPath 建立的檔案。

什麼才是好的名稱？

提供的工作流程版本名稱必須：

• 清楚指出其用途為何。
• 清楚區別出其與其他工作流程的差異。

範例

假設您是某個編輯群組的成員。 您的群組想要使用兩個不同的收集意見反應工作流程：

• 您會在自己的群組成員送出的每個文件上執行第一個工作流程。 此工作流程僅收集團隊經理的回饋。
• 您會在自己的群組以外人員送出的每個文件上執行第二個工作流程。 此工作流程會收集來自群組每個成員的意見反應。

您可能會將第一個工作流程命名為對內提交意見反應，以及第二個命名為對外提交意見反應。

工作清單和歷程記錄清單：現有或新增？

您可以讓工作流程使用網站的預設工作清單和歷程記錄清單、使用其他現有的清單，或是要求僅供此工作流程使用的新清單。

• 如果您的網站有多個工作流程，或如果部分工作流程會涉及許多工作，您可以考慮為每個工作流程要求新的清單。 (管理過長的清單會拖慢效能。系統維護多個較短清單比維持一個非常長的清單更快更簡單。)
• 如果此工作流程的工作和歷程記錄包含您想要與一般清單分開保留的敏感或機密資料，那麼請務必指示您想要為此工作流程新增另一份清單。 新增工作流程後，務必為新清單設定適當的權限。

誰負責加簽名線，什麼時候？

簽名行可在文件中插入兩種時間之一：

• 在文件開始工作流程之前。
• 在工作流程開始後，但第一位參與者將簽名加入簽名行之前。

在文件中新增數位簽章是一個兩步驟的過程：

1. 首先，有人在文件正文 中插入簽名線 。
   
2. 然後有人會在插入的行 上加上簽名 。
   

請記住這點 從第一位參與者在文件上簽名的那一刻起，文件即被鎖定，禁止編輯。 此後文件的任何變更——除非其他簽署者自行簽名——將使所有已添加的簽名失效或刪除。 而且因為插入簽名行也算作文件中的變更，所有簽名 行 必須先在文件中出現， 才會讓 第一個參與者將實際 簽名 加到其中一行。

所以，回答這個問題有三種簡單的方法：

• 不管是哪種開始 文件是基於已有簽名行的範本或表單，這樣就不需要在每次工作流程執行時都新增簽名行。
• 手動啟動 啟動工作流程的人會在開始流程 前 插入所有需要的簽名行。
• 為了自動啟動 第一個打開文件的參與者會先插入所有必要的簽名行 ，然後再 加入自己的簽名。

這裡有一個快速的圖表摘要。

如何 (以及由誰) 開始此工作流程？

工作流程可設定為僅手動開始、僅自動開始，或以其中任何一種方式開始：

• 當你手動啟動特定文件的「收集簽名」工作流程時，會呈現另一個表單，即 啟動表單。 入會表格僅包含 協會 表格第二頁的設定。 如此一來，當開始工作流程的人員想要變更其中任何設定 (僅限目前執行個體) 時，可以在按一下 [開始] 之前執行此動作。
• 當然，自動啟動時就無法呈現入會表單，因此會使用關聯表單中指定的預設設定，且不會有變動。

下圖顯示手動開始與自動開始之間的差異。

您在初始表單中所做的任何變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 要更改工作流程的永久預設設定，請依本文「變更」部分說明，編輯原始關聯表單。

手動開始

如果你允許手動啟動，任何擁有必要權限的人都可以隨時對任何符合資格的文件啟動工作流程。

手動啟動的優點是你和同事 只能 在選擇時執行工作流程，且每次執行時都能透過啟動表單調整部分設定。

當然，手動啟動時，必須記得在適當時候執行工作流程。

自動開始

您可以將工作流程設定為由下列任一事件自動開始：

• 新文件會被建立或上傳到清單或資料庫中。
• 已儲存在清單或函式庫中的文件會被更改。

自動開始的優點是不需要任何人記得去開始工作流程。 每次觸發事件發生時，它就會執行。

在 Collect Signatures 工作流程中自動啟動的特殊考量

與其他包含的工作流程不同，收集簽名工作流程開始後， 無法 新增更多任務。 當工作流程自動啟動時，它只會指派預設設定中已指定的簽名任務。 這些任務確實可以在工作流程執行中 重新指派 ，但無法新增或指派 其他 任務。 換句話說，收集簽名的工作流程應該只有在事先知道參與者身份，或至少是人數時，才會自動執行。

自動啟動後， 可以 刪除或取消已指派的任務——但請注意，取消任務不會移除文件中相關的簽名行。

以下是三種使用自動啟動的情境。 請注意，在每個情境下：

• 這個工作流程運行在一個函式庫上，人們會上傳需要簽署的文件。
• 分配簽名任務的人員組合隨時間穩定，不需要每次工作流程開始時都檢視或編輯。

當然，在這些情況下，如果上傳的項目是文件或表單，且已包含相應的簽名行，工作流程參與者就不需要在工作流程執行時插入簽名行。

情境一：單一任務，單一簽名者

新的費用申請需要 Anna 簽名，所以 Anna 建立了一個名為 New Expense Claims 的資料庫。 組織內任何人都可以建立或上傳理賠。

Anna 建立了一個工作流程，並命名為 新費用理賠。 工作流程會自動執行每份新文件，只指派一個簽章任務——當然是給 Anna。

情境二：多重任務，多重簽署者

這次，合約必須由安娜 、 肖恩 和 法蘭克——三人——共同簽署。

Sean 建立了一個名為 Contracts for Signatures 的函式庫。 她創建了一個名為 Signatures 的 Collect Signatures 工作流程， (annaANDseanANDfrank) 。 工作流程會自動在每份新文件上執行，並指派一個簽章任務給三個人。

第一個打開文件的簽署者會先為三位簽署者輸入 簽名 線，然後再加上自己的簽名。

情境三：多重任務，單一簽名者

在這個版本中，合約只需由Anna 、 Sean 或 Frank簽署——三人中 只有其中一人 。

Sean 建立了名為 Contracts for Signature 的函式庫，以及一個名為 Signature (annaORseanORfrank) 的工作流程。 她也創建了一個郵件列表或分發群組，也名為 annaORseanORfrank，包含了這三者。

同樣地，工作流程會自動對函式庫中的每個新文件執行，但這次只指派 一個 簽名任務，即 annaORseanORfrank 群組。

這類任務稱為 群組任務，運作方式如下：工作流程會發送電子郵件任務通知給群組中的每位成員，但只會建立一個任務，任何成員都可以代表整個群組申請並完成。

關於申請及完成團體任務的說明，請參閱本文的 「完整 」部分。

繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎？

當您將工作流程新增至整個網站集合的內容類型時，可選擇也將此工作流程新增至繼承自您在其中新增工作流程之網站集合內容類型中的所有其他內容類型。 (請注意，如果你只為單一清單或函式庫新增工作流程，這個選項就不會出現 )

參與者：哪些人員，依何順序？

你需要提供每位將被指派簽名任務的人的姓名或電子郵件地址。

是小組任務還是個人任務？ 如果您將任務指派到群組或分發清單，會分配一個 群組任務 ： 每位 成員都會收到任務通知，但只有 一位 成員需要認領並完成該任務。 關於申請及完成團體任務的說明，請參閱本文的 「完整 」部分。

一個階段還是多個階段？你可以選擇只擁有一個階段的簽名任務，或是多個階段。 如果有一個以上的階段，階段將會逐一執行。

平行評論還是連續評論？對於任何一個階段的參與者，你可以選擇同時分配所有簽名任務， (並行) ，或依照你指示的順序，依序依序分配) (任務。 串列選項在例如，其中一位簽署人是文件的真正決策者，且若決策者決定不簽署，其他簽署人無法完成簽名任務，則會非常有用。

範例

這個簡單的情境說明了多階段與序列任務指派的幾個優點：

想像 Frank 正在為合約函式庫新增一套 Collect Signatures 工作流程。 因為Frank才是真正的決策者，他想成為第一個簽署每份合約的人。 如果他決定 不 簽，Anna 和 Sean 都不會被分配簽名任務。 誠雄有兩種設定方式：

• 透過使用連續評論法蘭克設置了一個單一連續關卡，他是第一個參與者，安娜和肖恩分別是第二和第三個。
  以下是誠雄如何設定其單一階段的循序檢閱。
  
• 透過使用兩個階段如果 Frank 希望 Anna 和 Sean 同時被分配任務，這樣 Sean 就不用等 Anna 先加上簽名才能加入自己的簽名，他可以在工作流程中設置兩個階段。 第一階段僅包含他自己的標誌性任務，第二階段則是平行階段，包含安娜和肖恩的任務。 如果第一階段還沒完成，第二階段就不會啟動。
  以下是誠雄如何設定其兩個階段的平行檢閱。
  

以下是兩種解決方案的圖表。 在兩個版本中，如果法蘭克沒有完成他的標誌性任務，任務都不會被分配給安娜或肖恩。

誰需要收到通知？

在 [副本] 欄位中，於關聯表單的第二頁，您可以輸入此工作流程每次開始或結束時都應接獲通知的人員名稱或人員地址。

• 在這裡輸入名稱不會將工作流程工作指派給該人員。
• 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。
• 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

僅為一個清單或函式庫新增 Collect Signatures 工作流程 ()

如果你還不熟悉新增工作流程，或許在繼續執行本段落步驟前，先回顧本文前述的 學習 與 計畫 段落會很有幫助。

開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email 為了讓工作流程能發送電子郵件通知，必須啟用您的 SharePoint 網站的電子郵件功能。 如果不確定是否已完成這項作業，請與您的 SharePoint 系統管理員確認。

權限 SharePoint 產品的預設設定要求你擁有「管理清單」權限，才能為清單、函式庫或網站收藏添加工作流程。 (擁有者群組預設擁有管理清單權限;會員組和訪客組則不行。欲了解更多權限相關資訊，請參閱本文的 「學習 」部分 )

新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。
   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為行事曆。

3. 在 [設定] 群組中，按一下 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，指定要讓工作流程執行的一個內容類型或所有(表示所有內容類型)，然後按一下 [新增工作流程]。

   注意

   Collect Signatures 工作流程只能在 Word、Excel 或 InfoPath 中建立或建立的文件上執行。

   

   1. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例之後。)

	內容類型 沿用預設選項 [全部]，或選取特定內容類型。
	工作流程 選擇「收集簽名 – SharePoint 2010」範本。 註： 如果「 收集簽名 – SharePoint 2010 」範本未出現在列表中，請聯絡您的 SharePoint 管理員，了解如何為您的網站收藏或工作區啟用該範本。 如果你有網站集合權限，請參見 啟用 SharePoint 工作流程範本。
	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供此清單或文件庫的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [工作 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選擇現有歷程記錄清單，或按一下 [新增歷程記錄清單] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取各種選項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。

1. 當此表單中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。
2. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)
   SharePoint 產品會在你手動啟動工作流程時，在關聯表單的第二頁呈現所有選項，讓你只針對該一個實例進行修改。

	指派給 輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。 如果任務會一次分配一個， (序列) 依照你想分配任務的順序輸入姓名或地址。 如果所有任務同時分配， (並行) 名字或地址的順序並不重要。 如果你包含群組或分發名單 會分配一個群組任務： 每位 成員都會收到任務通知，但只有 一人 需要領取並完成該任務。 關於申請及完成團體任務的說明，請參閱本文的 「完整 」部分。
	順序 指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品會建立您的新工作流程版本。

下一步是什麼？

如果你準備好開始並測試你的新工作流程，請前往本文的 START 部分。

您可以在本文的 INSERT 部分找到如何在文件中插入簽名線的說明。

為整個網站收藏新增 Collect Signatures 工作流程 ()

如果你還不熟悉新增工作流程，或許在繼續執行本文步驟前，先檢視本文中的 學習 與 計畫 段落會很有幫助。

開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email為了讓工作流程發送電子郵件通知，必須在您的網站啟用電子郵件功能。 如果不確定是否已完成這項作業，請與您的 SharePoint 系統管理員確認。

權限 SharePoint 產品的預設設定要求你擁有「管理清單」權限，才能為清單、函式庫或網站收藏添加工作流程。 (擁有者群組預設擁有管理清單權限;會員組和訪客組則不行。欲了解更多權限相關資訊，請參閱本文的 「學習 」部分 )

新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 請移至網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

2. 點選 設定 ，然後點選 網站設定。
   在 Microsoft 365 的 SharePoint 中，點選然後點選網站內容。 從網站內容中，點選 網站設定。

3. 在網站設定頁面，在 網頁設計畫廊下，點選 網站內容類型。
   

4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下您想要為其新增工作流程之網站內容類型的名稱。

   注意

   Collect Signatures 工作流程只能在 Word、Excel 或 InfoPath 中建立或建立的文件上執行。

   

   1. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
      
   2. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [新增工作流程] 連結。
      
   3. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例之後。)

	工作流程 選擇「收集簽名 – SharePoint 2010」範本。 註： 如果「 收集簽名 – SharePoint 2010 」範本未出現在列表中，請聯絡您的 SharePoint 管理員，了解如何為您的網站收藏或工作區啟用該範本。 如果你有網站集合權限，請參見 啟用 SharePoint 工作流程範本。
	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供網站集合的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [工作 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選擇現有歷程記錄清單，或按一下 [新增歷程記錄清單] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取各種選項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	更新清單和網站內容類型？ 指定是否應將此工作流程新增 (建立關聯) 至繼承自「這個」內容類型的所有其他網站與清單內容類型。 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷，請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

1. 當此頁面中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。
2. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)
   每次你手動啟動工作流程時，SharePoint 產品會在關聯表單的第二頁呈現所有選項，讓你能針對該單一實例進行這些選項的修改。

	指派給 輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。 如果任務會一次分配一個， (序列) 依照你想分配任務的順序輸入姓名或地址。 如果所有任務同時分配， (並行) 名字或地址的順序並不重要。 如果你包含群組或分發名單 會分配一個群組任務： 每位 成員都會收到任務通知，但只有 一人 需要領取並完成該任務。 關於申請及完成團體任務的說明，請參閱本文的 「完整 」部分。
	順序 指定在此階段中工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品會建立您的新工作流程版本。

下一步是什麼？

如果你準備好開始並測試你的新工作流程，請前往本文的 START 部分。

您可以在本文的 INSERT 部分找到如何在文件中插入簽名線的說明。

插入簽名行

在工作流程參與者加入簽名之前，必須在文件中插入簽名行。 插入該行與加上簽名本身是兩個獨立的動作。

重要的是要記住：

• 一旦簽名欄新增簽名，文件將被鎖定， 僅 能在已有簽名行新增簽名外，無法進行其他更改。
• 若在第一個簽章加入後仍有變更，所有已新增的簽章將失效或從文件中移除。
• 簽 章線 的插入與刪除視為文件中的變更。
• 因此，在第一位參與者加入 簽名之前，所有簽名 行 的新增與刪除都必須已經完成。

這裡有一個快速的圖表摘要。

(Word 或 Excel 插入或刪除簽名行)

要在 Word 或 Excel 中插入簽名欄：

1. 在文件或工作表中，點擊尋找你想插入簽名線的游標。

2. 在 「插入 」標籤，在 文字 群組中，點擊 簽名行。

3. 在 簽名設定 對話框中，請填寫以下四個欄位中的任一、全部或一個不填寫：

   • 建議的簽章者
     簽章者的全名。
     (已完成的簽名中顯示 )
   • 建議的簽章者職稱
     (已完成的簽名中顯示 )
   • 建議的簽章者電子郵件地址
     (未 顯示在完成的簽名中。)
   • 簽章者必須注意的指示
     任何對簽署者有用或必要的資訊。
     (未 顯示在完成的簽名中。)
     

4. 在同一對話框中，選擇或勾選以下勾選框：

   • 讓簽章者可以在 [簽署] 對話方塊中新增註解
     讓簽署者自行輸入簽名目的。
     (簽署者所輸入的內容 不會 顯示在完成的簽名中 )
   • 在簽名欄顯示簽署日期
     簽名加入日期。
     (已完成的簽名中顯示 )

5. 按一下 [確定]。

重複同樣的步驟，增加更多簽名線。

要在 Word 或 Excel 中刪除簽名行：

1. 點擊簽名欄選擇。
2. 按下 DELETE。

在 InfoPath (插入或刪除簽名行)

要在 InfoPath 中插入 簽名行：

1. 在表單中，點擊尋找你想插入簽名線的游標。

2. 在功能區的 Home 標籤中， 控制群組中 點選簽名 線。

3. 點擊簽名行選取，然後右鍵點擊，然後在快捷鍵選單中點選 簽名行屬性。

4. 在 「簽名線屬性」 對話框的 「通用 」標籤中，請填寫以下四個欄位中的任一、全部或一個：

   • 簽署者在簽署前會看到的訊息
     任何對簽署者有用或必要的資訊。
     (未 顯示在完成的簽名中。)
   • 簽署者姓名
     (已完成的簽名中顯示 )
   • 簽署人頭銜
     (已完成的簽名中顯示 )
   • 簽署者電子郵件地址
     (未 顯示在完成的簽名中。)
     

5. 你可以在 尺寸 標籤和 進階 標籤中做任何調整。

6. 按一下 [確定]。

要在 InfoPath 刪除 簽名行：

• 點選控制鍵選擇它，然後按下刪除鍵。

下一步是什麼？

如果你準備好測試你的新工作流程，請前往本文的 START 部分。

如果你正在完成工作流程任務，請 (或返回) 本文的完整部分。

啟動收集簽名的工作流程

關於簽名流程的提醒：所有文件變更—— 包括所有簽章行的插入與刪除 ——都必須在第一位參與者將 簽名 加入簽名行之前完成。 (欲了解更多詳情，請參閱本文中的 PLAN 部分 )

同時，也要確保工作流程分配任務的人了解如何加入簽名並完成任務表單。 他們可能會覺得本文 的完整 部分很有幫助。

開始工作流程有兩種方式 工作流程可以設定為僅手動啟動、僅自動啟動，或任一方式：

• 手動：隨時可由具有必要權限的任何人員開始。
• 當指定的觸發事件發生時自動啟動——也就是當文件被加入清單或函式庫，或當清單中已有的文件以任何方式被更改時。
  (觸發事件或事件會在關聯表單的第一頁中指定，該頁面是在原始新增與設定工作流程時。欲了解更多資訊，請參閱本文的 PLAN 部分 )

工作流程 不能 從目前已借出的文件開始。 (文件在工作流程啟動 後 可以借出;但一旦被借出，該文件 就無法再 開始新的工作流程，直到再次簽入為止。)

自動開始工作流程

如果工作流程設定為自動啟動，那麼每次觸發事件發生時，工作流程就會在觸發事件的文件上執行。

當工作流程開始時，它會指派第一項工作，並傳送工作通知給每位被指派者。 同時，它也會傳送開始通知 (不同於工作通知) 給原始新增工作流程的人員，以及列在關聯表單第二頁 [副本] 欄位的任何人。

如果在觸發動作啟動工作流程前，文件中尚未出現必要的簽名 行 ，則必須在第一個 簽章 加入文件前插入。

手動開始工作流程

關於許可的說明 通常，您必須擁有「編輯項目」權限才能開始工作流程。 (預設情況下，會員組和擁有者組都有此權限，但訪客組沒有。然而，擁有者也可以依工作流程選擇，要求啟動工作流程的人取得管理清單權限。選擇此選項後，業主基本上可以指定只有他們和其他業主能啟動特定工作流程。更多細節請參閱本文的 「學習 」部分 )

可開始的兩個位置

您有兩個位置可以手動開始工作流程：

• 來自存放文件的清單或圖書館。
• 從文件本身，透過創建該文件的 Microsoft Office 程式開啟。 (請注意，這必須是完整安裝的程式，而不是 Web 應用程式版本。)

這個區段的其他兩個章節會提供這兩種方法的指示。

從清單或文件庫手動開始

1. 要麼先將所有必要的簽名線加入文件，要麼與工作流程參與者協調，確保文件中所有簽名線都已存在，然後再讓參與者在其中一行簽名。

2. 到你想執行工作流程的文件所在的清單或函式庫。

3. 按一下項目名稱前端的圖示來選取項目，然後在功能區的 [檔案] 索引標籤，於 [工作流程] 群組中，按一下 [工作流程]。
    

4. 在「工作流程： 文件名稱 」頁面，在 「開始新工作流程」中，點擊你想執行的工作流程。
   

5. 在初始化表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果您希望變更會在工作流程每次執行時套用，或者如果您想要變更未出現在此表單中的工作流程設定，請參閱本文的＜變更＞區段。

	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 如果任務會一次分配一項 請依任務分配順序輸入姓名或地址。 如果所有任務會同時分配 名字或地址的順序並不重要。 如果你包含群組或分發名單 會分配一個群組任務： 每位 成員都會收到任務通知，但只有 一人 需要領取並完成該任務。 關於申請及完成團體任務的說明，請參閱本文的 「完整 」部分。
	順序 一次一個 (循序) 或一次全部 (平行) 在每個區段中確認有關指派工作的規格是您需要的方式。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

從 Microsoft Office 程式內手動開始

1. 要麼先將所有必要的簽名線加入文件，要麼與工作流程參與者協調，確保文件中所有簽名線都已存在，然後再讓參與者在其中一行簽名。

2. 在你電腦上已安裝的 Office 程式中開啟該文件。

   注意

   當文件以 Microsoft Office 程式的網頁應用程式版本開啟時，此方法無法使用。 它必須以完整 且安裝 好的程式版本在你的電腦上開啟。

3. 在開啟的文件中，點選 「檔案 」標籤，點選 「儲存 & 傳送」，然後點選你想在文件上執行的工作流程。

4. 如果您看見下列訊息，向您通知工作流程要求將此檔案存回，請按一下 [存回] 按鈕。
   (如果你沒看到這個訊息，請繼續步驟 5.)

5. 按一下 [開始工作流程] 大型按鈕。

6. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果您希望變更會在工作流程每次執行時套用，或者如果您想要變更未出現在此表單中的工作流程設定，請參閱本文的＜變更＞區段。

	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 如果任務會一次分配一項 請依任務分配順序輸入姓名或地址。 如果所有任務會同時分配 名字或地址的順序並不重要。 如果你包含群組或分發名單 會分配一個群組任務： 每位 成員都會收到任務通知，但只有 一人 需要領取並完成該任務。 關於申請及完成團體任務的說明，請參閱本文的 「完整 」部分。
	順序 一次一個 (循序) 或一次全部 (平行) 在每個區段中確認有關指派工作的規格是您需要的方式。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

下一步是什麼？

• 如果這是第一次執行這個工作流程，其他參與者是否需要資訊和協助來完成他們分配的任務？ (他們可能會覺得本文的完成區段很實用。)
• 此外，建議檢查參與者是否會收到其電子郵件通知，特別是檢查其垃圾郵件篩選工具未攔截此通知。
• 當然，您可能就有一或多個工作流程工作必須自己完成。 如需詳細資料，請移至本文中的完成區段。
• 同時，若要了解如何追蹤目前工作流程執行個體的進度，請移至本文的監控區段。

完成一項收集簽名工作流程任務

如果你是第一次在收集簽名工作流程中被指派任務，可能會覺得在完成任務前完整回顧這篇文章的這一段很有幫助。 如此一來，您就可以掌握所有可用的選項。

首先，確定您已經取得正確的項目

不同類型的工作流程要求不同的工作動作。

所以在開始之前，請確認你被指派的任務確實是「收集簽名」工作流程，而不是其他工作流程的任務。

請尋找以下任何地點的文字： 此文件需您在 以下任一地點簽名：

• 在工作通知的 [主旨] 行中
  
• 在待審閱文件的訊息欄
  
• 在 [工作流程狀態] 頁面上的工作標題中
  

如果你在這些地方沒有看到「 此文件需要你的簽名 文字」，請向最初或啟動該工作流程的人確認，了解它是基於哪個工作流程範本，或是自訂工作流程。

不過，如果你 的任務是 收集簽名，請繼續閱讀！

程序概觀

當您獲指派工作流程中的工作時，通常是以下列三種方式其中之一收到工作通知：

• 您收到電子郵件工作通知。
• 您開啟 Microsoft Office 文件並看到訊息列通知您已獲指派相關工作。
• 您查看 SharePoint 網站並發現目前已有一或多個工作指派給您。

當你發現自己被指派了一個收集簽名工作流程任務時，通常你會做兩件事：

• 請審閱文件 你打開並審閱文件，然後 (或不) 簽署。
• 完成任務 你填寫並提交任務表單。

因此，工作的完成通常涉及下列三個項目：

• 通知訊息 (您會以電子郵件的形式收到)
• 提交給你簽名的文件 (你打開後簽名，或是不)
• 工作表單 (您開啟、完成及送出表單)

以下是這三個項目的外觀。

從任務通知訊息進入文件和任務表單

(請注意，如果任務不是指派給你個人，而是分配給你所屬的整個群組或分發清單，那麼你應該在完成任務前 先認領 該任務。欲了解更多資訊，請參閱本區段的 「完成前先領取群組任務 」部分 )

請遵循下列步驟：

1. 在任務通知訊息中，「 要完成此任務 指示，請點擊文件連結」。
2. 在已開啟的文件中，點擊訊息欄上的 「開啟此任務 」按鈕。

從清單或函式庫進入文件和任務表單

(請注意，如果任務不是指派給你個人，而是分配給你所屬的整個群組或分發清單，那麼你應該在完成任務前 先認領 該任務。欲了解更多資訊，請參閱本區段的 「完成前先領取群組任務 」部分 )

請遵循下列步驟：

1. 在存放待審文件的清單或函式庫中，點擊與該文件及工作流程相關的「 進行中 」連結。
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上，按一下工作的標題。
3. 在任務表單的「 此工作流程任務適用於 訊息欄」中，點擊文件連結。

簽署文件

請注意，如果任務不是指派給你個人，而是分配給你所屬的整個群組或分發名單，那麼你應該在完成任務前 就宣示該 任務。 欲了解更多資訊，請參閱本區段的 「完成群組任務前先申請 」部分。

另外要注意，如果簽名行是為特定使用者設定，而你以 不同 使用者登入時簽下，簽章行可能會顯示出差異。 在這個例子中，簽名欄是為 Frank Martinez 設定的，但簽名是由一位以 Anna Lidman 名義登入的人新增的。

以下範例中，文件是用 Word 建立的。

請注意文件頂端的三個黃色訊息欄：

標記為最終這個訊息列告訴你，至少有一人已經在簽名欄上簽名。

簽名 你可以點擊 「檢視簽名」 按鈕來開啟 簽名 面板。 在 「請求簽名」中，點擊你名字旁的箭頭，然後在下拉選單中點選 「簽名」。

如果您看到關於第三方數位簽章服務提供者的訊息，請點擊 確定 繼續。 (為了避免未來看到該訊息，請勾選勾選方塊 )

符號 對話框 會打開。

要簽署文件，只需在大 X 旁的方框輸入您的名字，點擊「簽署」，然後在「簽名確認」對話框中點擊確定。

請記住：如果你的名字在 「請求簽名 」列表中出現超過一次，代表你有不只一行簽名可以加入。 用同樣的步驟來新增每個簽名。

工作流程任務當你準備好完成並提交任務表單時，請點擊工作流程任務訊息列中的「開啟此任務」按鈕。

完成並提交工作表單

收集簽名工作流程的任務表單大致是這樣的。

請注意，前兩個控制項 (刪除項目 和 此工作流程任務適用於文件標題) 當從文件內開啟任務表單時，這些控制項 不 會出現在待簽署文件中。 它們 僅 在直接從任務通知訊息或工作流程狀態頁面的 任務 清單開啟任務表單時出現。

	刪除項目 若要從目前的工作流程執行個體刪除此工作，請按一下此處的連結。 刪除任務並不會刪除要簽署的文件。 已刪除的工作不會再顯示於 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域。 (不過，仍會在頁面的 [歷程記錄] 區域記錄刪除。) 註： 如果你沒有啟動這個工作流程實例，建議你先向啟動它的人確認——或者如果是自動啟動，則是最初新增的人——再刪除任務。
	此工作流程任務適用於文件標題 要打開待簽署的文件，請點擊此處的連結。
	狀態、要求者、合併註解、到期日 您無法在這四個欄位中編輯或變更項目，不過您會發現其中的資訊很實用。 請注意，合併 評論 框包含了所有參與者在表單中提交的意見，這些參與者已完成同一工作流程的任務。 同樣地，在送出您自己的表單之後，您在 [註解] 方塊 (4) 中加入的文字也都會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 方塊中。
	註解 您在這裡輸入的任何文字都會記錄在 [工作流程歷程記錄] 中，也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 欄位 (3) 中。
	標誌 當你簽署文件並在 評論 欄輸入任何你想貢獻的回饋後，點擊此按鈕提交表單並完成你的任務。
	取消 若要關閉此工作表單，不儲存任何變更或回應，請按一下這個按鈕。 工作將會維持為未完成狀態並且指派給您。
	重新指派工作 若要將此工作重新指派給其他人，請按一下此按鈕。 如需輸入重新指派細節的頁面範例及更多指示，請至本節第7節「 將你的任務重新指派給他人」。 註： 這個選項可能會在某些工作流程任務中關閉。

完成之前宣告群組工作 (選用)

如果只有單一工作指派給您所屬的整個群組，則群組的任何成員都可以代表整個群組宣告及完成該單一工作。

在打開並簽署文件 前 ，先先領取任務。 一旦您宣告工作，就會將工作指派給您，並且群組的任何其他成員都無法完成它。 (如此一來，只有一位人員會進行必要的工作)。

1. 在 [工作流程狀態] 頁面上，指向指派給您群組的工作名稱，直到出現箭號為止。
2. 按一下箭號，按一下 [編輯項目]，然後在工作表單中，按一下 [宣告工作] 按鈕。
   

當 [工作流程狀態] 頁面重新整理之後，您可以看到該工作不再指派給此群組，而是明確地指派給您。

之後，如果您在未完成工作之前就要再將工作釋出給群組，請使用相同的步驟返回工作表單，但是這次請按一下 [釋出工作] 按鈕。

將您的工作重新指派給其他人 (選用)

如果您想讓其他人來完成已指派給您的工作流程工作，請在工作流程工作表單中按一下 [重新指派工作] 按鈕。

此表單隨即顯示。

	重新指派工作給 輸入將獲指派此工作之人員的名稱或地址。 若要指派此工作給開始工作流程的人員 (或如果工作流程是自動開始，要指派給原本新增此工作流程的人員)，請將此欄位留白。
	新增要求 提供對您要指派工作的人員必須完成工作的任何資訊。 (您在這裡輸入的任何文字將會新增至合併註解區域。)
	新增持續時間 執行下列三項工作的其中一項： 若要保留現有的到期日：請將此欄位留白。 若要徹底移除到期日：輸入數字 0。 指定新的截止日期 在此輸入數字，然後在下方欄位指定時長單位。 這兩個項目會共同指出變更工作到期的期間。 請注意，預設情況下，收集簽名任務不會被分配截止日期或任務時長。
	新增持續時間單位 如果您要指定新工作期間，請使用此欄位搭配 [新增持續時間] 欄位，以識別工作到期之前的期間。 (例如：3 天或 1 個月或 2 週。)

完成表單時，按一下 [傳送]。 您的工作會標示為「已完成」，新工作會指派給現在負責此工作的人員，工作通知也會隨即送出。

您提供的任何新資訊都會包含在新工作通知中 [由某人委派給某人] 的文字中 (下列圖例中的編號 1)。

同時，所有這些變更都可以在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 和 [歷程記錄] 區段中追蹤與檢視，如下所示。

監控、調整或停止正在運行的 Collect Signatures 工作流程

您可以監控、調整或停止執行中工作流程的中央位置是該工作流程執行個體的 [工作流程狀態] 頁面。

首先，我們會顯示如何前往該頁面，然後顯示如何使用您在此看到的選項和資訊。 最後，我們會顯示其他兩個頁面，您可以在其中取得更多監控資訊。

前往 [工作流程狀態] 頁面

在項目所在的清單或文件庫中，按一下項目的 [進行中] 連結和您想要的工作流程。

在此範例中，項目是名為「主題演說草稿」的文件，然後工作流程是「核准 3」。

[工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

• 如果您的清單或文件庫含有大量的項目，您可以使用排序及/或篩選來更快速地找到您要尋找的項目。 如果您發現自己以相同的方式重複排序及/或篩選，建議您建立可將此特定排列方式自動化的自訂檢視。
• 若要前往 [工作流程狀態] 頁面，您也可以針對您感興趣的特定執行個體，按一下「已開始」電子郵件通知中的 [檢視此工作流程的狀態] 連結，或是「已完成」電子郵件通知中的 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

在這裡，於 [工作流程狀態] 頁面每個區段的圖例下，您可找到本區段回答的監控問題。

[工作流程資訊] 區段

已回答的問題：

• 誰開始了此工作流程的執行個體？
• 此執行個體何時開始？
• 此執行個體中的上一個動作是在何時發生？
• 此執行個體是在哪一個項目上執行？
• 此執行個體目前的狀態為何？

[工作] 區段

已回答的問題：

• 已經建立及指定哪些工作，這些工作目前的狀態為何？
• 哪些工作已經完成，以及這些工作的結果分別為何？
• 已建立及指定之每項工作的到期日為何？ (請注意，預設情況下，收集簽名任務不會被分配截止日期或任務時長 )

已刪除的工作及尚未指派的工作「不會」在這個區段中出現。

[工作流程歷程記錄] 區段

已回答的問題：

• 這個工作流程執行個體中發生過什麼事件？
• 請注意，逾期的工作和逾期工作通知「不會」出現在這個區域。

取消或結束此工作流程執行

您可以用兩種方式，在工作流程正常完成之前，停止執行中的工作流程執行個體：

• 取消工作流程：所有工作都會遭到取消，但是會保留在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中。
• 結束這個工作流程 所有任務都會被取消，並從工作流程狀態頁面的 任務 區刪除。 )

兩種方法的指示如下。

取消 (所有工作取消，但會保留在 [工作] 清單與 [歷程記錄] 中)

如果目前的工作流程實例不再需要，可以取消該實例。

預設情況下，此程序可由啟動此工作流程的人執行， 或 任何擁有管理清單權限的人執行。 (同樣地，擁有者群組預設擁有管理清單權限;會員組和訪客組則沒有 ) 。

• 在工作流程狀態頁面，工作流視覺化下方的區域，點擊 取消所有收集簽名任務 的連結。

所有目前的工作都會取消，而且工作流程結束時的狀態為 [已取消]。 已取消的工作仍會列在 [工作] 區域和 [工作流程歷程記錄] 區域中。

結束 (所有從任務清單刪除但保留在歷史紀錄中的任務)

如果發生錯誤，或是工作流程停止且無法回應，則可以結束它。

預設情況下，此程序僅能由擁有管理清單權限的人執行。 (同樣地，擁有者群組預設擁有管理清單權限;會員組和訪客組則沒有 ) 。

• 在 [工作流程狀態] 頁面上，請在 [工作流程視覺效果] 正下方區域，按一下 [結束此工作流程] 連結。

工作流程建立的所有工作會取消，並從 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作] 區域中刪除，但仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域。 工作流程結束時的狀態為 [已取消]。

查明哪些工作流程正在項目上執行

在任何項目的 [工作流程] 頁面上，您會發現目前在該項目上執行之工作流程的清單。

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 指向項目的名稱，按一下出現的箭號，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。
3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [執行中的工作流程] 下，您會看到正在項目上執行之工作流程執行個體的清單。

監控整個網站集合的工作流程

網站集合系統管理員可以立即掌控的項目：

• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出多少工作流程。
• 各個工作流程範本本身目前在網站集合中是作用中或非作用中。
• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出的工作流程版本執行個體，有多少正在執行中。

方法如下：

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 點選 ，然後點選網站設定。
   在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站系統管理] 底下的 [工作流程]。
   

[工作流程] 頁面隨即開啟並顯示資訊。

下一步是什麼？

如果這是此工作流程版本第一次執行，建議您使用在本文＜檢閱＞區段中的指示，以檢視執行個體中的事件，並探索工作流程的運作方式是否符合您的要求。

檢視、收集簽名、工作流程結果並建立報告

在您的工作流程執行個體完成之後，您可以檢閱其歷程記錄中記錄的事件。 (您可以在執行個體完成後最多 60 天存取任何執行個體的記錄。)

您也可以針對工作流程在多個執行個體方面的整體效能，執行相關的報告。

檢閱最近執行個體中的事件

只要項目仍在相同的清單或文件庫中，而且在相同工作流程於相同項目上再次執行之前，最近執行個體的歷程記錄都可以從清單或文件庫存取。

若要檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看在任何項目上執行的工作流程最近執行個體：

• 在項目所在的清單或文件庫中，請按一下項目的狀態連結和您想要的工作流程。

此範例中的項目是名為「主題演說草稿」的文件，工作流程則是 [新文件核准]。

在 [工作流程狀態] 頁面上，[工作流程歷程記錄] 區段在靠近底部的位置。

存取執行個體歷程記錄，檢閱期限長達 60 天

如果要在相同項目上再次執行同一個工作流程「之後」檢閱執行個體的歷程記錄，要怎麼做？

事實上，您還是可以從以下兩個進入點檢閱，檢閱期限長達 60 天：清單或文件庫，或是工作流程完成通知。 (60 天為 SharePoint 產品為工作流程保留工作歷程記錄的時間長度。)

從清單或文件庫

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 按一下項目名稱前端的圖示來選取項目，然後在功能區的 [檔案] 索引標籤，於 [工作流程] 群組中，按一下 [工作流程]。
3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [已完成的工作流程] 下，按一下要檢閱之工作流程執行個體的名稱或狀態。
   
   該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

從工作流程完成通知

• 開啟要檢閱之執行個體的工作流程完成通知，然後按一下 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

若要保留所有的完成通知，建議您建立 Outlook 規則。 設定規則將 [主旨] 行上含有已完成於文字的所有內送郵件複製到專屬的個別資料夾中。 (請確定您的 Outlook 規則設定為複製內送郵件，而不只是移動，否則就不會同時出現在 [收件匣] 中。)

建立工作流程效能報告

若要了解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中) ，您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告：

• 活動持續時間報告：使用這個報告來查看工作流程內每個活動平均需要多少時間才能完成，以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體。
• 取消及錯誤報告：使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

1. 在清單或文件庫中，按一下該工作流程 [狀態] 欄中的任何狀態資訊連結。
   
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作流程歷程記錄] 下，按一下 [檢視工作流程報告]。
   
3. 找出您想要檢視其報告的工作流程，然後按一下要檢視之報告的名稱。
   
4. 在 [自訂] 頁面上，保留或變更將會建立報告檔案的位置，然後按一下 [確定]。
   
   報告隨即建立並儲存至指定位置。
5. 報告完成後，您可以按一下下列圖例中顯示的連結來加以檢視。 否則，按一下 [確定] 來完成並關閉此對話方塊。 (之後，當您準備好檢視報告時，您會在上一個步驟中所指定的位置找到報告。)
   

下一步是什麼？

如果工作流程運作方式符合您的要求，您即已準好備可以開始使用。

如果您想要對其運作方式進行任何變更，請參閱本文的＜變更＞區段。

建立工作流程效能報告

若要了解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中) ，您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告：

• 活動持續時間報告：使用這個報告來查看工作流程內每個活動平均需要多少時間才能完成，以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體。
• 取消及錯誤報告：使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

1. 在清單或文件庫中，按一下該工作流程 [狀態] 欄中的任何狀態資訊連結。
   
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作流程歷程記錄] 下，按一下 [檢視工作流程報告]。
   
3. 找出您想要檢視其報告的工作流程，然後按一下要檢視之報告的名稱。
   
4. 在 [自訂] 頁面上，保留或變更將會建立報告檔案的位置，然後按一下 [確定]。
   
   報告隨即建立並儲存至指定位置。
5. 報告完成後，您可以按一下下列圖例中顯示的連結來加以檢視。 否則，按一下 [確定] 來完成並關閉此對話方塊。 (之後，當您準備好檢視報告時，您會在上一個步驟中所指定的位置找到報告。)
   

下一步是什麼？

如果工作流程運作方式符合您的要求，您即已準好備可以開始使用。

如果您想要對其運作方式進行任何變更，請參閱本文的＜變更＞區段。

變更、停用或移除 Collect Signatures 工作流程

在執行新 Collect Signatures 工作流程的第一個實例並檢視結果後，你可能會想對工作流程的設定做一項或多項修改。

此外，未來你也可能想對設定做進一步調整。

最後，您可能會在某個時間點想要暫時或長期停用工作流程，但不將它移除，或您確實選擇將它完全移除。

變更工作流程的永久設定

若要對現有工作流程進行永久性的設定變更，請開啟並編輯原本您用來新增工作流程的關聯表單。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為行事曆。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

   注意

   如果你想要的 Collect Signatures 工作流程不在列表中，可能只與一種內容類型相關聯。 清單中顯示的工作流程是由位於清單上方的 [顯示這個類型的工作流程關聯] 控制項控制。 (請參考示意圖。) 點擊下拉選單的內容類型選項，找出哪一個顯示你想要的工作流程。 當您想要的工作流程出現在清單中時，請按一下工作流程的名稱。

5. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段和相關的「新增」區段 (清單/文件庫或網站集合)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 點選 ，然後點選網站設定。

在 [網站設定] 頁面上，按一下 [組件庫] 之下的 [網站內容類型]。

1. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
2. 在所選內容類型的頁面，在設定中點 選工作流程設定。
   
3. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。
4. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段和相關的「新增」區段 (清單/文件庫或網站集合)。

停用或移除工作流程

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。
2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。
   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為行事曆。
3. 在 設定 群組中，點選 工作流程設定
4. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [移除工作流程] 連結。
5. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新實例 這個選項允許目前執行的工作流程實例完成，但會讓該工作流程無法執行任何新實例，從而停用該實例。 (這個動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請回到此頁面並選擇 允許 )
• 移除 這個選項可以完全移除清單或函式庫中的工作流程。 (此動作「無法」還原。 (這個動作 不可 逆轉。)

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 點選 SharePoint ，然後點選 網站設定。
   在 Microsoft 365 的 SharePoint 中，點選 SharePoint ，點選 「網站內容」，然後點選 「網站設定」。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。
   
4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
5. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
6. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [移除工作流程] 連結。
7. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

下一步是什麼？

如果您已經做了任何變更，請執行工作流程的測試執行個體，以再次確認變更的效果。

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新實例 這個選項允許目前執行的工作流程實例完成，但會讓該工作流程無法執行任何新實例，從而停用該實例。 (這個動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請回到此頁面並選擇 允許 )
• 移除 這個選項可以完全移除網站收藏中的工作流程。 (此動作「無法」還原。 (這個動作 不可 逆轉。)

進一步自訂

有各式各樣的方式可以進一步自訂 SharePoint 產品隨附的工作流程。

您甚至可以從頭建立自訂的工作流程。

您可以使用下列任一或所有程式：

• SharePoint Designer 2013 自訂工作流程表單、動作與行為。
• Microsoft Visual Studio：建立您自己的自訂工作流程動作。

若要深入了解，請參閱 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 說明系統。