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您可以針對 Microsoft 365 檔中的圖案、圖片、圖表、 SmartArt 圖形或其他物件建立 替代文字 (替代文字) 。 替代文字可協助視障使用者瞭解圖片及其他圖形內容。 當使用螢幕助讀程式的使用者在檔中遇到圖片時,他們會聽到描述圖片的替代文字;如果沒有替代文字,他們只會知道自己已抵達圖片,而不知道圖片所顯示的內容。

使用本文中的程式來瞭解如何在圖案、圖片、圖表、 SmartArt 圖形或其他繪圖物件中新增替代文字。

若要瞭解如何撰寫替代文字,請移至您需要知道的所有內容,以撰寫有效的替代文字

本主題內容

Microsoft 365 Excel、 OutlookMicrosoft 365、 Microsoft 365 PowerPoint和 Microsoft 365 Word

新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下該物件,然後選取 [編輯替代文字]。

      圖片操作功能表中的 [編輯替代文字] 選項
    • 選取物件,然後選取物件的格式功能表,例如[圖片格式]。 選取 [替代文字]。

      Word [圖片格式] 功能表上的 [替代文字] 按鈕

    附註: 若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    顯示良好替代文字範例的替代文字窗格。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 人員使用螢幕助讀程式的使用者會聽到這些物件是裝飾用,這樣他們就知道不會遺漏任何重要資訊。 您可以在 Excel、 PowerPoint和 Word中將視覺效果標示為裝飾。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下影像,然後選取 [編輯替代文字]。

    • 選取影像,然後選取 [格式] > [替代文字]。

  2. 選取 [ 標示為裝飾] 複 選框。 文字項目欄位會變成灰色。

    在 [替代文字] 窗格中標示為裝飾的影像。

將自動替代文字切換為開啟或關閉

如果您不想要將自動產生的替代文字新增到插入的圖片,您可以關閉自動替代文字選項。 如果您之後改變主意,您可以輕鬆地將它重新開啟。

  1. 選取[輔助功能] > [檔案>選項]

  2. 在 [自動替代文字] 區段中,選取或取消選取 [為我自動產生替代文字] 選項,然後按一下 [確定]。

核准自動替代文字

您可以核准 Microsoft 365中自動產生的替代文字。

  1. 如果替代文字令人滿意,請選取 [ 核准替代文字] 複 選框。

    自動產生在 [替代文字] 窗格中核准的替代文字

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Excel2019、 Outlook2019、 PowerPoint2019 和 Word2019

新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下該物件,然後選取 [編輯替代文字]。

      Excel Win32 [編輯替代文字] 功能表的圖形
    • 選取物件。 選取 [格式] > [替代文字]。

      Windows 版 Outlook 功能區上的 [替代文字] 按鈕。

    附註: 若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Windows 版 Word 中的 [替代文字] 對話方塊

    提示: 節省時間並將系統所產生的替代文字新增到物件。 在 [替代文字] 窗格中,選取 [為我產生描述]。 在 [ 讓 Office 更聰明地為您運作 ] 對話方塊中,選取 [開啟]。 然後編輯自動替代文字以更符合內容。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 人員使用螢幕助讀程式的使用者會聽到這些物件是裝飾用,這樣他們就知道不會遺漏任何重要資訊。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下影像,然後選取 [編輯替代文字]。

    • 選取影像,然後選取 [格式] > [替代文字]。

  2. 選取 [ 裝飾] 複 選框。 文字項目欄位會變成灰色。

    Word Win32 [替代文字] 窗格的裝飾元素

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Excel2016/2013、 Outlook2016/2013、 PowerPoint2016/2013 和 Word2016/2013

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 若是圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件、按一下 [格式化物件]、[設定圖片格式]、[圖表區格式] 或其他,然後按一下 [替代文字]。

      按一下物件窗格中的替代文字

      附註: 您按一下 [替代文字] 的窗格是動態的,且標題及清單會根據您所按的物件而變更。

      若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

    • 若是 Excel 樞紐分析表,請以滑鼠右鍵按一下該樞紐分析表,指向 [ 樞紐分析表選項],然後按一下 [ 替代文字]

  2. 在 [描述] 方塊中,輸入圖案、圖片、圖表、樞紐分析表、SmartArt 圖形或其他物件的說明。 請務必填寫此方塊。

    提示: 如果您不想要使用替代文字,則可以從替代文字 [標題] 和 [描述] 方塊中移除文字,也可以不填寫。

  3. 如果需要,在 [標題] 方塊中,輸入簡短的摘要。 只有當您在 [描述] 方塊中輸入詳細或冗長的解說時,才需填寫此方塊。

    附註: 除非您的圖表很複雜,否則一般您只會想在 [描述] 方塊中輸入文字。 當您需要描述複雜的內容時,填寫 [標題] 欄位會有所助益,因此除非有需要,否則不需要讀出完整的資訊。

附註: 

  • 如果您經常新增替代文字到圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,您可以新增 [替代文字] 命令到快速存取工具列 (機器翻譯),以建立它的捷徑。

  • 若要使用 [快速存取工具列] 上的 [替代文字] 命令,請選取圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,然後按一下工具列按鈕,接著新增替代文字。

  1. 在功能區上方的左上角,按一下 [自訂快速存取工具列] 按鈕影像

  2. 按一下 [其他命令] > [由此選擇命令] > [不在功能區的命令]。

  3. 按一下 [替代文字] > [新增]。

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Excel2010、 Outlook2010、 PowerPoint2010 和 Word2010

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 若是圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,再按一下 [格式化物件],然後按一下 [替代文字] 窗格。

      若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

    • 若是 Excel 樞紐分析表,請以滑鼠右鍵按一下該樞紐分析表,指向 [ 樞紐分析表選項],然後按一下 [ 替代文字]

  2. 在 [描述] 方塊中,輸入圖案、圖片、圖表、樞紐分析表、SmartArt 圖形或其他物件的說明。 請務必填寫此方塊。

  3. 如果需要,在 [標題] 方塊中,輸入簡短的摘要。 只有當您在 [描述] 方塊中輸入詳細或冗長的解說時,才需填寫此方塊。

    附註: 除非您的圖表很複雜,否則一般您只會想在 [描述] 方塊中輸入文字。 當您需要描述複雜的內容時,填寫 [標題] 欄位會有所助益,因此除非有需要,否則不需要讀出完整的資訊。

附註: 

  • 如果您經常新增替代文字到圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,您可以新增 [替代文字] 命令到快速存取工具列 (機器翻譯),以建立它的捷徑。

  • 若要使用 [快速存取工具列] 上的 [替代文字] 命令,請選取圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,然後按一下工具列按鈕,接著新增替代文字。

  1. 在功能區上方的左上角,按一下 [自訂快速存取工具列] 按鈕影像

  2. 按一下 [其他命令] > [由此選擇命令] > [不在功能區的命令]。

  3. 按一下 [替代文字] > [新增]。

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另請參閱

撰寫有效替代文字所需的一切須知

Microsoft Office 說明&訓練

本主題內容

Microsoft 365 Excel、 OutlookMicrosoft 365、 Microsoft 365 PowerPoint和Mac 版 Microsoft 365 Word

在 Microsoft 365 Excel、 Microsoft 365 PowerPoint和 Mac 版 Microsoft 365 Word中新增替代文字

提示: 

  • 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

  • 若要在 Mac 上啟用滑鼠右鍵按一下,請確定已在 [系統設定] 中選取 [次要按一下] 選項。

  • 若要拼字檢查並更正您輸入的單字,請用 control 按一下或以滑鼠右鍵按一下該單字,然後從建議的替代專案中選取選項。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 按住 Control 並按一下或以滑鼠右鍵按一下物件,然後選 取 [檢視替代文字...]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。

      Mac 版 PowerPoint操作功能表中的 [檢視替代文字] 選項。
    • 選取物件。 在功能區中,選取物件的 [格式] 索引標籤,然後選取 [替代文字]。

      Mac 版 PowerPoint功能區上的 [替代文字] 按鈕。

    附註: 若要新增替代文字至整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Mac 版 PowerPoint中的 [替代文字] 窗格。

在 Outlook中為 Mac 版 Microsoft 365新增替代文字

  1. 按住 Control 並按一下或以滑鼠右鍵按一下物件,然後選取 [編輯替代文字...]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。

    附註: 若要新增替代文字至整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Mac 版 Outlook中的 [替代文字] 窗格。

在樞紐分析表 Excel 新增替代文字

  1. 按住 Control 並按一下或以滑鼠右鍵按一下樞紐分析表,然後選取 [ 樞紐分析表選項...]

    Mac 版 Excel操作功能表中的 [樞紐分析表選項]。

  2. 在 [ 樞紐分析表選項... ] 對話方塊中,選取 [替代文字]

  3. 在 [替代文字] 索引標籤上,在 [標題] 文字方塊中輸入樞紐分析表的標題。

  4. 在 [描述] 文字方塊中,輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述表格和其內容。 當您完成時,請選取 [確定]。

Mac 版 Excel中的 [替代文字] 索引標籤。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 使用螢幕助讀程式的使用者會聽見這些物件是裝飾用,這樣他們就知道沒有遺漏任何重要資訊。 您可以在 Excel、 PowerPoint和 Word中將視覺效果標示為裝飾。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 按住 Control 並按一下或以滑鼠右鍵按一下影像,然後選 取 [檢視替代文字]

    • 選取影像,然後選取 [圖片格式 ]> 替代文字]

  2. 選取 [ 標示為裝飾] 複選框。 文字項目欄位會變成灰色。

在 Mac 版 PowerPoint 的 [替代文字] 窗格中選取 [標示為裝飾] 核取方塊。

開啟和關閉自動替代文字

如果您不想將自動產生的替代文字新增到插入的圖片中,您可以關閉 PowerPoint 中的自動替代文字選項,並 Word。 如果您之後改變心意,可以輕鬆地重新開啟它。

  1. 按 Command+逗號 (,) 。 應用程式喜好設定對話方塊隨即開啟。

  2. 取 [協助工具],然後選取或取消選取 [ 自動為我產生替代文字] 複 選框。

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Excel 2019、 Outlook2019、 PowerPoint2019 和 mac 版 Word2019

新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 按住 Control 並按一下物件,然後選取 [編輯替代文字...]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。

      Mac 版 PowerPoint 操作功能表中的 [編輯替代文字] 選項
    • 選取物件。 在功能區中,選取物件的 [格式] 索引標籤,然後選取 [替代文字]。

      Mac 版 PowerPoint 功能區上的 [替代文字] 按鈕

    附註: 若要新增替代文字至整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Mac 版 PowerPoint 中的 [替代文字]

    提示: 節省時間並將系統所產生的替代文字新增到物件。 在 [替代文字] 窗格中,選取 [為我產生描述]。 在 [ 使用智慧型服務? ] 對話方塊中,選取 [開啟]

在樞紐分析表 Excel新增替代文字

  1. 按 Control 並按一下樞紐分析表,然後選取 [ 樞紐分析表選項...]

  2. 在 [ 樞紐分析表選項... ] 對話方塊中,選取 [替代文字]

  3. 在 [替代文字] 索引標籤上,在 [標題] 文字方塊中輸入樞紐分析表的標題。

  4. 在 [描述] 文字方塊中,輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述表格和其內容。 當您完成時,請選取 [確定]。

Excel 樞紐分析表的 [替代文字] 對話方塊。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 使用螢幕助讀程式的使用者會聽見這些物件是裝飾用,這樣他們就知道沒有遺漏任何重要資訊。 您可以在 Excel、 PowerPoint和 Word中將視覺效果標示為裝飾。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下影像,然後選取 [編輯替代文字]。

    • 選取影像,然後選取 [格式] > [替代文字]。

  2. 選取 [ 裝飾] 複 選框。 文字項目欄位會變成灰色。

    Mac 版 Word [替代文字] 窗格中已選取 [標示為裝飾] 的核取方塊。

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Excel2016、 Outlook2016、 PowerPoint2016 和 mac 版 Word2016

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 若是圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件、按一下 [格式化物件]、[設定圖片格式]、[圖表區格式] 或其他,然後按一下 [替代文字]。

      按一下物件窗格中的替代文字

      附註: 您按一下 [替代文字] 的窗格是動態的,且標題及清單會根據您所按的物件而變更。

      若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

    • 若是 Excel 樞紐分析表,請以滑鼠右鍵按一下樞紐分析表,然後指向 [樞紐分析表選項],並按一下 [替代文字]。

  2. 在 [描述] 方塊中,輸入圖案、圖片、圖表、樞紐分析表、SmartArt 圖形或其他物件的說明。 請務必填寫此方塊。

    提示: 如果您不想要使用替代文字,則可以從替代文字 [標題] 和 [描述] 方塊中移除文字,也可以不填寫。

  3. 如果需要,在 [標題] 方塊中,輸入簡短的摘要。 只有當您在 [描述] 方塊中輸入詳細或冗長的解說時,才需填寫此方塊。

    附註: 除非您的圖表很複雜,否則一般您只會想在 [描述] 方塊中輸入文字。 當您需要描述複雜的內容時,填寫 [標題] 欄位會有所助益,因此除非有需要,否則不需要讀出完整的資訊。

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另請參閱

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