無論您是傳送或接收特別重要或敏感的電子郵件，您都可能需要在電子郵件傳送之前、期間或之後套用額外的保護。 根據所需的安全性類型而定，從 Outlook 傳送電子郵件的人員可以加密郵件、新增數位簽章、套用敏感度標籤，或保護電子郵件及其附件在收到電子郵件後的處理方式。
安全性選項
您可以使用的安全性選項取決於您使用的帳戶類型，以及該帳戶是否擁有 Microsoft 365 訂閱。 例如，如果您在 Microsoft 365 中使用個人Microsoft帳戶，則不會像使用公司或學校帳戶的人那樣有許多選項。 這是因為 IT 系統管理員通常會為其組織中的所有使用者設定加密原則，而且他們需要不同的安全性功能來協助維持合規性。 一般來說，資訊越敏感，可以而且應該套用的安全性原則就越多，因此如果您使用的是公司或學校帳戶，請洽詢貴組織有關特定資訊處理問題。
下表詳述根據您的帳戶以及您是否擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱提供的功能。
| 功能 | 使用 Microsoft 365) 的公司或學校帳戶 ( | 使用 Microsoft 365) Microsoft帳戶 ( | Microsoft帳戶 (沒有 Microsoft 365) |
|---|---|---|---|
| 設定加密 | 是 | 是 | 否 |
| 傳送含有數位簽章的郵件以驗證寄件者 | 是 | 否 | 否 |
| 使用 Information Rights Management (IRM) 保護郵件 | 是 | 否 | 否 |
| 將敏感度標籤套用至電子郵件 | 是 | 否 | 否 |
| 開啟其他人寄來的已加密或受保護的郵件 | 是 | 是 | 是 |
注意
若要使用加密，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。 比較所有 Microsoft 365 方案。
讓我們先看看在 Outlook 中保護電子郵件的幾種不同方法
- 使用加密來防止未經授權的電子郵件存取
- 傳送含有數位簽章的郵件以驗證寄件者身分識別
- 使用 Information Rights Management (IRM) 保護郵件
- 在 Outlook 中將敏感度標籤套用至您的電子郵件
- 開啟從 Outlook 傳送的加密或受保護電子郵件
使用加密來防止未經授權的電子郵件存取
加密電子郵件訊息表示它會從可讀的純文字轉換成加擾的加密文字。 只有預定的收件者才能破譯訊息以供讀取。 任何沒有對應金鑰的收件者都會看到無法辨認的文字。
視您的組織或帳戶而定，Outlook 可能允許您使用 S/MIME 或 Microsoft Purview 郵件加密來加密您的郵件。 只要您的郵件包含數位簽章或 IRM 保護，例如 不可轉寄 或不要 列印，它就會自動加密。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
若要使用加密，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
傳送具有數位簽章 (S/MIME) 的郵件，以驗證寄件者身分識別
當您想要傳送已驗證的郵件時，請使用數位簽章，告知收件者該郵件尚未遭到竄改。 插入數位簽章會在電子郵件傳送之前自動加密。 People 會從憑證授權單位取得數位識別碼，以獨立驗證寄件者的身分識別。
當您收到包含數位簽名的訊息時，您可以相信寄件者就是他們所說的那個人。 如果您想要在電子郵件中插入數位簽章，就必須安裝經過第三方驗證的數位識別碼 (憑證) 。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
若要使用加密，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
使用 Information Rights Management (IRM) 保護郵件
您可以使用資訊版權管理 (IRM) ，在 Outlook 中限制電子郵件訊息內容的權限，就像您可以將權限限制為其他 Microsoft 356 或 Microsoft Office 檔案一樣。
例如，您傳送具有「不可轉寄」標籤的電子郵件及其附加檔案。 這表示您的組織有 IRM 原則，可檢查預期收件者的授權，以便只有他們可以開啟檔案，並且無法轉寄檔案。 其他人將無法辨認該電子郵件。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
若要使用資訊版權管理，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
在 Outlook 中將敏感度標籤套用至您的電子郵件
電子郵件上的敏感度標籤可在您傳送郵件時協助收件者瞭解您的意圖。 您可以套用敏感度標籤至檔案和電子郵件，讓其與組織資訊保護原則相容。 您的組織會定義這些標籤及其意義。 它們可以包括一般、非業務、公共、私人或機密等分類。 它們僅適用於擁有公司或學校帳戶和合格 Microsoft 365 訂閱的個人。
請記住，敏感度標籤不會阻止收件者對郵件採取任何動作。 若要限制收件者對您傳送的郵件可以採取的動作，建議您套用加密，或使用 IRM 保護郵件。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
若要使用敏感度標籤，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
開啟從 Outlook 傳送的加密或受保護電子郵件
當有人從具有加密或其他保護的 Outlook 傳送電子郵件時，收件者應該可以從 Outlook 或其他電子郵件用戶端開啟它。
在大部分的 Outlook 版本中，可以直接讀取具有僅限加密原則的郵件。 如果收件者使用其他郵件服務，他們會看到一則訊息，其中包含可在 Microsoft Purview 郵件加密入口網站中檢視郵件的連結。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
如果您是系統管理員，請參閱設定建立在Azure 資訊保護之上的新 Microsoft 365 郵件加密功能。