自訂您的電子郵件

您可以設定郵件的重要性層級，讓收件者在打開之前可以看到他們收件匣中的標記。 設定的重要性層級，也可讓收件者以重要性排序他們的郵件。

1. 在訊息標籤頁，標籤群組中選擇高重要性或低重要性。

2. 所選選項會被高亮顯示已啟動。

當訊息過期時，訊息標頭仍保留在 Outlook 資料夾中。 雖然訊息以劃線顯示，但仍可開啟。

1. 在 選項 標籤的「 更多選項 」群組中，選擇 訊息選項 對話框啟動器 。

2. 在 「屬性 」對話框中，在 「配送選項」中，勾選 「過期後」 的勾選框，然後選擇日期和時間。

如果你使用Microsoft Exchange 電子郵件帳號，可以延遲單一訊息的送達。 不論電子郵件帳號類型，大家都可以使用規則，在選擇 發送後，將郵件暫停在寄件匣中指定時間，來延遲所有郵件的送達。

延遲只針對 Exchange 帳號的電子郵件送達

1. 在 選項 分頁的 「更多選項 」群組中，選擇 延遲配送。 「 屬性 」對話框會出現，並勾選「 請勿交付前交付」 的勾選框。

2. 選擇你想要的送貨日期和時間。

   附註: 您必須為每則想要延遲的訊息選擇延遲 送達 。 要延遲 所有 訊息，請參考以下延遲所有電子郵件帳號郵件送達的程序。

延遲所有電子郵件帳號的電子郵件送達

你可以在規則精靈中自訂設定，限制延遲的標準。

1. 在任何 Outlook 視圖中，選擇 「檔案 」標籤。

2. 選擇 管理規則 & 提醒 > 新規則。

3. 在 步驟 1：選擇範本，在「 從空白規則開始」中，選擇 「對我發送的訊息套用規則」，然後選擇 「下一步」。

4. 再次點擊 「下一步 」，當你看到訊息時，此 規則將套用到你發送的每則訊息，請選擇 「是」。

5. 在 步驟1：選擇行動 () ，勾選 延遲交付 的選項。

6. 在 步驟 2：編輯規則描述 (點擊底線值) ，選擇底線詞語，數 值。

7. 輸入一個介於1到120之間的數字，然後選擇 確定。

8. 選擇 完成 ，當你看到訊息時，此 規則是客戶端規則，只有在 Outlook 執行時才會處理，請選擇 確定。

   附註: 這項新規定會延遲你發送的所有訊息，延遲你在步驟7輸入的分鐘數。 Outlook 必須在您選擇 傳送 後持續運行的分鐘數，以符合指定的延遲。

頁首

1. 在你的新郵件中，在主題群組的選項標籤中，選擇頁面顏色。

   附註: 將游標放在訊息正文中，即可開啟 頁面顏色 選項。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 在主題色彩或 Standard Colors 調色盤中選擇顏色。

   • 選擇 更多顏色 以獲得更細緻的調色盤。

   • 選擇 無顏色 以移除任何顏色。

3. 選擇 「填充效果 」來添加漸層、紋理、圖案或圖片，然後選擇你想要的填充選項。

   附註: 如果你在第二步選擇了顏色，漸層、紋理或圖案就是基於該顏色。

你可以用多種方式更改訊息中的字體。

• 在 訊息 標籤的 基礎文字 群組中，您可以選擇字型、字體大小、字體風格 (粗體、斜體，底線) 、字體顏色及文字高亮。

• 在「 格式文字 」標籤中的 字型 群組中，您可以選擇字型和字型大小，並可將大小增加或縮小一個增量。 你也可以更改字體樣式 (粗體、斜體、底線、劃線、下標、上標) ;更改大小寫、字體顏色及文字標記;並移除所有字型格式。

• 在選擇文字時出現的小工具列中，你可以選擇字體、大小增減一倍、選擇主題、使用格式畫家、選擇粗體、斜體和底線 (字體風格) ，並選取文字。

• 在格式 文字 標籤的樣 式 群組中，你可以選擇樣式。

圖像不僅能吸引收件人的注意，也能增加訊息的檔案大小。 這也是為什麼圖像應該適度使用的原因之一。 若要更改訊息的背景外觀，請參見 「新增背景色、漸層、紋理、圖案或圖片」。

加入圖形

• 在插圖組的插入分頁中，請選擇以下插圖類型之一：

  圖片	選擇 圖片，然後瀏覽儲存你想要圖片的資料夾。 選擇圖片，然後選擇 插入。 你可以用圖片拖曳把手調整大小或旋轉圖片。 如需更多圖片選項，請右鍵點擊圖片，然後選擇指令。
  圖形​​	選擇 形狀，然後選擇你想要的形狀。 如需更多形狀選項，請右鍵點擊該形狀，然後選擇指令。
  SmartArt	選擇 SmartArt。 選擇一個 SmartArt 圖形的版面，然後選擇 確定。 選擇 SmartArt 圖形來添加文字。 如需更多選項，請右鍵點擊 SmartArt 圖形，然後選擇指令。
  圖表	選擇 圖表。 選擇圖表類型，然後點擊 確定。 如需更多圖表選項，請右鍵點擊圖表，然後選擇指令。
  螢幕擷取畫面	選擇 截圖。 請選擇預覽圖片或選擇 螢幕剪輯。 選擇你想捕捉的螢幕區域。

插入文字藝術

• 在 「插入 」選單的 文字 群組中，選擇 文字藝術。

1. 在 訊息 標籤中， 基本文字 群組中，選擇 項目符號 或 編號 按鈕。

2. 按 Enter 鍵可新增下一個清單項目。 Outlook 會自動插入下一個項目符號或數字。

3. 執行下列其中一個動作：

   • 要完成清單，請按兩次 Enter 鍵。

     或

   • 若要刪除列表中最後一個項目符號或數字，請按 退格鍵。

表格由可填滿文字和圖形的格子組成。 表格常用於組織和呈現資訊。

你也可以用表格來創造有趣的頁面版面，或是製作文字、圖形和進階表格版面。

新增表格

1. 選擇你想放置桌子的位置。

2. 在「 插入 」標籤的 表格 群組中，選擇 表格。

3. 執行下列其中一個動作：

   • 指向 快速表格，選擇你想要的表格，然後用你的資料替換表格中的資料。

   • 選擇表格格子，並選擇列數和欄位數，建立一個新的空白表格。

     

   • 選擇 繪製表格 以獲得指標，讓你可以調整新增表格儲存格的大小。

   • 選擇 Excel 試算表 ，在你的訊息中開啟新的試算表。 你可以用把手點來調整試算表大小。

     附註: 當你選擇 Excel 試算表時，可能會跳出一個對話框，詢問你是否信任 Excel 工作簿的來源。 在大多數情況下，尤其是文件原始碼 Excel 安裝在你的電腦上時，你可以選擇 「是」。 如果你猶豫是否選擇「是」，因為 Excel 是從其他來源或網路運行，請聯絡你的網路管理員。

你可以建立預設簽章，讓它加入所有發出訊息，或是手動在發出訊息中插入簽章。

自動插入簽名

1. 在 [郵件] 索引標籤的 [包括] 群組中，選擇 [簽名] > [簽名]。

   附註: 你也可以在訊息標籤中選擇回覆、回覆全部或轉寄後，使用訊息標籤中的簽名選項。

2. 在「 簽名與文具 」對話框中，電子郵件 簽名 標籤的「 選擇簽名以編輯 」清單中，選擇你想要的簽名。 或選擇 新建 以建立簽名。

3. 在對話框右上角的 「選擇預設簽名 」中，在 新訊息 清單中選擇你想要的簽名。

4. 如果你想在回覆訊息和轉發訊息中加入簽名，請在回覆 /轉發 清單中選擇簽名。 如果你不想在這些訊息中簽名，請選擇 不簽名。

5. 選擇 [確定]。

6. 要為目前訊息新增預設簽章，請在 訊息 標籤的 「包含 」群組中選擇 簽章，然後選擇簽章。

手動插入簽名

1. 在新郵件中，在 訊息 標籤的 包含群組中 ，選擇 簽名。

2. 選擇你想要的簽名。

   附註: 你也可以在訊息標籤中選擇回覆、回覆全部或轉寄後，使用簽名選項。

插入標籤上的符號群組有按鈕，可以讓你在電子郵件中插入方程式、符號和橫線。

方程式

你可以快速地在訊息中加入複雜的方程式。 當你選擇「 方程式 」按鈕時，你會進入 「設計 」標籤，並獲得一系列工具、數學符號和結構。

符號

你可以使用 符號 按鈕新增：

• 像 1/4 © 和 的符號，鍵盤上沒有。

• 特殊字元，例如長破折號 (—) 或省略號 (......) ，這些字元不在鍵盤上。

• Unicode 字元。

如果你使用擴充字體，例如 Arial 或 Times New Roman，子集清單就會出現。 從這份清單中，你可以從擴展的語言字元列表中選擇。 子集列表包括希臘語和俄語 (西里爾字母) （如有）。

水平線

橫 線 按鈕可以讓你分隔訊息的不同區段。 一條線寬度 (粗細) 為半點，預設使用自動顏色。

主題——一組統一的設計元素與配色方案——幫助你創造出專業且設計良好的訊息。 當你為文件套用主題時， Outlook 會自訂背景色彩與圖形、正文與標題樣式、清單、橫線、超連結顏色及表格邊框顏色。 單層與多層級清單也可自訂。

換個主題

1. 在 選項 分頁的 主題 群組中，選擇 主題。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 選擇 主題，然後從範本中重置目前的主題，尋找其他主題，或將你使用的主題設為預設設定。

   • 選擇 顏色，然後為主題選擇預設的色彩調色盤，或是自行創建。

   • 選擇 字型，然後從預設字型列表中選擇，或是自行選擇。

   • 選擇 效果，然後選擇預設效果之一。

   • 選擇 頁面顏色，然後從預設的主題色彩調色盤中選擇，或選擇無顏色、自訂顏色，或加入填充效果。

頁首

標記電子郵件訊息能幫助你更好地管理郵件。 標記郵件會為你自己或收件人建立待辦事項。 例如，你可以標記一封要求你在特定日期前提供資訊的電子郵件。 當收件人收到訊息時，會與訊息一同出現一個旗標，訊息會出現在閱讀窗格的 資訊列 中，並在訊息上方開啟時 Outlook。

為自己標記的訊息可以幫助你追蹤誰回覆了訊息。 在前一種情境中，你發送了一封被標記的電子郵件，要求在某個日期前提供資訊。 同時標記訊息，提醒你查看回覆。 Outlook 甚至能幫你自動找到原始被標記訊息的回覆。

1. 在 訊息 標籤頁，在 標籤 群組中選擇 「後續跟進」，然後選擇追蹤截止日期或選擇 自訂。

2. 如果你想要提醒這則被標記訊息，可以在 訊息 標籤頁的 標籤 群組中選擇 「追蹤」，然後選擇 「新增提醒事項」。 如果你願意，可以更改提醒日期和時間。

3. 如果你願意，也可以在收件人身上加入一個標記，讓他們能收到截止日期的通知。 在訊息標籤標籤中，選擇「追蹤」，然後選擇「收件人標記」。 若要提醒收件人此被標記訊息，請 勾選提醒 方框，必要時更改日期與時間。

在 Outlook 中建立投票很容易，只要在電子郵件中加入投票按鈕。

1. 在 「選項 」標籤的 追蹤 群組中，選擇 「使用投票按鈕」。

2. 選擇下列其中一項：

   • 批准;拒絕    
     例如，當你有一個議題或事件需要被批准或拒絕時，

   • 是的;不    
     當你只想要答案是或否時，這是快速投票的好方法。

   • 是的;不;也許吧    
     當你不想將選項限制在是或否時，這個投票選項提供了另一種回應。

   • 習俗    
     選擇此選項來建立你自己的投票按鈕名稱。 例如，你可以請同事在每週三天中選擇定期員工會議。

     1. 畫面出現 [內容] 對話方塊時，請選取 [投票與追蹤選項] 底下的 [使用投票按鈕] 核取方塊。

     2. 選擇並刪除預設按鈕名稱，然後輸入你想要的文字。 按鈕名稱用分號分隔。

送達收據會告訴你你的電子郵件已送達收件人的信箱，但不清楚收件人是否已看過或閱讀過。 已讀回條會告訴你訊息已被開啟。 在這兩種情況下，當你的訊息被送達或閱讀時，都會收到訊息通知。 訊息通知的內容會自動記錄在你的 已發送郵件 資料夾中。

不過不要只依賴這些收據。 訊息接收者可能會判斷是否被請求讀取請求，並拒絕發送。 若訊息在閱讀窗格中為唯讀，可能無法傳送已讀回條。 此外，收件人的電子郵件程式可能不支援已讀回條。

新增送達或已讀回條

• 在訊息中，選項標籤的追蹤群組中，選擇「請求送達收據」或「請求已讀回執」勾選框。

開啟所有電子郵件的追蹤選項

1. 選擇「檔案」標籤 > 郵件選項>。

2. 在 追蹤中，選擇你想要的選項。

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