規劃記錄收集方式

手動建立記錄

如果文件庫已啟用就地記錄管理，使用者可以編輯檔的合規性詳細資料，明確宣告文件庫中的檔為記錄。 當網站集合系統管理員啟用就地記錄管理時，網站集合系統管理員會指定哪些人應該可以宣告和取消宣告記錄，以及使用者成為記錄後是否應該能夠編輯或刪除檔。

如果已建立記錄中心網站的連接，使用者可以使用傳送至命令，手動將檔傳送至記錄 中心 網站。 當伺服器伺服器管理員設定記錄中心網站的連接時，所有使用中的檔都可以使用此命令。 根據連接的配置方式，檔可以複製到記錄中心網站、移至記錄中心網站，或移至記錄中心網站，並保留檔的連結。

雖然手動將記錄傳送至記錄中心網站不是實際的大規模解決方案，但您可以使用它來補充建立記錄的其他方法。

定義策略

保留原則會指定在特定時間點對檔採取的動作。 系統會自動執行策略動作。 使用者不需要啟動動作。

有兩個策略動作與記錄管理特別相關：將檔案傳輸至另一個位置，以及宣告檔為記錄。 如果與記錄中心網站的連接存在，您可以建立將檔傳送至記錄中心網站的政策。 該政策也會指定是否要將檔案複製到記錄中心網站、移動或移動，並保留文件庫中的連結。 如果網站已啟用就地記錄管理，您可以建立將檔宣告為記錄的政策。 您也可以使用SharePoint模型來建立自訂動作。

保留原則可以有多個階段。 例如，您可以建立保留政策，在檔上次變更後一年刪除檔的所有舊版本，在檔上次變更後五年將檔移轉至記錄中心網站。

如果網站已啟用就地記錄管理，該網站可以同時包含使用中的檔和記錄。 在這種情況下，您可以為使用中的檔和記錄指定不同的保留原則。 例如，您可以建立一個策略，將使用中的檔案宣告為檔建立兩年後的記錄，並建立第二個在宣告為記錄七年後刪除記錄的政策。

建立工作流程

當您建立工作流程時，您可以新增動作，將專案傳送至存放庫。 您可以使用這個動作建立工作流程，將檔傳送至記錄中心網站。 您也可以在工作流程中納入其他動作。 例如，您可以建立工作流程，將電子郵件訊息傳送給檔作者要求核准，然後將檔傳送至記錄中心網站。 您可以建立保留原則，在檔建立一年後執行新工作流程，以結合策略和工作流程。

您也可以使用SharePoint模型來建立自訂工作流程，將檔案複製到記錄中心網站。 將檔案傳送至記錄中心網站的工作流程，可以整合至檔管理系統，做為引導檔整個生命週期之工作流程的一部分。 針對具有可預測生命週期的檔案類型 ，例如費用報表，您可以執行工作流程，引導檔完成其各個階段，並做為最後一個步驟，將檔副本傳送至記錄中心網站。 工作流程可以建立新檔來觸發。

使用自訂解決方案

您可以開發自訂解決方案，使用 Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 命名空間中的物件，將內容從其他資料來源傳送至記錄中心網站。 若要進一步瞭解如何使用 SharePoint 模型來 SharePoint 自訂解決方案，請參閱 SharePoint套件 (HTTPs://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788) 。