當您使用 Office 時,有數種方法可以在應用程式間共用資訊。 複製和貼上是一種方式,但您也可以連結資訊以自動更新資訊,或者內嵌資訊,如此一來,只有在您開啟檔案手動進行更新時,該資訊才會更新。 您也可以使用連結的物件以連結到檔案的某個部分,例如,Excel 工作表中的某些儲存格。
連結與內嵌的 優點和缺點
連結 |
內嵌 |
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自動更新資訊 |
可輕易開啟建立內嵌資訊時所使用的應用程式 |
保持較小的檔案大小 |
導致檔案大小大於連結資訊所屬的檔案大小 |
需要存取兩個檔案才能檢視資訊 |
需要存取兩個檔案才能更新資訊,檢視資訊則不需要 |
不適合用於線上散發檔案 |
適合用於線上散發檔案,因為所有資訊包含在單一檔案中 |
Word
如果您在 Excel 檔案中維護資料,然後在 Word 檔案中維護相關資訊,您可以連結資訊以簡化更新作業。 例如,假設您要將最新的銷售退回資料連結至每月狀態報告。 狀態報告是 Word 文件,銷售退回資料則位於 Excel 工作表。 藉由連結文件和工作表,每當更新銷售退回資料時,就會自動更新狀態報告。 您也可能想要將 Word 文件中的指示插入數個 Excel 檔案。 透過使用連結,在您更新指示後,所有 Excel 檔案都會出現該更新。
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按一下要插入連結的位置。
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在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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找出並按一下您想要連結的檔案,然後按一下 [ 選項。
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選取連結 至檔案 核取方塊。
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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如果您使用的是Word,請按一下 [插入>;如果您使用的是 Word,請按一下 [確定Excel。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [連結]。
若無法使用 [連結] 指令,則表示檔案不含連結的資訊。
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在 [來源檔案] 下,按一下連結的檔案,然後按一下 [開啟來源]。
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進行所需的變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 儲存] 儲存變更,然後關閉應用程式。
請注意,含該連結的檔案會包含相關變更。
如果希望兩個檔案保持連線,但不希望主檔案隨著另一個檔案的變更而更新,那麼您可以內嵌資訊。 例如,如果不希望狀態報告隨著 Excel 工作表變更而有所更動,或不希望 Excel 工作表因指示變更而改變,您可以內嵌資訊。 由於該資訊完全包含在一個檔案中,因此當您要將檔案的線上版本散發給無法存取該內嵌檔案的人員時,內嵌功能即可派上用場。
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按一下要內嵌檔案的位置。
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在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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選取您想要的檔案,然後按一下 [ 選項。
如果要內嵌 Excel 工作表,該工作表必須是活頁簿中的第一個工作表。
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清除連結 至檔案 核取方塊。
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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如果您使用的是Word,請按一下 [插入>;如果您使用的是 Word,請按一下 [確定Excel。
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按兩下内嵌物件。
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進行變更,然後儲存變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 [關閉並返回 [檔案的名稱]]。
請注意,內嵌的檔案會包含您的變更。
您可以連結至檔案的某個部分。 例如,在每月狀態報表中,您可能會想要連結至工作表中的特定儲存格範圍Excel而不是整個工作表。 例如,您可能會想要連結 Word 檔的特定指示,而不是整個檔。
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選取要貼上的資訊,例如,Excel 工作表上的儲存格範圍。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [複製]。
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切換至其他檔案,然後按一下要顯示資訊的位置。
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在 [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上],然後按一下 [貼上連結]。
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在 [作為] 方塊中,按一下物件的類型,例如,[Microsoft Excel 工作表物件],然後按一下 [確定]。
PowerPoint
如果希望兩個檔案保持連線,但不希望主檔案隨著另一個檔案的變更而更新,那麼您可以內嵌資訊。 例如,假設您要將最新的銷售退回資料內嵌至每月狀態報告。 狀態報告是 PowerPoint 簡報,銷售退回資料則位於 Excel 工作表。 如果在簡報中內嵌工作表,這兩個檔案就會保持連線。
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按一下要內嵌檔案的位置。
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在 [ 插入> 功能表上,按一下 [物件,然後按一下 [從檔案。
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尋找並按一下要內嵌的檔案。
如果要內嵌 Excel 工作表,該工作表必須是活頁簿中的第一個工作表。
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按一下 [插入],然後按一下 [確定]。
若在內嵌的檔案中看不見資訊,請拖曳縮放控點直到檔案內容出現為止。
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按兩下內嵌檔案。
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進行所需的變更。
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按一下 [檔案,然後按一下 更新。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 [關閉並返回 [檔案的名稱]]。
請注意,內嵌的檔案會包含您的變更。
您可以內嵌檔案的某個部分。 例如,在每月狀態報告中,您可能希望內嵌 Excel 工作表中特定的儲存格範圍 (而非整個工作表)。
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選取要貼上的資訊,例如,Excel 工作表上的儲存格範圍。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [複製]。
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切換至其他檔案,然後按一下要顯示資訊的位置。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [選擇性貼上]。
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在 [貼上成為] 方塊中,按一下物件的類型,例如,[Microsoft Excel 工作表物件],然後按一下 [確定]。
Excel
如果您在 Excel 檔案中維護資料,然後在 Word 檔案中維護相關資訊,您可以連結資訊以簡化更新作業。 例如,假設您要將最新的銷售退回資料連結至每月狀態報告。 狀態報告是 Word 文件,銷售退回資料則位於 Excel 工作表。 藉由連結文件和工作表,每當更新銷售退回資料時,就會自動更新狀態報告。 您也可能想要將 Word 文件中的指示插入數個 Excel 檔案。 透過使用連結,在您更新指示後,所有 Excel 檔案都會出現該更新。
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按一下要插入連結的位置。
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在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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選取您想要連結的檔案,然後按一下 [ 選項。
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選取連結 至檔案 核取方塊,
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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如果您使用的是Word,請按一下 [插入>;如果您使用的是 Word,請按一下 [確定Excel。
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在 [ 資料> 功能表上,按一下 [編輯連結。
如果無法使用 編輯連結 命令,您的檔案不包含連結資訊。
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在 [來源檔案] 下,按一下連結的檔案,然後按一下 [開啟來源]。
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進行所需的變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 儲存] 儲存變更,然後關閉應用程式。
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按一下連結的檔案。 請注意,檔案包含變更。
如果希望兩個檔案保持連線,但不希望主檔案隨著另一個檔案的變更而更新,那麼您可以內嵌資訊。 例如,如果不希望狀態報告隨著 Excel 工作表變更而有所更動,或不希望 Excel 工作表因指示變更而改變,您可以內嵌資訊。 由於該資訊完全包含在一個檔案中,因此當您要將檔案的線上版本散發給無法存取該內嵌檔案的人員時,內嵌功能即可派上用場。
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按一下要內嵌檔案的位置。
-
在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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選取要內嵌的檔案,然後按一下 [ 選項。
如果要內嵌 Excel 工作表,該工作表必須是活頁簿中的第一個工作表。
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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清除 [連結至檔案] 核取方塊,然後按一下 [插入] (若是使用 Word),或按一下 [確定] (若是使用 Excel)。
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按兩下內嵌檔案。
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進行所需的變更。
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在 [ 檔案> 功能表上,按一下 [ 更新。
請注意,內嵌的檔案會包含您的變更。
您可以連結至檔案的某個部分。 例如,您可能希望內嵌 Excel 工作表中特定的儲存格範圍 (而非整個工作表)。
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選取要貼上的資訊,例如,Word 文件中的某些句子。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [複製]。
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切換至其他檔案,然後按一下要顯示資訊的位置。
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在 [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上],然後按一下 [貼上連結]。
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在 [作為] 方塊中,按一下物件的類型,例如 [Microsoft Word 文件物件],然後按一下 [確定]。
Word
如果您在 Excel 檔案中維護資料,然後在 Word 檔案中維護相關資訊,您可以連結資訊以簡化更新作業。 例如,假設您要將最新的銷售退回資料連結至每月狀態報告。 狀態報告是 Word 文件,銷售退回資料則位於 Excel 工作表。 藉由連結文件和工作表,每當更新銷售退回資料時,就會自動更新狀態報告。 您也可能想要將 Word 文件中的指示插入數個 Excel 檔案。 透過使用連結,在您更新指示後,所有 Excel 檔案都會出現該更新。
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按一下要插入連結的位置。
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在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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尋找並按一下要連結的檔案。
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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選取 [連結至檔案] 核取方塊,然後按一下 [插入] (若是使用 Word),或按一下 [確定] (若是使用 Excel)。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [連結]。
若無法使用 [連結] 指令,則表示檔案不含連結的資訊。
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在 [來源檔案] 下,按一下連結的檔案,然後按一下 [開啟來源]。
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進行所需的變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 儲存] 儲存變更,然後關閉應用程式。
請注意,含該連結的檔案會包含相關變更。
如果希望兩個檔案保持連線,但不希望主檔案隨著另一個檔案的變更而更新,那麼您可以內嵌資訊。 例如,如果不希望狀態報告隨著 Excel 工作表變更而有所更動,或不希望 Excel 工作表因指示變更而改變,您可以內嵌資訊。 由於該資訊完全包含在一個檔案中,因此當您要將檔案的線上版本散發給無法存取該內嵌檔案的人員時,內嵌功能即可派上用場。
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按一下要內嵌檔案的位置。
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在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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尋找並按一下要內嵌的檔案。
如果要內嵌 Excel 工作表,該工作表必須是活頁簿中的第一個工作表。
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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清除 [連結至檔案] 核取方塊,然後按一下 [插入] (若是使用 Word),或按一下 [確定] (若是使用 Excel)。
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按一下內嵌的檔案。
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在 [編輯] 功能表上,指向 [[物件的類型] 物件],例如 [工作表物件],然後按一下 [編輯]。
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進行所需的變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 [關閉並返回 [檔案的名稱]]。
請注意,內嵌的檔案會包含您的變更。
您可以連結至檔案的某個部分。 例如,在每月狀態報表中,您可能會想要連結至工作表中的特定儲存格範圍Excel而不是整個工作表。 例如,您可能會想要連結 Word 檔的特定指示,而不是整個檔。
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選取要貼上的資訊,例如,Excel 工作表上的儲存格範圍。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [複製]。
-
切換至其他檔案,然後按一下要顯示資訊的位置。
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在 [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上],然後按一下 [貼上連結]。
-
在 [作為] 方塊中,按一下物件的類型,例如,[Microsoft Excel 工作表物件],然後按一下 [確定]。
PowerPoint
如果希望兩個檔案保持連線,但不希望主檔案隨著另一個檔案的變更而更新,那麼您可以內嵌資訊。 例如,假設您要將最新的銷售退回資料內嵌至每月狀態報告。 狀態報告是 PowerPoint 簡報,銷售退回資料則位於 Excel 工作表。 如果在簡報中內嵌工作表,這兩個檔案就會保持連線。
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按一下要內嵌檔案的位置。
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在 [插入] 功能表上,按一下 [物件],然後按一下 [從檔案建立]。
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尋找並按一下要內嵌的檔案。
如果要內嵌 Excel 工作表,該工作表必須是活頁簿中的第一個工作表。
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按一下 [插入],然後按一下 [確定]。
若在內嵌的檔案中看不見資訊,請拖曳縮放控點直到檔案內容出現為止。
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按一下內嵌的檔案。
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在 [編輯] 功能表上,指向 [[物件的類型] 物件],例如 [工作表物件],然後按一下 [編輯]。
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進行所需的變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 [關閉並返回 [檔案的名稱]]。
請注意,內嵌的檔案會包含您的變更。
您可以內嵌檔案的某個部分。 例如,在每月狀態報告中,您可能希望內嵌 Excel 工作表中特定的儲存格範圍 (而非整個工作表)。
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選取要貼上的資訊,例如,Excel 工作表上的儲存格範圍。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [複製]。
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切換至其他檔案,然後按一下要顯示資訊的位置。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [選擇性貼上]。
-
在 [貼上成為] 方塊中,按一下物件的類型,例如,[Microsoft Excel 工作表物件],然後按一下 [確定]。
Excel
如果您在 Excel 檔案中維護資料,然後在 Word 檔案中維護相關資訊,您可以連結資訊以簡化更新作業。 例如,假設您要將最新的銷售退回資料連結至每月狀態報告。 狀態報告是 Word 文件,銷售退回資料則位於 Excel 工作表。 藉由連結文件和工作表,每當更新銷售退回資料時,就會自動更新狀態報告。 您也可能想要將 Word 文件中的指示插入數個 Excel 檔案。 透過使用連結,在您更新指示後,所有 Excel 檔案都會出現該更新。
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按一下要插入連結的位置。
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在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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尋找並按一下要連結的檔案。
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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選取 [連結至檔案] 核取方塊,然後按一下 [插入] (若是使用 Word),或按一下 [確定] (若是使用 Excel)。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [連結]。
若無法使用 [連結] 指令,則表示檔案不含連結的資訊。
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在 [來源檔案] 下,按一下連結的檔案,然後按一下 [開啟來源]。
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進行所需的變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 儲存] 儲存變更,然後關閉應用程式。
請注意,含該連結的檔案會包含相關變更。
如果希望兩個檔案保持連線,但不希望主檔案隨著另一個檔案的變更而更新,那麼您可以內嵌資訊。 例如,如果不希望狀態報告隨著 Excel 工作表變更而有所更動,或不希望 Excel 工作表因指示變更而改變,您可以內嵌資訊。 由於該資訊完全包含在一個檔案中,因此當您要將檔案的線上版本散發給無法存取該內嵌檔案的人員時,內嵌功能即可派上用場。
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按一下要內嵌檔案的位置。
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在 [插入] 功能表上,先按一下 [物件],然後再按一下 [從檔案]。
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尋找並按一下要內嵌的檔案。
如果要內嵌 Excel 工作表,該工作表必須是活頁簿中的第一個工作表。
提示: 若要讓讀者只看到圖示 (按一下即可顯示資訊),請選取 [以圖示顯示] 核取方塊。
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清除 [連結至檔案] 核取方塊,然後按一下 [插入] (若是使用 Word),或按一下 [確定] (若是使用 Excel)。
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按一下內嵌的檔案。
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在 [編輯] 功能表上,指向 [[物件的類型] 物件],例如 [工作表物件],然後按一下 [編輯]。
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進行所需的變更。
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在 [檔案] 功能表上,按一下 [關閉並返回 [檔案的名稱]]。
請注意,內嵌的檔案會包含您的變更。
您可以連結至檔案的某個部分。 例如,您可能希望內嵌 Excel 工作表中特定的儲存格範圍 (而非整個工作表)。
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選取要貼上的資訊,例如,Word 文件中的某些句子。
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按一下 [編輯] 功能表上的 [複製]。
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切換至其他檔案,然後按一下要顯示資訊的位置。
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在 [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上],然後按一下 [貼上連結]。
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在 [作為] 方塊中,按一下物件的類型,例如 [Microsoft Word 文件物件],然後按一下 [確定]。