在 Office Desktop 應用程式中儲存或轉換成 PDF 或 XPS 檔

若要查看逐步指示，請從下拉式清單中選取一種 Office 程式。

您目前使用哪一種 Office 程式？

Access

1. 開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。

2. 在 外部資料 標籤的 匯出 群組中，選擇 PDF 或 XPS。

3. 在 [檔案名稱] 欄位中，鍵入或選取文件的名稱。

4. 在 另存為類型 清單中，選擇 PDF (*.pdf) 。

   • 若文件要求高品質列印，請選擇線上Standard (出版並列印) 。
   • 如果檔案大小比列印品質更重要，請選擇線上 發佈 (最小大小) 。

5. 選擇 選項 以設定列印頁面、選擇是否列印標記，以及選擇輸出選項。 選取 [確定]。

6. 選取 [發佈]。

Excel

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選擇 另存新檔 或 另存一份副本。

3. 在 檔案名稱 框中，輸入檔案名稱，如果你還沒輸入的話。

4. 在 另存為類型 清單中，選擇 PDF (*.pdf) 。

   • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。
   • 若文件要求高品質列印，請選擇線上Standard (出版並列印) 。
   • 如果檔案大小比列印品質更重要，請選擇線上 發佈 (最小大小) 。

5. 選擇 選項 以設定列印頁面、選擇是否列印標記，以及選擇輸出選項。 如需有關在 Excel 中 [選項] 對話方塊的詳細資訊，請參閱深入了解 PDF 選項。 完成後選擇 確定 。

6. 選取 [儲存]。

OneNote

1. 選取 [檔案] 索引標籤。
2. 選取 [匯出]。
3. 在 匯出當前狀態下，選擇你想儲存為 PDF 的筆記本部分。
4. 在 選擇格式 後，選擇 PDF (*.pdf) ，然後選擇 匯出。
5. 在 [另存新檔] 對話方塊中，於 [檔案名稱] 欄位內鍵入筆記本的名稱。
6. 選取 [儲存]。

PowerPoint

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [匯出]。

3. 在 檔案名稱 框中，輸入檔案名稱，如果你還沒輸入的話。

4. 在 另存為類型 清單中，選擇 PDF (*.pdf) 。

   • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。
   • 若文件要求高品質列印，請選擇線上Standard (出版並列印) 。
   • 如果檔案大小比列印品質更重要，請選擇線上 發佈 (最小大小) 。

5. 選擇 選項 以設定列印頁面、選擇是否列印標記，以及選擇輸出選項。 完成後選擇 確定 。

6. 選取 [儲存]。

Project

1. 在 檔案 標籤中，選擇 匯出。
2. 選擇 建立 PDF/XPS 文件 ，並選擇 建立 PDF/XPS。
3. 在 檔案名稱 框中，輸入檔案名稱，如果你還沒輸入的話。
4. 在另存為類型清單中，選擇 PDF Files (*.pdf) 或 XPS Files (*.xps) ，然後選擇確定。
5. 在 文件匯出選項 對話框中，選擇 發佈範圍、是否 包含非列印資訊 ，以及 ISO 19500-1 合規 (PDF/A) 。

格式設定提示

Project 不支援所有 PDF 或 XPS 格式化功能，但你仍可以用一些列印選項來改變最終文件的外觀。

選擇 「檔案>列印」，然後更改以下任一選項：

• 日期
• 列印方向
• 紙張大小
• 版面設定

您可以在 [版面設定] 對話方塊變更下列索引標籤的選項：

• 邊界
• 圖例
• 檢視

Publisher

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [另存新檔]。

3. 在 檔案名稱 框中，輸入檔案名稱，如果你還沒輸入的話。

4. 在 另存為類型 清單中，選擇 PDF (*.pdf) 。

5. 如果你想更改文件的優化方式，請選擇 變更。 (在 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中選擇選項 )

   • 視需要變更圖片解析度和非列印資訊。
   • 選擇 列印選項 以更改文件的列印選項。
   • 完成後選擇 確定 。

6. 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

7. 選取 [儲存]。

Visio

1. 在 檔案 標籤中，選擇 匯出。

2. 選擇 建立 PDF/XPS 文件 ，並選擇 建立 PDF/XPS。

3. 在 檔案名稱 框中，輸入檔案名稱，如果你還沒輸入的話。

4. 在 另存為類型 清單中，選擇 PDF (*.pdf) 。

   • 如果您要在儲存檔案之後，以選取的格式開啟這個檔案，請選取 [儲存之後自動檢視檔案] 核取方塊。
   • 若文件要求高品質列印，請選擇線上Standard (出版並列印) 。
   • 如果檔案大小比列印品質更重要，請選擇線上 發佈 (最小大小) 。

5. 選擇 選項 以設定列印頁面、選擇是否列印標記，以及選擇輸出選項。 選取 [確定]。

6. 選取 [發佈]。

Word

1. 如果該檔案之前已儲存過，請選擇 「檔案>儲存複製品」。
   如果檔案未被儲存，請選擇「另存為檔案>」或「另存一份」。
2. 選擇瀏覽，選擇你想儲存檔案的電腦位置。
3. 在下拉選單中，選擇 PDF。
   
4. 選取 [儲存]。

選擇 更多選項>選項以 自訂您的 PDF。

• 若只要將文件中的部分頁面製作成 PDF 檔案，請選擇 [頁面範圍] 底下的選項。
• 若要在 PDF 檔中包含追蹤修訂，請在 [發佈內容] 底下選取 [顯示文件標記]。 否則，請確定已選取 [文件]。
• 若要在 PDF 檔案中建立一組書籤，請選取 [使用下列項目建立書籤]。 然後選擇 [標題]，或者如果您已在文件中新增書籤，則請選擇 [Word 書籤]。
• 若要在 PDF 中包含文件屬性，請確定已選取 [文件屬性]。
• 若要讓文件更適合在螢幕閱讀軟體中閱讀，請選取 [協助工具的文件結構標籤]。
• 符合 ISO 19005-1 標準 (PDF/A) 此選項會將 PDF 文件輸出為 1.7 版本 PDF，這是一份歸檔標準。 PDF/A 有助於確保文件在不同電腦上開啟時看起來會一樣。
• 當字型無法嵌入時，點陣文字 如果無法將字型嵌入文件中，PDF 會使用文字的點陣圖影像，使 PDF 看起來與原始文件相同。 如果沒有選擇這個選項，且檔案使用的字體無法嵌入，那麼 PDF 閱讀器可能會替換成其他字型。
• 用密碼加密文件若要限制只有有密碼的人能開啟 PDF，請選擇此選項。 當你選擇「確定」時，Word 會打開「加密 PDF 文件」欄位，你可以在那裡輸入並重新輸入密碼。

使用 Word 開啟並複製 PDF 內容

您可以在 Word 中開啟 PDF，並從 PDF 複製您要的任何內容。

請前往「 檔案>開啟 」並瀏覽 PDF 檔案。 Word 會在新檔案中開啟 PDF 內容。 您可以從中複製所需的任何內容，包括影像和圖表。

要將您的檔案儲存為 Mac 版 Microsoft 365 的 PDF，請依照以下簡單步驟操作：

1. 選取 [檔案]。
2. 選擇 另存為（另存為 ）或 另存一份副本。
3. 在視窗底部選擇 檔案格式 。
4. 從可用的檔案格式列表中選擇 PDF 。
   
5. 給你的檔案一個名稱，如果還沒有，請選擇 儲存。

你可以使用 Word、PowerPoint 和 OneNote for the Web，將文件轉換成 PDF。

1. 選擇 檔案 並選擇 列印 (PowerPoint 會要求選擇三種格式之一) 。
2. 在下拉選單的 印表 機下，選擇 「儲存為 PDF 」，然後選擇 「儲存」。
3. 然後在開啟的 「另存為」選單 中，你可以為 PDF 命名，選擇儲存位置，然後選擇 儲存。

這樣便可產生一份保留原始文件版面配置與格式的基本 PDF。

如果你需要更多 PDF 選項的控制，例如新增書籤，可以使用桌面應用程式將文件轉換成 PDF。 在 PowerPoint 和 OneNote 的工具列中選擇「在桌面應用程式中開啟」以開始使用桌面應用程式，然後在 Word 中先選擇「編輯」下拉選單，然後選擇「在桌面應用程式中開啟」。

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