檢視或變更 Office 檔案的摘要資訊

文件屬性 （又稱中繼資料） 是描述或識別檔案的詳細資料。 文件摘要資訊包括標題、作者名稱、主旨，以及識別文件主題或內容的關鍵字等詳細資料。

如果您在檔案中包含文件摘要資訊，日後就能輕鬆整理和識別這些檔案。 您也可以根據摘要資訊來搜尋文件，或將摘要資訊插入到文件中。

深入了解文件摘要資訊

共有四種文件摘要資訊：

• Standard 屬性 - 根據預設，Microsoft 365 文件會與一組標準屬性相關聯，例如作者、標題和主旨。 您可以為這些摘要資訊指定您自己的文字值，以便更容易整理和識別文件。 例如，在 Word 中，您可以使用 [關鍵字] 屬性 (也稱為 [標籤]) ，將關鍵字 “customers” 新增至您的銷售文件。 然後，您可以搜尋含有該關鍵字的所有銷售文件。
• 自動更新的屬性 - 這些屬性包括檔案系統屬性 (例如，檔案大小或檔案建立或上次變更的日期) 以及 Microsoft 365 程式為您維護的統計資料 (例如，文件) 中的字數或字元數。 您無法指定或變更自動更新的摘要資訊。
  您可以使用自動更新的屬性來識別或尋找檔案。 例如，您可以搜尋在 2015 年 8 月 3 日以後建立的所有檔案，或最後變更日期為昨天的所有檔案。
• 自訂屬性 - 您可以為 Microsoft 365 文件定義其他自訂屬性。 您可以為自訂摘要資訊指定文字、時間或數值，也可以為它們指定 [是] 或 [否] 的值。 您可以從建議的名稱清單中選擇，或是定義自己的名稱。
  如需詳細資訊，請參閱檢視或建立檔案的自訂摘要資訊。
• 文件庫屬性 - 這些屬性與文件庫、網站或公用資料夾中的文件關聯。 建立新文件庫時，您可以定義一個或多個文件庫摘要資訊，並且針對它們的值設定規則。 將文件新增到文件庫時，系統會提示您包含所有必要摘要資訊的值，或是更新任何不正確的摘要資訊。 例如，收集產品構想的文件庫，可以提示使用者輸入 [提交者]、[日期]、[類別] 及 [描述] 等摘要資訊。 當您從 Word、Excel 或 PowerPoint 中的文件庫開啟文件時，您可以選取 [檔案>資訊] 來編輯和更新這些文件庫屬性。 在 Word、Excel 和 PowerPoint 的 [資訊] 索引標籤上，文件庫中的所有必要屬性都會以紅色框線勾勒出。

若要將其中任何一種摘要資訊插入到 Word 文件，請參閱將檔名、日期、作者或其他文件摘要資訊新增至頁首或頁尾 (機器翻譯)。

檢視和變更目前檔案的標準摘要資訊

您目前使用哪一種 Office 程式？

Access

1. 選取 [檔案] 索引標籤。
2. 選取 [資訊]。
3. 選取頁面頂端的 [檢視和編輯資料庫內容 ] 連結。
4. 在 [內容 ] 對話方塊中，選取索引標籤，以選取您要檢視或更新的屬性。
5. 選取 [確定]。 系統會自動儲存您所做的任何變更。
6. 再次選取 [檔案 ] 索引標籤以返回資料庫。

Excel

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [ 資訊 ] 以檢視活頁簿內容。

3. 若要新增或變更摘要資訊，請將指標暫留在您要更新的摘要資訊上方，然後輸入資訊。

4. 再次選取 [檔案 ] 索引標籤以返回您的活頁簿。 系統會自動儲存您所做的任何變更。
   選擇性步驟：

   • 若要查看更多屬性，請選取頁面底部的 [ 顯示所有屬性 ] 連結。
   • 若要開啟 [內容] 對話方塊，讓您一次新增或編輯所有屬性，並檢視文件資訊和統計資料，請選取頁面頂端的 [內容] ，然後選取 [ 進階內容]。
     
     在 [摘要資訊] 索引標籤上，您可以新增或編輯 [標題]、[主旨]、[作者]、[主管]、[公司]、[類別]、[關鍵字] (也稱為「標籤」) 和 [註解]。

PowerPoint

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [ 資訊 ] 以檢視簡報屬性。

3. 若要新增或變更摘要資訊，請將指標暫留在您要更新的摘要資訊上方，然後輸入資訊。

4. 再次選取 [檔案 ] 索引標籤以返回簡報。 系統會自動儲存您所做的任何變更。
   選擇性步驟：

   • 若要查看更多屬性，請選取頁面底部的 [ 顯示所有屬性 ] 連結。
   • 若要開啟 [內容] 對話方塊，讓您一次新增或編輯所有屬性，並檢視文件資訊和統計資料，請選取頁面頂端的 [內容] ，然後選取 [ 進階內容]。
     
     在 [摘要資訊] 索引標籤上，您可以新增或編輯 [標題]、[主旨]、[作者]、[主管]、[公司]、[類別]、[關鍵字] (也稱為「標籤」) 和 [註解]。

Project

1. 選取 [檔案] 索引標籤。
2. 選取 [ 資訊 ] 以檢視專案屬性。
3. 若要新增或變更摘要資訊，請將指標暫留在您要更新的摘要資訊上方，然後輸入資訊。
4. 再次選取 [檔案 ] 索引標籤以返回您的專案。 系統會自動儲存您所做的任何變更。
   選擇性步驟：
   若要查看更多屬性或統計資料，請選取頁面頂端的 [ 專案資訊 ]，然後選取 [ 進階屬性] 或 [專案統計資料]。
   
   在 [摘要資訊] 對話方塊的 [摘要] 索引標籤上，您可以新增或編輯 [標題]、[主旨]、[作者]、[主管]、[公司]、[類別]、[關鍵字] (也稱為「標籤」) 和 [註解]。

Publisher

1. 選取 [檔案] 索引標籤。
2. 選取 [資訊 ] 以檢視屬性。
3. 再次選取 [檔案 ] 索引標籤以返回您的出版物。 系統會自動儲存您所做的任何變更。

選擇性步驟：

若要開啟可一次新增或編輯所有屬性的屬性對話方塊，並檢視文件資訊和統計資料，請選取頁面頂端的 [出版物屬性 ]，然後選取 [ 進階屬性]。

在 [摘要資訊] 索引標籤上，您可以新增或編輯 [標題]、[主旨]、[作者]、[主管]、[公司]、[類別]、[關鍵字] (也稱為「標籤」) 和 [註解]。

Visio

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [資訊 ] 以檢視屬性。

3. 若要新增或變更摘要資訊，請將指標暫留在您要更新的摘要資訊上方，然後輸入資訊。

4. 再次選取 [檔案 ] 索引標籤以返回您的出版物。 系統會自動儲存您所做的任何變更。
   選擇性步驟：

   • 若要開啟 [內容] 對話方塊，讓您一次新增或編輯所有屬性並檢視文件資訊，請選取頁面頂端的 [內容 ]，然後選擇 [ 進階內容]。
     
     在 [摘要資訊] 索引標籤上，您可以新增或編輯 [標題]、[主旨]、[作者]、[主管]、[公司]、[類別]、[關鍵字] (也稱為「標籤」) 和 [註解] 等摘要資訊。
   • 若要新增相關文件的連結，請選取 [資訊] 頁面底部的 [相關文件]，然後選取 [新增相關文件的連結]。

Word

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [資訊 ] 以檢視文件屬性。

3. 若要新增或變更摘要資訊，請將指標暫留在您要更新的摘要資訊上方，然後輸入資訊。 請注意，針對某些中繼資料 (例如 [作者])，您需要以滑鼠右鍵按一下摘要資訊，然後選擇 [移除] 或 [編輯]。

4. 再次選取 [檔案 ] 索引標籤以返回您的文件。 系統會自動儲存您所做的任何變更。
   選擇性步驟：

   • 若要查看更多屬性，請選取頁面底部的 [ 顯示所有屬性 ] 連結。
   • 若要開啟 [內容] 對話方塊，讓您一次新增或編輯所有屬性，並檢視文件資訊和統計資料，請選取頁面頂端的 [內容] ，然後選擇 [ 進階內容]。
     
     在 [摘要資訊] 索引標籤上，您可以新增或編輯 [標題]、[主旨]、[作者]、[主管]、[公司]、[類別]、[關鍵字] (也稱為「標籤」) 和 [註解]。

檢視或建立目前檔案的自訂摘要資訊

自訂屬性是您為 Microsoft 365 文件定義的屬性。 您可以為自訂摘要資訊指定文字、時間或數值，也可以為它們指定 [是] 或 [否] 的值。 您可以從建議的名稱清單中選擇，或是定義自己的名稱。

1. 選取 [檔案] 索引標籤。

2. 選取 [資訊]。

3. 選取頁面頂端的 [內容 ]，然後選取 [ 進階內容]。

   注意

   • 在 Access 中，您可以選取檢視 和編輯資料庫內容
   • 在 Project 中，您可以選取 [專案資訊]
   • 在 Publisher 中，您可以選取 [出版物內容]
   • 目前，您無法檢視或建立 Visio 檔案的自訂屬性

4. 選取 [自訂 ] 索引標籤。

   • 在 [名稱] 方塊中輸入自訂摘要資訊的名稱，或從清單中選取一個名稱。
   • 在 [類型] 清單中，選取您要新增之摘要資訊的資料類型。
   • 在 [值] 方塊中，為摘要資訊輸入值。 您所輸入的值必須符合 [類型] 清單中的選擇。 例如，若是在 [類型] 清單中選取 [數字]，就必須在 [值] 方塊中輸入數字。 與摘要資訊類型不符的值會儲存為文字。

5. 選取 [確定]。