您可以使用 Office 程式將檔案儲存或轉換為 PDF，這樣您就能將它們共用或使用商業印表機列印出來。 而且不需任何其他軟體或增益集。
請在您想要檔案能達到下列目的時，使用 PDF 格式︰
- 在大部分電腦上呈現相同外觀。
- 檔案大小較小。
- 符合產業格式。
範例包括履歷表、法律文件、電子報、供閱讀 (非編輯) 及列印的檔案，以及供專業列印的檔案。
重要
- 許多程式（包括 Microsoft Word）都能夠開啟和編輯 PDF 檔案。 僅以 PDF 形式共用內容並不足以確保收件者無法編輯檔案。
- 當您將試算表轉換成 PDF 時，試算表內的內部連結會在轉換期間遺失，因此需要驗證連結。 但是，指向其他來源的外部鏈接是可以的。
若要查看逐步指示，請從下拉式清單中選取一種 Office 程式。
您目前使用哪一種 Office 程式？
Access
開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。
在 [外部資料 ] 索引標籤的 [匯出 ] 群組中，選取 [PDF] 或 [XPS]。
在 [檔案名稱] 欄位中，鍵入或選取文件的名稱。
在 [另存新檔類型 ] 清單中，選取 [PDF (*.pdf) ]。
- 如果文件需要高列印品質，請選取 Standard ([線上發佈] 和 [列印) ]。
- 如果檔案大小比列印品質更重要，請選取 [最小大小] (線上發佈) 。
選取 [選項] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記，以及選取輸出選項。 選取 [確定]。
選取 [發佈]。
Excel
注意
您無法將 Power View 工作表儲存為 PDF 檔案。
選取 [檔案] 索引標籤。
選取 [ 另存新檔] 或 [儲存複本]。
在 [ 檔案名稱 ] 方塊中，如果您尚未輸入檔案名稱，請輸入檔案的名稱。
在 [另存新檔類型 ] 清單中，選取 [PDF (*.pdf) ]。
- 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。
- 如果文件需要高列印品質，請選取 Standard ([線上發佈] 和 [列印) ]。
- 如果檔案大小比列印品質更重要，請選取 [最小大小] (線上發佈) 。
選取 [選項] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記，以及選取輸出選項。 如需有關在 Excel 中 [選項] 對話方塊的詳細資訊，請參閱深入了解 PDF 選項。 完成後，選取 [確定 ]。
選取 [儲存]。
OneNote
- 選取 [檔案] 索引標籤。
- 選取 [匯出]。
- 在 [匯出目前] 底下，選取您想要將筆記本的哪個部分儲存為 PDF。
- 在 [選取格式] 底下，選取 [PDF (*.pdf) ]，然後選取 [匯出]。
- 在 [另存新檔] 對話方塊中，於 [檔案名稱] 欄位內鍵入筆記本的名稱。
- 選取 [儲存]。
PowerPoint
選取 [檔案] 索引標籤。
選取 [匯出]。
在 [ 檔案名稱 ] 方塊中，如果您尚未輸入檔案名稱，請輸入檔案的名稱。
在 [另存新檔類型 ] 清單中，選取 [PDF (*.pdf) ]。
- 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。
- 如果文件需要高列印品質，請選取 Standard ([線上發佈] 和 [列印) ]。
- 如果檔案大小比列印品質更重要，請選取 [ 最小大小] (線上發佈) 。
選取 [選項] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記，以及選取輸出選項。 完成後，選取 [確定 ]。
選取 [儲存]。
Project
- 在 [檔案 ] 索引標籤上，選擇 [匯出]。
- 選擇 [建立 PDF/XPS 文件 ]，然後選取 [ 建立 PDF/XPS]。
- 在 [ 檔案名稱 ] 方塊中，如果您尚未輸入檔案名稱，請輸入檔案的名稱。
- 在 [另存新檔類型] 清單中，選擇 [PDF Files (*.pdf) 或 XPS Files (*.xps) ]，然後選取 [確定]。
- 在 [ 文件匯出選項 ] 對話方塊中，選取 [ 發佈範圍]、是否 要 [包含非列印資訊 ] ，以及符合 ISO 19500-1 (PDF/A) 。
格式設定提示
Project 並不支援所有 PDF 或 XPS 格式設定功能，但您仍然可以使用某些列印選項來變更最終文件的外觀。
選擇 [ 檔案>列印]，然後變更下列任一選項：
- 日期
- 列印方向
- 紙張大小
- 版面設定
您可以在 [版面設定] 對話方塊變更下列索引標籤的選項：
- 邊界
- 圖例
- 檢視
Publisher
選取 [檔案] 索引標籤。
選取 [另存新檔]。
在 [ 檔案名稱 ] 方塊中，如果您尚未輸入檔案名稱，請輸入檔案的名稱。
在 [另存新檔類型 ] 清單中，選取 [PDF (*.pdf) ]。
如果您想要變更文件最佳化方式，請選取 [變更]。 (在 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中選取選項。)
- 視需要變更圖片解析度和非列印資訊。
- 選取 [列印選項] 以變更文件的列印選項。
- 完成後，選取 [確定 ]。
如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。
選取 [儲存]。
Visio
在 [檔案 ] 索引標籤上，選擇 [匯出]。
選擇 [建立 PDF/XPS 文件 ]，然後選取 [ 建立 PDF/XPS]。
在 [ 檔案名稱 ] 方塊中，如果您尚未輸入檔案名稱，請輸入檔案的名稱。
在 [另存新檔類型 ] 清單中，選取 [PDF (*.pdf) ]。
- 如果您要在儲存檔案之後，以選取的格式開啟這個檔案，請選取 [儲存之後自動檢視檔案] 核取方塊。
- 如果文件需要高列印品質，請選取 Standard ([線上發佈] 和 [列印) ]。
- 如果檔案大小比列印品質更重要，請選取 [最小大小] (線上發佈) 。
選取 [選項] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記，以及選取輸出選項。 選取 [確定]。
選取 [發佈]。
Word
- 如果先前已儲存檔案，請選取 [ 檔案>] [儲存複本]。
如果檔案未儲存，請選取 [檔案>][另存新檔] 或 [儲存複本]。 - 選取 [ 瀏覽] 以選擇電腦上您要儲存檔案的位置。
- 在下拉式清單中，選取 PDF。
- 選取 [儲存]。
選取 [其他選項>] 選項以 自訂您的 PDF。
- 若只要將文件中的部分頁面製作成 PDF 檔案，請選擇 [頁面範圍] 底下的選項。
- 若要在 PDF 檔中包含追蹤修訂，請在 [發佈內容] 底下選取 [顯示文件標記]。 否則，請確定已選取 [文件]。
- 若要在 PDF 檔案中建立一組書籤，請選取 [使用下列項目建立書籤]。 然後選擇 [標題]，或者如果您已在文件中新增書籤，則請選擇 [Word 書籤]。
- 若要在 PDF 中包含文件屬性，請確定已選取 [文件屬性]。
- 若要讓文件更適合在螢幕閱讀軟體中閱讀，請選取 [協助工具的文件結構標籤]。
- 符合 ISO 19005-1 規範 (PDF/A) 此選項會將 PDF 文件輸出為版本 1.7 PDF，這是一種封存標準。 PDF/A 有助於確保稍後在不同電腦上開啟文件時，其外觀會相同。
- 無法嵌入字型時的點陣圖文字如果字型無法內嵌在文件中，PDF 會使用文字的點陣圖影像，讓 PDF 看起來與原始文件相同。 如果未選取此選項，且檔案使用無法內嵌的字型，則 PDF 閱讀程式可能會取代其他字型。
- 使用密碼加密文件 若要限制存取權，使得只有知道密碼的人才能開啟 PDF，請選取此選項。 當您選取 [確定] 時，Word 會開啟 [加密 PDF 文件] 方塊，您可以在其中輸入及重新輸入密碼。
使用 Word 開啟並複製 PDF 內容
您可以在 Word 中開啟 PDF，並從 PDF 複製您要的任何內容。
移至 [檔案>]、[開啟] 並瀏覽至 PDF 檔案。 Word 會在新檔案中開啟 PDF 內容。 您可以從中複製所需的任何內容，包括影像和圖表。
![編輯模式功能表，[在傳統型應用程式中開啟] 命令](../media/word-online-open-in-desktop-app.png)
![點選 [檔案 > 匯出] 以將文件匯出為 PDF](../media/word-ios-export-to-pdf.png)
可攜式文件格式 (PDF) 保留文件格式並啟用檔案共用。 於線上檢視或列印 PDF 格式檔案時，會保留您想要的格式。 如果要以商業印刷的方式輸出文件，PDF 格式也相當實用。 相較於 XPS，PDF 格式廣為許多機構與組織所接受，檢視器也能用於多種平台。
XML 文件規格 (XPS)：一種可以保存文件格式設定，並方便檔案共用的電子檔案格式。 XPS 格式能確保您在線上檢視或列印該檔案時，保留與原先預期完全相同的格式，而且檔案中的資料無法輕易地進行變更。
重要
大多數新式網頁瀏覽器都可以開啟和顯示 PDF 檔案。 不過，如果您的作業系統較舊，則可能需要在裝置上安裝 PDF 閱讀程式，例如可從 Adobe Systems 取得的 Acrobat Reader。