你發送和接收的郵件越多，Outlook 的信箱就能越大。 大型信箱開啟和搜尋時間較長，許多電子郵件服務商（包括 Microsoft 365）會限制信箱的最大容量。 如果你收到信箱超過容量限制的訊息，刪除郵件和資料夾會有幫助，但如果你把資訊存放在 Outlook 資料檔 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔 (.ost) ，該資料檔可能不會自動縮小。
注意
如果你使用 POP 帳號，所有電子郵件帳號資訊，包括資料夾、電子郵件訊息、聯絡人、行事曆和任務資訊，都會儲存在 Outlook 資料檔 (.pst) 。 如果你使用 Microsoft 365、Exchange、IMAP 或 Outlook.com 帳號，你的信箱副本會儲存在離線 Outlook 資料檔 (.ost) 。
若要縮小 Outlook 資料檔 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔 (.ost) ，您可以手動壓縮資料檔。 請選擇下方你的 Outlook 版本，了解如何縮小 .pst 或 .ost 檔案大小。
縮小你的信箱大小
有幾種方法可以減少你的信箱大小。
您可以使用 信箱清理 工具查看信箱大小及個別資料夾。 這個工具也能幫助你搜尋較舊或非常大的郵件，這些訊息你可能想刪除或移到 Outlook 資料檔 (.pst) 。
通常，信箱過大是因為已刪除資料夾容量過大。 該工具提供一個按鈕，讓你查看已刪除項目資料夾大小並清空已刪除項目資料夾。
偶爾，Outlook 會將衝突的項目存放在一個名為 Conflicts 的資料夾中。 衝突發生在電子郵件伺服器上的項目副本與本地電腦中儲存的項目不同步時。 信箱清理工具可以幫你刪除這些衝突。
執行信箱清理工具
- 選取 [檔案] 索引標籤。
- 選擇 工具 信>箱清理。
- 選擇 「查看信箱大小」、「 尋找舊項目」、「 尋找大於」、 查看已刪除項目大小、 清空已刪除項目 資料夾、 檢視衝突大小或 空衝突 ，以執行你想要的任務。
使用對話清理功能來移除重複訊息
在一個長的電子郵件串中，通常會有許多訊息，這些訊息包含與先前訊息相同的所有資訊。 對話清理功能可以自動移除這些重複訊息。 欲了解更多資訊，請參閱 使用對話清理功能刪除重複訊息。
搜尋大型訊息
你可以從 Outlook 的搜尋框搜尋所有大於特定大小的郵件。 點選搜尋框並輸入：messagesize：>5 mb。 這會找到所有大於 5 MB 的訊息。 你可以刪除部分或全部這些訊息，或將它們移到另一個 Outlook 資料檔 (.pst) 。 欲了解更多關於移動物品的資訊，請參閱 「移動或複製郵件於資料夾間」。
縮小 Outlook 資料檔 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔 (.ost)
如果你從 Outlook 資料檔 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔 (.ost) 刪除項目，Outlook 會在閒置時間自動壓縮該檔案，當你不使用電腦但 Outlook 仍在運行時。
注意
Outlook 只有在檔案中「空白空間」 (未使用空間) 超過 20% 時才會壓縮檔案。
您也可以使用以下步驟手動立即啟動壓縮流程，這可能需要數分鐘完成。
刪除你不想保留的項目，並清空 已刪除物品 資料夾。
選擇 檔案 > 、帳戶設定 > 、帳戶設定。
在 Data Files 標籤中，選擇你想要壓縮的資料檔案，然後選擇設定。
注意：如果您使用 Exchange 或 Outlook.com 電子郵件帳號，還需額外選擇 「進階 」分頁 >的 Outlook 資料檔案設定。
在 Outlook 資料檔案對話框中，選擇 「立即壓縮 」，然後選擇 「確定」。
注意
壓縮 Outlook 資料檔後，你不必退出 Outlook。