Outlook Web App 的保留與封存原則

套用到
適用於 Exchange Server 2016 的 Outlook 網頁版 適用於 Exchange Server 2019 的 Outlook 網頁版 Outlook Web App

使用 Outlook Web App 中的保留原則設定，將原則套用至郵件和信箱中的資料夾。 保留原則可控制郵件會儲存多久。 而封存原則可控制郵件在電子郵件資料夾中保留多久後再移到封存檔。

您或許可以新增或移除由管理信箱的人員所設定的選擇性保留原則和封存原則。 但不能移除必要原則。

注意

管理帳戶的保留和封存原則是一項選擇性功能，您可能無法使用。

本文適用於 Outlook Web App，該應用程式是由管理執行 Exchange Server 2013 或 2010 之電子郵件伺服器的組織使用。 如果您是使用 Microsoft 365 或 Exchange Server 2016 或 2019，您的電子郵件程式是 Outlook 網頁版。 如需 Outlook 網頁版的說明，請參閱取得 Outlook 網頁版的說明。

指派保留及封存原則

保留原則通常涵蓋時間範圍。 例如，在下圖中，可用的原則包括 1 週刪除 (7 天) 和 1 個月刪除 (1 個月) 。 也提供長期原則，例如 1 年刪除 (1 年) 和 5 年刪除 (5 年) 。 針對非常重要的郵件或資料夾，請選取 [ 永不刪除] ([永不) ]。

封存原則範圍從個人 1 年移動至封存 (1 年) 到個人 5 年移動至封存 (5 年) 。 您也可以選擇 [個人] 永不移至 [封存] ([永不) ]。

注意

您的組織會控制可供您使用的原則。

若要將保留或封存原則指派給郵件或資料夾，您必須前往您的郵件。

  1. 在網頁瀏覽器中，使用貴組織的電子郵件管理人員所提供的 URL 登入 Outlook Web App。 輸入您的使用者名稱和密碼，然後選取 [登入]。

  2. 在資料夾窗格中，以滑鼠右鍵按一下您要套用原則的郵件或資料夾，然後選取 [指派原則]。
    已選取 [指派原則] 的快顯功能表螢幕擷取畫面，其中顯示可用的封存和保留原則。

  3. 選取您要指派給郵件或資料夾的封存或保留原則。

    秘訣

    如果您希望郵件遵循與其所在資料夾相同的原則，請選取 [ 使用上層資料夾原則]。

原則移除的郵件會發生什麼情況？

保留原則可能會永久刪除郵件，或可能會將郵件移至 [刪除的郵件] 資料夾。 如果您看到保留原則描述顯示 [ 刪除] ([暫時可復原]) 您可以使用 [ 復原刪除的郵件] 來復原郵件。 項目的可復原時間長度由貴組織的系統管理員管理。 預設值是 30 天。 如需詳細資訊，請參閱 復原和還原 Outlook 中的刪除的郵件 。

復原由保留或封存原則移除的項目時，您必須將它放在沒有相關聯原則的資料夾中，或在復原後從該項目中移除該原則。 否則，可能會再次移除該項目。

我還需要知道什麼？

  • 您無法管理行事曆的保留原則。
  • 保留原則是由貴組織的系統管理員建立和管理。
  • 保留和封存原則每七天處理一次。