您可以將 Outlook 資料與行動裝置及其他應用程式同步處理。 Outlook 也會定期與 Microsoft Exchange 帳戶和電子郵件帳戶進行同步處理。 下列說明提供 Outlook 如何同步處理資訊的詳細資訊。
| 服務 | 郵件 | 連絡人 | Calendar | 工作 | 附註 |
|---|---|---|---|---|---|
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Exchange 當您在 Outlook 中使用 Microsoft Exchange 帳戶時，您的電子郵件、連絡人、行事曆活動及任何其他 Microsoft Exchange 資料夾都會自動同步處理。 您在 Outlook 和執行 Microsoft Exchange Server 的伺服器上的資訊永遠保持在最新狀態。 |
是 | 是 | 是 | 是 | 是 |
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Outlook.com Outlook.com 帳戶裝載在 Exchange 伺服器上。 當您在 Outlook 中使用 Outlook.com 帳戶時，您的電子郵件訊息、連絡人、行事曆活動、工作和記事都會自動同步處理。 您的資訊在 Outlook 和裝載您信箱的伺服器上會保持最新狀態。 注意： 匯入的連絡人 (例如，來自連結帳戶的連絡人) 不會跨裝置和 App 同步。 |
是 | 是 | 是 | 是 | 是 |
| IMAP 電子郵件帳戶 (，例如 Google) | 是 | 否 | 否 | 否 | 否 |
| POP 電子郵件帳戶 (，例如 Yahoo) | 是 | 否 | 否 | 否 | 否 |
Microsoft Exchange 帳戶
下表列出與 Exchange 伺服器進行同步處理或不同步處理的 Outlook 項目。
| Outlook 項目 | Exchange Server |
|---|---|
| 訊息 | 所有 Exchange 資料夾 (包括子資料夾) 都可以使用 Outlook 存取，而 Outlook 會持續與 Exchange 伺服器自動同步處理。 Outlook 每分鐘都會檢查伺服器上是否有新郵件。 |
| 規則 | 如果您有由 Microsoft Exchange Server 2010 或更新版本管理的 Microsoft Exchange 帳戶，您可以使用 Mac 版 Outlook 來建立和編輯儲存在 Exchange 伺服器上的規則。 您無法檢視或編輯設定為只會在 Outlook for Window 中執行的規則。 使用由 Microsoft Exchange Server 2007 管理的 Microsoft Exchange 帳戶，您無法使用 Mac 版 Outlook 來編輯或建立儲存在 Exchange 伺服器上的規則 (例如您在 Windows) 版 Outlook 中建立的規則。 您在 Mac 版 Outlook 中建立的規則會儲存在您的電腦上，並僅在與 Mac 版 Outlook 同步處理的郵件上執行。 如需詳細資訊，請參閱在 Mac 版 Outlook 2016 中建立規則。 |
| 連絡人 | 所有 Exchange 帳戶連絡人及 Outlook 中的連絡人資料夾會持續與 Exchange 伺服器自動同步處理。 不過，儲存在 Mac 版 Outlook 上的連絡人群組/通訊群組清單不會儲存至 Exchange Server。 建立的任何群組都會儲存在電腦上，且只能在 Mac 版 Outlook 中使用。 這同樣適用於儲存在 Exchange Server 上的連絡人群組 |
| 行事曆事件 | 所有 Exchange 帳戶行事曆及其在 Outlook 中的事件會持續與 Exchange 伺服器自動同步處理。 |
| 記事 | 記事和記事資料夾會與 Exchange 伺服器同步處理。 |
| 工作 | 工作和工作資料夾會與 Exchange 伺服器同步處理。 |
| 待處理標幟 | 標幟為待處理的郵件及連絡人以及到期日、開始日期、提醒日期，及完成日期會與 Exchange 伺服器同步處理。 |
| 類別 | 您套用至 Outlook 中的項目之類別資訊會與 Exchange 伺服器同步處理。 不過，Mac 版 Outlook 和 Outlook for Windows 中類別的相關色彩會有所不同。 |
您用來連線到 Exchange 伺服器的任何其他應用程式 (例如 Outlook for Windows) 也能使用您的資訊。 如果您是使用 Mac 版 Outlook 和 Outlook for Windows存取相同的 Microsoft Exchange 帳戶，您應該可以發現這兩個應用程式顯示資訊的方式有些許差異：
| 資訊類型： | Mac 版 Outlook 及 Outlook for Window 的差異 |
|---|---|
| 連絡人的電子郵件地址 | 您可以在 Mac 版 Outlook 的單一連絡人中儲存最多 13 個電子郵件地址。 在 Outlook for Windows 中，您可以儲存最多 3 個電子郵件地址。 當連絡人進行同步處理時，Mac 版 Outlook 也會將預設的電子郵件地址與 Outlook for Windows 中的 [電子郵件] 欄位同步處理。 Mac 版 Outlook 連絡人中接下來列出的兩個地址會與 Outlook for Windows 中的 [電子郵件 2] 和 [電子郵件 3] 欄位同步處理。 |
| 連絡人的郵寄地址 | 某些欄位 (例如 [中間名]) 適用於 Mac 版 Outlook，但不適用於 Outlook for Windows。 因此，如果您在 [中間名] 欄位中輸入資訊，則無法在 Outlook for Windows 中看到這項資訊。 同樣地，Outlook for Windows 也有不存在於 Mac 版 Outlook 中的連絡人欄位。 若要解決此問題，您可以在 Mac 版 Outlook 的 [筆記] 索引標籤中輸入資訊，該資訊便會顯示於 Outlook for Windows 的 [筆記] 方塊中。 |
IMAP 電子郵件帳戶
如果您想要同步處理 IMAP 電子郵件，您必須先將帳戶新增至 Outlook。 如需如何新增帳戶的詳細資訊，請參閱新增電子郵件帳戶至 Mac 版 Outlook。
之後，有兩個同步選項：使用 IMAP IDLE (也稱為「即時同步處理」) 以及為訂閱資料夾建立排程。 您可以使用 IMAP IDLE 維護 IMAP 伺服器的連線，並將您所做的變更套用至伺服器上的郵件讀取、未讀取或已標幟狀態。 但是您一次只能維護一個資料夾的連線。 您也可以建立排程，將 Outlook 中的訂閱資料夾與 IMAP 郵件伺服器同步處理。
您可以使用 IMAP IDLE 及排程來執行下列動作：
| 使用 | 若要 |
|---|---|
| IMAP IDLE | 維護連至 IMAP 伺服器單一資料夾的連線。 |
| IMAP IDLE | 將變更套用至 IMAP 伺服器上郵件的讀取、未讀取及已標幟郵件狀態。 |
| 時間表 | 在您設定的時間從伺服器接收新郵件或新聞。 |
| 時間表 | 在您設定的時間傳送所有郵件。 |
| 時間表 | 在設定的時間刪除 [刪除的郵件] 資料夾或其他資料夾中，早於設定天數的的郵件。 |
| 時間表 | 在您設定的時間刪除垃圾電子郵件。 |
如需 IMAP IDLE 的相關資訊，請參閱 IMAP 帳戶的伺服器設定。
POP 電子郵件帳戶
如果您想要同步處理您的 POP 電子郵件，您必須先將帳戶新增至 Outlook。 如需如何新增帳戶的詳細資訊，請參閱新增電子郵件帳戶至 Mac 版 Outlook。
之後您可以使用排程，設定何時要 Outlook 藉由傳送或接收郵件訊息，與 POP 電子郵件伺服器同步。
您也可以設定 POP 帳戶的伺服器選項來保留伺服器上每封郵件的複本、刪除設定天數後的郵件，或是在 Outlook 中刪除郵件之後即予以刪除。
您可以使用排程或伺服器選項來執行下列動作：
| 使用 | 若要 |
|---|---|
| 時間表 | 在您設定的時間接收新郵件。 |
| 時間表 | 在您設定的時間傳送所有郵件。 |
| 伺服器選項 | 在伺服器上保留每封郵件的複本。 |
| 伺服器選項 | 在 Outlook 中刪除郵件之後，即從伺服器中加以刪除。 |
| 時間表 | 刪除早於設定天數的郵件。 |