在 Outlook 網頁版中使用排程小幫手

適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

開啟排程助理

您可以在提供活動詳細資料之前或之後使用 [排程小幫手]。 如果您在開啟排程小幫手之前提供活動的日期、時間和持續時間並新增出席者，這些詳細資料將會延續，您可以視需要變更。

透過使用 [排程小幫手]，您可以立即檢視出席者的行事曆，並判斷其在活動的日期和時間的空閒時間 （空閒或忙碌）。

1. 在 [郵件] 或 [Calendar] 工具列上，選取 [新增>[Calendar 事件]。

2. 在新事件的 [詳細資料] 頁面上，執行下列其中一項操作：

   • 新增事件詳細資料 — 例如標題和位置、開始和結束日期和時間以及其他資訊，新增人員，然後選取 [排程] 助理排。
   • 選取 [排程] 助理，然後視需要新增出席者並新增會議室。

在 [排程助理員] 的詳細資料窗格中，您可以變更事件發生的日期和時間，但不能變更事件的標題。 活動的 [詳細資料] 頁面提供排程小幫手未提供的選項。 例如，這些選項包括設定會議提醒、新增要傳送的電子郵件提醒，以及提供有關活動的描述或其他詳細資訊。

新增與會者

您可以在選取 [排程小幫手] 之前或之後新增活動出席者。 如果您在活動的 [詳細資料] 頁面上新增出席者，當您開啟 [排程小幫手] 時，您會在詳細資料窗格右側的方格中看到那些出席者的行事曆。 本節中給出的步驟專門用於在開啟排程助理員後新增出席者。

1. 在詳細資料窗格的 [出席者 ] 方塊中，輸入您要邀請加入活動的人員 名稱 。
   

   注意

   Outlook 會從您輸入的第一個字元開始，符合您的項目，並提供貴組織中人員或您曾經連絡過的人員名稱。

2. 在 [出席者] 方塊下方顯示的建議清單中選擇名稱，或選擇 [搜尋目錄]。

   注意

   您新增的每個人都會自動新增為 [必要]。 每個人的行事曆都會按照選擇他們的順序 (顯示) 在行事曆窗格中的行事曆右側，形成一個方格。 當您新增人員時，會看到受邀者總數和衝突數目。

   

3. 若要變更出席者的狀態，請以滑鼠右鍵按一下出席者的名稱，或者如果您使用觸控式裝置，請長按該名稱，然後執行下列其中一項：

   • 選擇 [移除] 以刪除出席者。 或者，選擇出席者名稱旁的 [移除 ]。
   • 選擇 [選擇性出席]。

將會議室新增至您的位置

如果您在開啟排程助理員之前未在活動地點新增會議室，您可以在這裡新增一個會議室。 [排程助理員] 詳細資料窗格底部有一個 [新增會議室 ] 按鈕，可讓您從貴組織的通訊清單查看會議室。 [排程助理] 會自動顯示您目前所設時段內可以使用的會議室，不過您也可以自行查看其他會議室。

如果您組織有許多會議室，組織管理員可能會將會議室整理成一份會議室清單。 會議室清單內含的會議室通常都具備類似的特性，例如，都在同一棟大樓內。

1. 選擇 [新增會議室]。
2. 選擇會議室，或選擇會議室清單，然後選取該清單中的其中一個可用會議室。
   

選取會議室之後，該會議室就會新增至行事曆方格。 您可以選擇 [變更會議室] 來變更會議室。 若要移除會議室，請以滑鼠右鍵按一下該會議室，如果您使用的是觸控裝置，請點選並按住該會議室，然後選取 [移除]。

檢視行事曆

當您新增出席者和位置之後，其行事曆資訊便會出現在行事曆格線中。

您可以選取行事曆頂端的日檢視或週檢視。 如果您選擇週檢視，行事曆格線會顯示出席者行事曆的合併檢視。

傳送會議邀請

在排程助理員中完成工作後，請執行下列其中一項操作：

• 選取 [確定] 以儲存您的變更。
• 選取 [捨棄 ] 以取消。

您將會回到新的活動 [詳細資料] 頁面，如有必要，您可以在這裡完成新增更多關於會議的詳細資料。 完成後，執行下列其中一個動作：

• 選取 [ 傳送 ] 以傳送活動邀請。
• 選取 [捨棄 ] 以取消所有變更。