在 Project Web App 中取得有關工作的電子郵件提醒

套用到
Project Online

Project Web App 中的 Email 通知能幫助你掌握即將發生的事情、截止時間以及你手頭上的工作內容。 有些通知由你的經理設定，其他通知則是你可以自行設定：

設定你的個人通知

透過 Project Web App，你可以決定哪些通知是你真正需要的。 要選擇你想要的通知，請點擊 PWA 設定 (Gear 圖示) > 的 PWA 設定>「管理我的提醒與提醒」。

注意

沒看到這個選項？ 你的管理員需要先在 Project Web App 開啟通知，才能管理 Project Web App 會發送哪些通知。

事情是這樣的...... 選這個！
行事曆 我只是想知道我是不是錯過了截止日期。 我想知道何時：

  • 我被指派的一項任務已經逾期了。 在 任務中，選擇 「當我的任務逾期時發送提醒給我」。
  • 狀態報告已逾期。 在狀態報告中，選擇「當我的狀態報告逾期時發送提醒」。
有了這兩種提醒，你可以選擇在 Project Web App 寄信前稍等一段時間，也可以選擇在任務完成或狀態報告提交前，定期持續收到提醒。
行事曆 我想要提前通知約會快來了。 我想知道何時：

  • 我被指派的一項任務即將開始。 在任務中，選擇「在任務開始前發送提醒」。
  • 任務快要交了。 在 任務中，選擇 「在任務截止前發送提醒給我」。
  • 狀態報告即將發布。 在 狀態報告中，選擇 「在我的狀態報告截止前發送提醒」。
透過這些提醒，你可以選擇希望提前多久收到通知郵件。
行事曆 我需要不斷的提醒來保持正軌。 我想知道何時：

  • 我被指派的任務還沒完成。 在 任務中，選擇 「發送提醒我關於未完成任務的通知」。
  • 狀態報告還沒提交。 在 狀態報告中，選擇發送提醒， 直到我的狀態報告提交或逾期為止。
當你想要這種細節時，你真的應該規劃好你實際想要多久寄一次電子郵件。

例如，你可能想要：

  • 任務開始日期提前一週通知。
  • 任務截止日期提醒，從任務截止前一週開始。
  • 每天發出逾期通知，從任務截止後3天開始。
  • 每週提醒所有未完成的任務。
Project Web App 嘗試將通知合併成一封郵件，所以你的收件匣不會被提醒淹沒，但根據你手頭上的任務數量，可能每天都會收到通知。 尤其是你的專案經理或資源經理也可能有他們要求 Project Web App 發送的提醒。 花點時間仔細思考哪些通知對你最有幫助，如果你發現 Project Web App 寄來的郵件太多，之後再微調。
行事曆 還有一些其他提醒你可能想要。 我想知道何時：
  • 我被指派去執行一項任務。 在 任務中，選擇 「我收到專案中的新任務分配」。
  • 我被指派的任務被更改了。 在 任務中，選擇 「我的專案任務已修改」。
  • 我的專案經理要求提供狀態報告。 在 狀態報告中，選擇 「我收到新的狀態報告請求」。
  • 我請 Project Online 做的一件事失敗了。 在 佇列工作失敗中，選擇「 我的任何佇列工作失敗」。

注意

工時表呢？ 關於工時表的提醒會由你的主管為一組資源或專案團隊設置。

經理們：設定關於你團隊的通知

專案經理、資源經理和投資組合經理則有額外的個人通知，讓他們隨時掌握團隊內部的動態。 如果你是管理員，可以透過點選設定設定 (齒輪圖示) >PWA 設定>管理我的資源的提醒與提醒來選擇你想收到的通知。

注意

沒看到這個選項？ 你的管理員需要先在 Project Web App 開啟通知，才能管理 Project Web App 會發送哪些通知。

我想知道何時：

  • 有人新增任務或任務。 在 「我的團隊成員任務」中，選擇 提交新任務與指派。
  • 有人把任務交給別人，或從別人那裡拿走任務。 在 「我的團隊成員任務」中，選擇 「重新指派任務」。
  • 有人改變任務。 在 「我的團隊成員的任務」中，選擇 「更新任務」。
  • 有人提交狀態報告。 在 「我的資源狀態報告」中，選擇 提交狀態報告。

經理們：為團隊設定提醒

作為專案經理、資源經理或投資組合經理，你可以決定團隊需要哪些通知。 要選擇要Project Web App發送給團隊成員的通知，請點擊 PWA 設定> (「管理我的資源」警示與提醒) > 齒輪圖示中的「設定設定」。

注意

沒看到這個選項？ 你的管理員需要先在 Project Web App 開啟通知，才能管理 Project Web App 會發送哪些通知。

事情是這樣的...... 選這個！
行事曆 我只是想提醒我的團隊，如果他們錯過了截止日期。 我想提醒自己和/或我的團隊，當：

  • 一項任務已逾期。 在 「我的團隊成員任務」中，選擇「 當我的團隊成員任務逾期時發送提醒」。
  • 狀態報告已逾期。 在 「我的資源狀態報告」中，選擇「 當我的資源狀態報告逾期時發送提醒」。
有了這兩種提醒，你可以選擇在 Project Web App 發送郵件前稍等一段時間，也可以選擇在任務完成或狀態報告提交前，定期發送提醒。
行事曆 我想提前通知我的團隊，當日期快到時。 我想提醒自己和/或我的團隊，當：

  • 任務快要交了。 在 「我的團隊成員任務」中，選擇 「在團隊成員任務截止前發送提醒」。
  • 狀態報告即將發布。 在 「我的資源狀態報告」中，選擇「 在我資源狀態報告截止前發送提醒」。
透過這些提醒，你可以選擇希望提前多久收到通知郵件。
行事曆 我需要幫助我的團隊成員記得填寫工時表。 我想提醒自己和/或我的團隊，當：

  • 沒有人報告正在進行中的任務。 在 「我的團隊成員任務」中，選擇 「當我的團隊成員任務進行中但沒有實際工作時發送提醒」。
有了這個提醒，你可以選擇在 Project Web App 發送通知郵件前再等一會兒。