在 Project Web App 中取得有關工作的電子郵件提醒

套用到
Project Online

Project Web App 中的 Email 通知可協助您掌握即將發生的事情、事情的到期日，以及您工作中要處理的事情。 有些通知是由您的主管設定，其他通知則可供您自行設定：

設定您的個人通知

使用 Project Web App，您可以決定您確實需要哪些通知。 若要選擇您想要的通知，請按一下 [設定] 設定 ([齒輪] 圖示) >PWA 設定>[管理我的提醒和提醒]。

注意

沒有看到此選項嗎？ 您的系統管理員必須先在 Project Web App 中開啟通知，才能管理 Project Web App 要傳送的通知。

這是交易...... 選擇這個！
行事曆 我只是想知道我是否錯過了最後期限。 我想知道何時：

  • 指派給我的工作已過期。 在 [工作] 底下，選擇 [當我的工作過期時傳送提醒給我]。
  • 狀態報告已過期。 在 [狀態報告] 底下，選擇 [當我的狀態報告逾期時傳送提醒給我]。
使用這兩個提醒時，您可以選擇稍候片刻，然後 Project Web App 才會傳送電子郵件給您，也可以選擇繼續定期接收提醒，直到工作完成或提交狀態報告為止。
行事曆 我想在約會即將到來時提前通知。 我想知道何時：

  • 指派給我的工作即將開始。 在 [工作] 底下，選擇 [在我的工作開始之前傳送提醒]。
  • 工作即將到期。 在 [工作] 底下，選擇 [在我的工作到期之前傳送提醒給我]。
  • 狀態報告即將到期。 在 [狀態報告] 底下，選擇 [在狀態報告到期之前傳送提醒我]。
透過這些提醒中的每一個，您可以選擇要提前多久收到通知電子郵件。
行事曆 我需要不斷的提醒才能讓我走上正軌。 我想知道何時：

  • 指派給我的工作尚未完成。 在 [工作] 底下，選擇 [傳送關於我未完成的工作的提醒]。
  • 尚未提交狀態報告。 在 [狀態報告] 下，選擇 [傳送提醒給我]，直到我的狀態報告提交完成或逾期為止。
當您想要此類詳細信息時，您應該真正計劃好您實際需要電子郵件的頻率。

例如，您可能會想要：

  • 一週的任務開始日期提前預報。
  • 任務到期日每隔一天提醒一次，從任務到期前一週開始。
  • 每天逾期通知，從任務到期後 3 天開始。
  • 每週提醒所有未完成的工作。
Project Web App 的確會嘗試將通知合併成單一電子郵件，這樣您的 [收件匣] 就不會真的被提醒淹沒，但視您手頭上的工作數量而定，您可能每天都會收到一些提醒。 特別是因為您的專案經理或資源經理可能也會要求 Project Web App 傳送一些提醒。 花一些時間認真思考哪些通知對您最有幫助，如果您發現只是從 Project Web App 收到太多郵件，您可以稍後再微調。
行事曆 您可能還需要其他一些提醒。 我想知道何時：
  • 我獲指派了一項工作。 在 [任務] 底下，選擇 [我在專案中收到新的任務指派]。
  • 指派給我的工作發生變更。 在 [任務] 底下，選擇 [ 我的專案任務已修改]。
  • 我的專案經理要求提供狀態報告。 在 [狀態報告] 底下，選擇 [我收到新的狀態報告請求]。
  • 我要求 Project Online 執行的作業失敗了。 在 Queue Job Failures （佇列工作失敗） 底下，選擇 Any any Queue Jobs fails （我的佇列工作失敗）。

注意

那麼時程表呢？ 時程表提醒是由您的經理為一組資源或專案小組設定的。

管理員：設定關於團隊的通知

專案經理、資源經理和產品組合經理還有一組額外的個人通知可供他們使用，讓他們隨時掌握團隊內部的最新動態。 如果您是管理員，您可以按一下 [設定] ([齒輪] 圖示) PWA 設定> [管理我的資源的警示和提醒] 來>選擇要接收的通知。

注意

沒有看到此選項嗎？ 您的系統管理員必須先在 Project Web App 中開啟通知，才能管理 Project Web App 要傳送的通知。

我想知道何時：

  • 有人新增工作或作業。 在 [我的小組成員的工作] 底下，選擇 [提交新工作和作業]。
  • 某人將任務交給別人，或從別人那裡接受任務。 在 [我的團隊成員的工作] 底下，選擇 [重新指派任務]。
  • 有人變更工作。 在 [我的團隊成員的工作] 底下，選擇 [更新任務]。
  • 某人提交狀態報告。 在 [我的資源] 的 [狀態報告] 底下，選擇 [提交狀態報告]。

管理員：為您的團隊設定提醒

身為專案經理、資源經理或產品組合經理，您可以決定小組需要哪些通知。 若要選擇要Project Web App傳送給團隊成員的通知，請按一下 [設定] ([齒輪] 圖示) >PWA 設定>[管理我的資源的警示和提醒]。

注意

沒有看到此選項嗎？ 您的系統管理員必須先在 Project Web App 中開啟通知，才能管理 Project Web App 要傳送的通知。

這是交易...... 選擇這個！
行事曆 我只是想提醒我的團隊，如果他們錯過了最後期限。 我想在下列情況中提醒自己和/或我的團隊：

  • 工作已過期。 在 [ 我的團隊成員的工作] 底下，選擇 [當我的團隊成員的工作逾期時傳送提醒]。
  • 狀態報告已過期。 在 [我的資源的狀態報告] 底下，選擇 [當 我的資源狀態報告過期時傳送提醒]。
使用這兩個提醒時，您可以選擇稍等片刻，然後 Project Web App 才會傳送電子郵件，也可以選擇繼續定期傳送提醒，直到工作完成或提交狀態報告為止。
行事曆 當日期即將到來時，我想讓我的團隊提前通知他們。 我想在下列情況中提醒自己和/或我的團隊：

  • 工作即將到期。 在 [我的團隊成員的工作] 底下，選擇 [在團隊成員的工作到期之前傳送提醒]。
  • 狀態報告即將到期。 在 [我的資源的狀態報告] 底下，選擇 [在 我的資源狀態報告到期之前傳送提醒]。
透過這些提醒中的每一個，您可以選擇要提前多久收到通知電子郵件。
行事曆 我需要協助小組成員記得填寫時程表。 我想在下列情況中提醒自己和/或我的團隊：

  • 沒有人報告進行中的工作。 在 [ 我的團隊成員的工作] 底下，選擇 [當我的團隊成員的工作已在進行中但沒有實際工作時傳送提醒]。
有了這個提醒，您可以選擇稍候片刻，然後 Project Web App 才會傳送通知電子郵件。