作者：Jane Suchan，PMP
不受控制的變化是項目經理最大的敵人之一。 這就是為什麼可靠的變更管理流程可以成為專案經理最好的朋友。 實施這種流程使您能夠在所需的時間表內並在商定的預算內交付客戶要求的內容。 如果沒有變更控制，專案範圍就會變成一個變動目標，並且您面臨錯過一個或多個專案成功因素的風險。 管理和控制變更的能力，尤其是專案範圍的能力，是實現目標的關鍵，也是專案經理的典型績效指標。 專案變更是不可避免的，您必須準備好在它發生時（而不是如果發生）來應對它。
平衡變更管理與官僚主義
專案經理面臨的一項挑戰是在控制專案變更的需要與避免過度官僚主義之間取得平衡。 問題是：臨界點在哪裡？ 由於每個專案都是獨一無二的，因此變更控制停止增加價值並變成繁文縟節的時間點因專案而異。
您的一些利益相關者，甚至您的專案團隊成員，可能會覺得實施變更控制是您避免可怕的範圍蔓延的方法，並且您不願意保持靈活性並為您的客戶和業務做最好的事情。 消除這種看法很重要。 讓他們知道您正在做的事情恰恰相反：您正在實施一個有效的流程來一致地評估請求的更改。 如果進行更改被認為是一個好主意，那麼您將有適當的流程在需要時做出回應。
專案變更管理計劃
為了協助您快速回應，專案變更管理計劃描述了發生偏差時會發生的情況。 它無意阻止改變;相反，其目的是概述一個流程，明確如何傳達變革、如何做出決策以及專案將如何相應地適應。
落實變更控制
一旦為關鍵交付項目 （例如業務需求和排程） 建立基準，您應該立即將變更控制流程生效。 專案團隊和專案關係人以及受專案變更影響的任何其他人員都應在將變更管理計劃付諸實施之前對其進行審查並認可。
對專案整體成功影響不大的微小變更不應像對需求或關鍵路徑排程里程碑所做的變更那樣嚴格。 專案變更管理計劃必須說明何時需要正式的專案變更請求 (PCR) 。 例如：
- 排程和預算變更的門檻是什麼？
- 是否有總是需要變更要求的變更？
- 變更管理流程可以跳過哪些變更？
這裡需要注意的是：造成損害的通常是許多小範圍的變化，而不是大而明顯的變化。 定義 PCR 準則時，請考慮這一點。 例如，您的變更管理計劃應定義變更請求類別，例如主要或次要類別：
主要變更 這些應記錄為 PCR。 主要項目變更：
- 影響關鍵路徑上的需求或工作專案，將重要里程碑或整體專案結束日期延遲一定的時間百分比或持續時間。 應為每個專案定義重大變更標準。
- 需要額外的資金 (金額或預算) 的百分比。 同樣，應為每個專案定義金額。
次要變更 這些例行變更不需要 PCR。 小改動：
- 不要對計劃造成重大影響。 它們不會延長具有專案相依性的里程碑或任務的完成日期。
- 不會對財務造成負面影響。 因此不會產生專案預算差異。
評估變更要求的提示
專案變更管理計劃還應包括有關如何評估變更請求的資訊。 至關重要的是，在需要之前確定此評估的標準，以免浪費時間達成共識。 設定這些參數將有助於平衡變更與整體業務目標和效益。
以下是評估變更請求時需要考慮的一些典型問題：
- 此變更會增加或變更商務需求嗎？
- 是否有因應措施，或者此變更對於專案的整體成功是必要的？
- 這項變更是否需要增加資金？
- 這會推遲專案結束日期嗎？
- 儘管這一變化可能會對該項目產生負面影響，但它是否會帶來重大的業務優勢，使其值得？
- 現在實施這項改變是否比推遲更有意義？ 延遲最終會讓公司損失更多的錢嗎？
- 是否考慮了所有受影響的利益相關者，他們是否認可這一變化？
- 需要考慮合約後果嗎？ 例如，是否會因為此變更而無法履行與外部廠商的承諾？
核准專案變更要求
定義誰可以核准或不能核准要求的變更也很重要。 定義各種權限級別是很常見的，以便可以有效處理例行變更，而重大變更則獲得所需的管理關注。
當擬議的變更影響專案範圍時，您應該將其視為需要專案發起人核准的業務決策。 當範圍不受影響時，專案團隊和發起人可以決定專案經理有權在一定範圍內批准變更。 對於某些專案，會定期建立和召開變更控制委員會來考慮和批准變更請求。 組織中可能有不同的變更控制委員會，用於處理各種類型的變更請求。 例如，技術變更控制委員會可能會研究技術問題。
摘要核准變更要求指導方針的一個簡單方法是使用如下表格，該表格是根據範例專案：
| 變更類型 | 一般描述 | Criteria | 核准者 | 需要 PCR 檢查嗎？ |
|---|---|---|---|---|
| 重大 | 代表專案範圍、排程或預算的重大變更 | 新增需求或擴充現有商務需求 進度延遲超過 14 天或將延遲項目結束日期 需要 $100,000 美元或以上的額外資金 |
專案變更控制面板 | 是 |
| 重大 | 代表專案範圍、排程或預算的變更 | 釐清業務需求 排程延遲少於 14 天，且不會影響專案結束日期 需要少於 100,000 美元的額外資金 |
專案經理 | 是 |
| 微幅 | 對專案影響不大或沒有影響的例行變更 | 不會變更里程碑完成日期 對專案預算的影響小於 $X 或 X% |
專案經理 | 否 |
豐厚的回報
專案團隊總是急於執行專案，有時甚至會犧牲有效的規劃。 走捷徑並假設你會邊走邊弄清楚事情是很誘人的。 在變更發生之前，擁有完善的變更控制流程將帶來豐厚的回報和更好的整體專案結果。 將主觀性排除在變更控制之外將使專案團隊能夠高效且有效地處理波動。 一個經過深思熟慮、詳細的變更管理計劃，並被專案團隊成員和利害關係人接受，將節省時間和金錢，這是專案經理永遠都不夠的。
| 關於作者 Jane Suchan 是一名專案經理，在監督企業級業務計劃和開發專案管理方法方面擁有豐富的經驗。 簡住在華盛頓州西雅圖。 |
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