記錄中心的作用在於做為集中存放庫，組織可在此儲存及管理其法律或財務文件等所有記錄。 記錄中心支援整個記錄管理處理程序，包括透過記錄管理的記錄集合到記錄處理在內。
記錄中心網站範本與其他 SharePoint 網站類似，可做為文件的一般存放庫，並可讓各個網站使用者在其中進行共同作業。 不過，記錄中心網站範本是預先設定的網站，專為協助組織實作其記錄管理和保留計畫而設計。 內建功能包含版本設定、稽核、中繼資料管理、電子文件探索以及可自訂的記錄路由，協助您更有效率地管理記錄。
注意
在 SharePoint 中，我們引入 了使用保留標籤來宣告內容為紀錄的功能，這實際上取代了使用紀錄中心的需求。 如果你正在使用紀錄中心，也可以繼續與保留標籤一起使用。 但未來為了檔案管理，我們建議使用保留標籤取代紀錄中心。
定義記錄管理計畫
在最高層級，設計記錄中心網站來實作記錄管理計畫包含兩大步驟：
- 組織必須研擬記錄管理策略和正式的記錄管理計畫。 這需要記錄管理員、法務人員、IT 專業人員和資訊工作者相互進行協調並共同努力。
- 組織必須接著設定一或多個記錄中心網站，以實作其記錄管理計畫。
以下章節概述各個步驟中所包含的主要元素。
記錄管理計畫
組織應先研擬其記錄管理策略的正式計畫，才能設定記錄中心網站做為其記錄管理解決方案。 正式記錄管理計畫的特定元素很可能是個別組織或企業所獨有的。 不過，幾乎所有記錄管理計畫都包含下列文件和處理程序：
檔案計畫 檔案計畫描述組織承認為官方商業紀錄的文件或項目的類型。 它會標示這些紀錄的儲存地點，並提供區分不同類型記錄的資訊。 檔案計畫作為建立、儲存和管理紀錄的政策、流程與指引的完整彙編。 檔案計畫應涵蓋所有紀錄，不論媒介，包括紙本、部落格、維基、電子郵件及電子檔案。 同時也必須明確規定每筆紀錄的分類、保護及最終銷毀方式。 同時也應納入對特定類別紀錄的考量，如機密、重要紀錄、商業機密或特權紀錄。 最後，檔案計畫必須指定負責管理各類紀錄的人員。
記錄庫 紀錄庫本質上是你用來分類和儲存重要紀錄的文件庫。 您針對要保留的每種記錄類型建立記錄庫。 記錄會根據您在 [內容組合管理] 設定的設定，自動路由到適當的文件庫。
內容類型 您可以建立內容類型，以定義組織需要儲存的紀錄類型，並為每種紀錄類型識別任何獨特的屬性。 透過定義特定類型的紀錄內容類型，您的組織能確保這些內容群組都能以一致的方式管理。 辦公文件、PDF、TIFFs (掃描影像) 、電子郵件、即時訊息對話、影片及實體紀錄，皆可依您所建立的內容類型分類與儲存。 例如，任何稱為「合約」的紀錄，在 SharePoint 的紀錄管理系統中都會以相同且一致的方式處理。 使用內容類型來分類和儲存紀錄，是使用紀錄庫的另一種方法。
保留時間表 保留計畫規定檔案計畫中每個紀錄類型必須保留 (其保留期限) 及該期限結束時的處理程序 (其處置程序) 。 留任計畫中的指引通常基於法律要求、組織風險及業務需求。 此外，保留時間表通常描述決定每種記錄類型的保留期間的風險管理應變。
合規要求文件 合規需求文件定義了紀錄管理的資訊系統必須遵守的規則、應具備的功能，以及必須支援的定期監控類型，以確保合規。
- 暫停處理紀錄的正式程序 此程序通常稱為暫停，詳述組織在訴訟、審計或調查等事件發生時，如何暫停記錄的處理。
- 記錄處理監控與報告系統 為確保員工依照既定政策與流程歸檔、存取及管理紀錄，檔案管理計畫必須有流程或系統來監控與報告紀錄處理情況。
設定記錄中心網站
組織開始進行記錄管理的詳細規劃且研擬記錄管理的正式計畫後，就可以建立及設定記錄中心網站以協助實作此計畫。
若要設定記錄中心網站，您需要執行下列步驟：
建立記錄庫或清單以管理及儲存檔案計畫中指定的每種記錄類型。
- 建議您針對記錄計畫中的每種內容類型分別建立一個記錄庫。
- 將記錄提交到記錄中心時，它們會路由到相關的清單或文件庫。
為相關的文件庫、清單或內容類型建立欄，以包含及顯示檔案計畫中指定之每種記錄類型的中繼資料。
在記錄中心網站上指定每種記錄類型的資訊管理原則。 這些原則應反映貴組織之檔案計畫和保留排程中指定的保留期間和稽核要求。
設定 [內容組合管理] 以將每個記錄類型路由到適當的位置。 將記錄提交到記錄中心網站時 (手動或以程式控制方式)，應用程式會使用此功能來決定如何分類記錄中心網站中的記錄，以及要將它傳送到何處。