記錄中心的作用在於做為集中存放庫，組織可在此儲存及管理其法律或財務文件等所有記錄。 記錄中心支援整個記錄管理處理程序，包括透過記錄管理的記錄集合到記錄處理在內。
記錄中心網站範本與其他 SharePoint 網站類似，可做為文件的一般存放庫，並可讓各個網站使用者在其中進行共同作業。 不過，記錄中心網站範本是預先設定的網站，專為協助組織實作其記錄管理和保留計畫而設計。 內建功能包含版本設定、稽核、中繼資料管理、電子文件探索以及可自訂的記錄路由，協助您更有效率地管理記錄。
注意
在 SharePoint 中，我們引進了 使用保留標籤將內容宣告為記錄的功能，這有效地取代了使用記錄中心的需求。 如果您正在使用 [記錄中心]，您可以繼續將其與保留標籤一起使用。 但往後，為了記錄管理的目的，建議您使用保留標籤，而非記錄中心。
定義記錄管理計畫
在最高層級，設計記錄中心網站來實作記錄管理計畫包含兩大步驟：
- 組織必須研擬記錄管理策略和正式的記錄管理計畫。 這需要記錄管理員、法務人員、IT 專業人員和資訊工作者相互進行協調並共同努力。
- 組織必須接著設定一或多個記錄中心網站，以實作其記錄管理計畫。
以下章節概述各個步驟中所包含的主要元素。
記錄管理計畫
組織應先研擬其記錄管理策略的正式計畫，才能設定記錄中心網站做為其記錄管理解決方案。 正式記錄管理計畫的特定元素很可能是個別組織或企業所獨有的。 不過，幾乎所有記錄管理計畫都包含下列文件和處理程序：
檔案計劃 檔案計劃描述組織承認為正式業務記錄的文件或項目的類型。 它指出這些記錄的儲存位置，並提供區分一種記錄類型與另一種類型的記錄的資訊。 檔案計劃是用於建立、儲存和管理記錄的策略、流程和指南的綜合集合。 檔案計劃應涵蓋所有記錄，無論媒體如何，包括紙本、部落格、維基、電子郵件和電子檔案。 它還必須指定如何分類、保護和最終銷毀每條記錄。 它還應包括對特殊類別記錄的考慮，例如機密、重要、商業秘密或特權記錄。 最後，檔案計劃必須指定負責管理每種記錄類型的人員。
記錄庫 記錄庫本質上是您用來分類和儲存重要記錄的文件庫。 您針對要保留的每種記錄類型建立記錄庫。 記錄會根據您在 [內容組合管理] 設定的設定，自動路由到適當的文件庫。
內容類型 您可以建立內容類型，以定義貴組織需要儲存的記錄類型，並識別每種記錄類型的任何唯一屬性。 藉由定義特定類型記錄的內容類型，您的組織可以確保每個內容群組都以一致的方式進行管理。 Office 文件、PDF、TIFF (掃描影像) 、電子郵件、即時訊息交談、影片和實體記錄，全都可以以您建立的內容類型分類和儲存。 例如，任何稱為「合約」的記錄，在 SharePoint 的記錄管理系統內會以相同方式和一致的方式處理。 使用內容類型來分類和儲存記錄，是使用記錄庫的另一種方法。
保留排程 保留排程會指定檔案計劃中每一種記錄類型的保留時間) (必須保留多久，以及當記錄類型達到此期間結束時的處置程序， (處置程序) 。 保留排程中的指導方針通常是根據法律要求、組織面臨的風險和商務需求。 此外，保留排程通常描述風險管理突發事件，以決定每個記錄類型的保留期間。
合規性需求文件 合規性要求文件定義了記錄管理 IT 系統必須遵守的規則、它們必須具備的功能以及它們必須支援的定期監控類型，以確保合規性。
- 暫停處置記錄的正式程序此程序通常稱為保留，詳細說明當訴訟、審計或調查等事件發生時，組織如何暫停處置記錄。
- 監察及報告紀錄處理制度為確保員工根據定義的政策和流程歸檔、訪問和管理記錄，記錄管理計劃必須具有用於監控和報告記錄處理的流程或系統。
設定記錄中心網站
組織開始進行記錄管理的詳細規劃且研擬記錄管理的正式計畫後，就可以建立及設定記錄中心網站以協助實作此計畫。
若要設定記錄中心網站，您需要執行下列步驟：
建立記錄庫或清單以管理及儲存檔案計畫中指定的每種記錄類型。
- 建議您針對記錄計畫中的每種內容類型分別建立一個記錄庫。
- 將記錄提交到記錄中心時，它們會路由到相關的清單或文件庫。
為相關的文件庫、清單或內容類型建立欄，以包含及顯示檔案計畫中指定之每種記錄類型的中繼資料。
在記錄中心網站上指定每種記錄類型的資訊管理原則。 這些原則應反映貴組織之檔案計畫和保留排程中指定的保留期間和稽核要求。
設定 [內容組合管理] 以將每個記錄類型路由到適當的位置。 將記錄提交到記錄中心網站時 (手動或以程式控制方式)，應用程式會使用此功能來決定如何分類記錄中心網站中的記錄，以及要將它傳送到何處。