使用 Business Connectivity Services，您可以將外部資料連線到您的 SharePoint 網站，並像使用網站原生資料一樣使用它。 以下是有關外部資料是什麼、從何處取得以及如何使用外部資料的資訊集合。
如需詳細資訊，請參閱尋找外部資料的相關內容。
本文內容
了解整體情況
使用外部資料的原因有很多。 當一個小團隊共同努力創建基於外部數據的業務解決方案時，它可以做大事。 以下是它通常如何完成以及它可以產生的回報。
為何要使用外部資料？
當您使用 SharePoint 產品來協助簡化您的商務活動時，您可能需要合併外部資料，例如資料庫、企業營運應用程式和 Web 服務。 但這些外部數據通常就像一個僻靜的島嶼，僅限於特權人士，或者根本難以到達。 是否有辦法順利將外部資料匯入 SharePoint 產品以及 Office 產品，讓您能夠利用熟悉的介面來進一步提升您的業務？
這就是 Business Connectivity Services 的意義所在。 它支持對各種外部數據的安全、高效、讀/寫訪問。 這是透過提供標準使用者和程式介面的綜合框架來完成的。 此外，您可以建立各種商務解決方案，包括適用於簡單到中介活動的無程式碼 SharePoint 複合解決方案，以及滿足進階需求的程式碼型解決方案。 舉例來說，您可以：
- 建立儲存在後端資料庫中的員工人事資料 SharePoint 外部清單，供使用者讀取和寫入，類似原生 SharePoint 清單。
- 將貴組織的企業資源規劃 (ERP) 系統中最新的客戶資料作為一組 Outlook 連絡人連線，甚至提供離線存取。
- 建立活動規劃解決方案，該解決方案可連結至受控的企業營運應用程式，但使用 SharePoint 行事曆供所有人查看。
- 建立具有酷炫視覺化使用者介面的 Microsoft Silverlight 應用程式，該使用者介面可與來自 Web 的外部資料搭配使用。
簡而言之，Business Connectivity Services 可讓您連線到外部資料、與外部資料互動並釋放外部資料的價值。
三個基本案例
想要聽更多嗎？ 以下是三個基於 Business Connectivity Services 的基本解決方案範例。
技術支援中心 大型企業有技術支援中心，可提供內部技術支援。 支援要求和技術支援知識庫儲存於外部資料庫，但使用外部清單和商務資料網頁組件完全整合到 SharePoint 網站中。 資訊工作者也可以在 Microsoft Outlook 2013 Online 中檢視其目前的要求。 技術支援專員可以在 Outlook 2013 線上和離線存取中檢視指派給他們的要求。 工作流程會自動管理每個階段的支援問題：已開啟、已指派、已呈報、已解決和已關閉。 具有適當權限的技術支援小組經理可以檢視儀表板，其中顯示服務台報告，指出指派給每個支援專員的支援問題數目、最新或最重大的問題，以及每個支援專員在指定時段內處理的支援事件數目。 經理也可以將資料匯出至 Microsoft Excel 2013，以使用條件式格式和圖表來進行進一步的詳細分析。
藝術家追蹤器 一家藝人經紀公司將其藝人資料庫整合到內部 SharePoint 小組網站，其中包含完整的藝人清單、其連絡資訊和演出排程。 以 Word 文件範本的形式產生錄製合約，並自動填入最新的藝術家資訊。 工作流程會引導每個合約完成其各個階段。 代理可以使用 InfoPath 表單將新藝術家新增至外部清單。 透過使用此解決方案，人才代理隨時都能在附近取得所需的資訊，而且可以使用熟悉的 Office 產品執行許多重要工作。
銷售儀表板 銷售儀表板應用程序可幫助銷售人員快速查找在客戶關係管理 (CRM) 系統中管理的銷售訂單和客戶信息。 根據其角色和各自的權限，團隊成員可以檢視銷售分析資訊、個別團隊成員的銷售績效資料、銷售潛在客戶，以及客戶的聯絡資訊和訂單。 銷售專業人員可以查看他們的每日日曆、查看經理分配給他們的任務、與團隊成員協作以及閱讀行業新聞。 銷售區域的 Visio 圖表會依每月對應銷售量，並包含來自後端資料庫且可輕鬆重新整理的即時資料。 透過使用 Word 文件，經理可以快速撰寫自動包含來自外部系統資料的每月狀態報告。
到達那裡只是樂趣的一半
Business Connectivity Services 就像一把大雨傘，包含許多 SharePoint 和 Office 功能。 但它並非「開箱即用」，因為每個外部資料來源都是獨一無二的，而且每個組織都有特定的需求。 一旦在內部部署或雲端中打好基礎，您就可以在 SharePoint 產品和 Office 產品中呈現外部資料。 使用外部資料時，通常會經歷三個不同的階段：
基礎工作階段 在此階段，您會規劃、準備及設定如何存取外部資料。 這通常意味著與管理員密切合作，有時還與開發人員密切合作，以了解需要發生什麼。 重要目標是識別商務和技術需求、準備外部資料來源、使用 Secure Store 服務確保安全存取資料，以及設定整體解決方案範圍。 一個關鍵目標是建立外部內容類型，它是用於檢索外部資料的連線、中繼資料和其他資訊的詳細套件。
SharePoint 階段 打好基礎之後，您現在可以用各種不同的方式在 SharePoint 產品中呈現外部資料，包括外部清單、外部資料欄、商務資料網頁組件、工作流程、搜尋結果、設定檔頁面、動作、SharePoint 相關應用程式，以及程式碼型 SharePoint 元件或解決方案。
Office 階段當您在 SharePoint 產品中建立外部資料的存取權後，現在可以在各種 Office 產品中顯示資料， (包括 Excel、Word、Outlook、Visio、Access 和 InfoPath) 、Office 應用程式，以及程式碼型 Office 元件、增益集或解決方案。
您將在本文中稍後找到關於這些功能的更多詳細資料。
你戴哪頂帽子？
根據外部資料開發解決方案通常是團隊的努力，您的工作方式取決於您的角色。 下圖顯示整體開發生命週期中所涉及角色和解決方案的高階檢視。
使用者 使用者使用 SharePoint 產品和 Office 產品的基本功能來組合簡單的解決方案。 範例包括：
- 建立外部清單、不同的清單檢視，以及新增各種篩選和排序。
- 將外部清單匯出至 Excel 2013 以進行進一步的資料分析。
- 將外部清單連結到 Outlook 2013，以在線上及離線使用外部資料。
進階使用者 進階使用者會建立簡單到中級的無程式碼商務解決方案，而且通常需要商務分析師技能來瞭解資料庫系統和組織中的整體商務流程。 他們也會將需求傳達給管理員和開發人員，以及業務經理，也許還有網站設計師。 範例包括：
- 使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 建立外部內容類型。
- 在文件庫中建立外部資料欄，並將欄連結至自訂 Word 範本中的內容控制項，例如合約或發票。
- 自訂 InfoPath 表單以取代預設的 SharePoint 清單表單。
- 設計以建立資訊工作區的實用方式連接商務資料網頁組件的網頁。
- 建立提供自訂表單、檢視、功能區命令、動作和工作窗格的 Outlook 型解決方案。
- 建立使用外部清單資料的工作流程。
系統管理員 系統管理員會管理數個不同 SharePoint 元件的使用者權限和安全性，包括外部內容類型和外部資料庫。 其中一項關鍵活動涉及設定 Secure Store Service 目標應用程式、對應認證，以及判斷最佳驗證方法。 其他作業範例包括：
- 管理和設定外部資料存取、權限和查詢。
- 從 Business Data Connectivity 中繼資料存放區匯入和匯出外部內容類型。
- 設定自訂設定檔頁面、動作和搜尋結果。
開發人員 開發人員創建各種自訂解決方案，範圍從有針對性的、可重複使用的元件到基於程式碼的高級解決方案。 範例包括：
- 在 Microsoft Visual Studio 中開發的進階外部內容類型，例如使用複雜階層式資料的自訂欄位類型。
- 以單一 BDC 模型呈現來自多個服務的彙總資料。
- 可重複使用的元件、自訂網頁組件、自訂工作流程活動，以及程式碼後置的 InfoPath 表單。
- Outlook 解決方案的自訂外部資料組件。
- Microsoft Silverlight 應用程式和 Office 增益集。
- 自訂警示。
- 使用受管理程式碼的自訂連線或解決方案。
奠定基礎
無論您決定要建立何種外部資料解決方案，您都必須建立穩固的基礎，這表示：取得及設定正確的軟體、選擇及準備外部資料來源、開啟 SharePoint 服務和帳戶，以及建立外部內容類型。
了解您的 SharePoint 環境
當您使用或建立外部資料解決方案時，您應該注意的特性和功能會根據您的 SharePoint 環境而有所不同：
- 內部部署如果您建立的解決方案是使用者和解決方案完全位於內部部署 (防火牆) 後面，則支援所有 Business Connectivity 服務功能。
- 雲端 如果您在 Microsoft 365 中使用 SharePoint (方案 2、E3 和 E4) ，則可以使用功能子集。 例如，支援外部清單、商務資料網頁組件和事件架構，但不支援設定檔頁面、動作和連接器架構。 此外，您只能連線到以下資料來源：WCF Web 服務、OData 和 SQL Server Azure。
- 混合式 您的組織可能已經對內部部署資料來源進行了大量投資，例如企業營運應用程式和 ERP 系統。 但您的組織也可能處於混合式 SharePoint 環境中，其中部分員工在內部部署，而部分員工在雲端。 在混合環境中，您也可以建立混合式外部資料解決方案，讓雲端中的使用者可以存取內部部署資料來源。 例如，使用者可以在出差期間使用 SharePoint 完成費用報表，並可立即與內部部署 SAP 系統核對費用。 您可以連線到任何支援的內部部署資料來源，但您必須使用 OData 服務，而且可能需要大量的開發和設定。
取得正確的軟體
Business Connectivity Services (BCS) 的功能分散在不同的 SharePoint 版本中。 使用下表可協助您做出正確的選擇。
| Business Connectivity Services 功能 | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint Server 2013 (Standard) | SharePoint Server 2013 (Enterprise) | SharePoint (SPO) 方案 2 (E3、E4) |
註解 |
|---|---|---|---|---|---|
| 外部清單 | √ | √ | √ | √ | |
| 外部資料行 | √ | √ | √ | √ | |
| Business Data Connectivity Services | √ | √ | √ | √ | SPO 僅支援 WCF 和 SQL Server Azure 連接器 |
| Secure Store Service | √ | √ | √ | √ | SPO 僅支援群組認證 |
| 外部資料搜尋 | √ | √ | |||
| 個人檔案頁面 | √ | √ | |||
| 動作 | √ | √ | |||
| 商務資料網頁組件 | √ | √ | |||
| Office 產品支援 | √ | √ | √ | ||
| 豐富的用戶端擴充功能 * | √ | ||||
| 應用程式範圍的 BCS | √ | √ | |||
| 連接器架構 | √ | √ | √ | ||
| 事件架構 | √ | √ | √ | ||
| OData 連接器 | √ | √ | √ | ||
| BCS OM API | √ | √ | |||
| 混合式 (SPO 到內部部署) | √ | √ | 僅使用 OData 連接器 |
* 包含可顯示外部資料的表單控制項，以及可在 Outlook 工作窗格和表單區域中顯示資料的版面配置。 僅在 Microsoft Office 專業增強版 2013 提供。
正確設定軟體
安裝正確的軟體後，請確保正確設定。 特別是：
準備外部資料來源 管理員可能需要建立帳戶並提供資料來源的權限，以確保正確的人員可以存取資料，並且資料不會落入壞人之手。 在外部資料庫中，系統管理員可能還想要建立特定的資料表、檢視、查詢等等，以將結果限制為只需的結果，並協助改善效能。
設定 SharePoint Services 系統管理員必須啟用 Business Data Connectivity Services、Secure Store Service 和 Visio Services。
設定 Secure Store 服務 管理者必須決定外部資料來源的最佳存取模式、建立目標應用程式，並設定目標應用程式的認證。
設定商務資料連線服務 系統管理員必須確定建立外部內容類型的使用者具有 Business Data Connectivity (BDC) 中繼資料存放區的權限，且適當的使用者具有外部清單所根據的外部內容類型的存取權。
確定 Office 產品已可供使用若要將外部資料與 Office 產品同步處理，您的每部用戶端電腦上都必須安裝 Windows 7 或更新版本，以及下列免費軟體產品，SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 和 WCF Data Services 5.0 for OData V3 (如有需要，系統會自動提示您下載軟體) 。 此外，請確定已啟用 Office 安裝選項 Business Connectivity 服務 (這是預設) 。 這個選項會安裝 Business Connectivity Services 用戶端執行階段，以執行下列工作：快取外部資料並與外部資料同步處理、將商務資料對應至外部內容類型、在 Office 產品中顯示外部項目選擇器，以及在 Office 產品內執行自訂解決方案。
明智地選擇外部資料
您可以使用各種外部資料來源，包括資料庫、企業資源規劃 (ERP) 系統、OData 和進階連接器。
資料庫 各種形式和規模的組織和公司都依賴資料庫進行日常營運。 資料庫包含各種資料類型，包括文字、數字、影像和文件，並具有許多用途，包括財務、製造、保險和資料驅動的公司網站。 常見支援的資料庫包括：Microsoft SQL Server、Oracle、IBM DB2，以及任何符合 ODBC 或 OLE DB 介面標準的資料庫。
ERP系統 ERP 系統整合整個組織的營運資料和流程，並為任何企業執行許多基本活動，包括：
| 商務功能 | 商務程序 |
|---|---|
| 財務與會計 | 一般總帳、應付帳款和應收帳款、現金管理、固定資產和預算 |
| 人力資源 | 薪資、培訓、福利、退休、招募和多元化管理。 |
| 客戶關係管理 (CRM) | 銷售和行銷、佣金、服務、客戶聯絡和呼叫中心支援。 |
| 製造 | 工程、物料清單、工單、排程、工作流程管理、品質控制和產品生命週期管理。 |
| 供應鏈 | 庫存、訂單輸入、採購、規劃、檢查和索賠處理。 |
| 專案管理 | 成本核算、計費、時間與支出、效能單位和活動管理。 |
常見支援的 ERP 系統包括 SAP、Duet、Microsoft Dynamics、Siebel 和 JD Edwards。
OData 開放資料通訊協定 (OData) 為存取 Web 服務的建立 (發佈) 、讀取 (取得) 、更新 (放置) 以及刪除 (刪除) 作業提供了以 REST 為基礎的標準。 將 OData 視為 ODBC 和 OLE DB 的 Web 型對等項目。 資料會以 XML 或 JavaScript 物件標記法 (JSON) 格式傳回。 常見的 OData 來源包括熟悉的網站 (，例如 Amazon、E-bay、Azure Data Market，以及 Netflix) 、資料庫，甚至是其他 SharePoint 網站。
進階連接器 對於其他資料來源，開發人員可以透過下列方式提供進階外部資料存取：
- 使用 ADO.NET，可讓您使用 ADO.NET 提供者存取任何資料來源。
- 使用 WCF 和 Web 服務，可以存取 Web 服務和 Windows Communication Foundation (WCF) 。
- 使用 .NET 連線組件，可在 ADO.NET 提供者或 Web 服務無法使用時存取資料來源。
- 將不支援的專屬資料類型轉換為支援的 .NET 資料類型。
- 為具有頻繁變化的數據結構的更大規模數據源創建自定義解決方案，這些數據結構需要自定義數據連接、傳輸方法和連接器安裝。
考量效能
任何業務解決方案都必須考慮效能，外部資料也不例外。 幸運的是，Business Connectivity Services 旨在緩解許多性能瓶頸和擔憂。 一般而言，資料擷取、分頁、篩選和排序會卸載至外部資料來源，以協助減少 SharePoint 產品所需的記憶體和處理資源。
此外，Business Connectivity Services 在伺服器 (上都有內建快取 Business Connectivity 服務快取) 和用戶端電腦 (Business Connectivity Services 用戶端執行階段快取) ，而且可能不會立即顯示來自外部資料系統的最新值。 不過，您可以根據使用者的需求和您建立的解決方案來調整重新整理間隔。 並非所有使用者都需要立即查看最新的資料，但如果他們這樣做，他們可以例如重新整理外部清單或 Outlook 連絡人資料夾。
在用戶端電腦上離線工作的能力也表示使用者可以在不連線到外部資料的情況下執行延伸工作，但知道當他們回到線上時，資料會正確更新並協調。
整體而言，這些效能功能有助於加速 SharePoint 網頁和 Office 產品中外部資料的顯示、重新整理和資料作業。
實踐安全第一
外部資料解決方案的安全尤為重要，因為資料通常對企業至關重要，不得被錯誤的使用者檢視或變更。 此外，有很多方法可以保護數據，您希望您的解決方案既簡單又安全。 幸好，有一些方法可以將複雜性降到最低，主要是透過使用 Secure Store 服務。
簡而言之，保護外部資料需要回答兩個基本問題：
你是誰？ 這也稱為身份驗證，它是通過獲取您的憑據 (您的用戶名和密碼) 來驗證您的身份的過程。
你可以做什麼？ 這稱為授權，它是通過獲取已授予的權限列表來確定您可以對哪些數據項執行哪些任務的過程。
首先，系統管理員可協助判斷外部資料來源的最佳存取模式。 請注意，對於商務解決方案來說，對目前使用者擁有不同帳戶的外部資料的存取權進行驗證是很常見的。 但是使用不同的憑證登入可能既複雜又麻煩。 Secure Store Service 可提供認證的儲存和對應，以派上用場。 只需登入一次即可更輕鬆地使用外部資料來源。
例如，如果您使用一組認證登入 SharePoint 網站，但想要根據使用另一組認證的 Siebel 應用程式來存取外部清單，系統管理員可以設定 Secure Store Service 以自動對應兩組認證，這樣您就不需要再次登入。
Secure Store Service 也可協助管理臭名昭著的「雙躍點」問題，其中每個驗證都需要兩部電腦之間的「躍點」，除非採取措施防止它，否則可能會受到損害。
接下來，系統管理員會根據權限建立數層安全性，就像堡壘周圍的幾道防線一樣，以確保適當的授權和存取：
- 外部資料庫或系統中的資料。
- Business Data Connectivity 中繼資料存放區中的外部內容類型。
- 外部清單或外部資料欄。
最後，系統管理員可以透過加密來新增額外的保護層。 如果您的外部資料解決方案也使用 Office 應用程式，則系統管理員可以使用 Windows 加密檔案系統來保護 Business Connectivity Services 用戶端執行階段快取。 某些外部資料來源也提供加密資料的方法。
奠定基石：外部內容類型
外部內容類型是任何外部資料解決方案的核心。 它們就像您和外部資料來源之間的代理人。 典型的外部內容類型是有組織的資訊套件，其中包含下列內容：
- 資料來源的連線資訊，例如位置、名稱和驗證模式。
- 資料表、欄位、主索引鍵和外部索引鍵、驗證和資料類型的定義 (也稱為中繼資料) 。
- 您可以執行的資料作業，例如 [建立]、[讀取]、[更新]、[刪除] 和 [查詢] (也稱為 CRUDQ) 。
- 其他資訊和行為，例如對應的 Office 資料類型或啟用離線同步處理。
- 查詢資料並協助隔離結果的各種篩選，以及改善效能的限制。
- 外部內容選擇器的身分欄位和顯示欄，用來在整個使用者介面中擷取外部資料。
- 以主索引鍵和外部索引鍵為基礎，在兩個相關資料表 （例如 Orders 和 Customers） 之間建立關聯。
一位堅定的使用者會定義外部內容類型，因此可以保護其他使用者避免使用外部資料的固有複雜性。 此外，所有這些資訊都以 XML 格式儲存在特殊的 BDCM 檔案 (.bdcm) 中，並儲存在 Business Data Connectivity 中繼資料存放區中。 此方法可讓您輕鬆維護、更新、保護及重複使用不同網站中的外部內容類型。 例如，您可以輕鬆匯出及匯入檔案，將它從開發環境部署到生產環境，或與其他網站集合共用。
順帶一提，您的堅定使用者不需要是 XML 專家。 為了協助建立外部內容類型，您可以選擇兩種工具：
- Microsoft SharePoint Designer 2013 您可以宣告式方式定義和更新外部內容類型，然後將它發佈到商務資料連線中繼資料存放區。
- Microsoft Visual Studio 2012如果您的外部資料很複雜，或者不受 SharePoint Designer 2013 支援，您可以使用 Visual Studio (中的 XML 編輯器，其提供 Intellisense) 來建立 XML 模型，或使用 Visual Studio 外部內容類型Designer來建立 .NET 連線組件，透過.NET Framework提供自訂後端整合邏輯。
在 SharePoint 產品中顯示外部資料
現在您已為外部資料建立了堅實且安全的基礎，以下是您可以在 SharePoint 產品中使用這些資料執行的動作。
讀取和寫入外部清單中的資料
外部清單是根據外部資料為基礎的 SharePoint 解決方案的重要建置組塊。 您可以使用熟悉的 SharePoint 清單體驗來讀取和寫入外部資料。 外部清單的外觀和行為非常像原生清單，但在行為上有一些差異。 例如，您可以建立檢視並搭配公式使用計算結果，但無法附加檔案或追蹤版本。
您也可以使用 SharePoint Designer 2013 建立外部清單。
將外部資料欄新增至清單和文件庫
您可以將外部資料欄與原生清單或文件庫中的其他欄結合。 由於外部資料欄已新增至原生清單或文件庫，因此所有相關清單或文件庫功能都可以正常運作，包括版本設定、核准、簽入和簽出，以及檔案附件。
假設您建立了包含貴組織銷售產品相片的圖片庫。 您可以將外部資料欄新增至媒體櫃，以從外部資料庫存取產品名稱、產品代碼和目前價格。 由於公司規則與程序要求只能透過資料庫系統對產品資訊進行任何變更，因此當您建立外部內容類型時，您會指定外部資料為唯讀。 但現在貴組織中有更多人員可以輕鬆地在一個文件庫檢視中一起查看所有常見的產品資訊。
使用商務資料網頁組件建立解決方案
商務資料網頁組件是專為使用外部清單中的資料而設計，您可以使用實用的方式結合這些網頁組件，以建立網站工作區或儀表板。 例如，您可以連接清單和項目網頁組件，讓您在清單網頁組件中選取費用報表項目時，例如星期四的費用，項目詳細資料也會顯示在項目網頁組件中，例如旅館、旅遊和膳食費用。
下表簡要摘要說明每個商務資料網頁組件。
| 網頁組件 | 描述 |
|---|---|
| 商務資料清單 | 顯示外部清單中的項目清單。 |
| 商務資料項目 | 顯示來自外部清單的一或多個項目。 |
| 商務資料動作 | 顯示來自外部清單的動作。 |
| 商務資料連線篩選器 | 使用外部清單中的值清單來篩選連線的商務資料網頁組件的內容。 |
| 商務資料項目建立器 | 從 URL 查詢字串中的參數建立商務資料項目，並將它提供給其他商務資料網頁組件。 |
| 商務資料相關清單 | 顯示與外部清單中父項目相關的子項目清單。 |
在個人檔案頁面、動作或搜尋中使用外部資料
個人檔案頁面、動作和搜尋是密切相關的功能。
個人檔案頁面
根據預設，Business Connectivity Services 會根據外部內容類型自動建立個人檔案頁面。 設定檔頁面是根據識別碼欄位顯示來自單一外部資料列資訊的網頁，例如關於特定客戶的所有個別欄位。
預設設定檔頁面實際上是一個網頁，其中包含了 [商務資料項目建立器] 和連結在一起的商務資料項目網頁組件。 項目建立器網頁組件會分析設定檔頁面的 URL 查詢字串參數，例如，http://contoso/Customer.aspx？CustID=345，並將 CustID 值傳遞給資料項目網頁組件，然後顯示所有對應的客戶欄位。
您可以建立自己的個人檔案頁面來顯示自訂資訊，管理員也可以為您自訂個人檔案頁面。
動作
您甚至可以根據個人資料頁面執行操作來執行有用的事情。 例如，您可以建立一個動作，將客戶的地址資訊與 Bing 地圖服務相結合，以檢視客戶的位置或取得路線。 您可以根據設定檔頁面的 URL 查詢字串參數或透過自訂程式碼建立動作。 或者，開發人員可以撰寫自訂程式碼，讓您更新後端資料庫中的員工資訊。
根據預設，您可以在 [商務資料動作] 或 [商務資料清單] 網頁組件中按一下 [檢視設定檔] 動作命令時使用動作。 使用外部資料欄時，您也可以從功能表命令執行動作。
搜尋
最後，如果需要，管理員可以啟用搜尋外部資料。 外部資料可以編目及編製索引，就像內部 SharePoint 資料一樣，但具有安全性調整，以確保只有適當的使用者可以按一下並查看使用設定檔頁面顯示的搜尋結果。
透過將 SharePoint 搜尋整合到外部資料系統，使用者可以找到他們原本無法找到的資料。 例如，如果您知道客戶工作的公司，但忘記了他們的名字，您可以按公司名稱進行搜索，以幫助您找到客戶的個人資料頁面。
在工作流程中使用外部資料
工作流程提供強大的工具，可根據 SharePoint 清單、文件庫或網站，建立模型並自動化商務程序。 這些商務流程可以像單一核准者的文件核准流程一樣簡單，也可以像任何結構化商務流程一樣複雜。 雖然您無法直接將工作流程與外部清單建立關聯，但您可以建立下列項目：
原生清單工作流程 與原生清單相關聯的工作流程，可使用 [建立清單項目]、[更新清單項目] 和 [刪除清單項目] 動作，從外部清單讀取或更新資料。 例如，您可以在原生清單或文件庫項目變更時更新外部清單項目。 您可以對外部清單使用其他動作，例如「設定工作流程變數」來修改外部清單欄位。 您也可以使用外部清單專案做為工作流程的目的地，但工作的連結不會顯示外部清單專案的標題。
網站工作流程 網站工作流程不需要事件觸發程序即可啟動，且可以手動啟動。 為了防止未經授權的存取，存取外部清單的工作流程一律在服務帳戶中執行，即使使用使用模擬的驗證模式也是如此。
事件 開發人員可以建立在外部資料來源中觸發的事件，而使用者可以建立回應這些事件的警示。 例如，當外部資料來源中指派了客戶帳戶給員工時，您可以使用 SharePoint 工作流程將電子郵件訊息傳送給該員工。
基於效能考量，建議您只讀取外部清單中的少量資料行，或在外部清單中建立、更新或刪除少量項目。
Office 產品中的 Surface 外部資料
現在您已在 SharePoint 產品中呈現資料，以下是您可以在各種 Office 產品中使用這些資料執行的動作。
在 Excel 中分析外部資料
您可以將外部清單的資料匯出至 Excel 2013，並保持資料同步。 例如，您可能想要在外部清單中維護產品庫存，以便輕鬆共用和更新，但也想要在 Excel 2013 中定期進行庫存分析。 匯出至 Excel 2013 的外部資料是由目前的外部清單檢視、在外部內容類型和外部清單中定義的篩選，以及 SharePoint 網站的語言設定所決定。
當您匯出外部清單時，會建立一個 Excel 表格，其中包含根據 Web 查詢檔案與外部清單的資料連線。 若要查看對 Excel 表格中的 SharePoint 清單所做的進一步變更，可以重新整理資料。 請注意，您無法變更外部資料來源，且 Excel 重新整理作業會覆寫您在 Excel 表格中所做的任何變更。
將外部資料新增至 Word 文件
藉由將外部資料欄和具有內容控制項的 Word 範本新增至文件庫，您也可以輕鬆且有效率地在 Microsoft Word 2013 結構化文件中輸入正確、最新的資料。
假設您有一個包含客戶合約的文件庫。 不過，您所有的客戶資訊都保存在企業營運應用程式中，例如 SAP。 您可以在文件庫中追蹤客戶的合約，但請確保相關的客戶資訊是最新的，不會不必要地重複。 方法如下：
- 首先，將外部資料欄新增至程式庫，以將適當的客戶名稱、公司名稱和電話號碼與儲存在合約程式庫中的每個合約建立關聯。
- 然後，建立包含客戶合約重複樣文字和內容控制項的 Word 範本，以輸入客戶名稱、公司名稱和電話號碼。 Word 2013 會使用外部項目選擇器，自動顯示和擷取正確的客戶資訊，協助您輸入或更新正確的資訊。
- 最後，每次您建立合約、輸入客戶資料並將合約儲存回程式庫時，客戶資料值都會升級為對應的外部資料欄。
同步處理 Outlook 中的外部資料
如果外部清單包含客戶、工作、約會或貼文，您可以將清單與 Outlook 2013 連結。 連線後，您可以使用熟悉的 Outlook 使用者介面來檢視、編輯及列印資料。 如果資料是連絡資訊，例如客戶，您甚至可以打電話給他們、傳送電子郵件給他們，以及提出會議邀請。
資料的同步是雙向或雙向的。 在 Outlook 2013 中所做的變更會自動與外部資料來源同步。 對外部資料來源所做的變更會與 Outlook 2013 中的項目同步，但可能需要重新整理作業。
根據預設，資料每隔六小時會自動重新整理一次，但此值可以變更。 若要確定看到的是外部資料來源的目前資料，請以滑鼠右鍵按一下資料夾，然後按一下 [同步資料庫變更]。
建立外部內容類型時，請執行下列動作：
- 如果您想要離線存取，請啟用 [離線同步 處理] 支援選項。
- 將 [Office 項目類型 ] 欄位設定為下列其中一項：[連絡人]、[約會]、[工作] 或 [文章]。
- 將外部內容類型中的個別欄位，例如客戶名字、客戶姓氏、客戶地址和客戶電話，對應至其各自的 Outlook 項目類型欄位，例如連絡人的 FirstName、LastName、BusinessAddress 和 BusinessPhone。
此外，使用開發人員撰寫的一些程式碼，您可以建立執行下列操作的 Outlook 解決方案：
- 在自訂工作窗格中顯示原生或自訂資料組件，以向使用者呈現外部資料。
- 包含自訂功能區命令，以執行自訂動作。
- 建立自訂檢視定義以顯示外部資料的特定欄。
- 設計自訂表單區域以呈現外部資料。
使用 InfoPath 表單增強外部資料存取
Microsoft InfoPath 2013 可與外部資料搭配使用的原因有很多：
處理複雜的資料類型 如果外部資料欄位是階層式的，例如包含 [街道]、[城市] 和 [郵遞區號] 子欄位的地址欄位，您就無法在外部清單的 SharePoint 表單中使用這個欄位，事實上，它甚至不會被建立。 不過，您可以使用 InfoPath 2013 將 SharePoint 表單轉換成 InfoPath 表單來建立和更新欄位。
內嵌外部項目選擇器控制項 您可以將 [外部項目選擇器] 控制項拖放到 InfoPath 表單，將其連結到外部清單做為次要資料來源，並讓使用者根據唯一欄位輕鬆選取項目，例如客戶名稱或產品識別碼。
此外，如果您為外部內容類型設定關聯，例如客戶和訂單，且外部清單的 InfoPath 表單包含外部索引鍵，例如客戶識別碼，甚至會自動將外部項目選擇器控制項新增至表單。 這使用戶能夠在處理訂單時輕鬆找到他們想要的客戶。
建立多個表單檢視 有時候，您可能希望表單具有外部資料的多個檢視，特別是當有許多欄位且外部清單或 SharePoint 表單無效時。 在外部系統不允許在建立欄位後更新欄位的一次寫入案例中，多個檢視也很有用。 在這種情況下，您可以建立兩個檢視，一個用於建立作業，另一個用於更新作業。
將規則或程式碼後置於表單中 您可以新增宣告式規則或程式碼後置表單，以執行其他商務邏輯，例如驗證和計算。 例如，您可以使用規則來確保國家/區碼有效，或使用 Web 服務來確保美國郵遞區號有效。
新增外部資料至發佈的 Visio 圖表中
您可以使用 Microsoft Visio 2013 將外部清單的資料連結至圖表及其圖形。 然後，您可以將圖表發佈到 SharePoint 文件庫做為互動式 Web 繪圖，讓使用者可以顯示圖表並檢視相關聯的外部資料。 您有三種方法可以將資料列連結到您繪圖中的圖形。 您可以將資料列逐一連結到現有圖形、將資料列自動連結到圖形，或是從資料建立圖形。
在 Access 中匯入並重新整理外部資料
Microsoft Access 2013 是所有資料類型的登陸台，外部資料也不例外。 您可以將外部清單匯入用戶端電腦上的 Access 資料庫，並定期重新整理資料。 資料為唯讀狀態。
要遵循的基本步驟如下：
- 從 SharePoint Designer 2013 或直接從商務資料連線中繼資料存放區匯出外部內容類型為 BDCM 檔案。
- 在 Access 2013 中，使用 BDCM 檔案建立 Web 服務資料連線。
- 在 Access 2013 中，根據 Web 服務資料連線建立連結資料表。
請注意，在此情況下，當您重新整理資料時，不會使用 Business Connectivity Services 用戶端執行階段快取來與外部清單同步。