您可以將特殊類型的欄新增至稱為外部資料欄的原生清單或文件庫。 此欄可讓您將來自外部資料來源的資料欄與原生清單或文件庫中的其他欄合併。 由於外部資料欄已新增至原生清單或文件庫，因此所有相關清單或文件庫功能都可以正常運作，包括版本設定、核准、簽入和簽出，以及檔案附件。
如需詳細資訊，請參閱尋找外部資料的相關內容。
您想要做什麼？
開始之前
若要使用外部資料，必須先執行幾個必要工作，以便安全地存取資料。 下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。 此外，如果您在使用外部資料時發生問題，這些資訊也可以幫助您找出問題所在。 若要存取外部資料，您或系統管理員必須執行下列作業：
準備外部資料來源 管理員可能需要建立帳戶並提供資料來源的權限，以確保正確的人員可以存取資料，並且資料不會落入壞人之手。 在外部資料庫中，系統管理員可能還想要建立特定的資料表、檢視、查詢等等，以將結果限制為只需的結果，並協助改善效能。
設定 SharePoint 服務和帳戶 系統管理員必須啟用 Business Data Connectivity Services 及 Secure Store Service。
設定 Secure Store Services 系統管理員必須執行下列動作：判斷外部資料來源的最佳存取模式、建立目標應用程式，以及設定目標應用程式的認證。
設定商務資料連線服務 系統管理員必須確保建立外部內容類型的使用者具有 Business Data Connectivity 中繼資料存放區的權限，且適當的使用者具有外部清單所根據的外部內容類型的存取權。
建立外部內容類型 使用者必須定義外部內容類型，其中包含連線、存取、作業方法、欄、篩選，以及其他用來從外部資料來源擷取資料的中繼資料相關資訊。
了解使用外部資料欄的範例
下列各節說明將外部資料欄新增至清單或文件庫的一些實際用途。
客戶合約和連絡資訊 您有一個包含客戶合約的文件庫。 不過，您所有的客戶資訊都維護在企業營運應用程式中，例如 SAP 或 (Microsoft CRM) ，其資料來源位於 SharePoint 產品外部。 您想要在文件庫中追蹤客戶的合約，但請確定相關的客戶資訊是最新的，且不會不必要地重複。 您可以將一或多個外部資料欄新增至文件庫，以將適當的客戶名稱和電話號碼與文件庫中儲存的每個合約建立關聯。 外部資料欄可讓您輕鬆輸入或更新正確的資訊，並自動從外部資料來源擷取客戶資訊。 在此案例中，您也可以建立結構化 Word 文件，將外部資料欄的值升級為 Word 文件，以便在 [文件資訊面板] 中或使用 Word 內容控制項來編輯值。
基本產品資料與圖片 您建立了包含貴組織銷售產品相片的圖片庫。 您可以將外部資料欄新增至文件庫，以從外部資料庫存取產品名稱、產品代碼和目前價格。 不過，請確定建立外部內容類型時，外部資料是唯讀的。 您的公司規則和流程要求通過數據庫系統對產品信息進行任何更改。 但現在貴組織中有更多人員可以輕鬆地在一個文件庫檢視中一起查看所有常見的產品資訊。
在清單或文件庫中建立外部資料欄
注意
建立外部資料欄需要清單或文件庫的 「貢獻 」或更高權限。
瀏覽至 SharePoint 網站，然後瀏覽至清單或文件庫。
注意
您無法將外部資料欄新增至外部清單。
按一下 [清單 ] 或 [文件庫>清單設定 ] 或 [ 文件庫設定]。
在 [欄] 區段中，按一下 [建立欄]。
輸入資料行的名稱，例如 [客戶]，然後在 [ 資料行類型] 底下，按一下 [外部資料]。
在 [外部內容類型] 底下，按一下 [外部內容類型選擇器]，然後從外部內容類型清單中選取適當的項目，例如 CustomerCRM。
透過執行下列一或多個動作，決定要如何處理針對外部內容類型定義的任何動作：
- 若要顯示一或多個動作功能表，請按一下 [顯示動作功能表]。
- 若要讓外部資料欄在選取時執行預設動作，請按一下 [ 將此欄連結至外部內容類型的預設動作]。
在 [新增欄以顯示這些額外欄位] 底下，按一下 [選取所有欄位 ]，或選取一個或多個特定欄位名稱，例如 [CustomerName] 和 [PhoneNumber]。
秘訣
根據預設，會根據外部資料欄名稱將首碼新增至每個資料行名稱。 定義簡短的欄名稱是個好主意，例如 CustID，尤其是在您新增許多其他欄時。 如果清單或文件庫啟用了 [快速編輯 ]，您可以使用 [快速編輯 ] 來變更欄名稱。
更新外部資料行
注意
更新外部資料欄需要清單或文件庫的「 貢獻 」權限或更高權限。
- 瀏覽至 SharePoint 網站，然後瀏覽至清單或文件庫。
- 新增或編輯清單中的項目，或文件庫的屬性。
- 在 [外部資料行] 文字方塊中，例如客戶名稱，按一下 [外部資料項目選擇器]。
外部內容類型的作者必須透過選取適當的身分識別欄位並建立一或多個篩選，來定義 外部資料項目選擇器的 運作方式，以便快速找到正確的值。 如果不是這種情況，請聯絡外部內容類型的作者或您的管理員尋求協助。 - 在對話方塊中，選取適當的項目，例如 Nancy Davolio，然後按一下 [確定]。
外部清單和外部資料來源中的資料都會更新。
重新整理外部資料欄
基於效能考量，外部資料欄中的資料會快取在伺服器或服務上，而且可能不會顯示外部資料系統的最新值。 若要確保顯示的外部資料是最新的，您可以重新整理外部資料欄。 不過，執行重新整理作業時請務必小心，因為根據外部資料的設定方式，可能需要很長的時間。
注意
重新整理外部資料欄需要清單或文件庫的參與權限或更高權限。
- 瀏覽至 SharePoint 網站，然後瀏覽至清單或文件庫。
- 在外部資料欄的欄標題上，按一下 重新整理。
- 在 [重新整理] 頁面上，決定您是只重新整理目前的資料夾，或是目前的資料夾及其所有子資料夾。
- 按一下 [確定]。