三狀態工作流程追蹤清單項目的狀態，經過三個狀態 () 階段。 它可用於管理需要組織追蹤大量問題或項目的業務流程，例如客戶支援問題、銷售潛在客戶或專案任務。 例如，專案任務的三個狀態可以是：未開始、進行中和完成。
注意
自 2020 年 8 月 1 起，已針對新租用戶淘汰 SharePoint 2010 工作流程，並自 2020 年 11 月 1 日從現有的租用戶中移除。 如果您正在使用 SharePoint 2010 工作流程，建議您移轉至 Power Automate 或其他支援的解決方案。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint 2010 工作流程退休。
本文內容
三狀態工作流程是如何運作的？
三狀態工作流程支援企業流程，要求組織透過三個狀態及兩次狀態間的轉換來追蹤問題或項目的狀態。 每次狀態轉換時，工作流程會指派任務給某人，並發送關於該任務的電子郵件提醒。 此工作完成時，工作流程會更新項目的狀態，並將進度推到下一個狀態。 三狀態工作流程可搭配 問題追蹤 清單範本運作。 然而，它可以搭配任何設定為包含三個或以上值的 Choice 欄位的清單一起使用。 這個 選擇 欄位中的值就是工作流程追蹤的狀態。
一個清單可以有多個選擇欄位，且選擇欄位可以有超過三個值。 然而，三狀態工作流程只能設定使用其中一欄，且只能使用選取欄位中的三個值。 當你將三狀態工作流程加入清單或函式庫時，你會選擇一個選擇欄位，並選擇該欄位提供的三個值。
三狀態工作流程可用於管理需要組織追蹤大量問題或項目的業務流程，例如客戶支援問題、銷售線索或專案任務。 例如，小型活動規劃公司的員工可以使用議題追蹤清單和客製化的三州工作流程，來管理他們規劃的活動相關任務。 工作流程會將活動規劃任務分為三個狀態： 啟動、 準備審查與 完成。 所有與特定事件相關的活動準備任務會彙整成為該事件建立並標記 為「活躍」的問題追蹤清單。 活動協調員會將個別任務分配給團隊成員，然後開始對這些項目進行工作流程，啟動活動任務的工作。
當工作流程開始時，會為指定的人建立一項任務。 當團隊成員接到任務時，他或她會執行完成該任務所需的工作。 這些工作可能發生在問題追蹤清單所在的清單或網站之外。 例如，如果團隊成員收到一個工作流程任務，需要制定餐飲計畫，他或她會聯絡餐飲公司，並與他們合作制定計畫。 當餐飲計畫草擬完成時，團隊成員會標記其工作流程任務為完成。 此時，工作流程會將活動任務在議題追蹤清單中的狀態從 「活躍 」更新為 「準備審查」，並建立第二個任務給活動協調員審查餐飲計畫。 活動協調員審核並核准餐飲計畫後，會將工作流程任務標記為完成，工作流程會將任務狀態從 「準備審查 」更新為 「完成」。
注意
工作流程參與者可以透過兩種方式完成三狀態工作流程中的工作流程任務。 參與者可以編輯工作流程任務以標記為完成，或若有權限更改清單) ，則可更改清單中工作流程項目的狀態 (。 如果參與者手動更新清單中工作流程項目的狀態，工作流程任務即完成。 若參與者編輯工作流程任務標記為完成，清單中工作流程項目的狀態會更新為 完成。
前一個範例中三狀態工作流程的動作使用以下流程：
建立一份清單，搭配三狀態工作流程使用
在使用三狀態工作流程之前，你需要先建立一份清單，列出你打算用該工作流程追蹤或管理的項目。 議題追蹤清單範本適用於三狀態工作流程。 不過，你也可以建立自訂清單來搭配這些工作流程使用。 如果你建立自訂清單，請確保清單至少包含一個包含三個或以上選擇值的 Choice 欄位。 當你設定工作流程以搭配清單使用時，請指定包含工作流程將追蹤的狀態值的 Choice 欄位。
建立議題追蹤清單
預設情況下，你可以對從 問題追蹤 清單範本建立的任何清單使用三狀態工作流程。
在設定選單中的
中，點選新增應用程式。在「你的應用程式」頁面，點選 問題追蹤，輸入清單名稱。 必須提供名單名稱
如果你想提供清單的描述，請點選 進階選項。
- 在 描述 框中，輸入清單目的說明。 描述為選填項目。
按一下 [建立]。
建立一個自訂清單，用於三狀態工作流程
如果你想建立用於三狀態工作流程的自訂清單，必須至少新增一個包含至少三個狀態值的 Choice 欄位，工作流程會追蹤這些值。
- 在設定選單中的 中，點選新增應用程式。
- 在「你的應用程式」頁面，點選 自訂清單，輸入清單名稱。 清單名稱是必要項目。
- 如果你想提供清單的描述，請點擊 進階選項。
- 在 描述 框中，輸入清單目的說明。 描述為選填項目。
- 按一下 [建立]。
自訂自訂清單以配合三狀態工作流程
- 點擊你在前一步建立的自訂清單。
- 在功能區點選「清單」標籤，然後在設定群組中點選 「清單設定」。
- 在 欄位中，點擊 建立欄位。
- 在 名稱與類型 區塊的欄位 名稱下，輸入你想用來指定工作流程狀態值的欄位名稱。 例如，你可以輸入名稱為工作流程狀態。
- 在本欄資訊類型下，選擇選擇 (選單以) 。
- 在 附加欄位設定 區塊的 描述中，輸入該欄位的可選描述。
- 在 「要求本欄包含資訊」選項中，請點 選「是」。
- 在清單框的「 輸入每個選項」的另一行，輸入你想要的三個或以上選擇值。 這些數值會成為工作流程的狀態。 例如，你可以輸入「活躍」、「準備審查」和「完成」作為三個選項。
- 在 顯示選項中，選擇 下拉選單 或 單選按鈕。
- 在 允許「填寫」選項中，點選 「否」。
- 請指定你是想為此欄設定特定的預設值，還是要加入清單的預設視圖。
- 按一下 [確定]。
將三狀態工作流程加入清單
你必須在清單中新增三狀態工作流程，才能對該清單的項目使用。 當你將三狀態工作流程加入清單時，你要指定清單中哪一欄包含你希望工作流程追蹤的狀態值。你也會指定每個工作流程階段你希望發生什麼事的資訊。 例如，你可以指定任務收件人收到的電子郵件通知主旨與文字。
三態工作流程在大多數類型的網站中預設已啟用。 不過，網站收藏管理員可以停用此功能。 若三狀態工作流程無法使用，請聯絡您的網站收藏管理員。
重要
你必須擁有「管理清單」權限才能將工作流程加入清單。
打開你想加入三狀態工作流程的清單。
點選 清單 標籤>的清單設定，或點選你正在開啟的函式庫類型的設定。 比方說，在文件庫中按一下 [文件庫設定]。
在 權限與管理中，點選 工作流程設定。
在工作流程設定頁面，點選 新增工作流程。
在「新增工作流程」頁面，在 「 工作流程」區塊，選擇工作流程範本下，點擊 「三狀態」。
在 名稱 區塊，輸入一個工作流程的唯一名稱。
在 「任務清單 」區塊中，指定一個要搭配工作流程使用的任務清單。
注意
- 你可以使用預設 的任務 清單，或是建立一個新的。 如果你使用預設的任務清單，工作流程參與者可以透過任務清單中的「我的任務」檢視，輕鬆找到並查看他們的工作流程任務。
- 如果此工作流程的任務會揭露你想與一般任務清單分開的敏感或機密資料，請建立新的任務清單。
- 如果組織會有許多工作流程，或工作流程包含許多任務，請建立新的任務清單。 在這種情況下，你可能想為每個工作流程建立任務清單。
在 歷史清單 區塊中，選擇一個歷史清單來配合此工作流程使用。 歷史清單會顯示每個工作流程實例中發生的所有事件。
注意
你可以使用預設 的歷史清單 ，或是建立一個新的。 如果你的組織會有許多工作流程，你可能會想為每個工作流程建立獨立的歷史清單。
在 開始選項 區，請執行以下任一：
- 如果你想讓工作流程手動啟動，請勾選 「允許此工作流程由具備參與權限的認證使用者手動啟動 」勾選框。 如果你想啟動工作流程時需要額外權限， 請選擇「要求管理清單權限」以啟動工作流程 的勾選框。
- 如果你希望工作流程在新項目建立時自動啟動，請勾選「 當新項目建立時啟動此工作流程 」的勾選框。
按一下 [下一步]。
在工作流程狀態區塊中，選擇「選擇」欄位，從包含你想用於工作流程狀態的數值列表中選擇選擇欄位，然後選擇工作流程的初始狀態、中間狀態和最終狀態欄位值。
在這兩個章節中： 指定你希望在工作流程啟動 時發生什麼 () 中第一個任務的選項，以及 你想在工作流程切換到中間狀態 時發生什麼 (第二個任務的選項) 說明以下資訊：
任務細節
| Field | 描述 |
|---|---|
| 任務標題： | 你可以選擇性地修改當工作流程啟動或進入中間狀態時，任務中會出現的訊息標題。 如果你選擇 「包含清單」欄位 的勾選框，你選擇的欄位會被加入訊息末尾。 |
| 任務說明： | 請輸入你想在任務描述中包含的任何資訊。 如果你選擇 「包含清單」欄位 的勾選框，你選擇的欄位會被加入訊息末尾。 如果你選擇「 插入清單項目連結 」勾選框，描述中會包含該清單項目的連結。 |
| 任務截止日期： | 如果您想指定任務的截止日期，請選擇 「包含清單」欄位 的勾選框，然後從列表中選擇包含您想用於截止日期的日期欄位。 |
| 任務分配： | 若要將任務指派給列表中指定的人，請點選 「包含清單欄位」，然後從列表中選擇包含你想使用的使用者資訊欄位。 當此工作流程啟動時，第一個任務會指派給該工作流程項目欄位中名字的人員。 要在這個工作流程的所有情況下，將此任務指派給你指定的人，請點選 「自訂」，然後輸入或選擇你想指派該任務的人的名字。 |
如果你希望工作流程參與者收到有關工作流程任務的電子郵件提醒，請選擇 「發送電子郵件」 的選項。
注意
如果你想確保工作流程參與者在工作流程開始後收到電子郵件提醒和提醒，請聯絡你的網站集合管理員，確認你的網站已啟用電子郵件。
電子郵件訊息詳情
| 功能變數 | 描述 |
|---|---|
| 若要 | 輸入你想發送工作流程任務通知電子郵件通知的收件人姓名。 如果你想將電子郵件提醒發送給任務擁有者，請勾選「包含已指派任務」。 |
| 主旨 | 請輸入你想用來發出電子郵件提醒的主旨行。 如果你想在郵件主旨行新增任務標題，請選擇 「使用任務標題 」的勾選框。 |
| 本文 | 請輸入您希望在郵件提醒訊息內容中顯示的資訊。 如果你想在訊息中包含清單項目的連結，請選擇「 插入清單項目連結 」的勾選框。 |
- 按一下 [確定]。
手動啟動一個項目的三狀態工作流程
必須先將三狀態工作流程加入清單，才能讓該清單的項目能使用。 更多資訊請參見前述章節。
三狀態工作流程可以設定在新增項目加入清單時自動啟動，或允許擁有特定權限的使用者手動啟動工作流程。 有些工作流程可以同時提供這兩種選項。
若要手動啟動清單項目的三狀態工作流程，請依照以下步驟操作。 你必須擁有該清單的「編輯項目」權限。 有些工作流程可能需要你擁有「管理清單」權限。
注意
如果你想確保工作流程參與者在你開始工作流程後收到電子郵件提醒和提醒，請聯絡你的網站集合管理員確認你的網站是否啟用了電子郵件。
打開包含你想啟動三狀態工作流程項目的清單。
點擊你想啟動工作流程的項目旁的省略號，然後在出現的選單中點選 工作流程。
注意
Workflows 指令僅在項目在包含至少一個工作流程的清單或函式庫中時使用。
在設定選單中的
中，點選「檢視所有網站內容」。在 「啟動新工作流程」中，點選你想開始的三狀態工作流程名稱。
工作流程會立即開始。
在三狀態工作流程中完成工作流程任務
要在三狀態工作流程中完成工作流程任務，你必須至少擁有記錄工作流程任務清單的「編輯項目」權限。
打開該網站的任務清單，然後在檢視選單中選擇「我的任務」來找到你的工作流程任務。
注意
如果工作流程沒有使用預設的 網站任務 清單，你的工作流程任務可能不會出現在 任務 清單中。 要找到你的工作流程任務，請前往儲存該工作流程項目的清單或函式庫。 指向你想完成的項目名稱，點擊出現的箭頭，然後點選 工作流程。 在工作流程狀態頁面，在 「正在執行的工作流程」中，點擊你參與的工作流程名稱。 在 任務中，點選工作流程任務，然後跳到步驟 3。
打開包含你想標記為完成項目的清單。
指向你想完成的任務名稱，點擊出現的箭頭，然後點選 「編輯項目」。
在 任務 對話框中，輸入或選擇完成任務所需的資訊，然後點擊 儲存。