設定清單或文件庫的中繼資料瀏覽

套用到
SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016

當您在大型清單和文件庫中設定中繼資料瀏覽時，可讓使用者更輕鬆地尋找內容。 中繼資料瀏覽可讓 Microsoft SharePoint 使用者使用瀏覽樹狀結構篩選和尋找清單和文件庫中的內容。 

您也可以套用按鍵篩選，與瀏覽樹狀結構搭配使用，以精簡顯示的項目清單。 當您設定中繼資料瀏覽時，您可以決定程式庫中的哪些欄會顯示在樹狀結構中，並指定索引鍵篩選器。

下圖顯示以內容類型為基礎的簡易瀏覽樹狀結構範例。

您可以在左側面板設定導覽樹控制項的中繼資料導覽

預設情況下，大部分網站都會啟用中繼資料瀏覽和篩選。 如果您的網站尚未啟用，您可以在網站的 [網站功能] 頁面上啟用。

注意

您必須是網站擁有者或網站集合系統管理員，才能啟用中繼資料瀏覽和篩選。

啟用中繼資料瀏覽和篩選

  1. 在您的 SharePoint 網站中，選取 [設定]Office 365 設定按鈕，然後選取 [網站設定]。 根據您的 SharePoint 版本，您可能會看到不同的路由： 設定Office 365 設定按鈕>網站資訊>檢視所有網站設定。
  2. 在 [網站動作] 底下選取 [管理網站功能]。
  3. 在 [功能] 清單中，尋找 [中繼資料瀏覽與篩選]，然後選取 [ 啟用]。

新增企業中繼資料和關鍵字

在 Microsoft 365 的 SharePoint 中，新增 [企業關鍵字] 欄可讓使用者輸入一或多個文字值，這些文字值將與其他使用者和應用程式共用，以便輕鬆搜尋和篩選，以及中繼資料的一致性和重複使用。

新增 [企業關鍵字] 欄也能同步處理現有舊版關鍵字欄位與受管理的中繼資料基礎結構。 (文件標籤會在上傳時複製到企業關鍵字中。)

注意

您必須至少具有 [管理清單] 權限等級，才能設定清單或文件庫的中繼資料和關鍵字。

  1. 瀏覽至您要設定中繼資料瀏覽的清單或文件庫，然後選取標題。

  2. 選取 [設定]Office 365 [設定] 按鈕，然後選取 [清單設定] 或 [文件庫設定] (選取 [文件庫設定] 之後，根據您的 SharePoint 版本，您可能需要選取 [其他文件庫設定]) 。

  3. 在 [權限和管理] 底下，選取 [ 企業中繼資料和關鍵字設定]。

    注意

    預設情況下，大部分網站都會啟用中繼資料瀏覽和篩選。 如果您沒看到 [ 中繼資料瀏覽設定 ] 選項，表示您的網站上可能已停用該選項。 若要瞭解如何啟用它，請參閱 啟用中繼資料瀏覽和篩選。

  4. 在 [企業中繼資料和關鍵字設定 ] 區段中，選取 [ 企業關鍵字] 核取方塊，將企業關鍵字欄新增到清單中，並啟用關鍵字同步處理。
    企業中繼資料和關鍵字設定

  5. 選取 [確定]。

現在，當您新增欄至清單時，您可以將 [企業關鍵字] 欄新增至清單。 如需新增使用受管理中繼資料欄位的資訊，請參閱 建立受管理中繼資料欄位。 如需篩選受管理中繼資料的詳細資訊，請參閱 使用篩選來修改 SharePoint 檢視。

為清單或文件庫設定中繼資料瀏覽時，SharePoint 網站會在頁面左側顯示樹狀控制項。 樹狀結構會顯示資料夾和受管理中繼資料字詞的階層。 使用者可以選取樹狀結構中的項目來篩選頁面上顯示的內容。 這可讓使用者建立內容的動態顯示。 使用者可以使用顯示在瀏覽樹狀結構下方且與瀏覽樹狀結構結合使用的 [按鍵篩選器] 控制項來進一步精簡此動作。

中繼資料導覽

  1. 樹狀控制項
  2. 清單或文件庫的資料夾階層
  3. 字詞
  4. 子系子字詞
  5. 按鍵篩選

網站使用者可以使用瀏覽樹狀結構，依資料夾或中繼資料瀏覽清單或文件庫。 當使用者在瀏覽樹狀目錄中選取受管理的中繼資料字詞時，檢視只會顯示以該字詞或其後代字詞標記的項目。 若要只篩選特定字詞並排除子字詞的子字詞，使用者可以再次選取該項目。 中繼資料瀏覽可與清單的其他篩選搭配使用，例如檢視和欄篩選。

您可以設定和使用清單和文件庫的中繼資料瀏覽，即使這些清單和文件庫不使用受管理的中繼資料欄也一樣。 此外，您可以使用某些欄類型作為中繼資料瀏覽階層中的欄位，例如內容類型和單一值選擇。

下列清單顯示 [金鑰篩選] 控制項可做為欄位的欄位類型：

  • [受管理的中繼資料]
  • 內容類型
  • 選擇
  • 個人或群組
  • 日期及時間
  • 數值

若要瞭解如何設定使用受管理中繼資料的欄位，請參閱 建立受管理中繼資料欄位。

自動建立索引

根據預設，SharePoint 會執行自動索引建立。 啟用自動索引建立功能後，系統會自動為您新增至 [瀏覽樹狀] 和 [索引鍵篩選] 的欄位建立索引。 除了 [內容類型] 和 [選擇] 欄位外，所有支援的 [索引鍵篩選] 欄位都會建立單欄索引。 複合索引是在所有支援的導覽階層和按鍵篩選組合上建立。

自動建立索引時，會針對項目超過清單檢視閾值的清單啟用查詢。 不過，在某些情況下，您可能需要停用此設定，並手動設定索引。 例如，如果單欄索引和複合索引的組合超過 20 個 (每個清單) 的索引數目上限，您必須停用自動索引並手動設定索引。

索引查詢和後援查詢

根據預設，在 SharePoint 產品中建立的大部分網站都啟用中繼資料瀏覽和篩選。 即使未針對特定清單或文件庫設定中繼資料瀏覽，其功能也會在幕後運作，以改善清單和文件庫中的檢視效能。 每次載入檢視時，中繼資料瀏覽和篩選功能會自動選取最佳索引以運作。 當使用者載入新檢視、清除篩選或套用排序時，查詢最佳化會決定查詢資料庫的最佳方式，以避免清單檢視節流。

如果使用者載入的檢視超過閾值，則中繼資料瀏覽和篩選會建立原始使用者查詢的修改版本，稱為後援查詢。 後援查詢會針對清單的一部分執行，而不是針對完整清單執行。 因此，它會顯示一組要求的項目。 當原始查詢因為大型清單節流而遭到禁止時，後援查詢可提供有用的結果。 有時候，如果查詢所掃描的清單部分沒有任何項目包含與原始使用者查詢相符的結果，則後援查詢不會傳回任何結果。

發生後援查詢時，畫面訊息會警告使用者結果不足。 該訊息建議使用者套用其他篩選條件以查看完整集合。

後援查詢訊息也會作為對清單或文件庫擁有者使用者無法存取內容的警告。