設定清單或文件庫的中繼資料瀏覽

套用到
SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016

當你在大型清單和函式庫中設置元資料導覽時，使用者更容易找到內容。 元資料導航讓 Microsoft SharePoint 使用者能透過導航樹來篩選並尋找清單與函式庫中的內容。 

你也可以套用關鍵篩選器，與導航樹結合，細化顯示項目清單。 當你設定元資料導覽時，可以決定函式庫中哪些欄位會出現在樹狀結構中，並指定關鍵篩選器。

以下示意圖展示了基於內容類型的簡單導航樹範例。

您可以在左側面板設定導覽樹控制項的中繼資料導覽

預設情況下，大多數網站啟用元資料導覽與篩選功能。 如果您的網站未啟用此功能，您可以在網站功能頁面啟用此功能。

注意

您必須是網站擁有者或網站收藏管理員，才能啟用元資料導覽與篩選。

啟用元資料導覽與篩選功能

  1. 從你的 SharePoint 網站，選擇「設定Office 365 設定」按鈕，然後選擇「網站設定」。 根據你的 SharePoint 版本，你可能會看到不同的路徑：設定Office 365 設定按鈕>網站資訊>查看所有網站設定。
  2. 在 網站操作中，選擇 管理網站功能。
  3. 在功能清單中，找到 元資料導航與篩選，然後選擇 啟用。

新增企業元資料與關鍵字

在 Microsoft 365 的 SharePoint 中，新增企業關鍵字欄位，讓使用者能輸入一個或多個文字值，這些值會與其他使用者及應用程式共享，方便搜尋與篩選，以及元資料一致性與重複使用。

新增企業關鍵字欄位也提供現有舊有關鍵字欄位與受管理中繼資料基礎架構之間的同步。 (文件標籤會複製到上傳時的企業關鍵字中 )

注意

你至少必須有「管理清單」權限層級，才能為清單或函式庫設定元資料和關鍵字。

  1. 前往你想設定元資料導覽的清單或函式庫，並選擇標題。

  2. 選擇設定Office 365設定按鈕，然後選擇清單設定或函式庫設定 (選擇函式庫設定，依照你的 SharePoint 版本，可能需要選擇更多函式庫設定) 。

  3. 在 權限與管理中，選擇 企業元資料與關鍵字設定。

    注意

    預設情況下，大多數網站啟用了元資料導覽與篩選功能。 如果你沒看到 元資料導覽設定 選項，可能是你網站上已經停用了。 欲了解如何啟用，請參閱 啟用元資料導航與篩選。

  4. 在 企業元資料與關鍵字設定 區塊中，選擇 企業關鍵字 勾選框，為清單新增企業關鍵字欄位並啟用關鍵字同步。
    企業元資料與關鍵字設定

  5. 選取 [確定]。

現在，當你在清單中新增欄位時，你可以在列表中新增企業關鍵字欄位。 關於新增使用受管理元資料欄位的資訊，請參見 「建立受管理元資料欄位」。 關於管理元資料的過濾資訊，請參見 使用篩選修改 SharePoint 視圖。

當為清單或函式庫設定元資料導覽時，SharePoint 網站會在頁面左側顯示樹狀控制項。 樹狀結構顯示資料夾階層與受管理的元資料詞彙。 使用者可以選擇樹狀結構中的項目來篩選頁面上出現的內容。 這讓使用者能建立動態的內容展示。 使用者可透過導航樹下方的 「關鍵篩選器 」控制項進一步細化，該控制項與導航樹結合使用。

中繼資料導覽

  1. 樹木控制
  2. 清單或函式庫的資料夾階層
  3. 字詞
  4. 後代子女條款
  5. 關鍵濾波器

網站使用者可透過導覽樹依資料夾或元資料瀏覽清單或函式庫。 當使用者在導航樹中選擇受管理的元資料詞彙時，檢視只顯示標註該詞或其後繼詞項的項目。 若僅篩選特定詞彙並排除後代子詞彙，使用者可重新選擇該項目。 元資料導覽與其他篩選器（如檢視與欄位篩選器）協同運作。

即使這些清單和函式庫沒有使用受管理的元資料欄位，你也可以為清單和函式庫設置並使用元資料導覽。 此外，您也可以將某些欄位類型作為元資料導覽階層中的欄位，例如內容類型與單一值選擇。

以下列表顯示了 Key Filters 控制項可用作欄位的欄位類型：

  • [受管理的中繼資料]
  • 內容類型
  • 選擇
  • 個人或群組
  • 日期及時間
  • 數值

想了解如何設定使用受管理元資料的欄位，請參閱 「建立受管理的元資料欄位」。

自動建立索引

預設情況下，SharePoint 會自動建立索引。 啟用自動建立索引時，會自動為你加入導航樹和金鑰篩選器的欄位建立索引。 除了內容類型與選擇欄位外，所有支援的金鑰篩選欄位皆建立單欄索引。 複合索引會建立在所有支援的導航階層與金鑰過濾器組合上。

當索引自動建立時，對於項目數超過清單檢視閾值的清單，會啟用查詢。 不過，在某些情況下，你可能需要關閉這個設定，並手動設定索引。 例如，若單欄索引與複合索引的組合超過每個清單) 最大索引數 (20，則必須關閉自動索引並手動設定索引。

索引查詢與備援查詢

預設情況下，大多數以 SharePoint 產品建立的網站都啟用了元資料導覽與篩選功能。 即使中繼資料導覽未針對特定清單或函式庫設定，其功能仍在幕後運作，以提升清單與函式庫中視圖的效能。 元資料導覽與篩選功能會在每次檢視載入時自動選擇最佳索引。 當使用者載入新檢視、清除篩選或套用排序時，查詢優化會決定查詢資料庫的最佳方式，以避免清單檢視限速。

如果使用者載入的檢視超過閾值，則中繼資料導覽與篩選會產生原始使用者查詢的修改版本，稱為備援查詢。 備用查詢會跑到清單的一部分，而不是整個清單。 因此，它會顯示部分所請求的項目。 當原始查詢因大型列表限速而被禁止時，備援查詢提供了有用的結果。 有時候，如果查詢掃描的清單部分沒有與原始使用者查詢相符的項目，備援查詢則不會回傳任何結果。

當進行備援查詢時，螢幕上會顯示訊息警告使用者結果為部分結果。 訊息建議使用者套用額外篩選條件以查看完整組合。

備用查詢訊息同時也提醒清單或圖書館擁有者，使用者無法存取內容。