了解如何建立運算式

在 [功能窗格] 中，用滑鼠右鍵按一下要變更的表單，然後按一下捷徑功能表中的 [版面配置檢視] 或 [設計檢視]。
選取要輸入運算式的控制項。
如果沒有顯示屬性表，請按 F4 以顯示屬性表。
若要手動建立運算式，請在屬性工作表的 [資料] 索引標籤上，按一下文字方塊的 ControlSource 屬性，然後輸入 =，接著再輸入運算式的其餘部分。例如，若要計算上述的小計，請輸入 =Sum([table_field])，務必將 table_field 換成您的欄位名稱。
若要使用表達式建立器建立表達式，請按下屬性方塊中的 [ 建立 ] 按鈕。

完成運算式之後，屬性工作表看起來像這樣：

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使用運算式做為查詢準則

您可以在查詢中使用準則以縮小查詢結果。當您輸入準則做為運算式，Access 就只會傳回符合運算式的資料列。

例如，假設您要查看出貨日期在 2017 年前三個月的所有訂單。若要輸入準則，請在查詢中 [日期/時間] 資料行的 [準則] 儲存格內，輸入下列運算式。這個範例會使用名為 ShippedDate 的 [日期/時間] 資料行。若要定義日期範圍，請用這種方式輸入準則：

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

ShippedDate 資料行會與下圖所示類似。

查詢方格 [準則] 列中的運算式。

對於 Orders 資料表的每一筆記錄而言，如果 ShippedDate 資料行中的值在您指定的日期範圍內，則在查詢輸出中將會包含該記錄。請注意，在運算式會用井字號 (#) 括住日期。 Access 會將井字號括住的值視為「日期/時間」資料類型。將這些值當做日期/時間資料處理，可讓您對這些值進行計算，例如將日期相減。

程序

在 [功能窗格] 中，用滑鼠右鍵按一下要變更的查詢，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。
按一下要輸入準則的資料行中的 [準則] 儲存格。
若要手動建立您的運算式，請輸入準則運算式。請不要在準則運算式前面加上 = 運算子。
若要使用運算式建立器建立您的運算式，請在功能區上，按一下 [設計]，然後按一下 [查詢設定] 群組中的 [建立器] 。

如果需要更大的空間編輯運算式，請將游標放在 [準則] 儲存格，然後按下 SHIFT+F2 以顯示 [放大顯示] 方塊：

提示若要讓文字更容易閱讀，請選取 [字型]。

頁面頂端

在查詢中建立導出欄位

假設您正在設計查詢，而且想要使用查詢中的其他欄位顯示計算結果。若要建立導出欄位，您可以在查詢之 [欄位] 列的空白儲存格中輸入運算式。例如，如果查詢包含 Quantity 欄位和 Unit Price 欄位，您可將兩個欄位相乘以建立 Extended Price 導出欄位 (方法是在查詢的 [欄位] 列中輸入下列運算式)：

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

運算式前面的 Extended Price: 文字則會將新欄命名為「產品總價」。此名稱通常稱為「別名」。如果您沒有提供別名，Access 便會自行建立，例如 Expr1.

使用運算式在查詢中建立導出欄位。

當您執行查詢時，Access 就會在每一列上執行計算，如下圖所示：

[資料工作表檢視] 中顯示的導出欄位。

程序

在 [功能窗格] 中，用滑鼠右鍵按一下要變更的查詢，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。
按一下要建立導出欄位的資料行中的 [欄位] 儲存格。
若要手動建立自己的運算式，請輸入運算式。

請不要在準則運算式前面加上 = 運算子；而是改用描述性標籤加上冒號來開始運算式。例如，輸入 Extended Price: 以提供運算式的標籤，便會建立名為 Extended Price 的導出欄位。接著，在冒號後面輸入運算式的準則。
若要使用運算式建立器建立您的運算式，請在功能區上，按一下 [設計]，然後按一下 [查詢設定] 群組中的 [建立器]。

頁面頂端

在資料表中建立導出欄位

在 Access 中，您可以在資料表中建立導出欄位。如此就不需要個別查詢以執行計算。例如，如果資料表依序列出每個項目的數量、價格和營業稅，您就可以新增顯示總價的導出欄位，如下所示：

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

計算不能包含其他資料表或查詢的欄位，且計算的結果為唯讀。

程序

在 [功能窗格] 中，按兩下資料表加以開啟。
水平捲動至資料表最右邊的欄，然後按一下 [按一下以新增] 欄標題。
在顯示的清單中，按一下 [導出欄位]，然後按一下要用於結果的資料類型。 Access 隨即顯示運算式建立器。
輸入要用於此欄位的計算，例如：
[Quantity] * [Unit Price]
若是導出欄位，不必在運算式的開頭加上等號 (=)。
按一下 [確定]。

Access 隨即新增導出欄位，然後醒目提示欄位標題，以供您輸入欄位名稱。
輸入導出欄位的名稱，然後按 ENTER。

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設定資料表欄位的預設值

您可以使用運算式為資料表中的欄位指定預設值；除非另行提供值，否則 Access 會針對新記錄使用該預設值。例如，假設您想要只要有人新增記錄，就會自動將日期和時間插入名為「訂單日期」的欄位。若要這麼做，您可以使用下列運算式：

Now()

程序

在 [功能窗格] 中，按兩下要變更的資料表。

Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。
選取要變更的欄位。
按兩下功能區上的 [ 資料表字段]，然後按兩下 [ 屬性 ] 群組中的 [ 預設值]。 Access 隨即顯示運算式建立器。
在方塊中輸入您的運算式，請確定在運算式的開頭加上等號 (=)。

注意如果您將控制項繫結至資料表欄位，而控制項和資料表欄位都有預設值，則控制項的預設值會優先於資料表欄位。

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設定控制項的預設值

另一個常使用運算式的位置是控制項的 [預設值] 屬性。控制項的 [預設值] 屬性就像是資料表欄位的 [預設值] 屬性。例如，若要使用目前的日期做為文字方塊的預設值，您可以使用下列運算式：

Date()

這個運算式會使用 Date 函數傳回目前的日期，但不會傳回時間。若是您將文字方塊繫結至資料表欄位，而欄位也有預設值，則控制項的預設值會優先於資料表欄位。設定資料表欄位的 [預設值] 屬性是較合適的做法。如此一來，如果您以相同資料表欄位做為不同表單之數個控制項的基礎，則會在每個控制項套用相同的預設值，以協助確認每個表單上的資料輸入一致。

程序

在 [功能窗格] 中，用滑鼠右鍵按一下要變更的表單或報表，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視] 或 [版面配置檢視]。
選取要變更的控制項。
如果沒有顯示屬性表，請按 F4 以顯示屬性表。
按一下屬性表上的 [全部] 索引標籤，然後按一下 [預設值] 屬性方塊。
輸入表達式，或按兩下屬性方塊中的 [ 建立 ] 按鈕，以使用 [表達式建立器] 建立表達式。

頁面頂端

新增驗證規則至資料表欄位或記錄

在資料庫中輸入資料時，最好使用運算式加以驗證，以避免輸入不正確的資料。在資料表中有兩種驗證規則：欄位驗證規則 (防止使用者在單一欄位中輸入不正確的資料)，以及記錄驗證規則 (防止使用者建立不符合驗證規則的記錄)。您針對這兩種驗證規則使用運算式。

例如，假設您有一個名為 Inventory 的資料表，其中有個欄位名為 Units On Hand ，而現在您要設定規則，讓使用者只能輸入大於或等於零的值。也就是說，庫存不能是負數。如果要這麼做，您可以使用下列運算式做為 Units On Hand 欄位的欄位驗證規則：

>=0

程序：輸入欄位或記錄驗證規則

在 [功能窗格] 中，按兩下要變更的資料表。 Access 會在資料工作表檢視中開啟資料表。
如果是欄位的驗證規則，請選取要變更的欄位。
按兩下功能區上的 [ 資料表欄位]，然後按兩下 [ 欄位驗證 ] 群組中的 [ 驗證]，然後按兩下 [ 字段驗證規則 ] 或 [ 驗證規則]。 Access 隨即顯示運算式建立器。
開始輸入您所要的準則。例如，如果欄位驗證規則要求所有的值要大於或等於零，請輸入下列內容：
>=0
請不要在運算式前面加上等號 (=)。

驗證規則運算式是布林值，這表示其針對任何特定輸入值皆為 True 或 False。值的驗證規則必須為 True，否則 Access 就不會儲存輸入，並且會顯示指出錯誤的驗證訊息。在此範例中，如果您輸入的 Units On Hand 欄位值小於零，驗證規則為 False，則 Access 不會接受該值。如果您尚未輸入下節所述的驗證訊息，Access 便會顯示它自己的訊息，指出您所輸入的值已遭欄位的驗證規則禁止。

程序：輸入驗證訊息

若要讓資料庫更容易使用，您可以輸入自訂驗證訊息。這些自訂訊息會取代 Access 在資料不符合驗證規則時所顯示的一般訊息。您可以使用自訂驗證訊息來提供特定資訊，協助使用者輸入正確的資料，例如「庫存數量值不可為負數」。

在 [功能窗格] 中，按兩下要變更的資料表。

Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。
如果是欄位驗證訊息，請選取要新增驗證規則的欄位。
按兩下功能區上的 [ 資料表欄位]，然後按兩下 [ 字段驗證 ] 群組中的 [ 驗證]，然後按兩下 [ 字段驗證訊息 ] 或 [ 驗證郵件]。
在 [輸入驗證訊息] 對話方塊中，輸入您要在資料與驗證規則不相符時顯示的訊息，然後按一下 [確定]。

頁面頂端

新增驗證規則至控制項

除了資料表欄位及記錄以外，控制項還有可接受運算式的 [驗證規則] 屬性。例如，假設您使用表單輸入報表的日期範圍，而且想確定開始日期不會早於 2017/1/1。您可以輸入開始日期至下列文字框的文字盒設定驗證規則與 驗證文字 屬性：

屬性	設定
驗證規則	>=#2017/1/1#
驗證文字	您無法輸入早於 2017/1/1 的日期。

如果您嘗試輸入早於 2017/1/1 的日期，就會出現一則訊息，並在 [ 驗證文字 ] 屬性中顯示文字。如果未在 [ 驗證文字 ] 屬性方塊中輸入任何文字，Access 會顯示一般訊息。按一下 [確定] 之後，Access 會返回文字方塊。

無論在何處修改資料表欄位，只要針對該欄位設定驗證規則，就會在整個資料庫中強制執行規則。或者，如果針對表單上的控制項設定驗證規則，則只有當使用該表單時才會強制執行規則。如果想要針對不同的使用者建立不同的驗證規則，則可以分別針對資料表欄位及表單上的控制項設定驗證規則。

程序

在 [功能窗格] 中，用滑鼠右鍵按一下要變更的表單或報表，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視] 或 [版面配置檢視]。
以滑鼠右鍵按一下要變更的控制項，然後按一下捷徑功能表中的 [屬性]。 Access 會顯示控制項的屬性表。
按一下 [全部] 索引標籤，然後按一下 [驗證規則] 屬性方塊。
輸入表達式，或按兩下屬性方塊中的 [ 建立 ] 按鈕，以使用 [表達式建立器] 建立表達式。

請不要在運算式前面加上 = 運算子。
若要自訂使用者輸入與驗證規則不相符的資料時要顯示的文字，請在 [驗證文字] 屬性中輸入所要文字。

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將報表中的資料分組和排序

您可以使用 [群組、排序與合計] 窗格定義報表資料的群組層次和排序順序。一般來說，您大部分都是針對從清單選取的欄位進行分組或排序。不過，如果您要對計算值進行分組或排序，則可改成輸入運算式。

分組是組合包含重複值的欄的程序。例如，假設您的資料庫包含不同城市之辦事處的銷售資訊，並且資料庫中的某個報表名為「各城市的銷售量」。提供該報表資料的查詢會依照城市值對資料進行分組。這種類型的分組可以使您的資訊更易於閱讀和理解。

相對地，排序則是強制將查詢結果中的列 (或記錄) 照順序排列。例如，您可以依主索引鍵值 (或其他欄位中的另一組值) 遞增或遞減排序記錄，或是依一個或多個字元照指定的順序 (例如字母順序) 排序。

程序：將群組和排序加入報表

在 [功能窗格] 中，用滑鼠右鍵按一下要變更的報表，然後按一下捷徑功能表中的 [版面配置檢視] 或 [設計檢視]。
按兩下功能區上的 [ 報表設計]，然後在 [ 群組 & 合計 ] 群組中，按兩下 [ 群組 & 排序]。 [群組、排序與合計] 窗格會出現在報表下方。
若要將群組層次新增到報表，請按一下 [新增群組]。
若要將排序順序新增到報表，請按一下 [新增排序]。

新的群組層次或排序順序，以及提供報表資料的欄位清單都會顯示在窗格中。此圖顯示典型的新群組層次 (依類別分組) 和排序順序 (依製造商排序)，以及群組和排序可用欄位的清單：
在可用欄位的清單底下，按一下 [運算式] 以開始使用運算式建立器。
在運算式建立器的運算式方塊 (上面的方塊) 中輸入要使用的運算式。請確認您以等於 (=) 運算子當做運算式的開頭。